高職院校財務(wù)共享服務(wù)中內(nèi)控與成本控制協(xié)同策略

[中圖分類號］F27 文獻標志碼：A

在數(shù)字化發(fā)展趨勢的推動下，高職院校財務(wù)共享服務(wù)模式逐步發(fā)展。該模式在整合財務(wù)資源、提升工作效率方面展現(xiàn)出積極作用，但也對內(nèi)部控制和成本管理提出了新的課題。加強內(nèi)部控制與成本管理的協(xié)同配合，對于規(guī)范高職院校財務(wù)運行、優(yōu)化辦學(xué)成本管控、保障財務(wù)平穩(wěn)運行和提升資源配置效能具有重要意義，亟待在理論研究和實踐探索中持續(xù)深化。

1高職院校財務(wù)共享服務(wù)中內(nèi)控與成本控制的關(guān)系

高職院校財務(wù)共享服務(wù)模式中，內(nèi)部控制和成本控制互相聯(lián)系，互相影響，共同形成了財務(wù)管理中的一個重要支柱。

內(nèi)部控制作為高職院校財務(wù)管理內(nèi)在保障機制。在財務(wù)共享服務(wù)的場景下，其通過一系列的制度、過程和舉措來規(guī)范、監(jiān)督和制衡財務(wù)活動。從財務(wù)信息輸入、加工到報表生成等各個環(huán)節(jié)，內(nèi)部控制保證了各個環(huán)節(jié)均按照既定會計準則和學(xué)校財務(wù)政策進行。如費用報銷過程中嚴格審批權(quán)限設(shè)置和合規(guī)性審核的內(nèi)部控制手段，防范虛假報銷和超支風(fēng)險[1]。與此同時，內(nèi)部控制還為成本控制奠定了一個框架和基礎(chǔ)，它通過監(jiān)測資源的分配、利用情況來確保成本控制活動沿著正當(dāng)合規(guī)的軌跡發(fā)展。

成本管理聚焦于推動高等職業(yè)院校資源的高效利用與成本的科學(xué)管控。財務(wù)共享服務(wù)模式下的成本控制涉及多個維度。其一，依托財務(wù)集中化處理模式，有效降低人力、管理及運營等各類成本。比如，將原本分散于各院系、科室的財務(wù)人員整合至財務(wù)共享服務(wù)中心，提升人員配置合理性。其二，通過強化內(nèi)部控制手段助力成本管控，如完善采購流程內(nèi)部控制機制，確保采購物資質(zhì)價相符，實現(xiàn)辦學(xué)成本的間接優(yōu)化。成本控制是內(nèi)部控制在資源利用效率層面的具體體現(xiàn)，而內(nèi)部控制則為成本控制提供制度保障，二者相輔相成，共同推動高職院校財務(wù)健康運行與資源優(yōu)化配置。

2高職院校財務(wù)共享服務(wù)中內(nèi)控與成本控制協(xié)同的價值

在提升財務(wù)管理效率方面，內(nèi)部控制與成本控制的協(xié)同聯(lián)動有助于精簡流程、減少重復(fù)性工作。內(nèi)部控制為財務(wù)共享服務(wù)流程的標準化、規(guī)范化提供保障，成本控制則引導(dǎo)流程設(shè)計注重資源集約利用。以財務(wù)審批流程為例，內(nèi)部控制明確審批環(huán)節(jié)與權(quán)責(zé)，成本控制推動精簡非必要審批層級，既有效防控財務(wù)風(fēng)險，又提升業(yè)務(wù)處理效率與財務(wù)管理整體效能[2]

在強化風(fēng)險防范方面，二者協(xié)同效應(yīng)顯著。內(nèi)部控制通過風(fēng)險評估與內(nèi)部審計識別潛在風(fēng)險，成本控制從成本效益角度優(yōu)化風(fēng)險應(yīng)對策略。面對投資決策時，內(nèi)部控制機制評估項目合規(guī)性與可行性，成本控制分析投資成本與預(yù)期收益，雙方協(xié)同發(fā)力，能夠有效防范盲目投資引發(fā)的財務(wù)風(fēng)險，切實保障高職院校資產(chǎn)安全。

3高職院校財務(wù)共享服務(wù)中內(nèi)控與成本控制協(xié)同的方法

3.1 目標協(xié)同—內(nèi)控與成本同向發(fā)力

高職院校財務(wù)共享服務(wù)、內(nèi)控和成本控制目標協(xié)同，是高校財務(wù)管理的基石。目標協(xié)同是指在內(nèi)部控制中把風(fēng)險防范目標和成本控制中把資源優(yōu)化目標整合在一起，從而互相促進，同向發(fā)展[3］。內(nèi)部控制的目的是保證財務(wù)信息準確、完整和財務(wù)活動合規(guī)，預(yù)防財務(wù)風(fēng)險，并保證高職院校資產(chǎn)安全完整。但成本控制致力于合理地降低辦學(xué)成本和提高資源利用效率，同時保證教學(xué)、科研和其他工作的順利進行。比如，在編制年度預(yù)算目標的時候，既要按照內(nèi)控要求保證預(yù)算編制合理合規(guī)，又要與成本控制目標相結(jié)合，認真分析和計劃各項開支。對教學(xué)設(shè)備購買預(yù)算而言，內(nèi)控需要按照標準的購買流程和審批程序進行，而成本控制則以符合教學(xué)質(zhì)量需要為前提，選擇最具性價比的設(shè)備供應(yīng)商以實現(xiàn)成本節(jié)約，同時做到風(fēng)險防控。

目標協(xié)同有助于引導(dǎo)全體師生樹立正確的財務(wù)管理理念。無論是財務(wù)人員還是業(yè)務(wù)部門工作人員，都能深刻認識到內(nèi)部控制與成本管理并非孤立的工作，而是與學(xué)校整體發(fā)展戰(zhàn)略緊密相連的。這一機制有效化解了因目標差異導(dǎo)致的管理矛盾，避免出現(xiàn)業(yè)務(wù)部門重發(fā)展輕成本、財務(wù)部門嚴管控礙業(yè)務(wù)等問題，從而營造全員參與、目標一致的良好財務(wù)文化氛圍，推動高職院校財務(wù)共享服務(wù)高質(zhì)量發(fā)展。

3.2架構(gòu)適配—搭建雙控融合框架

建設(shè)相適應(yīng)的組織架構(gòu)，是高職院校財務(wù)共享服務(wù)內(nèi)控和成本控制協(xié)同發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。該架構(gòu)要求突破傳統(tǒng)財務(wù)部門和其他業(yè)務(wù)部門的邊界，建立一個以財務(wù)共享服務(wù)中心為主線、多部門合作參與的雙控融合框架［4］。該框架下，財務(wù)共享服務(wù)中心承擔(dān)統(tǒng)籌規(guī)劃與數(shù)據(jù)處理職能，既要立足內(nèi)部控制要求，健全財務(wù)管理制度與操作流程，統(tǒng)一財務(wù)報銷標準和審批規(guī)范，確保財務(wù)業(yè)務(wù)有序開展；又要從成本管理角度出發(fā)，強化財務(wù)數(shù)據(jù)審核，為各部門提供成本效益分析報告，助力資源科學(xué)配置。例如通過剖析各部門教學(xué)成本，針對部分課程教材采購費用偏高問題提出優(yōu)化建議。

與此同時，各業(yè)務(wù)部門主動融入?yún)f(xié)同管理體系。院系、行政部門等設(shè)置專兼職內(nèi)控與成本管理崗位或聯(lián)絡(luò)人員，負責(zé)部門與財務(wù)共享服務(wù)中心間的溝通協(xié)調(diào)。在科研項目申報等日常業(yè)務(wù)中，業(yè)務(wù)部門嚴格遵循內(nèi)部控制規(guī)范編制財務(wù)資料，保障項目資金合規(guī)使用；同時依據(jù)成本控制目標科學(xué)編制預(yù)算，避免資金浪費。這種多部門協(xié)作模式，推動內(nèi)部控制與成本管理深度融人學(xué)校各層級工作，有效提升財務(wù)管理整體效能。

3.3流程嵌合 雙控的重點嵌入過程

將內(nèi)部控制與成本控制的關(guān)鍵要素嵌入財務(wù)共享服務(wù)流程，是實現(xiàn)兩者協(xié)同運行的核心路徑。這要求財務(wù)業(yè)務(wù)從起始到結(jié)束的各個環(huán)節(jié)，均需充分體現(xiàn)內(nèi)控與成本控制要求［5]。

以財務(wù)報銷流程為例，在報銷申請環(huán)節(jié)，職工提交報銷憑證時，要嚴格遵循內(nèi)部控制規(guī)定，確保憑證真實、合法、完整，如核實發(fā)票內(nèi)容與實際業(yè)務(wù)的一致性、檢查審批簽字是否齊全。同時，成本控制要點也應(yīng)同步落實，如對差旅費報銷，需要對照學(xué)校制定的差旅標準審核費用額度，杜絕超標準報銷。進入財務(wù)審核環(huán)節(jié)，審核人員依據(jù)內(nèi)控流程，全面核查報銷業(yè)務(wù)執(zhí)行情況，包括資金使用是否符合預(yù)算、是否遵循財務(wù)政策等。在成本控制層面，要評估報銷事項對科室或項目成本的影響，對不合理支出及時提出整改意見。在資金支付環(huán)節(jié)，付款前需開展多重內(nèi)控審查，如核驗收款方信息、確認付款金額與合同或?qū)徟Y(jié)果的一致性，防范資金支付風(fēng)險。同時，從成本控制角度，綜合考量資金時間價值與支付成本，合理選擇支付方式，如善用商業(yè)信用、優(yōu)化支付周期，在提升資金使用效率的同時，維護良好供應(yīng)商合作關(guān)系。通過將內(nèi)控與成本控制深度融入財務(wù)共享服務(wù)流程，實現(xiàn)對財務(wù)業(yè)務(wù)的實時監(jiān)控與精細化管理，有效提升高職院校財務(wù)管理效能。

3.4數(shù)據(jù)共享 打破信息交互壁壘

高職院校財務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)共享對內(nèi)控和成本控制的協(xié)同至關(guān)重要。打破信息交互壁壘可以保證內(nèi)控和成本控制的相關(guān)資料在各個部門和各個環(huán)節(jié)之間的自由流轉(zhuǎn)，從而為精準決策的制定提供強有力的支持。

財務(wù)共享服務(wù)中心是數(shù)據(jù)匯聚和發(fā)布的中心，需要將各種財務(wù)數(shù)據(jù)進行集成，其中包括賬務(wù)處理數(shù)據(jù)，預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)和成本核算數(shù)據(jù)。這些資料的來源很廣，涵蓋了學(xué)院的所有業(yè)務(wù)層面。比如，從教務(wù)系統(tǒng)中取得教學(xué)工作量的資料，以便精確地核算教學(xué)成本；從資產(chǎn)管理系統(tǒng)中抽取資產(chǎn)購置、折舊和使用狀況等信息，保障內(nèi)控控制資產(chǎn)的安全性和完整性，成本控制分析資產(chǎn)效益。通過構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準和規(guī)范的數(shù)據(jù)接口，可以實現(xiàn)不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)無縫對接，從而避免數(shù)據(jù)的重復(fù)輸人和不一致問題。

數(shù)據(jù)共享過程中要保證數(shù)據(jù)安全和保密。運用先進加密技術(shù)開展用戶權(quán)限管理，確保授權(quán)人員能夠及時獲取所需數(shù)據(jù)，為內(nèi)部控制與成本分析提供支撐。比如，財務(wù)人員可依據(jù)成本控制要求，對各部門費用支出數(shù)據(jù)進行趨勢分析，一旦發(fā)現(xiàn)異常情況，即通過內(nèi)部控制流程開展調(diào)查核實；各部門負責(zé)人也可實時查看權(quán)限范圍內(nèi)的部門預(yù)算執(zhí)行進度與內(nèi)控指標完成情況，據(jù)此動態(tài)調(diào)整工作策略。此外，數(shù)據(jù)共享不局限于校內(nèi)，還可拓展至外部合作機構(gòu)。通過與銀行共享資金流水?dāng)?shù)據(jù)，優(yōu)化資金管理成本；向?qū)徲嫏C構(gòu)開放財務(wù)數(shù)據(jù)，便于其開展更高效的審計監(jiān)督工作。以此多維度提升高職院校財務(wù)內(nèi)控與成本控制協(xié)同效能，推進財務(wù)管理智能化、信息化建設(shè)。

3.5監(jiān)督聯(lián)動—共建風(fēng)險防控堤壩

監(jiān)督聯(lián)動機制是高職院校財務(wù)共享服務(wù)實現(xiàn)內(nèi)控和成本控制協(xié)同的關(guān)鍵，它可以將各方面的監(jiān)督力量融合在一起，形成緊密的風(fēng)險防范和控制網(wǎng)絡(luò)，切實保證財務(wù)活動合規(guī)穩(wěn)健進行。

內(nèi)部審計部門對監(jiān)督聯(lián)動起到了至關(guān)重要的作用。一方面，根據(jù)內(nèi)部控制制度定期審計財務(wù)共享服務(wù)流程，審查所有財務(wù)操作的合規(guī)性，如審批流程中是否存在漏洞、財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性和可靠性如何。從成本控制的視角看，審計部門對財務(wù)共享服務(wù)中心及其他部門的成本管理表現(xiàn)進行評估，并檢查成本核算方法的合理性和成本節(jié)約措施的實施效果。比如，審計人員對采購流程進行審核，驗證采購成本是否在預(yù)算范圍之內(nèi)、采購物資質(zhì)量是否符合價格要求，并在此基礎(chǔ)上檢查采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的實施情況，如供應(yīng)商的挑選是否通過足夠的招標或比價程序進行。另一方面，構(gòu)建師生員工參與的監(jiān)督體系，通過建立舉報機制和財務(wù)信息公開平臺，激勵全體師生監(jiān)督和舉報財務(wù)違規(guī)行為。比如，若教職工在某一項科研經(jīng)費的使用過程中發(fā)現(xiàn)有浪費或不合規(guī)的情況，可及時報告有關(guān)部門。與此同時，財務(wù)共享服務(wù)中心還應(yīng)積極主動接受外部監(jiān)督，例如配合教育主管部門和財政部門開展檢查和審計工作。監(jiān)督期間，發(fā)現(xiàn)問題后，監(jiān)督主體需及時溝通配合，聯(lián)合制定整改措施，并對整改措施的執(zhí)行情況進行追蹤。通過監(jiān)督聯(lián)動，可使高職院校及時發(fā)現(xiàn)和解決財務(wù)共享服務(wù)內(nèi)控和成本控制等方面存在的風(fēng)險，保障高校財務(wù)資源安全、合理使用，從而為高校的穩(wěn)步發(fā)展提供保障。

3.6人才賦能——培養(yǎng)雙控的專業(yè)人才隊伍

高職院校財務(wù)共享服務(wù)模式中，員工專業(yè)素養(yǎng)和能力是實現(xiàn)內(nèi)控和成本控制相協(xié)調(diào)的關(guān)鍵因素。培養(yǎng)一支掌握內(nèi)控和成本控制全面知識和技能的專業(yè)人才隊伍，可以為兩者的協(xié)同運行提供強大的人力支持。

財務(wù)人員既要對傳統(tǒng)財務(wù)核算、報表編制有較高造詣，又要對內(nèi)部控制原理和方法有較深了解，還要對成本控制策略和技術(shù)有較深認識。比如財務(wù)人員處理賬務(wù)時，可依據(jù)內(nèi)控要求精準判斷業(yè)務(wù)是否合規(guī)，還能運用成本分析思維評估財務(wù)事項是否影響成本。通過定期舉辦培訓(xùn)課程、專題講座及組織參與行業(yè)研討會，促使財務(wù)人員不斷更新知識體系，掌握內(nèi)控和成本控制的最新理念與技術(shù)，例如學(xué)習(xí)成本管理軟件的高級操作技能、理解大數(shù)據(jù)在風(fēng)險內(nèi)控中的運用等。除財務(wù)專業(yè)人員外，其他業(yè)務(wù)部門人員也應(yīng)具備一定的內(nèi)控和成本控制意識與能力。由于他們是財務(wù)業(yè)務(wù)的主要推動者，其行為直接決定財務(wù)共享服務(wù)流程中的內(nèi)部控制效果和成本效益。比如，科研項目負責(zé)人申報課題時，需要了解如何合理編制預(yù)算以實現(xiàn)成本控制目標，并明白在課題實施中按內(nèi)控流程規(guī)范資金運用的重要性。學(xué)校可為不同業(yè)務(wù)部門提供差異化培訓(xùn)方案，通過案例分析和模擬操作，推動其在實踐中落實內(nèi)控和成本控制要求，從而營造全員參與、協(xié)同發(fā)展的良好氛圍，為高職院校財務(wù)共享服務(wù)內(nèi)部控制與成本控制的有效配合奠定堅實的人才基礎(chǔ)。

4結(jié)語

在高職院校財務(wù)共享服務(wù)過程中，實現(xiàn)內(nèi)控與成本控制的協(xié)同，是促進財務(wù)管理水平持續(xù)提升的重要途徑。通過精準剖析現(xiàn)狀及存在的問題，構(gòu)建并落實系統(tǒng)協(xié)同策略，可有效提升財務(wù)管控效能與資源利用效益。展望未來，高職院校要不斷創(chuàng)新和優(yōu)化協(xié)同機制，以適應(yīng)財務(wù)共享服務(wù)動態(tài)發(fā)展的需求，筑牢教育事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的財務(wù)根基。

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