貿易類企業資金內部控制和風險管理的完善措施

內部控制可以通過優化流程、規范資金管理制度的方式進行改善，防止資金損失和資源浪費，提高企業的資金利用率，增強企業資金管理成效，提升企業管理能力和水平，進而幫助企業減少或規避風險，提升企業競爭優勢和市場地位。筆者以貿易類企業資金安全為切入點，以企業內部控制為研究對象，旨在探討如何完善企業內部控制體系，合理有效管控，規范流程設置，增強資金使用實效，減少資金風險，為企業的可持續發展提供支持和保障。

一、研究背景

在國內外形勢嚴峻、市場競爭日益激烈的今天，資金管理是企業生產經營過程中的重中之重，資金鏈安全更是企業正常運營的重要保障。貿易類企業尤其大宗貿易領域，在賒銷模式下資金占用規模較大，資金管理及其內部控制面臨重大的挑戰，隨著經濟發展形勢嚴、行業內卷日趨嚴重和優質項目的減少，應收賬款回籠難度越來越大，形成的逾期賬款對項目運作及企業正常經營形成諸如壞賬、訴訟風險等不良影響。由此，研究如何提升資金利用率和優化內部控制，以及在資金使用、復核、運作等環節，通過分析資金使用環節存在的問題并提出對應完善策略至關重要。本文結合企業項目運作過程中遇到的問題及實施的內部控制措施，對資金管理的安全防范進行分析，以期為內部資金管控研究提供更多素材，在現有理論體系的基礎上，結合實際情況，深入探討貿易類企業資金管理策略，降低風險、提高效率，為企業發展提供支持。

M集團業務模式主要涉及商品流通、現代物流、國際貿易、資產管理等多個板塊，其中商品流通板塊在全省占有重要地位。現代物流、資產管理板塊發展迅速，當前及今后一段時期內，集團將積極主動適應新發展態勢，緊抓政策支持企業改革機遇，努力實現從傳統商貿向綜合服務商轉變的總目標。

二、貿易類企業加強資金管理和內部控制的重要性

1.有助于防范資金風險。在如今變幻莫測的市場環境中，特別是資金占用較大的貿易類企業，市場風險、信用風險、資金鏈斷裂等方面風險直接影響企業生存和穩定健康發展。企業通過源頭識別、防范風險，分階段調整經營策略等一系列手段，達到加強資金及流程管控，避免或減少財務風險的目的。例如，企業可以從完善合規制度入手，按照各部門、崗位職責列示嚴密的審核、把關機制，設置控制標準及財務審批流程；又如，企業可以建立嚴格的與績效掛鉤的審核把關責任機制，激勵審核節點人員的責任心及認真程度，降低人工審核誤差率，及時發現業務項目運作、財務審核把關、賬務處理等操作中出現的錯誤或違規行為，確保企業資產不受損失。此外，加強財務資金管理內部控制還可以提高企業的資金使用效率，增強企業的競爭優勢。

2.有助于提高資金管理質效。內部控制體系可以協助公司及時獲取財務數據，從財務環節完善流程，提高資金使用效率。同時，內部控制可以通過規范業務活動、減少無效或低效環節，提高管理質效。與此同時，內部控制還可以幫助企業更好地執行和監督財務策略，確保財務活動的合規性，避免因違規操作引發風險和損失。在這種情況下，企業資金能夠被戰略性地部署以支持業務的運營與長期發展，而非僅限于風險管理和爭議解決。

3.有助于促進財務管理價值創造。對貿易類企業而言，加強內部控制有助于資金管理的價值鏈創造。首先，內部控制可以幫助企業做出更符合長期利益的財務決策，從而實現資金的最大化利用。例如，通過內部控制可以確保投資決策及戰略目標的準確性和合理性，避免因短視的決策導致資金浪費。其次，內部控制可以幫助企業規避和防范經營及財務風險，保障企業的資產安全，從而保障企業長期穩定地運行，具有對資金的保值增值的重大意義。再其次，內部控制可以提高企業的財務透明度，增強投資者、債權人和其他利益相關者對企業的信任，從而提高企業的融資效率、降低融資成本，為企業持續高質、高效發展創造價值。

三、貿易類企業財務資金管理內部控制存在的問題

1.資金使用效率不高。部分貿易類公司應收賬款規模較大，資金回籠賬期較長，存在壞賬風險。雖然從營運指標分析應收賬款周轉速度略有加快，但應收賬款逾期比例呈逐年增長趨勢，賬面貨幣資金可用于經營的余額不足，加之盈利水平較低、貸款規模較大且還貸資金的主要來源為銷售回籠資金，導致資金鏈存在較大風險，進而傳導到日常經營活動中。此外，還存在部分百貨類貿易公司，出于擴大營收規模、創新業務模式的目的，開展了大宗貿易業務，雖然提高了營業收入，但未充分考慮經濟效益，在考慮相關稅費的情況下，部分項目僅實現微利甚至虧損狀態，有違一般商業經營原則。

2.庫存管理不夠規范。貿易類企業存在存貨盤點不夠規范、倉庫管理不夠嚴謹的現象。例如，有的庫存盤點表僅有倉庫管理部門蓋章，未按存貨管理辦法編制業務、財務與倉庫三方簽字確認的庫存盤點表，未將實盤情況與賬存情況仔細核對。庫存系統錄人不及時，由于未及時在系統填制銷售訂單，導致商品出庫在前，系統存貨發出在后，使得系統數據更新不及時且流程邏輯缺乏嚴謹性，從而易導致賬面記錄與實際情況的不一致。再者，個別公司將包裝物一次性計入銷售費用，使用時直接領用，未建立規范的收發存臺賬，可能導致包裝物收發混亂，造成不必要的損失。此外，個別商品尤其單價較高占用資金較大的商品，由于盤庫、對賬不及時，加上購銷環節資金流動頻繁，貨款繳存審批管控不嚴，存在業務員不經嚴格審批私自售賣的潛在風險。

3.內控制度執行不到位。部分貿易類企業資金內部控制制度執行力和對資金風險的宣傳力度不夠。例如，雖然公司制定了有關資金管理內部控制的風險評估辦法，規定了識別評估風險的相關程序，規范了會計核算及收款流程，通過增加二維碼收款的方式要求必須由客戶直接匯至公司賬戶，并發布了相關公告，明確禁止業務員直接收取貨款，但仍有業務員代收貨款情況發生。由此表明，該類公司把關注重點主要放在了擴大經營規模上，放松了對資金管理及相關制度執行力度的管控，尤其是貨幣資金使用風險的論證和把控，也側面說明了對資金管理監督不夠到位，未能充分發揮內部監督部門對貨幣資金合規管理的監督作用。此外，雖然在公司內部管理辦法中明確了各部門崗位職責，但未對部門內部不相容崗位進行明確界定，形成相互監督模式。另外，在費用管控方面，有的公司內部費用管理辦法明確規定“業務招待費實行事前審批”，但仍然存在憑證所附招待申請單日期遲于實際招待日期的情況，執行過程中還存在報銷附件、票據不夠規范等現象。

4.信息化程度未達預期。企業有關資金管理的信息化程度不足、信息系統不完善同樣是資金管理亟待解決的問題之一。以采購環節為例，采購審批、采購提請、資金匯付、開票等情況均從辦公平臺的鏈接關聯，從采購角度而言，物料品種較多，因此對管理、驗收環節的合規性要求較高；同時涉及的發票量較大，對采購審批的核查提出了較高的要求。部分公司的采購模式仍然是傳統的詢比價模式，存在系統更新進度較慢、信息延遲的弊端。現階段，集團公司統一使用系統的部分功能難以滿足業務和財務信息共享及業財一體化處理需求，如在供應鏈系統期末存貨余額無法區分所處項目及批次，財務系統與物流倉儲系統無法實現一體化等。上述情況的出現對于供應鏈管理的合規性、便捷性，財務處理的及時性、準確性，以及數據是否客觀反映資金流轉和業務實質均存在一定不利影響。此外，根據制度規定，員工交通及通訊補貼要求在標準范圍內憑票報銷，實際執行中對報銷標準及附件基本靠人工審核把關而非采用一體化信息系統統一管理，出現耗費大量人工時間和精力的同時，難免偶爾出現超標準報銷的現象。

四、貿易類企業財務資金管理內部控制優化及改進策略

1.防控資金管理風險，提升資金管理質效。針對資金管控產生的風險，首先，要明確各環節資金風險管理職責要求，形成全員風險管控機制，規范管控流程。業務部門要明確自身在項目運作環節及資金回籠階段可能遇到的風險，配合各項管理活動，嚴格遵循公司流程。其次，財務部門作為資金風險管理歸口部門，要高度關注項目資金占用期間可能存在的壞賬風險以及對應收賬款的管控，合理控制逾期比例，降低資金占用比例，嚴控資金風險。為提升整體風險管理水平，企業應精心優化其風險管理流程，設立專門的負有風控職責的機構或部門。該機構或部門應在項目啟動前進行全面的風險識別，特別是在項目進行過程中對資金風險保持密切監測和適時分析。同時，結合潛在風險，制定并實施有效的應對策略，對風險持續追蹤，明確成因及后果。此外，企業需定期開展貨幣資金內部控制風險管理意識培訓，提升全員的風險識別和預判能力，形成嚴密的全員監督模式，與公司審計、法務等監管部門形成監督合力，準確識別風險類別及嚴重程度，采取有效措施，防范風險，保證企業對不同種類的風險實現科學管理，以此確保應收賬款的及時回籠。綜上，達到提高企業資金風險管理高質化、規范化的目標。

2.完善存貨管理辦法、強化流程控制。在存貨倉儲管理領域，為提升管理成效，企業亟需制定詳盡的倉儲管理制度，全面完善存貨管理的內部控制機制。這要求各方嚴格遵循既定規章制度，確保從制度建設到實施監督都有據可依、執行有力。具體而言，企業應重點關注存貨收發和臺賬記錄的準確性，確保臺賬與實際庫存的一致性、不同臺賬之間的一致性，以及臺賬與各類憑證之間的一致性。此外，還可通過加速存貨管理系統的優化和提升，通過較為先進的存貨管理技術，將倉儲環節與財務管理平臺深度融合，不僅提升存貨管理的實時性和準確性，還應確保各部門之間的信息共享與協作，以實現管理效率的最大化。這需要企業投入適當的資源和技術支持，并進行相關培訓，提高員工的信息技術應用能力，實現倉儲管理的現代化和智能化，以此提高整體運營效率和企業競爭力。此外，加強與信息部門的溝通交流，盡快落實關于業財一體化系統的需求改進，出具有針對性的解決方案，提高供應鏈管理和財務管理工作的協同效率，進而加強核算的準確性，建立收發存臺賬，并及時錄入出入庫信息，保證賬實相符，避免不必要的損耗。

3.完善結算模式并加強資金內部控制的執行力度。結算包括現金結算、非現金結算兩大方面。現金結算是指涉及現金收支的結算，工作重點流程是由財務總監或財務主管監督、出納負責現金管理及記錄。現金收入須每日嚴格存入銀行并進行對賬，并要求與現金有關的支出均經過適當審批，報銷環節嚴格檢查憑證和所附發票。非現金結算主要是轉賬結算，能夠減少人員接觸現金的機會。針對業務員代收代繳貨款事項，公司要嚴格按照規章制度及結算辦法執行，確保從開立賬戶，收取、存入、結算等環節進行全流程管控，各審批節點嚴格把關，多渠道加強資金管控，確保執行到位，防范資金風險。在結算環節一旦出現問題，要第一時間進行處理，確保結算流程規范、科學，避免資金被挪用等方面問題，達到規范資金管理工作的目標。費用報銷環節，要完善制度，優化審批流程，建立健全監督機制，在優化財務資金管理的過程中，建立健全財務資金監督機制和優化財務資金審批流程至關重要。與此同時，要嚴格落實授權審批控制的要求，明晰各方責任，強化制度執行，高度重視風險管控。在實施授權審批環節中，審批人員要分析審批事項是否符合法律法規及公司內部管理的要求，審批流程結束后，由財務人員對授權審批事項的程序性及所附支撐資料的合規性進行把關、復核。同時，加強審計、督查、問責，通過梳理現有制度及流程，堵塞漏洞，形成閉環。

4.推進建設信息系統數字化控制。針對信息化程度不足，要加強與信息部溝通交流，盡快落實關于系統需求改進、提高供應鏈管理和財務管理工作的效率和準確性。同時，企業需要引入自動化、數字化的審批工具和系統，如電子審批系統，以減少人工審核錯誤，提高審批效率。優化財務資金審批流程，旨在簡化和標準化審批程序，提高審批效率，減少審批錯誤。為此，企業需要明確和簡化審批流程，設定明確、合理的審批標準和要求，以降低審批的復雜性和模糊性。針對報銷環節的審核問題，企業可以通過整合財務系統和辦公平臺，實現項目標準的分類設定和關鍵信息的共享。由此，系統即可自動捕捉符合條件的信息，從而發揮信息化的審查控制作用。對于超出標準的單據，系統將自動退回不予報銷，從而顯著減輕財務審核人員的負擔，并降低人工審核的錯誤率。此外，企業須定期評估和優化審批流程，以確保其持續適應企業財務管理的需求與發展。

五、結語

筆者對企業資金內部控制工作中存在的問題及措施進行了剖析，認為資金內部控制問題關系到企業資金鏈安全及長遠健康發展，應作為企業內部控制的關注重點，在實施資金內部控制管理過程中要緊緊圍繞關鍵影響因素，全面剖析、完善內部控制管理體系，持續提升規范化水平。但貿易類企業財務資金管理內部控制的優化及改進是一個持續的過程，需要企業管理層多渠道、多維度全面思考，制定并實施包括優化組織管理結構、完善內部控制制度、建立健全財務資金監督機制，優化財務資金審批流程、完善預算管理體系、提升管理人員綜合素養等。這些改進措施需要企業的高級管理層高度重視、提供支持和資源，更需要全體員工的理解和配合。只有這樣，企業才能有效提高財務資金管理的效率和效果并管控財務風險，繼而支持企業高質量健康發展。

（作者單位：安徽省徽商集團物產有限公司）