鄉鎮衛生院檔案工作停滯不前的原因及對策探析

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

位于山東省東南部的魯蘇兩省交界處，因瀕臨述河而得名。轄9個鎮街，1個省級經濟開發區、1個新型工業化實驗區和1個省級風景名勝區，266個行政村（社區），人口68萬、面積1038平方公里。鄉鎮衛生院作為農村三級醫療網點的重要環節、衛生行政兼醫療預防工作的綜合性機構，擔負著醫療、防疫和保健的重要任務。鄉鎮衛生院檔案是鄉鎮衛生院開展工作的原始記錄，是鄉鎮醫療工作發展的見證，貫穿衛生院發展的每個環節，是維護醫患雙方利益的重要憑證。

一、全縣鄉鎮衛生院檔案工作現狀

隨著國民經濟的快速發展和人們生活水平的逐漸提高，鄉鎮衛生院作為鄉村疾病預防和衛生保健的中心，其改革和發展是新農合制度建立以來鄉村衛生服務體系改革的重中之重，也是建設社會主義新鄉村的重要內容。近年來，臨沐縣鄉鎮衛生院的工作狀況發生了很大改變，辦公條件大為改善，醫療水平快速提高，極大地緩解了農民的就醫難問題。作為醫院工作的全過程記錄者一—檔案，其記錄內容和記錄形式也發生了很大變化。由于傳統的檔案管理模式已經不能適應現實的工作需要，因而規范化、系統化和信息化地管理鄉鎮衛生院檔案就顯得尤為重要。

為了加強對全縣鄉鎮衛生院檔案工作的管理，2023年11月27日至30日，臨述縣檔案局和臨述縣檔案館聯合分兩個組對全縣9個鎮街的鄉鎮衛生院檔案工作從依法履職、建章立制、檔案整理質量、檔案安全、設備設施以及信息化管理五個方面展開一次拉網式執法檢查。通過檢查，發現這9個鎮街鄉鎮衛生院的檔案工作狀況非常糟糕。具體情況如下：全縣9個鎮街鄉鎮衛生院中有5個衛生院沒有明確的分管領導；9個鎮街鄉鎮衛生院都沒有設立綜合檔案室，檔案未實行集中統一管理；9個鎮街鄉鎮衛生院都未建立健全檔案工作制度和檔案安全應急管理預案；9個鎮街鄉鎮衛生院都未嚴格執行各門類檔案文件材料的歸檔制度，多年的檔案都未規范整理，文件材料積壓現象嚴重；9個鎮街鄉鎮衛生院檔案庫房、閱覽室和辦公室都未按規定實行“三分開”，有的鄉鎮衛生院甚至連一間像樣的庫房都沒有，有的衛生院雖然有檔案室，但檔案室里面堆滿了雜物，更像是一個儲物倉庫；9個鎮街鄉鎮衛生院檔案安全保管設備設施欠缺，達不到檔案安全保管“九防”措施；9個鎮街鄉鎮衛生院的檔案信息化工作都未開展。

二、鄉鎮衛生院檔案工作停滯不前的原因

1.領導重視程度不足

在鄉鎮衛生院普遍存在重視醫療業務、忽略檔案管理的現象。對檔案工作來說，用“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”來形容鄉鎮衛生院的檔案工作狀況非常貼切。雖然領導層一直在強調檔案工作的重要性，但在具體安排工作的時候，沒有把檔案工作列入議事日程，更談不上日常管理。同時，也沒有建立綜合檔案室，未實行集中統一管理。

2.資金配置不足

對于檔案工作來說，無論是檔案的規范整理、檔案室的設置以及檔案安全保管設備設施的配備，還是檔案信息化加工都需要大量的資金支持。鄉鎮衛生院經濟效益不佳，維持正常開支都非常困難，想開展檔案工作幾乎沒有可能。因而資金短缺是阻礙檔案工作順利推進的關鍵因素。

3.檔案人員業務不熟練

對于鄉鎮衛生院來說，大部分工作人員在前勤一線開展醫療救護工作，后勤人員數量有限，檔案工作人員都是身兼數職，且更換頻繁。有的檔案員通過培訓學習，剛剛熟悉了檔案業務，卻因工作需要被調換到其他崗位，新換的檔案員對檔案工作一無所知，沒有檔案意識；有的檔案員明知道檔案工作重要，主觀上也想把檔案整理好，但由于不懂檔案業務，不知道從何下手，更談不上規范整理，加上手頭工作又多，往往是什么工作要求緊急就先干什么，常常是干了這樣干不了那樣。由于檔案工作的時間要求并不緊迫，加之領導態度不夠積極，相關工作便暫時擱置，成為制約鄉鎮衛生院檔案工作開展的關鍵因素。

4.檔案管理制度不健全

檔案管理制度是鄉鎮衛生院各項管理制度中不可或缺的部分。目前，鄉鎮衛生院沒有健全的檔案管理制度，就連檔案工作人員責任制、立卷歸檔制度、檔案查閱利用制度、檔案統計制度、檔案鑒定銷毀制度以及檔案安全應急預案等最基本的檔案管理制度都沒有。有的單位雖然有管理制度，但都是業務方面的，根本沒有將檔案管理制度納入其中。還有的單位為了應付檔案部門的執法檢查，從互聯網上下載了一部分，但沒有根據自己的實際情況修改。因而檔案管理制度不健全，也是制約鄉鎮衛生院檔案工作發展的一個重要因素。

5.檔案部門監管不到位

對于縣檔案局而言，因工作人員配備不足，檔案業務不熟練，日常監管力度薄弱，在每年例行一次的執法檢查中，縣檔案局雖發放反饋意見書，并責令相關單位上報整改通知書且限期完成整改，但后續的監督工作幾乎形同虛設，導致檔案行政監督檢查未能有效落實。對于縣檔案館來說，沒有了行政執法權力的干預，僅靠口頭的業務督導力度有限，起不到很好的作用。因而行政監管的缺失，也是導致鄉鎮衛生院檔案管理工作停滯的重要因素。

三、提高鄉鎮衛生院檔案工作水平的措施

隨著醫療衛生體制改革的持續深人，鄉鎮衛生院在各領域都取得了顯著的進步。從基礎設施到服務流程，再到醫療技術和人員素質，這些變化無不體現出改革帶來的積極影響。然而，在眾多的成就中，檔案工作卻顯得滯后了許多。檔案作為醫院歷史的記錄者，承載著豐富的信息資源和珍貴的歷史資料，其重要性不言而喻。但目前的檔案管理工作存在明顯不足，不僅影響了衛生院其他工作的順利開展，還與現代化的醫療衛生體系建設要求形成了鮮明對比。

面對這樣的現狀，我們必須認識到，實現鄉鎮衛生院檔案工作的制度化、規范化和信息化管理是當務之急。這不僅是一項技術層面上的改進，還是管理理念和方法的更新。要達到這個目標，需要從多方面入手：首先，建立健全檔案管理制度，明確檔案工作的責任主體、范圍和程序和要求。其次，引入先進的檔案管理系統，利用現代信息技術提高檔案管理的效率和準確性。再次，加強對醫務人員的檔案意識教育，培養他們對檔案價值的認識以及保護檔案資料的責任感。最后，加大資金投入，改善檔案設施，為檔案工作提供必要的硬件支持。只有綜合運用這些措施，才能從根本上提高鄉鎮衛生院檔案工作的水平，確保這些寶貴的歷史資料得到妥善保管和有效利用，為醫療衛生事業的發展做出更大的貢獻。

1.加大檔案宣傳工作力度，提升鄉鎮衛生院干部職工對檔案工作重要性的認識

縣檔案局和縣檔案館可以利用國家憲法日、國際檔案日和鄉鎮逢大集的時間，采取多種形式開展大規模的檔案宣傳活動，揭開檔案的神秘面紗，讓檔案走向社會，走進社區，走進千家萬戶。可以利用檔案網站、某信公眾號等網絡平臺，把檔案基礎知識、檔案法律法規、檔案利用實例以及違法案件查處等檔案方面的知識，以講故事、說快板和短視頻等喜聞樂見的方式主動送到每一名居民眼前。鄉鎮衛生院干部職工也可以利用集中學習和自主學習時間，主動學習一些檔案方面的基礎知識、法律法規以及各門類、各專業檔案的整理辦法等。總之，就是要利用各種宣傳方式提升鄉鎮衛生院干部職工的檔案意識和對檔案工作重要性的認識。

2.加大資金支持力度，提高檔案保護能力和信息化水平

根據縣檔案局和縣檔案館執法檢查反饋意見書，各鄉鎮衛生院的主要領導應依據現有的辦公條件，根據檔案庫房設置要求，合理分配1～3間辦公用房作為檔案庫房、辦公室和閱覽室。同時，積極向鎮政府、縣衛健局、縣醫保局和縣財政局等上級部門爭取部分專項資金，用于檔案室建設，把檔案安全保管“九防”所需要的設備設施配足配齊，從根本上消除檔案保管的安全隱患，確保檔案實體不受損失。同時，依托檔案管理軟件，加快存量檔案和新整理檔案的數字化加工進度，提高檔案信息化水平，爭取早日建成規范的數字檔案室，實現系統管理、快速檢索、全文閱覽以及打印輸出等自動化功能，為廣大利用者提供高效、快捷和精準的檔案利用服務。

3.建立健全各項檔案管理制度，規范檔案管理行為

縣檔案館業務指導科根據國家檔案局8號令和機關檔案三合一制度的相關要求，指導鄉鎮衛生院建立各門類檔案的歸檔制度。根據《檔案法》和《檔案法實施辦法》的相關規定，指導各鄉鎮衛生院根據自己的工作實際，制定包括檔案工作人員網絡結構圖、檔案人員責任制、檔案的收集制度、檔案鑒定保管制度、檔案查閱利用制度、檔案統計制度以及檔案安全管理應急預案等在內的檔案工作制度，并納入本單位的各項規章制度統一執行，以此來規范自己的檔案行為。

4.拓寬檔案業務培訓工作的廣度，提升檔案工作人員業務素質

可以采取理論 ⁺ 實踐的培訓方式。首先，由縣衛健局牽頭，在每年的上半年召開全縣衛健系統檔案業務工作培訓會。邀請縣檔案局和縣檔案館的專家和業務骨干到會講課，也可以使用線上線下同步展開的方式，從檔案的起源、基礎知識以及文書檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用和各專業檔案的整理流程以及檔案法律法規的制定與實施，到違法案件查處、檔案信息化加工及數字檔案室建設等，對每一名專兼職檔案員開展理論方面的系統培訓。其次，組織現場觀摩與實操訓練。由縣檔案館業務科的同志在全縣范圍內精選幾處條件優越、已順利通過省市檔案館業務考核的規范化示范檔案室，展開現場觀摩學習，學習他們先進的管理經驗、快捷的整理方式和高效的工作模式。最后，實踐操作。從文件材料的篩選、組件、分類、劃分保管期限、裝訂、排號以及裝盒到上架排列，從文書檔案的整理到各門類檔案的整理，由縣檔案館業務科的同志逐步示范，讓每一名專兼職檔案人員親自上手實踐操作，手把手、面對面地培訓，讓每一名專兼職檔案工作人員通過培訓，不僅能掌握系統的理論知識，還擁有實際的操作經驗。

5.加大檔案行政執法檢查深度，提高違法成本

縣檔案局和縣檔案館可以根據執法檢查的內容和對各單位的檢查情況，把檔案行政執法檢查的結果分為三類：優秀、合格和不合格。把依法履職盡責、建章立制完善、檔案整理質量較高、檔案門類齊全、檔案設備設施齊全以及檔案信息化程度較高的單位定為優秀。把依法履職不盡責、建章立制不完善、多年檔案未整理、檔案設備設施不完備、沒有開展檔案信息化工作以及存在檔案違法現象的單位定為不合格。剩余的單位定為合格。對于每一次的執法檢查結果，不僅要在全縣范圍內通報，還要將考核結果與各鄉鎮衛生院的評先樹優、職稱評聘、職級并行和領導干部提拔等工作掛鉤。對于檔案工作優秀的單位，優先獲得評先樹優、職稱評聘、職級并行和領導干部提拔資格，提高年度考核優秀比例。對于檔案工作不合格的單位，取消當年的評先樹優、職稱評聘和職級并行資格，適度減少優秀比例，領導干部當年也暫緩提拔。同時，對存在檔案管理違法違紀行為的單位，對其負有責任的領導人員和直接責任人員實行終身責任追究制，并根據《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案管理違法違紀行為處分規定》《山東省檔案條例》等相關規定，給予黨紀政紀處分，提升人們對《檔案法》的敬畏感，彰顯其法律尊嚴，從而提高各鄉鎮衛生院檔案工作的水平。

四、結語

鄉鎮衛生院檔案是鄉鎮衛生院各項職能活動的原始記錄，是醫院發展歷史的縮影，關系醫院在職人員的切身利益，也關系每一名患者的隱私。做好鄉鎮衛生院檔案管理工作，能整合基層醫療單位的各種資源，保證各鄉鎮衛生院的檔案材料不受損失，并發揮檔案的憑證價值和參考價值，真正為解決醫療糾紛、改善醫患關系以及加強醫學研究提供真實可靠的原始依據。目前，鄉鎮衛生院的檔案管理工作還存在很多不足之處，還有許多需要進一步完善的地方，相信通過縣檔案局、縣檔案館和鄉鎮衛生院全體領導和同志的共同努力，鄉鎮衛生院的檔案工作一定能實現科學化、規范化和系統化的管理。

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作者單位：山東省檔案館