流動人員人事檔案數(shù)字化加工的創(chuàng)新思考

doi：10.3969/J.ISSN.1672-7274.2025.06.020

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編碼：1672-7274（2025）06-0059-03

Innovative Thinking on Digital Processing of Personnel Files for Mobile Personnel WU Guosheng

（Yunxiao County Personnel and Talent Public Service Center， Yunxiao 3633oo，China）

Abstract： The digital procesing of personnel files for mobile personnelis a significant development and progress in personnelfile managementin the informationage.Itcanefectivelyimprove thequalityandefficiencyof personnel file management formobilepersonnel，bettermanageand serve them，andeffectivelyachieve therational allocation of high-qualitytalents.So，itisof great practicalsignificancetostrengthen thedigital processingofpersonel files for mobile personnel inthe information age.This article analyzes the focus and significance of digital processing of personnel files for mobile personnel，elaborates on some posible problems in the work，and proposes detailed solutions， hoping to improve the digital processing of personnel files for mobile personnel.

Keywords：mobile personnel; personnel files; digitization; process

流動人員人事檔案的數(shù)字化加工是信息時代人事檔案管理工作的重大改革和發(fā)展，對于提升流動人口人事檔案的管理質(zhì)量和效率，以及加強(qiáng)對流動人口的服務(wù)效能都具有十分重要的意義。相關(guān)部門應(yīng)該緊跟時代潮流，充分利用數(shù)字化技術(shù)加強(qiáng)對流動人口人事檔案的管理工作，通過檔案管理的數(shù)字化改革，將傳統(tǒng)的人事檔案管理方式轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化管理方式，加強(qiáng)對流動人口的服務(wù)效能，促進(jìn)優(yōu)秀人才的合理流動以及優(yōu)化配置。

1 流動人員人事檔案數(shù)字化加工的著力點

1.1打磨流動人員人事檔案數(shù)字化加工內(nèi)容

流動人員人事檔案數(shù)字化加工主要是將紙質(zhì)檔案信息加工轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化檔案。所以，完整的紙質(zhì)檔案原件是工作的基礎(chǔ)，認(rèn)真打磨流動人員人事檔案的內(nèi)容是其中的重要環(huán)節(jié)，只有充分整理流動人員人事檔案的原件信息方才能夠完成流動人員人事檔案數(shù)字化加工工作。一方面，在紙質(zhì)檔案的整理過程中要對檔案中的各項信息進(jìn)行仔細(xì)核對和整理，包括個人基本信息、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、獎懲情況等。對于模糊不清、不完整或錯誤的信息，要通過合法合規(guī)的途徑進(jìn)行核實和補充。另一方面，在檔案整理過程中應(yīng)該著重注意檔案內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化和格式的規(guī)范化，為數(shù)字化加工工作奠定基礎(chǔ)。這樣才能夠提升數(shù)字化加工工作的效率。除此之外，特別需要注意的是，流動人口人事檔案的打磨整理工作中應(yīng)該嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定，加強(qiáng)安全管理，采取嚴(yán)格的權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密、備份等措施，防止檔案信息泄露[]。

1.2規(guī)范流動人員人事檔案數(shù)字化加工流程

規(guī)范的工作流程是工作質(zhì)量的保證，流動人員人事檔案數(shù)字化加工是一項復(fù)雜而系統(tǒng)的工作，規(guī)范的工作流程能夠保證工作有序推進(jìn)，不但能夠提升工作效率，同時還能夠提升流動人員人事檔案數(shù)字化加工工作的工作質(zhì)量，避免各種工作失誤。所以，在流動人員人事檔案數(shù)字化加工工作中應(yīng)該構(gòu)建規(guī)范的工作流程。比如，檔案信息的接收與登記，應(yīng)該確立一個規(guī)范的格式，包括檔案來源、數(shù)量、交接人員等信息，這些信息在規(guī)范的表格中進(jìn)行填寫從而避免信息的遺漏。再比如，對于檔案信息進(jìn)行整理的過程中按照一定的規(guī)律對這些檔案信息進(jìn)行分類便于日后的查閱等。

1.3確保流動人員人事檔案數(shù)字化加工質(zhì)量

流動人員人事檔案具有十分重要的作用，能作為流動人員的身份證明，能夠促進(jìn)優(yōu)秀人才的合理流動以及優(yōu)化配置。因此流動人員數(shù)字化人事檔案應(yīng)該保證較高的質(zhì)量，不但清晰準(zhǔn)確地錄入當(dāng)事人的各種信息，還要準(zhǔn)確標(biāo)注這些檔案信息的來源和出處，確保流動人員數(shù)字化檔案信息的證明效力[2]。

2 流動人員人事檔案數(shù)字化加工的意義

2.1能夠提升流動人員人事檔案的可讀性和可理解性

人事檔案是證明人員信息的重要憑證，可讀性和可理解性是其最基本的特征。流動人員人事檔案數(shù)字化加工工作借助數(shù)字化技術(shù)提升其可讀性和可理解性。通過數(shù)字化加工將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為數(shù)字形式，一方面，能夠加強(qiáng)對信息的分類與管理，使檔案信息條理更加清晰，方便查找和調(diào)閱。另一方面，數(shù)字化的信息儲存方式便于信息的儲存與處理，能夠?qū)⑹謱戵w或模糊不清的文字準(zhǔn)確呈現(xiàn)出來，減少因字跡難以辨認(rèn)而導(dǎo)致的理解障礙。此外，經(jīng)過數(shù)字化加工的檔案可以通過圖表、摘要等形式呈現(xiàn)關(guān)鍵信息，大幅度提升了閱讀效率和可理解性。

2.2能夠提升流動人員人事檔案的安全性和保密性

一方面，數(shù)字化的檔案信息摒棄了傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息儲存形式，減少了實體檔案的直接接觸和傳遞，降低了檔案在物理流轉(zhuǎn)過程中丟失、損壞或被篡改的風(fēng)險。同時，數(shù)字化檔案能夠?qū)崿F(xiàn)異地備份，即使遇到本地災(zāi)害或意外事件，檔案數(shù)據(jù)仍能完好保存。這對于保證檔案信息的安全具有十分重要的意義。另一方面，在數(shù)字化檔案信息的保存過程中，采用加密技術(shù)和訪問權(quán)限控制，只有授權(quán)人員能夠訪問和處理特定檔案，極大增強(qiáng)了保密性。總之，數(shù)字化加工為保證流動人員人事檔案的安全和私密提供了支持。

2.3能夠促進(jìn)流動人員檔案信息的交流和共享

流動性是流動人員人事檔案信息的一大重要特征，所以較強(qiáng)的流動性與共享性對于提升流動人員的服務(wù)效能具有極其重要的意義。一方面，數(shù)字化檔案信息打破了地域和時間的限制，使得不同地區(qū)的相關(guān)部門和機(jī)構(gòu)能夠更便捷地獲取所需的檔案信息，無須煩瑣的檔案調(diào)閱流程，提高了檔案信息獲取的效率。另一方面，數(shù)字化檔案管理平臺也能夠?qū)崿F(xiàn)對流動人員人事檔案信息的實時更新，確保相關(guān)單位獲取到的檔案信息都是最新、最準(zhǔn)確的，避免了因信息滯后而產(chǎn)生的問題。這對于提升流動人員人事檔案信息的使用效率以及提高對流動人員的服務(wù)效能具有十分重要的意義[3]。

3 流動人員人事檔案數(shù)字化加工工作面臨的問題

3.1數(shù)字化加工技術(shù)不適配

技術(shù)不適配是流動人員人事檔案數(shù)字化加工工作中面臨的重要問題。一方面，在加工工作中可能存在硬件設(shè)備不兼容的問題，這就使得不同地區(qū)和不同單位之間的數(shù)字化流動人員檔案信息不能進(jìn)行有效的傳輸和共享。另一方面，軟件系統(tǒng)的不統(tǒng)一也對流動人員人事檔案數(shù)字化加工工作造成了重大影響。由于市場上的人事檔案管理軟件的版本多種多樣，各個檔案管理單位使用的管理軟件也不盡相同，甚至同一單位內(nèi)部不同部門之間使用不同軟件的現(xiàn)象也時有發(fā)生。不同軟件對數(shù)據(jù)格式要求也是不盡一致的，在使用過程中也容易造成數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換錯誤或丟失。

3.2數(shù)字化加工人員素質(zhì)不達(dá)標(biāo)

流動人員人事檔案的數(shù)字化加工工作需要工作人員具備一定的信息技術(shù)素養(yǎng)，在現(xiàn)實工作中很多經(jīng)驗豐富的檔案管理工作人員恰恰缺乏必要的信息技術(shù)素養(yǎng)，這就成為影響數(shù)字化加工工作成效的重要因素。一方面，這些工作人員的信息技術(shù)素養(yǎng)不夠可能導(dǎo)致他們不會使用計算機(jī)、掃描儀等器材，或者對這些器材使用不熟悉，從而影響檔案信息的采集效果，最終影響工作效率和工作質(zhì)量。另一方面，很多信息技術(shù)素養(yǎng)欠缺的檔案工作人員沒有足夠的網(wǎng)絡(luò)安全意識，在工作過程中沒有進(jìn)行必要的網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)工作，這就使數(shù)字化檔案容易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露的威脅，很多流動人員的人事檔案和個人信息一旦外泄就會對當(dāng)事人甚至對其單位和整個社會造成巨大影響4。

3.3數(shù)字化加工流程不規(guī)范

規(guī)范的工作流程是質(zhì)量和效率的重要保障，在流動人員人事檔案數(shù)字化加工工作中，工作流程不規(guī)范是一個十分嚴(yán)重的問題。比如，在檔案信息收集環(huán)節(jié)，沒有規(guī)范的檔案信息接收表格就容易造成接收信息的錯誤或者遺漏，給檔案信息加工工作造成困擾。在檔案信息整理環(huán)節(jié)沒有制定統(tǒng)一的分類和編號規(guī)則就容易造成檔案信息的歸集混亂和查找困難。影響流動人員人事檔案信息數(shù)字化加工的工作效率。此外，在流動人員人事檔案的數(shù)字化加工工作中各個工作環(huán)節(jié)都應(yīng)該制定規(guī)范的工作流程。比如，數(shù)據(jù)掃描應(yīng)該設(shè)置統(tǒng)一的參數(shù)，圖像采集應(yīng)該采用統(tǒng)一的格式等，但是在現(xiàn)實工作中很多單位和個人并沒有注意這些細(xì)節(jié)問題，從而給加工工作造成了一定的影響。

3.4數(shù)字化加工監(jiān)督體系不完善

監(jiān)督機(jī)制是流動人員人事檔案數(shù)字化加工工作質(zhì)量的重要保障，但是很多單位并沒有構(gòu)建完善的工作監(jiān)督體系。比如，有的單位缺乏明確、詳細(xì)且統(tǒng)一的監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致監(jiān)督工作缺乏依據(jù)，難以衡量工作是否達(dá)標(biāo)；有的單位沒有組建相應(yīng)的工作監(jiān)督機(jī)構(gòu)，在工作中存在職責(zé)交叉或空白，出現(xiàn)問題時互相推諉，無法有效落實監(jiān)督責(zé)任，甚至有的單位在流動人員人事檔案的數(shù)字化加工工作中就沒有設(shè)置監(jiān)督機(jī)制。這在很大程度上影響了流動人員人事檔案數(shù)字化加工工作的工作質(zhì)量和工作效率[5]。

4 流動人員人事檔案數(shù)字化加工的創(chuàng)新策略

4.1推動技術(shù)創(chuàng)新，引入數(shù)字化管理平臺

技術(shù)創(chuàng)新是推動流動人員人事檔案數(shù)字化加工工作效率提升的重要保障，通過引入數(shù)字化管理平臺能夠充分發(fā)揮數(shù)字技術(shù)的力量，加強(qiáng)對人事檔案的數(shù)字化加工工作。首先是要深入分析工作需求，全面評估現(xiàn)有工作流程和業(yè)務(wù)需求，明確數(shù)字化管理平臺需要實現(xiàn)的功能和目標(biāo)。其次是研究市場上現(xiàn)有的數(shù)字化管理平臺解決方案，選擇適合流動人員人事檔案管理特點和需求的技術(shù)架構(gòu)和產(chǎn)品。最后是加強(qiáng)與專業(yè)技術(shù)供應(yīng)商的技術(shù)合作關(guān)系，確保平臺的開發(fā)、部署和維護(hù)能夠得到有力的技術(shù)支持。這樣，可以有效地推動流動人員人事檔案數(shù)字化加工工作中的技術(shù)創(chuàng)新，提升工作質(zhì)量。

4.2加強(qiáng)團(tuán)隊建設(shè)，提升檔案工作人員的信息技術(shù)素養(yǎng)

提升工作人員的信息素養(yǎng)是開展流動人員檔案數(shù)字化加工工作的基礎(chǔ)保障，在實踐中，相關(guān)單位應(yīng)該采取有效措施加強(qiáng)對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)。一方面，要對相關(guān)工作人員開展有針對性的專業(yè)培訓(xùn)，邀請專業(yè)的信息技術(shù)講師，為工作人員系統(tǒng)講解數(shù)字化設(shè)備的操作技巧、數(shù)據(jù)處理軟件的應(yīng)用、信息安全防護(hù)知識等，提升工作人員的信息技術(shù)素養(yǎng)和數(shù)字化加工能力。另一方面應(yīng)該鼓勵相關(guān)工作人員進(jìn)行自我學(xué)習(xí)和自我提升，通過提供相關(guān)的學(xué)習(xí)資源和在線課程，激勵工作人員主動提升自己的信息技術(shù)水平，以適應(yīng)不斷更新的技術(shù)要求。此外，相關(guān)單位還應(yīng)該通過組織交流分享活動、建立考核機(jī)制等方式來促進(jìn)相關(guān)工作人員學(xué)習(xí)信息技術(shù)，提升他們的信息技術(shù)素養(yǎng)。

4.3優(yōu)化程序管理，明確數(shù)字化加工的工作流程

一方面，在工作實踐中應(yīng)該制定詳細(xì)的工作流程手冊，明確從檔案收集、整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入、質(zhì)量檢驗到最后的存儲和利用等各個環(huán)節(jié)的具體操作步驟、標(biāo)準(zhǔn)和要求，讓工作人員有清晰的操作指南。應(yīng)該注意的是，在工作手冊中應(yīng)該對流動人員人事檔案數(shù)字化加工工作的各個環(huán)節(jié)的具體工作內(nèi)容、工作方式以及工作目標(biāo)都進(jìn)行詳細(xì)的量化和規(guī)定，使得整個工作流程能夠做到清晰明了。另一方面，加強(qiáng)對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)工作，通過系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使流動人員人事檔案數(shù)字化加工工作人員都能夠扎實掌握工作手冊中的相關(guān)內(nèi)容。并且保證這些工作人員能夠在工作實踐中切實遵守工作手冊中規(guī)定的工作流程，從而提升工作效率和工作質(zhì)量。

4.4加強(qiáng)質(zhì)量監(jiān)督，健全工作質(zhì)量監(jiān)控體系

健全的工作質(zhì)量監(jiān)督體系是保證流動人員人事檔案數(shù)字化加工的有效措施。首先，應(yīng)該制定明確的質(zhì)量監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)和監(jiān)督細(xì)則，明確數(shù)字化加工工作應(yīng)該達(dá)到什么樣的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并且制定詳細(xì)、可量化的質(zhì)量指標(biāo)，使監(jiān)督工作有明確的依據(jù)。其次，應(yīng)該設(shè)立專門的工作質(zhì)量監(jiān)督崗位，配備具備專業(yè)知識和經(jīng)驗的監(jiān)督人員，負(fù)責(zé)對數(shù)字化加工的全過程進(jìn)行實時監(jiān)控和定期檢查。同時制定多種監(jiān)督方式相結(jié)合的工作方式，現(xiàn)場檢查、隨機(jī)抽查、定期審核、數(shù)據(jù)分析等工作方式應(yīng)該綜合運用，從而確保監(jiān)督的全面性和有效性。最后是應(yīng)該建立完善的監(jiān)督反饋機(jī)制，在監(jiān)督工作中一旦發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題就應(yīng)該及時進(jìn)行反饋，并要求其限時整改，同時跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。

5 結(jié)束語

流動人員人事檔案的數(shù)字化加工工作具有十分重要的現(xiàn)實意義，相關(guān)單位應(yīng)該對該工作的重視程度，通過推動技術(shù)創(chuàng)新，引入數(shù)字化管理平臺；加強(qiáng)團(tuán)隊建設(shè)，提升檔案工作人員的信息技術(shù)素養(yǎng)；優(yōu)化程序管理，明確數(shù)字化加工的工作流程；加強(qiáng)質(zhì)量監(jiān)督，健全工作質(zhì)量監(jiān)控體系等措施促進(jìn)流動人員人事檔案的數(shù)字化加工工作高質(zhì)高效地完成。

參考文獻(xiàn)

[1]王芳.大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新的思考[J].蘭臺內(nèi)外，2024（33）：36-38.

[2]郭翔，張玲.基層事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理優(yōu)化辦法[J].蘭臺世界，2024（11）：79-81.

[3]趙丹陽.新時期事業(yè)單位人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2024（21）：111-113.

[4]曲莉.人事檔案數(shù)字化實踐與探索[J].蘭臺內(nèi)外，2023（6）：42-44.

[5]于愛榮.人事檔案數(shù)字化加工策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2022（18）：168-170.