公路工程電子文件單套制管理實踐與創新研究

隨著我國基礎設施建設的高速發展，越來越多的大型公路水運建設項目呈現出建設規模大、工程技術復雜、建設周期長、參建單位多、標段分散等特點。在項目建設過程中，從文件材料形成到歸檔階段的海量數據已無法用傳統紙質檔案記錄，電子文件歸檔和電子檔案管理工作因此需從后端追溯到前端[1]。隨著建設項目信息化建設日趨深入，產生的建設項目電子文件歸檔、管理、利用越來越成為建設項目檔案管理中的一項重要課題。近年來，國家檔案局等部門出臺一系列政策法規，為電子文件歸檔和電子檔案單套制管理提供制度支撐。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》要求強化各領域電子文件歸檔工作，在業務系統中同步規劃、同步實施電子文件歸檔功能，推動來源可靠、程序規范、要素合規的電子文件以電子形式單套制歸檔[2。2022年4月，國家檔案局發布《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T92-2022），確立了電子檔案單套管理原則，規定了實現單套管理在制度建設、系統建設、資源建設與管理、安全管理等方面所需要達到的要求，推動規范開展電子檔案單套管理工作[3。上述一系列國家政策與標準規范的出臺和實施，為工程建設領域電子檔案單套制歸檔和管理發展提供制度支撐。

2016年，國家檔案局、國家發展改革委聯合印發《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》，對建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理工作作出規范。2018年以來，國家檔案局先后確定了三批共69個建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點項目，其中，公路建設項目18個，相關試點項目陸續完成。在試點項目的示范帶動下，揚州市在345國道西外環路建設項目中積極探索云計算、大數據、人工智能、傳感技術等在檔案工作領域的應用，提升項目檔案利用服務效能，試點工作取得積極成效，本文試作以下總結和探討。

一、案例概述

揚州市345國道西外環路是國家公路網規劃中的重要組成部分，被列入揚州市重大工程建設項目，全長30.91公里，涉及路基、路面、橋梁、交安設施等類型施工建設，總投資29億元，全線采用一級公路標準，2018年開工建設，并于2024年底實現全線通車，為揚州主城西部開辟一條南北向的交通通道，對沿線鄉鎮產業發展、貨物運輸、居民出行等具有重要意義。

該項目由揚州市人民政府組建的揚州西外環路建設指揮部負責工程現場管理，項目建成后納入揚州市普通國省道路網區域化管理體系，由揚州市公路事業發展中心進行統一管理。由揚州市公路事業發展中心承擔的課題“公路工程實時數據及電子文件單套制歸檔研究”隨著工程建設同步進行，開發出一套電子文件“全數據、全流程、全體系”的電子檔案管理系統，完成了電子簽名、全流程線上審批、元數據管理等電子檔案單套管理重要技術研究，實現了海量電子文件在線處理和歸檔。該項目電子檔案管理系統數據總量約105.64G，案卷2107卷，文檔28000份，總頁數31.95萬頁。電子檔案的在線歸檔范圍覆蓋了項目施工前到項目竣工完成驗收的各類資料，包括申報、計量、變更、檢查整改、質檢、質量評定、監理等資料以及圖紙、旁站記錄、日志等，文檔資料全部由管理系統產生并實行即時歸檔。

該項目試點的電子文件單套制歸檔研究課題被評為2022年揚州市檔案信息化建設優秀案例一等獎，并于2023年3月順利通過省檔案局組織的江蘇省檔案科技項目驗收。345項目電子文件單套制管理的成功施行為全市乃至全省工程建設項目檔案工作信息化發展、電子化轉型提供了有益的經驗，探索出工程建設項目電子檔案單套制管理的“揚州模式”。

二、支持性措施及取得的成效

（一）完善電子文件管理網絡機制

成立345國道西外環路項目檔案管理辦公室（下稱“項目辦”），明確專職檔案員負責項目檔案工作，特別是電子文件歸檔工作，建立各參建單位、監理單位等共同參與的檔案管理網絡。對工程項目管理人員和檔案人員進行電子檔案管理業務培訓，更新管理觀念、熟悉操作流程

同時，依據國家及省市建設項目檔案管理相關法律法規，項目辦制定了《揚州西外環路工程項目檔案管理辦法》《工程項目電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》等制度，統一標準、細化操作，明確項目建設過程中生成電子文件的權責歸屬、歸檔范圍、保管期限等，確保項目電子檔案管理有章可循、有據可依。

（二）夯實系統開發運行基礎

在項目電子檔案管理系統開發過程中，組織各相關部門和參建單位對西外環路項目建設全流程進行調研和梳理，進而構建詳細的項目進度流程圖，明確流轉程序、流程節點，梳理各流程涉及的電子表單、負責人等，為實現電子文件全流程過程管控做好充足準備。同時，根據項目實際落地實施情況，對檔案管理系統進行多場景功能測試，結合不同階段的典型問題在實際使用中對系統進行優化提升，為檔案管理系統的穩定運行夯實基礎。

（三）試點成效進一步推廣應用

經過4年多試運營，揚州西外環路公路工程電子檔案管理系統運行穩定，為工程開工建設及后期運營維護提供了準確、高效、便捷的基礎性保障。該公路工程電子檔案管理系統和電子文件單套制管理模式具有重要的推廣應用價值，先后成功運用于揚州市內331省道寶應段改擴建工程、328國道儀征段改擴建工程、333省道高郵東段改擴建工程及省內外如蘇州高鐵新城連接線、廣西岑溪至大新公路、新柳南高速等多個國省道及高速公路工程項目。同時，本項目形成的普通國省道公路工程實時過程數據及電子文件單套制歸檔管理模式對高速公路、航道水運、市政道路、建筑工程等均具有借鑒意義。

三、案例創新點

（一）實現檔案系統和業務系統協同管理

傳統項目業務管理系統與電子檔案管理系統基本上是相互獨立狀態，極大影響了電子文件管理和利用效率，針對這一弊端，345項目通過搭建業務系統與公路工程電子檔案管理系統接口，將業主方、設計方、施工方、監理方緊密聯系在一起，實現項目檔案與項目進度、質量、安全、造價等業務高度協同，開展日常電子文件處理與歸檔整理工作，是揚州乃至全省交通行業功能領先的工程檔案綜合管理平臺。在項目管理系統中，各參建單位對工程項目涉及的質量報驗、計量支付、變更管理、安全管理等文件處理進行全流程“無紙化”辦公，同時將待歸檔電子文件等打包傳輸至電子檔案管理系統在線接收平臺，實現了電子文件的在線歸檔。

（二）構建電子文件全生命周期管控體系

1.建立完備的目錄數據庫

明確各參建單位收集、整理、歸檔的文件內容和范圍，建立起詳細的電子檔案管理數據結構樹，為全流程電子檔案單套制管理提供技術支撐。項目檔案電子化管理系統根據不同需要，對電子檔案進行分類、多重組卷，自動生成完備規范的目錄數據庫。使用NET技術，數據庫自動生成組卷所包含的檔號、責任者等案卷屬性及案卷封面、卷內目錄、備考表；利用智能數據檢驗技術，實現對電子檔案的自動編頁、檢索、查找、對比、排序、糾錯、警示等功能。

2.實現多元的智能數據檢索功能

借助多元技術實現電子檔案的智能檢索利用，以編碼技術、OCR識別技術、SOA、云計算、XML、元數據等為技術線路，應用WEB技術開發前端頁面，將文件編碼所隱含信息與檢索查詢鏈接，根據關鍵字、編號等信息對電子檔案進行案卷題名、卷內目錄、全文等不同類型檢索，極大提升電子檔案查詢和利用效果。

3.建立嚴格的AI電子簽名系統

在電子簽名時進行人臉識別，為西外環路建設項目135名管理、技術人員制作頒發電子簽章，應用電子簽名技術對電子文件進行“一步一簽”審批管理，并實時生成可靠的原生電子文件。電子簽章技術保證簽名簽章的真實有效，解決了以往手動簽名花費時間較長等問題，也使得管理流程更加可控并可追溯。

4.實現電子表單全過程線上審批

構建詳細的項目進度流程圖，明確流轉程序、流程節點，梳理各流程涉及的電子表單、負責人。將建設項目中所有質量、費用、安全等方面的審批、整改、變更共計158張標準化報表全部納入電子審批流程。結合業務流程，確保表單可以直接在線生成、審核并自動轉入文件歸檔中心歸檔，最大程度減輕人工錄入、審核、簽批和歸檔的工作量，弱化以往審核周期較長弊端，實現建設項自電子表單全部在線流轉和電子文件全生命周期管理

（三）助力項目建設提質增效、廉潔管理

該項目以電子文件“單套制”管理為核心，搭建工程項目管理系統和公路工程電子檔案管理系統，形成工程檔案電子化管理工具，以數智化、智能化手段有效解決多源數據不統一、審批簽字流程復雜、歸檔過程冗長等問題，實現了審批的透明化、公開化，最大程度降低人為操作空間，為工程項目廉潔管理提供技術支持。隨著電子檔案管理系統的應用，345西外環路建設項目累計節省技術人員配備費用約80余萬元，縮減檔案重復工作量近80% ，節約工程項目檔案歸檔用時近 75% ，節省紙張近600萬張，節約印刷和掃描成本超30萬元，減少手工簽名超5萬個，減少碳排放約4600千克，進一步促進項目提質降本增效和綠色低碳發展，為打造智慧、綠色、精品、廉潔百年品質工程貢獻檔案力量。

四、相關思考和建議

從應對經濟社會數字化轉型以及滿足檔案信息化自身發展需要出發，電子檔案單套管理成為新時代檔案工作者面臨的“必答題”。在數字化轉型過程中，結合前文項目案例實踐經驗，基于工程項目檔案數字化工作的實際需求、價值導向和期望目標，本文最后就如何進一步提升工程項目領域電子檔案單套管理提出相關思考和建議。

（一）推動形成數字化檔案管理模式

在電子文件單軌制管理的實施中，傳統的檔案管理理念、管理對象、管理目標、管理方式等都發生了前所未有的變化，傳統的檔案工作人員在技術應用、新理念的轉變、數字能力的培養等方面均需要提升[4。受限于實體檔案管理的慣性思維，部分工程項目機構和人員未認識到電子文件歸檔和電子檔案管理的重要性、迫切性。要從檔案管理觀念上做根本轉變，通過宣傳培訓、流程再造、制度約束等方式，推動信息化管理貫通檔案全生命周期，包括形成、收集、整理、保管、利用等各個階段。同時，檔案工作人員要提升檔案業務水平和信息技術應用能力，推動工程項目檔案工作從以紙質檔案管理為主導的模式轉向以數字化檔案信息管理為主導的模式。

（二）完善電子檔案單套管理制度規范

當前實施電子文件歸檔和電子檔案單套管理的社會制度環境已逐漸成熟，國家檔案局陸續制定的相關標準和制度已經發揮指導和規范作用。在國家宏觀政策的指導下，省市地方、工程建設主管部門應根據試點經驗和實際需要，圍繞工程項目電子文件的產生、流轉、歸檔、存儲、利用、安全等環節，制訂更具針對性、操作性的電子檔案單套管理的制度規范，以便于工程項目電子檔案單套管理從試點走向更廣泛的推廣應用。

（三）深化檔案數據開發應用

一方面，要在電子檔案管理系統建設過程中，加強工程項目電子檔案“四性”防護，保證電子數據傳輸過程中的真實性、完整性、可用性和安全性的全程管控，為后續工程運營養護、維修改造提供安全、準確的數據支撐。另一方面，大力應用云計算、大數據、人工智能等技術，充分發揮信息數據對工程建設的支持服務作用，促進工程項目檔案數據的挖掘與重構，實現數據價值最大化，從而促使檔案數據向知識成果轉化，賦能行業數字化轉型發展。

（四）協同培育單套制管理運行環境

加快構建工程項目檔案單套管理整體運行環境，各管理部門、建設單位、參建單位等要加強協同聯動。交通、住建等主管部門要更多關注工程項目電子檔案單套管理的社會價值和經濟價值，對于滿足電子檔案單套管理標準規范、獲得許可的項目應優先給予資金和技術支持。檔案主管部門應加強電子檔案單套管理的業務指導，總結可復制、可推廣的電子檔案單套管理經驗。建設單位履行檔案管理主體責任，在實踐中不斷完善工程項目子檔案管理系統功能，推動電子檔案單套管理從“學步”到成熟。同時，綜合檔案館、城建檔案館等檔案接收保管單位，要制定接收標準、開發電子檔案單套接收平臺、開展業務培訓，形成完整的單套制歸檔，實現歸檔電子文件全生命周期的閉環管理

參考文獻：

[1]燕鵬，舒忠梅.基于BIM技術的大型建設項目電子檔案協同管理[].北京檔案，2021（3）：31.

[2]中辦國辦印發《“十四五”全國檔案事業 發展規劃》[EB/OL]．［2024-09-25].https：// www.saac.gov.cn/daj/toutiao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtm

[3]電子檔案單套管理一般要求（1-DA/T92-2022）［S］.北京：國家檔案局，2022

[4]張寧.工程項目電子文件單軌制管理的理念與模型研究［M」.北京：中國文史出版社，2023.

作者單位：揚州市公路事業發展中心