淺談取消就業報到證后高校學生檔案轉遞工作的調整策略

2022年5月，國務院辦公廳《關于進一步做好高校畢業生等青年就業創業工作的通知》指出“從2023年起，不再發放《全國普通高等學校本?？飘厴I生就業報到證》和《全國畢業研究生就業報到證》（以下統稱“就業報到證”），取消就業報到證補辦、改派手續，不再將就業報到證作為辦理高校畢業生招聘錄用、落戶、檔案接收轉遞等手續的必需材料”。國家新政策在全國各高校推行一年多來，學生檔案轉遞工作在實際操作中面臨一系列變化和問題，需要認真總結和梳理，并作出相應的調整策略。

取消就業報到證給高校學生檔案管理工作帶來新變化

國家推行新政策以來，雖然簡化了高校畢業生的求職就業手續，但也給高校學生檔案管理工作帶來了挑戰，特別是學生檔案轉遞工作面臨新的變化和問題。以為例，學生檔案管理實行校院分級管理體制，就業中心學生檔案室（以下簡稱“學生檔案室”）和學院各司其職、各負其責。學院負責畢業生畢業材料的收集、審核、整理和移交，學生檔案室負責畢業生檔案材料的驗收，辦理畢業生檔案的轉遞。取消就業報到證后，學生檔案室在學生檔案信息數據的收集與審核、學生檔案轉遞單數據的獲取與導入、畢業生變更畢業去向手續以及學生檔案轉遞流程等方面均發生相應變化。

一、學生檔案信息數據的收集和審核發生變化

取消就業報到證前，學生檔案室依據就業報到證抬頭單位信息收集學生檔案寄送信息，并核對就業報到證抬頭單位與畢業生在就業管理信息系統（以下簡稱“就業系統”）登記的檔案接收單位是否一致；取消就業報到證后，學生檔案室依據畢業生在就業系統登記的畢業去向信息收集檔案信息數據，即經學院、學校兩級審核通過的數據即為最終的檔案寄送信息。從工作程序上來看，實際操作更加方便快捷。

二、學生檔案轉遞單發生變化

取消就業報到證前，我校就業系統已經實現批量導出統一樣式的學生檔案轉遞通知單，內容包括畢業生學號、姓名以及學生檔案室的聯系方式和詳細地址等信息。2023年6月，國家人力資源和社會保障部辦公廳、教育部辦公廳聯合發布《關于積極穩妥做好高校畢業生檔案轉遞接收工作的通知》指出：“高校要根據畢業去向登記信息，認真填寫《高等學校畢業生檔案轉遞單》，明確就業單位名稱、轉遞編號等信息…”為進一步將國家新政策的要求落實落地，學生檔案室通過一年多的工作嘗試，積極和就業系統開發公司溝通反饋，提出詳盡的系統功能配置參數需求，在今年畢業季之前已全面實現新版檔案轉遞單的測試驗收。就業系統后臺通過從“畢業派遣管理”模塊中抓取畢業生生源信息、就業單位信息以及檔案接收單位信息，在“檔案清單管理”模塊中生成新的高等學校畢業生檔案轉遞單。從今年寄送的畢業生檔案情況來看，新版檔案轉遞單已經得到大多數檔案接收單位的認可和使用，成為接收畢業生檔案的重要憑證，為我校畢業生檔案轉遞工作的順利完成奠定了堅實基礎。

三、畢業生變更畢業去向手續發生變化

取消就業報到證前，如畢業生違約簽了新的就業單位，需在就業系統“畢業派遣管理”模塊“就業反饋/改派”中提交改派申請，同時還需提交相關紙質材料（就業報到證原件等），由就業中心統一報送湖北省高等學校畢業生就業指導服務中心（以下簡稱“省中心”）審批后申領新的就業報到證下發給各學院，各學院輔導員整理并向學生檔案室移交，學生檔案室完成替換就業報到證的白聯，辦事流程非常繁瑣且耗時耗力。取消就業報到證后，畢業生如畢業去向發生變化，只需在就業系統“畢業派遣管理”模塊“就業反饋（變更登記）”中提交申請，經學院、學校兩級審核通過，學生檔案室依據審核通過的最新檔案信息數據轉遞檔案，實現“讓數據多跑路，學生少跑腿”，極大地簡化了畢業生變更畢業去向手續。

四、學生檔案轉遞流程發生變化

取消就業報到證前，畢業生如果辦理了改派手續，學生檔案室需要把新的就業報到證白聯放入畢業生檔案袋后才能轉遞檔案。如果檔案袋已經集中密封蓋章，學生檔案室還需拆封檔案袋再替換成新的就業報到證白聯后重新將檔案袋密封蓋章，過程非常麻煩。取消就業報到證后，畢業生去向如果發生變化，僅需在就業系統登記畢業去向信息和檔案寄送信息，經學院、學校兩級審核通過后確認檔案寄送信息，同時學生檔案室提前在全國高校畢業生畢業去向登記系統（以下簡稱“全國系統”）下載全部畢業生的檔案轉遞編號，統一批量導入就業系統，再由學院輔導員集中打印畢業生檔案清單和檔案轉遞通知單，導入和打印檔案轉遞單手續全部在就業系統中實現，減少了繁瑣的人工操作。

指出“取消高校畢業生離校后到公共就業人才服務機構辦理報到手續”，“戶籍和檔案接收管理部門、公共就業人才服務機構可通過查看學歷證書、勞動（聘用）合同（就業協議、錄用接收函）等，或通過全國高校畢業生畢業去向登記系統查詢離校時相應畢業去向信息”。從今年學生檔案室收到郵局退回的畢業生檔案來看，退回的原因大多是畢業生未在戶籍所在地的公共就業人才服務機構辦理調檔手續。分析原因主要有兩個方面，一是部分地方公共就業人才服務機構尚未貫徹落實國家新政策，沒有在全國系統查詢核驗畢業生畢業去向信息，二是地方公共就業人才服務機構在接收畢業生檔案后沒有及時跟學生檔案室溝通反饋，仍然保留老舊的檔案管理工作模式，這些都給學生檔案室學生檔案轉遞工作帶來一定的阻礙。

三、畢業生畢業去向變更后檔案轉遞單更新存在滯后

以我校為例，畢業生如需變更畢業去向，首先在就業系統“畢業派遣管理”模塊“就業反饋（變更登記）”中申請，經學院、學校兩級審核通過后，由學校統一報省中心，再由省中心報送全國系統完成數據上報，學生檔案室專職管理人員再從全國系統統一批量下載新的檔案轉遞編號后批量導入就業系統中生成新的檔案轉遞單。在這期間，畢業生原檔案轉遞單可能已隨其檔案轉遞到檔案接收單位，而新的檔案轉遞單只能通過補寄來完成。

取消就業報到證后高校學生檔案轉遞工作出現的新問題

一、畢業生去向登記不及時、不準確

由于學生檔案意識薄弱，畢業時未按要求嚴格在就業系統登記畢業去向，造成學生檔案信息登記不及時、不準確。比如：有的畢業生未登記具體的檔案寄送信息，有的畢業生登記的檔案寄送信息錯誤，有的畢業生工作單位發生變化，但未及時在就業系統變更畢業去向，這些都導致學生檔案室無法正常轉遞學生檔案。

二、地方公共就業人才服務機構檔案接收銜接工作不順暢

2023年5月，中共中央組織部、人力資源社會保障部等五部門聯合發布《關于做好取消普通高等學校畢業生就業報到證有關銜接工作的通知》，

新政策下高校學生檔案轉遞工作的調整策略

針對取消就業報到證后高校學生檔案轉遞工作出現的新變化和新問題，本文建議高校應在強化畢業生檔案意識、落實畢業去向登記制度、加強全過程管理、加強與相關部門的聯動配合等方面下功夫，拿出具體的調整策略，確保高校畢業生檔案轉遞工作平穩有序開展。

一、強化畢業生檔案意識，嚴格落實畢業去向登記制度

針對畢業生檔案意識薄弱的現象，學生檔案室在去年畢業季通過官網、就業系統以及微信公眾號等多種渠道推出《關于畢業生檔案的那些事兒》推文，詳細介紹畢業生檔案的內容、作用、檔案信息登記流程、檔案轉遞去向、檔案轉遞方式、檔案去向查詢等基本檔案常識。只有畢業生自身意識到檔案的重要性，準確登記畢業去向信息，在學校轉遞檔案后密切關注檔案轉遞進展、及時向檔案接收部門確認檔案接收情況，學生檔案轉遞工作才能朝著良性循環的方向發展，學生檔案才能真正發揮其利用價值。

二、加強全過程管理，進一步完善畢業生檔案轉遞工作制度

一是嚴格做好畢業生檔案寄送信息審核工作。取消就業報到證后，學生檔案室依據就業系統審核通過的數據轉遞檔案，但在實際核對檔案寄送信息時仍發現不少問題。比如：有的畢業生沒有分配具體工作崗位，在登記檔案接收信息時檔案接收人、接收電話和詳細地址均填的是“待定”；有的畢業生雖然登記的檔案接收單位信息無誤，但實際檔案接收信息卻填的是自己的電話和地址；有的畢業生登記的檔案接收單位名稱不全或檔案接收地區不準確，這些情況都會影響學生檔案的正常投遞。針對這類情況，學生檔案室主動與學院輔導員或畢業生本人一對一溝通聯系，督促畢業生盡快在就業系統完善檔案寄送信息，從而有效推動學生檔案的順暢轉遞。

二是及時更新畢業生檔案轉遞單。針對畢業生畢業去向發生變化的情況，學生檔案室在接到學生電話或郵件咨詢后，及時從就業系統打印新的檔案轉遞單并裝入學生檔案袋內，從而完成學生檔案的正常轉遞。如果畢業生的檔案轉遞單尚未更新就已隨其檔案一起寄走，學生檔案室在接到畢業生或檔案接收單位的電話后及時打印新的檔案轉遞單并單獨寄送，確保檔案接收單位正常驗收畢業生檔案。

三是做好退回畢業生檔案的再次轉遞。每年學生檔案室定期對退回的畢業生檔案進行分類整理，做好系統登記并及時入庫上架。對于地方公共就業人才服務機構退回的學生檔案，學生檔案室第一時間與學生本人或地方公共就業人才服務機構溝通聯系，確認檔案退回原因并積極提出轉檔建議，協助完成畢業生檔案的再次轉遞。

四是配合畢業生檔案接收單位做好檔案驗收工作。從今年學生檔案室接到檔案接收單位的電話咨詢來看，有個別畢業生尚未提供全國系統檔案轉遞報告而無法完成檔案核驗和接收工作，學生檔案室第一時間在全國系統下載檔案轉遞報告并發給學生轉給檔案接收單位。

三、加強與相關部門的聯動配合，杜絕各自為陣的工作模式

第一，在每年畢業季，學生檔案室與各學院緊密配合，集中驗收畢業生的畢業材料，對于不符合寄送條件的學生，及時跟學院輔導員或學生本人溝通反饋，督促學院盡快補充相關材料或完善畢業生檔案寄送信息，保證畢業生檔案轉遞工作的規范性，減少不必要的退檔情況發生。

第二，在每年畢業季，學生檔案室與郵政EMS合作共同完成畢業生檔案轉遞工作。一方面，學生檔案室及時將郵局提供的畢業生檔案快遞單號導入就業系統，畢業生可通過就業中心官網或微信公眾號查詢自己檔案的去向；另一方面，學生檔案室請郵局提供當年全部畢業生的檔案郵遞簽收清單，為畢業生檔案去向查詢提供基礎保障。

第三，就業中心定期將每年更新的地方公共就業人才服務機構通信地址批量導入就業系統，畢業生在登記畢業去向時（僅限畢業生檔案轉回戶籍所在地或工作所在地的公共就業人才服務機構）可依據就業系統內設的地址信息填寫檔案寄送信息。此外，學生檔案室在審核畢業生檔案寄送信息時，若發現畢業生填寫的具體檔案接收信息不準確，應及時與畢業生聯系溝通，督促其更正檔案寄送信息，確保畢業生檔案的準確投遞。

總之，國家取消就業報到證的新政策推行一年多來，如何真正將政策執行到位，還需要全國各高校檔案管理部門、就業單位以及地方公共就業人才服務機構花時間去磨合、適應、改進和調整。只有不斷總結高校畢業生檔案轉遞實際工作中的經驗與教訓，創新學生檔案管理工作的方式、方法，同時加強與各部門之間的協同配合，進一步簡化畢業生檔案轉遞銜接工作流程，高校畢業生檔案轉遞工作才能順暢開展，畢業生檔案才能真正為畢業生未來的職業發展起到保駕護航的作用。

作者簡介：

喬南，1981年1月生，女，漢族，湖北武漢人，就職于學生就業指導與服務中心，事業職員7級，研究方向為檔案管理；廖莎，1981年5月生，女，漢族，湖北武漢人，就職于研究生院，事業職員7級，研究方向為教育管理。