以數字之力，啟檔案新程

模式逐漸由人工管理向數字化方向轉型，有助于挖掘檔案應用價值，提高檔案管理水平。文章以數字化賦能學校檔案管理創新發展為研究對象，闡述了學校檔案數字化轉型的意義?；跀底只瘷n案管理原則，針對學校檔案數字化轉型問題，提出幾點建議，希望為相關人士提供參考。

學校檔案數字化轉型的意義

提高檔案管理效率

互聯網時代，學校檔案數據數量呈爆發式增長，紙質檔案管理模式無法滿足信息保存、檢索及學校職能部門數據共享的需求。相較于紙質檔案管理，數字化檔案管理模式能節約檔案管理空間，提高信息檢索和存儲效率，保障檔案信息的完整性。通過在數字化檔案管理信息系統中設置信息收集、篩選、歸檔、存儲和檢索等功能，與其他系統集成管理，實現對學校檔案資料的全生命周期管理。學校作為現代教育體系的重要組成部分，經營管理和決策過程中需要大量數據支撐，數字化檔案管理轉型能挖掘檔案潛在價值，支撐管理者決策，提升學校內部管理水平，為學校健康發展創建良好環境。數字技術的應用，能減輕檔案管理人員的工作負擔，解決因人工誤差導致的資料不完整問題，實現檔案管理自動化，提高檔案管理效率。

保障檔案數據安全

學校在運行中會產生大量數據，如教職工個人信息、財務數據等，若出現信息丟失情況，將會存在較大安全隱患，不利于學校數據安全管理和隱私保護。在檔案數字化管理中，技術人員需做好安全防護工作，利用防火墻、加密技術、身份識別等手段，維護檔案系統中數據的安全，防止信息丟失、泄露等。當前，我國大部分學校在檔案數字化轉型中應用了安全防護技術，包括密鑰技術、數字水印等，以保護檔案數據安全，預防數據丟失風險。這一舉措能提高學校數據安全管理水平，營造良好的檔案管理氛圍，為學校數字化轉型提供豐富的經驗。

提高學校教學水平

檔案管理數字化轉型后，可以通過大數據技術收集學校各部門產生的數據，使管理者了解學校運行情況、教職工隊伍建設情況及學校財務狀況，并根據教育部門要求制定管理策略和學校未來發展規劃方案。在具體操作中，學?？赏ㄟ^信息技術分析教育未來發展趨勢，結合當前管理問題健全管理制度，優化并創新學校內部管理模式，以提升學校教學質量，培養更多優秀人才，為社會和國家發展輸送新時代人才。例如，學?？梢越柚鷻n案管理系統了解教職工的教學能力、教學水平、科研成果，基于此制定教職工隊伍培訓方案，利用個性化培訓活動夯實教職工的理論基礎，培養其創新能力，使學校教育工作高效運行。

實現資源信息共享

資源共享是數字化檔案管理的功能之一，數字化管理系統可整合多個部門的信息，包括學科教研、教職工隊伍建設、資源分配、教學成效等。由于學校信息數據多，涉及多個部門，所以在數字化檔案管理過程中，可以根據學校需求構建協同機制，明確檔案管理部門的責任及其他部門的義務，減少信息重復和交叉現象。同時，避免出現“數據孤島”，以防影響檔案數據管理。此外，學校可以與政府部門、第三方機構共同參與檔案管理系統的開發和相關工作，維護檔案系統穩定運行，實現檔案資源共享。為防止檔案資源共享中出現質量或者其他問題，應制定數據管理標準，簽訂數據交換協議，規范參與數據共享的機構（部門）的行為，加快數據流通速度，提升檔案數據的應用效果。

學校檔案數字化管理原則

服務性

檔案數字化管理的目的是為學校提供優質服務，使學校依托豐富的檔案數據實現更健康的運行。為實現檔案管理的目的，在數字化建設中應堅持服務性原則，以滿足師生管理需求為前提，根據檔案事業發展趨勢，構建符合學校實際情況的檔案管理模式，對接學校其他信息系統，提高檔案管理質效，為學校師生提供更精準的服務。

創新性與共享性

學校建設數字化檔案時，以智慧校園為依托，以提高檔案管理水平為目的，通過創新檔案管理系統的服務模式并拓展功能，滿足用戶多元化需求，使檔案資料在管理中發揮最大效能。同時，檔案管理部門應主動與其他部門溝通，建立溝通機制，及時獲取其他部門的檔案數據，實現檔案資料共享共治。

循序漸進

學校檔案資料多，涉及多個部門和領域，這就需要檔案管理人員遵循循序漸進的原則，按照檔案類型和特點有計劃地開展工作，確保檔案數據及時處理。在具體操作中，可以借助信息技術將紙質檔案轉化為數字形式，這既便于檔案管理人員獲取、管理數據，又能推動檔案數字化建設有序進行。

真實性

數字化檔案管理須堅持真實性原則，確保檔案信息的真實和完整，防止數據不完整影響檔案價值。檔案中記錄了大量真實事件和資料，如果出現虛假信息或不完整的數據，會降低檔案的應用價值，難以發揮檔案資料在學校管理中的作用。因此，為確保檔案數據的真實性，檔案管理部門可以從基礎設施、數字化技術等方面入手，做好檔案信息的收集和篩查工作，保證檔案數據的真實性，加快檔案數字化建設進程。

學校檔案管理數字化轉型存在的問題

軟硬件設施更新不及時

檔案管理數字化建設的前提，是學校具備穩定運行的硬件設備和現代化軟件系統，以滿足海量檔案信息存儲的需求。尤其是智慧校園環境下，學校更需要做好軟硬件設施的升級和管理工作，通過建設數據庫，確保檔案管理系統穩定運行。紙質檔案側重信息管理，對軟硬件設施需求不高，因此，學校容易忽視軟硬件設施的更新升級，導致現有系統無法滿足檔案管理需求。在數字化檔案建設中，應明確軟硬件設施更新的重要性，結合智慧校園建設要求及時更新設備，營造數字化工作環境。

檔案管理人員素質參差不齊

數字化檔案的建設，需要工作人員具備數字化管理意識，能熟練運用信息系統完成檔案的收集、分析、歸檔、存儲等工作。學校檔案管理人員素質參差不齊，主要表現在以下兩方面。第一，部分檔案管理人員對數字化工作認知片面。檔案管理數字化轉型的前提是檔案管理人員具備數字化工作意識，能根據上級要求主動創新檔案管理模式。部分管理人員認為數字化管理就是利用計算機工作，忽視檔案系統的維護、紙質檔案數字化轉型，制約數字化檔案建設進程。第二，專業人員匱乏。部分學校缺少專業的檔案管理人員，由其他崗位人員兼職檔案管理工作，其素質難以滿足數字化檔案管理需求。數字化檔案管理工作的專業性較強，管理人員需主動提升自身的業務能力和綜合素質，能夠根據數字化管理需求開展工作，完成對學校檔案資料的全過程管理。若檔案管理人員不具備數字化工作的意識和能力，將會影響學校的數字化發展，進而不利于智慧校園的建設。

缺少明確的檔案管理標準

學校未針對數字化檔案管理制定統一的標準，數字化檔案管理體系不完善。學校各部門檔案數據存在標準不統一、格式差異大的情況。學校在數字化管理中需統一各部門的數據處理標準，通過規范檔案格式確保檔案資源共享的高效性。檔案管理標準不統一，增加了檔案管理人員獲取數據的難度，加大了管理負擔，降低了數字化工作效率。究其根本，是學校對數字化檔案管理的重視不足，忽視數字化建設投入，造成標準不統一、考核制度不完善、監管不到位等問題，嚴重影響檔案管理的服務效果。

檔案數據安全管理不到位

學校檔案數字化管理主要以計算機、互聯網和大數據技術為主，由于依賴現代技術，檔案管理系統在運行中容易出現數據損壞、泄露等安全問題。若檔案管理人員不能及時發現安全問題，將會對學校發展造成重大影響。此外，部分學校會聘請第三方進行安全管理工作，容易忽視自身在檔案安全管理中的作用，如果出現黑客攻擊或安全防護失效情況，會導致重要信息泄露，給學校帶來損失。

數字化賦能學校檔案管理創新發展的路徑

健全智慧系統架構

學校智慧系統架構的完善，能有效對接檔案管理系統與其他信息系統，推動智慧校園的建設和發展。檔案管理工作比較復雜，涉及多個部門。信息系統建設需要考慮其他系統的數據接口和信息處理標準，通過頂層設計提高檔案管理水平。第一，學校需依托智慧校園系統平臺，設計檔案管理平臺，為檔案管理人員獲取其他部門的檔案數據提供便利。大多數學校智慧校園系統平臺運行相對成熟，可以滿足跨部門獲取信息的需求，比設計全新的檔案管理平臺更有性價比。技術人員可以將該平臺作為智慧系統架構，根據檔案管理需求，不斷完善和優化該系統的功能，推動檔案數字化轉型。第二，學校需成立專項基金。檔案數字化建設需要投入大量人力、物力，資金不足會影響數字化建設效果，無法實現紙質檔案的數字化轉型。因此，學?？梢葬槍n案數字化建設成立專項基金，使其成為檔案數字化建設的物質基礎，確保智慧架構建設工作順利進行。第三，通過開展校內調研，了解師生的需求，構建個性化檔案管理系統。受教育理念、教學環境等因素的影響，師生的檔案管理需求呈現多元化趨勢。校內調研能更精準地掌握師生對檔案的需求，構建符合學校發展需求的檔案管理系統，滿足師生基本需求，提高檔案服務水平。第四，及時更新和優化智慧系統架構。信息技術更新速度較快，對數字化檔案管理要求較高。如果學校不能及時更新和升級信息技術，會影響檔案管理系統的穩定運行。所以，技術人員應根據學校需求，主動更新技術，將人工智能、區塊鏈等現代化技術應用到檔案管理系統中，維護系統穩定運行，確保檔案數字化建設的前沿性。

例如，我國某學校的智慧校園系統平臺包含0A系統、教務系統、學生成長導航平臺、網絡教學平臺、愛數云文檔、教師檔案管理系統、教師專業發展平臺、學徒制管理系統、圖書館OPAC、實訓室管理系統、數據可視化平臺、實訓平臺等，在檔案數字化建設中，以智慧校園平臺為基礎，構建檔案管理系統，通過對接該平臺，實現教師、教學、學生等方面信息的自動收集，保證信息收集的全面性，提升數字化檔案管理的質效。

加強人才隊伍建設

數字化檔案管理模式下，學校需做好人才隊伍建設工作，轉變檔案管理人員對數字化轉型的認知，引導其主動學習數字化檔案管理相關知識，提高檔案管理人員的數字化工作能力。培訓是建設數字化檔案管理人才隊伍的方法之一，學校可以根據數字化檔案管理需求，組織多元化培訓活動，將信息系統使用方法、相關法律法規、數字化檔案管理要求等融入培訓內容，利用理論與實踐案例結合的方式，幫助檔案管理人員正確認識數字化檔案，提高其專業能力。例如，結合學校數字化校園建設規劃、檔案數字化系統建設項目實施內容、檔案管理系統具體功能等內容，立足學校檔案管理需求，重點對檔案管理系統與0A協同辦公、0A電子文件采集、學校智慧校園平臺辦公系統數據對接進行詳細講解，對收集、錄入、查借閱實物檔案與電子檔案的流程等進行實操演示，使參與培訓人員在學習中掌握信息系統的操作方法。此外，學校可以組織人才招聘活動，解決專業人才不足的問題。為引進專業人才，學校需確立數字化檔案管理崗位招聘標準，明確應聘條件，面向社會和校內進行招聘，選擇符合數字化管理需求的人才，充實學校數字化檔案管理人才隊伍。為激發檔案管理人員工作熱情，學校應制定獎懲機制，對積極參與數字化建設、按時完成檔案管理任務的員工給予獎勵，對消極怠工、數字化工作能力差的員工進行懲處。

確定數字化檔案建設標準

針對檔案數字化建設中標準不一致、管理體系不完善的問題，學校應采取以下措施。第一，統一思想。為加快檔案數字化進程，管理者應轉變思想觀念，明確數字化檔案與傳統檔案管理模式的差異，發揮帶頭作用，主動參與數字化檔案建設，落實數字化檔案管理建設責任。第二，及時創新檔案管理模式。新時代背景下，學校應主動創新檔案管理模式，利用現代化技術手段革新檔案管理理念和模式，拓展檔案管理系統功能，挖掘檔案資源價值，激發學校檔案管理的內部發展動力。第三，立足互聯網，健全檔案管理現代化工作體系。學校在構建現代化檔案管理工作體系時，應主動應用互聯網技術，完善檔案管理流程，提高檔案管理人員信息化工作能力，推動檔案管理規范化進程。第四，構建安全管理體系，營造安全管理氛圍。為確保檔案資料的完整性，學?？梢越M織宣傳活動，培養檔案管理人員的安全意識，減少安全管理問題，推動檔案事業可持續發展。

加大檔案安全管理力度

為凸顯檔案管理在學校發展中的作用，應做好檔案安全管理工作，借助數字技術構建智慧防御機制。一方面，監督檔案管理全過程。檔案管理人員應具備互相監督的意識，控制檔案管理細節，主動規避檔案管理風險。另一方面，提高技術人員的安全管理意識。檔案管理人員應針對已經構建的檔案管理系統，設置安全防護技術，并定期檢查信息系統和硬件設備的運行情況，防止因軟硬件問題出現安全隱患。此外，檔案管理部門應制定密級處理機制，約束檔案管理人員的行為，維護檔案信息的安全。

綜上所述，檔案管理作為學校管理工作的一部分，應加快數字化轉型。根據智慧校園建設需求構建數字化檔案管理系統，通過人才隊伍建設、檔案安全管理、智慧系統架構等措施，解決紙質檔案管理效率低、工作量大的問題，提高檔案管理質效，推動學校檔案管理向自動化、數字化方向發展。

（作者單位：三明市列東中學）