數(shù)字化轉(zhuǎn)型視域下高職院校檔案管理研究

中圖分類號(hào)：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdk.2025.11.040

Research on Archives Management in Higher Vocational Colleges from the Perspective of Digital Transformation

GU Chenming

（Hunan Urban Construction College， Xiangtan， Hunan ）

AbstractWith thecontinuous advancementofthereform ofthe higher education system，the management ofuniversity archives is facing more newrequirements.Inthe context of digital transformation，vocational colegesshould strengthen archivemanagement，fullyutilizetheadvantagesofdigitaltechnology，andenancearchiveinformatizationconstruction. Based on this，the article analyzes the significance ofarchive management in vocationalcollges from the perspective of digital ransformation，and proposes eectivestrategies forarchivemanagementinvocationalcolleges，inorder toprovide som referenceand inspirationforpromoting the digital transformationofarchive managementinvocationalcoleges，and thus promotingthestandardization，nomalization，andsientificizationofarchivemanagementinvocationalcolegesin China， and improving the level of archive management in vocational colleges in China.

Keywordsdigital transformation; higher vocational colleges; archives management

檔案管理作為高職院校管理體系的重要組成部分，不僅承載著教學(xué)、科研和行政管理的核心數(shù)據(jù)，還直接影響校務(wù)管理的科學(xué)性、資源利用的高效性及教育質(zhì)量的提升。傳統(tǒng)管理模式下，檔案管理存在分散化、效率低、資源利用不充分等問題，難以滿足數(shù)字化發(fā)展需求。在此背景下，通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型，高職院校可實(shí)現(xiàn)檔案的高效整合、數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)和服務(wù)優(yōu)化，從而為教育治理現(xiàn)代化注入新動(dòng)力。

1數(shù)字化轉(zhuǎn)型視域下高職院校檔案管理的意義

1.1有利于推動(dòng)檔案服務(wù)智能化

數(shù)字化轉(zhuǎn)型為高職院校檔案管理帶來了全新的發(fā)展機(jī)遇，通過智能化手段推動(dòng)檔案服務(wù)向更加高效、精準(zhǔn)和便捷的方向發(fā)展。檔案服務(wù)智能化的核心在于利用先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)，如人工智能、大數(shù)據(jù)分析和云計(jì)算等，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全流程優(yōu)化，從檔案的收集、分類到存儲(chǔ)、利用，都能夠更加科學(xué)化和規(guī)范化。對(duì)于高職院校而言，檔案管理不僅涵蓋學(xué)生檔案、教師檔案等基礎(chǔ)資料，還涉及教學(xué)資源、科研成果等多元化內(nèi)容，其管理需求復(fù)雜且動(dòng)態(tài)性強(qiáng)。智能化服務(wù)能夠顯著提升檔案查詢、共享和使用的效率，為師生提供更加及時(shí)和精準(zhǔn)的服務(wù)支持1]。此外，智能化服務(wù)有助于提高高職院校的檔案管理質(zhì)量，減少傳統(tǒng)管理模式下因人工干預(yù)導(dǎo)致的誤差和效率低下問題。借助智能化系統(tǒng)，高職院校檔案管理可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化歸檔、動(dòng)態(tài)更新和智能檢索，增強(qiáng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性，滿足現(xiàn)代教育管理對(duì)高效決策的需求。

1.2有利于實(shí)現(xiàn)校務(wù)信息透明化

數(shù)字化轉(zhuǎn)型賦予高職院校檔案管理更高的透明化潛力，推動(dòng)校務(wù)信息的公開性與可信度不斷提升。檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型通過實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中化、規(guī)范化和可追溯性，

為校務(wù)信息透明化奠定基礎(chǔ)。高職院校校務(wù)檔案涉及教學(xué)計(jì)劃、學(xué)生評(píng)估、科研成果、財(cái)務(wù)分配等多領(lǐng)域內(nèi)容，這些信息的數(shù)字化管理可以打破傳統(tǒng)管理模式下因檔案分散、信息滯后而導(dǎo)致的不公開現(xiàn)象，使師生能夠更加便捷地獲取校務(wù)信息。在資源分配、招生錄取、師資考評(píng)等敏感領(lǐng)域，透明化的檔案信息有助于樹立學(xué)校管理公平、公正的形象。同時(shí)，信息透明化在師生信任構(gòu)建方面同樣具有重要意義。通過開放檔案信息，學(xué)生可以實(shí)時(shí)查詢自己的成績(jī)、評(píng)優(yōu)記錄、實(shí)訓(xùn)成果等關(guān)鍵信息，教師則能夠了解教學(xué)評(píng)價(jià)、晉升依據(jù)和工作安排等管理細(xì)節(jié)，從而減少對(duì)決策的不滿或疑慮。由此可見，數(shù)字化檔案管理所帶來的透明化，不僅是高職院校治理結(jié)構(gòu)現(xiàn)代化的重要體現(xiàn)，還是提升教育公平性、增強(qiáng)校園凝聚力和實(shí)現(xiàn)學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展的重要推動(dòng)力。

1.3有利于增強(qiáng)資源整合協(xié)同性

數(shù)字化轉(zhuǎn)型為高職院校檔案管理帶來了全面提升資源整合協(xié)同性的契機(jī)，通過檔案與教學(xué)、科研資源的深度協(xié)同，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)資源利用效率的最大化。一方面，檔案與教學(xué)資源的協(xié)同能夠優(yōu)化教學(xué)過程中的信息流動(dòng)，通過將學(xué)生學(xué)籍、成績(jī)、課程內(nèi)容等數(shù)據(jù)與教學(xué)資源進(jìn)行整合，學(xué)校可以實(shí)時(shí)追蹤教學(xué)進(jìn)度、學(xué)生學(xué)習(xí)情況以及教學(xué)資源的使用情況。這種協(xié)同機(jī)制使得學(xué)校能夠根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果靈活調(diào)整課程內(nèi)容、教學(xué)方法和實(shí)訓(xùn)安排，為教學(xué)質(zhì)量的提升提供精準(zhǔn)支持。另一方面，檔案與科研資源的協(xié)同有助于提高科研管理效率[3。通過將科研項(xiàng)目、科研人員、經(jīng)費(fèi)使用等數(shù)據(jù)整合到檔案管理系統(tǒng)中，科研人員和管理者可以更加高效地掌握資源分配和使用情況，避免重復(fù)投資或資源浪費(fèi)，進(jìn)而促進(jìn)教學(xué)與科研的雙向融合，為“雙師型\"教師的培養(yǎng)和科研成果轉(zhuǎn)化提供了強(qiáng)有力的保障。通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型，檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)資源的統(tǒng)一調(diào)度與高效分配，減少信息孤島的存在，提高資源利用效率。

2數(shù)字化轉(zhuǎn)型視域下高職院校檔案管理的有效策略

2.1引入數(shù)字平臺(tái)，推進(jìn)檔案智慧管理

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型視域下，高職院校檔案管理的智慧化發(fā)展離不開先進(jìn)的數(shù)字平臺(tái)的支持。引入數(shù)字平臺(tái)的首要任務(wù)是選擇適合高職院校實(shí)際需求、符合中國(guó)國(guó)情的系統(tǒng)平臺(tái)。為此，高職院校可選擇如“金蝶云·星瀚”數(shù)字檔案管理平臺(tái)、“泛微OA”協(xié)同辦公平臺(tái)，以及“華為云”云服務(wù)平臺(tái)等，這些平臺(tái)不僅具備數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、歸檔與管理功能，還提供了智能化的數(shù)據(jù)分類、檢索與權(quán)限管理等多維度服務(wù)。

首先，平臺(tái)通過數(shù)據(jù)歸集和統(tǒng)一管理將各類檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化存儲(chǔ)，從而打破信息孤島，確保各類檔案數(shù)據(jù)共享與同步。平臺(tái)的數(shù)據(jù)自動(dòng)化處理與智能分類功能使得檔案管理不再依賴人工干預(yù)，而是通過系統(tǒng)自動(dòng)化處理，實(shí)現(xiàn)高效的數(shù)據(jù)錄入、分類與存檔。此外，平臺(tái)的智能檢索功能借助自然語(yǔ)言處理（NLP）技術(shù)，實(shí)現(xiàn)模糊查詢與精準(zhǔn)定位，極大地提升了檔案查閱的便捷性，減少了查詢時(shí)間。

其次，平臺(tái)能夠積極集成教學(xué)資源與科研資源，打破各個(gè)部門之間的信息壁壘。例如，教學(xué)檔案數(shù)據(jù)可以與教務(wù)管理系統(tǒng)和學(xué)工系統(tǒng)對(duì)接，通過統(tǒng)一的數(shù)字平臺(tái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的無縫對(duì)接與實(shí)時(shí)更新。教學(xué)人員可以隨時(shí)查看學(xué)生的學(xué)籍、成績(jī)、實(shí)訓(xùn)記錄等信息，為教學(xué)優(yōu)化提供實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)支持。科研檔案數(shù)據(jù)同樣可以與相關(guān)科研管理系統(tǒng)對(duì)接，使得科研項(xiàng)目的進(jìn)展、成果與科研人員的檔案數(shù)據(jù)得以實(shí)時(shí)更新，從而提升科研管理的效率和透明度[4]。

最后，數(shù)字平臺(tái)還提供靈活的權(quán)限管理功能。檔案數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限可以根據(jù)用戶角色進(jìn)行分級(jí)管理，確保不同用戶只能訪問其所需的數(shù)據(jù)，以保護(hù)檔案數(shù)據(jù)安全。平臺(tái)支持對(duì)不同角色（如檔案管理員、教師、學(xué)生等）進(jìn)行靈活的權(quán)限配置，以避免信息泄露和權(quán)限濫用的風(fēng)險(xiǎn)。例如，檔案管理員可進(jìn)行數(shù)據(jù)的編輯和管理，教師可查看教學(xué)相關(guān)的檔案，而學(xué)生則可查詢個(gè)人檔案數(shù)據(jù)，從而保障檔案管理的精細(xì)化與安全性。

2.2整合教學(xué)數(shù)據(jù)，完善檔案資源體系

高職院校檔案管理通過整合教學(xué)數(shù)據(jù)能夠有效完善檔案資源體系，從而提高管理效率和資源利用率。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，高職院校應(yīng)掌握各部門不同類型的數(shù)據(jù)資源，如教學(xué)部門掌握學(xué)生的成績(jī)、課程設(shè)置、教學(xué)進(jìn)度等信息；學(xué)工部門負(fù)責(zé)學(xué)生學(xué)籍、實(shí)訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲情況等數(shù)據(jù)；科研部門則涉及教師科研成果、項(xiàng)目進(jìn)展、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等檔案數(shù)據(jù)。高職院校應(yīng)制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)則，包括數(shù)據(jù)格式、命名規(guī)范和分類結(jié)構(gòu)，以確保數(shù)據(jù)在整合過程中的可讀性和兼容性。例如，教學(xué)成績(jī)數(shù)據(jù)可以統(tǒng)一為“課程名稱一學(xué)期一學(xué)生成績(jī)\"格式，實(shí)訓(xùn)記錄則可按“學(xué)生姓名—實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目一完成情況”進(jìn)行命名。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化不僅幫助統(tǒng)一不同部門的數(shù)據(jù)格式，還可以方便后續(xù)的數(shù)據(jù)共享與系統(tǒng)對(duì)接。

在技術(shù)層面，首先，高職院校應(yīng)利用API接口技術(shù)實(shí)現(xiàn)學(xué)工系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)和科研管理系統(tǒng)的無縫連接，確保數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)同步與動(dòng)態(tài)更新。在實(shí)施過程中，學(xué)校可設(shè)立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換中心，配置國(guó)產(chǎn)中間件軟件（如華為云ROMA）作為系統(tǒng)橋梁，完成數(shù)據(jù)對(duì)接與格式轉(zhuǎn)換。具體包括：編寫數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)，明確數(shù)據(jù)字段定義和傳輸規(guī)則；對(duì)接部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和權(quán)限設(shè)置符合實(shí)際需求。同時(shí)，通過開發(fā)動(dòng)態(tài)檔案模塊，將學(xué)生學(xué)籍信息與課程成績(jī)、實(shí)訓(xùn)記錄等數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，建立完整的個(gè)人檔案視圖。其次，為保障數(shù)據(jù)共享的安全性，高職院校需引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)，采用哈希算法對(duì)共享數(shù)據(jù)進(jìn)行加密并實(shí)現(xiàn)分布式存儲(chǔ)，利用鏈上存證功能追溯數(shù)據(jù)來源，確保檔案數(shù)據(jù)傳輸過程中的保密性與可信度。最后，高職院校可依托統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，明確檔案數(shù)據(jù)的分級(jí)存儲(chǔ)和訪問權(quán)限。高職院校需部署一套支持權(quán)限分級(jí)的管理系統(tǒng)，如“金蝶云·星瀚”或用友U8，完成檔案數(shù)據(jù)的集中式存儲(chǔ)配置，包括設(shè)置多級(jí)分類目錄，將教學(xué)檔案劃分為學(xué)籍、成績(jī)、科研項(xiàng)目等模塊，并在系統(tǒng)中設(shè)立虛擬存儲(chǔ)分區(qū)，確保不同類別數(shù)據(jù)的邏輯隔離。同時(shí)，根據(jù)不同用戶群體的角色權(quán)限，學(xué)校需設(shè)立分層授權(quán)規(guī)則，制定檔案數(shù)據(jù)訪問清單。例如，檔案管理員可訪問全量數(shù)據(jù)，并進(jìn)行編輯、刪除等操作；教師僅可查看特定課程或班級(jí)的數(shù)據(jù)；學(xué)生則限于查詢個(gè)人檔案信息。為實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，系統(tǒng)需支持基于身份認(rèn)證的動(dòng)態(tài)權(quán)限分配，并利用日志記錄功能監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)訪問行為，確保隱私保護(hù)與權(quán)限合規(guī)。

2.3應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析，助力校務(wù)精準(zhǔn)決策

高職院校檔案管理通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的深度挖掘和科學(xué)利用，支持校務(wù)管理的精準(zhǔn)化和前瞻性決策，推動(dòng)學(xué)校數(shù)字化轉(zhuǎn)型的全面發(fā)展。為此，高職院校需引入國(guó)產(chǎn)化大數(shù)據(jù)分析工具，如阿里云Data-Works、華為FusionInsight等，通過這些工具，學(xué)校可以深入分析檔案內(nèi)容。例如，分析學(xué)生成績(jī)檔案、實(shí)訓(xùn)記錄和課程反饋等數(shù)據(jù)，評(píng)估教學(xué)效果，識(shí)別教學(xué)中的薄弱環(huán)節(jié)，進(jìn)而為課程優(yōu)化提供依據(jù)。同時(shí)，科研檔案的分析可以揭示科研活動(dòng)的資源分配情況，通過分析項(xiàng)目進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)使用和成果轉(zhuǎn)化情況，優(yōu)化科研管理。通過數(shù)據(jù)分析，學(xué)校能夠?qū)崟r(shí)掌握檔案資源的使用情況，識(shí)別出高頻訪問檔案類型，優(yōu)化資源配置，避免資源浪費(fèi)，提升檔案的使用效能。

在檔案管理的校務(wù)支持方面，高職院校需建立檔案數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)模型，用于監(jiān)測(cè)教學(xué)、學(xué)生和科研管理中的潛在風(fēng)險(xiǎn)。檔案部門可以結(jié)合學(xué)籍檔案和教學(xué)檔案，運(yùn)用時(shí)間序列分析技術(shù)（如在現(xiàn)有系統(tǒng)中添加ARIMA模型插件）監(jiān)測(cè)學(xué)生成績(jī)和出勤率的動(dòng)態(tài)變化，生成退學(xué)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警報(bào)告，及時(shí)反饋給學(xué)工部門。對(duì)于教師教學(xué)檔案的分析，可通過關(guān)聯(lián)分析方法挖掘教師工作量與教學(xué)質(zhì)量之間的關(guān)系，為師資分配調(diào)整提供依據(jù)。例如，通過檔案系統(tǒng)生成教師課程負(fù)擔(dān)與教學(xué)評(píng)價(jià)的對(duì)比圖，幫助管理者優(yōu)化課程分配。此外，檔案資源的優(yōu)化利用還需關(guān)注教學(xué)設(shè)施的使用記錄和科研檔案的分配情況。通過檔案數(shù)據(jù)分析平臺(tái)，整合歷史檔案數(shù)據(jù)，分析教室、設(shè)備使用率等信息，結(jié)合動(dòng)態(tài)檔案更新，對(duì)教學(xué)資源的分配模式進(jìn)行調(diào)整。檔案管理人員需定期整理這些分析結(jié)果并推送給相關(guān)部門，用于制定更合理的資源管理方案，從而確保檔案服務(wù)的實(shí)際效能最大化。

3結(jié)語(yǔ)

綜上所述，數(shù)字化轉(zhuǎn)型為高職院校檔案管理注入了新的發(fā)展動(dòng)力，在政策驅(qū)動(dòng)和技術(shù)支持的雙重背景下，高職院校檔案管理呈現(xiàn)出全面優(yōu)化的趨勢(shì)。通過引入數(shù)字平臺(tái)、整合教學(xué)數(shù)據(jù)以及應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析，高職院校不僅能解決傳統(tǒng)檔案管理中資源分散和信息孤島等問題，還能進(jìn)一步助力教學(xué)改革、科研發(fā)展和校務(wù)決策的科學(xué)化。展望未來，高職院校檔案管理須順應(yīng)教育現(xiàn)代化與數(shù)字化發(fā)展的趨勢(shì)，構(gòu)建更加智能化、規(guī)范化和可持續(xù)發(fā)展的檔案管理生態(tài)體系，進(jìn)而為職業(yè)教育的高質(zhì)量發(fā)展和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型升級(jí)提供有力支撐。

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