智慧化視角下數(shù)字技術(shù)賦能檔案管理模式創(chuàng)新研究

檔案管理工作在醫(yī)院等企事業(yè)單位都有十分重要的作用，可以完善單位的內(nèi)控管理，讓績效考核工作、人力資源管理更加科學(xué)和精確，提升單位的工作效率和工作的科學(xué)性。隨著數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展，利用數(shù)字技術(shù)賦能檔案管理、實現(xiàn)檔案管理智慧化已經(jīng)成為企事業(yè)單位檔案管理工作的重點建設(shè)方向之一，但是在實際執(zhí)行中仍然存在一定問題，需要不斷創(chuàng)新和發(fā)展檔案管理模式，以滿足全新的檔案管理工作需求。

一、檔案數(shù)字化管理的必要性

（一）提升檔案管理工作的整體效率

數(shù)字化檔案管理模式可以對檔案進行數(shù)字化處理，通過掃描、建立專門的數(shù)字檔案等，將其儲存在數(shù)據(jù)庫中，能夠快速完成信息的整理和收集，當需要對檔案進行檢索時，也可以擁有較高的效率，確保人事、財務(wù)等系統(tǒng)掌握關(guān)鍵的檔案信息，提升部門的管理水平。尤其是在人事調(diào)動比較頻繁的階段，需要大量查閱人員的人事檔案時，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以方便快捷地完成有關(guān)信息的查詢，從而提升人事管理工作的效率。

（二）推動檔案信息共享

數(shù)字化檔案的關(guān)鍵作用在于儲存檔案的同時，在合理范圍內(nèi)共享檔案信息，發(fā)揮檔案的信息作用。數(shù)字化檔案管理模式可以實現(xiàn)檔案的快速共享，加快部門之間、系統(tǒng)之間的檔案共享和整合，方便檔案的調(diào)取、處理和使用。例如，在人力資源管理工作中，就需要檔案資料的支持，為人力資源管理提供科學(xué)依據(jù)。借助數(shù)字技術(shù)的支持，人員信息可以實現(xiàn)隨時隨地儲存和共享，方便人力資源管理人員快速完成對人員的評判，同時，隨時隨地獲取人事信息，保證工作的高效開展。

（三）降低檔案管理成本

傳統(tǒng)檔案管理模式需要大量管理人員負責紙質(zhì)檔案的維護和管理工作，查閱檔案的操作也比較煩瑣，導(dǎo)致檔案管理工作成本較高，而且很難保證管理工作的效率。數(shù)字化檔案管理模式可以有效控制檔案的管理成本，在實際工作中通過自動化技術(shù)管理數(shù)字檔案，能夠有效降低檔案管理的工作量，減少對檔案管理的人力需求，從而降低檔案管理的人力成本。同時，對檔案進行數(shù)字化、無紙化處理后，大量檔案都可以儲存在電腦中，從而節(jié)省印刷、紙張、印刷設(shè)備的費用，并能節(jié)約檔案的儲存空間。過去用于儲存、查閱檔案的房間可用作其他用途，從而實現(xiàn)資源優(yōu)化。檔案查閱可以在線上進行，數(shù)字化系統(tǒng)可以為檔案查閱者提供功能按鈕，查閱者選擇功能即可自動進行檔案查閱。此外，在數(shù)字技術(shù)的支持下，數(shù)據(jù)化檔案可以實現(xiàn)統(tǒng)一管理。紙質(zhì)檔案經(jīng)掃描后可以直接封存，既減少了查閱次數(shù)，又可以對數(shù)字化檔案進行備份，極大程度上提升了檔案管理的安全性。

（四）推動管理方式的優(yōu)化

在數(shù)字技術(shù)的賦能下，所有檔案都可以快速地傳輸和儲存，方便部門之間完成檔案內(nèi)容的共享。同時，依靠數(shù)字技術(shù)還能避免檔案在運輸、轉(zhuǎn)移過程中出現(xiàn)損壞、丟失等問題，在確保速度的同時滿足對安全性的需求。通過建立專門的檔案管理平臺，不同部門之間可以實時共享和上傳人事等檔案內(nèi)容，推動企事業(yè)單位管理的智能化升級，有效避免單位內(nèi)部信息流通不暢或形成“信息壁壘”，推動不同部門之間的合作，降低工作中出現(xiàn)錯誤的概率，確保工作的順利開展。通過更高效率地合作，也能實現(xiàn)對檔案信息的深度挖掘，獲取檔案中的有效信息，方便單位優(yōu)化管理方式。[3]

二、利用數(shù)字化技術(shù)開展檔案管理工作的主要問題

（一）缺少資源化認識

利用數(shù)字技術(shù)開展檔案管理工作，不僅要改變設(shè)施、管理系統(tǒng)、館藏等硬件，更需要將檔案視為一種資源開展管理工作，從而優(yōu)化檔案管理流程。但是，目前很多單位在檔案管理工作中，僅將數(shù)字技術(shù)視為一種手段，沒有意識到由于工具改變所產(chǎn)生的效率改變，以及檔案這種資源所帶來的價值變革。因此，檔案技術(shù)部門也只是被動地根據(jù)檔案數(shù)據(jù)分類管理要求開展技術(shù)推廣工作，檔案管理并沒有與檔案內(nèi)容生產(chǎn)部門形成聯(lián)系，導(dǎo)致檔案管理依然比較松散。同時，針對儲存、接入、傳輸、加密等也缺少統(tǒng)一的標準，沒有對檔案開展規(guī)范化、制度化建設(shè)，導(dǎo)致檔案信息追蹤機制并不健全，檔案流通過程中也缺少有效的權(quán)責劃分。

（二）互聯(lián)互通問題

一個單位往往有很多部門，其檔案內(nèi)容也有一定區(qū)別，因此，很多部門在信息化建設(shè)過程中，都針對檔案管理形成了自己的標準，經(jīng)常存在檔案管理系統(tǒng)相對封閉、相對獨立的情況，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、儲存格式也不統(tǒng)一，嚴重影響了檔案的有效應(yīng)用和安全保管。目前，檔案的橫向傳播存在很大的阻礙，不同部門之間的系統(tǒng)很難進行有效的信息交換，數(shù)據(jù)類型不兼容問題十分常見，增加了系統(tǒng)維護和開發(fā)難度，在日常工作中也會出現(xiàn)系統(tǒng)運行效率不足、影響共享等情況。因此，必須做好對檔案共享工作的頂層設(shè)計，有效解決效率不足、數(shù)據(jù)類型不統(tǒng)一等問題。

（三）安全建設(shè)問題

企事業(yè)單位檔案中的內(nèi)容往往涉及個人隱私及單位重要信息，在開展檔案數(shù)字化管理的背景下，檔案管理將面對更多網(wǎng)絡(luò)攻擊，容易導(dǎo)致關(guān)鍵信息泄露。因此，在使用檔案數(shù)據(jù)時，需要解決提高檔案使用效率必須提升開放性，而開放性會導(dǎo)致安全性降低的問題。但是，在這一矛盾的處理上，檔案管理部門常常存在極端化問題，可能會為了提升檔案安全性而增加壁壘，導(dǎo)致形成新的“信息孤島”。此外，也有部分單位和部門缺乏對檔案管理安全性的重視，沒有將信息安全建設(shè)作為關(guān)鍵工作，將安全防護交給第三方機構(gòu)負責。出現(xiàn)這些情況的主要原因在于部分工作人員技術(shù)不足，無法實現(xiàn)開放性與安全性之間的平衡。同時，單位和部門內(nèi)部也缺少制度建設(shè)，缺少安全數(shù)據(jù)審核、安全風險熔斷機制，沒有形成對違規(guī)行為、檔案數(shù)據(jù)操作行為的追溯制度，進而嚴重影響了檔案安全性。

（四）服務(wù)水平不足

傳統(tǒng)的檔案管理模式較為被動，并不會主動提供檔案的使用功能，很難滿足全新的檔案管理需求。智慧化檔案管理工作需要為客戶提供出色的體驗，以用戶期望為導(dǎo)向開展服務(wù)，提供簡潔、便利的個性化服務(wù)。當前，很多單位的檔案管理部門在管理思想上依然比較落后，其長期形成的工作模式和思維既導(dǎo)致了管理和服務(wù)過程中的路徑依賴，又缺少向全新領(lǐng)域探索的意識。

三、智慧化視角下數(shù)字技術(shù)賦能檔案管理的創(chuàng)新路徑

（一）做好智慧化檔案管理目標規(guī)劃

使用數(shù)字技術(shù)開展檔案管理工作意味著在管理模式、管理思路上都會出現(xiàn)較大的轉(zhuǎn)變。為避免在這一過程中出現(xiàn)使用方式不合理，造成資金、人力資源浪費等情況，應(yīng)明確檔案管理工作的發(fā)展目標并做好規(guī)劃。例如，應(yīng)當將數(shù)據(jù)共享、管理模式創(chuàng)新以及檔案管理安全水平提升作為主要目標，使用科學(xué)化的數(shù)據(jù)管理模式，開展對檔案的全生命周期管理，不斷優(yōu)化管理體系和管理模式，優(yōu)化檔案管理的組織架構(gòu)。同時，從上到下建立信息化檔案管理意識，推動領(lǐng)導(dǎo)層、管理層、技術(shù)層等都形成數(shù)字化管理的主動性。

（二）加強對檔案數(shù)據(jù)的價值化管理

檔案中的數(shù)據(jù)經(jīng)過分類、挖掘、整合后可以獲得大量信息，有助于單位對自身發(fā)展情況做出預(yù)測，分析單位今后的狀況，以及發(fā)現(xiàn)日常管理問題。利用數(shù)字技術(shù)可以快速完成對檔案數(shù)據(jù)的處理工作，有助于單位發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的價值，因此，價值化處理是單位開展檔案智慧管理工作的重要內(nèi)容之一。在檔案價值化管理工作中，需要強化對人力資源、財務(wù)等不同類型檔案的整合及統(tǒng)一化管理，建立專門的檔案數(shù)據(jù)管理平臺，將從不同部門、不同渠道獲得的檔案在同一個平臺中匯總。為了加快檔案處理速度，方便進行檔案的數(shù)據(jù)挖掘，還需要建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，并確定檔案的交換、傳輸、利用、采集等機制，確立單位內(nèi)部的檔案數(shù)字化標準，加快系統(tǒng)對檔案的信息聚合能力和數(shù)據(jù)分析能力，有效提取檔案中的復(fù)雜信息。單位內(nèi)部也要結(jié)合信息技術(shù)建立制度化的處理方式，并進一步引入包括語義組織、關(guān)聯(lián)等智能技術(shù)，實現(xiàn)對檔案的知識化處理，完成對各種實體檔案中信息的抽取，并借助大數(shù)據(jù)技術(shù)自動完成檔案信息挖掘，建立有關(guān)知識圖譜，滿足單位內(nèi)部使用檔案信息的需求。

（三）改變檔案管理觀念

在數(shù)字技術(shù)環(huán)境下，需要使用全新的觀念開展檔案管理工作。例如，需要形成需求導(dǎo)向化管理思維，全體人員都要形成數(shù)字化管理意識。過去的檔案管理采用的是供給導(dǎo)向的管理理念，在管理過程中，人事部門、財務(wù)部門等都會從業(yè)務(wù)出發(fā)進行檔案管理。但是，隨著社會結(jié)構(gòu)的加快、公眾對醫(yī)院等單位服務(wù)能力需求的提升以及單位內(nèi)部的不斷改革，檔案管理需求變得更加多元化。同時，數(shù)字技術(shù)可以自動快速完成很多檔案處理工作，代替重復(fù)性勞動，有效解決過去人工管理檔案時存在的效率低、勞動強度大、易出錯等問題。檔案管理人員在工作過程中需要盡可能地使用自動化、智能化技術(shù)替代過去的重復(fù)性工作，充分利用信息技術(shù)的傳輸效率優(yōu)化工作模式。在單位內(nèi)部構(gòu)建0A平臺綜合管理系統(tǒng)時，也要接人檔案系統(tǒng)，并使用智能技術(shù)進行分析，完成對檔案的分類，滿足數(shù)據(jù)庫對檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的要求，方便后期進行檔案的查詢和檢索。此外，單位內(nèi)部也要形成對檔案動態(tài)化管理的模式和機制，讓人事等檔案實現(xiàn)快速歸檔，并在日常管理和銷毀等環(huán)節(jié)形成動態(tài)化控制，滿足檔案全生命周期的管理需求。

（四）強化對檔案的安全管理工作

數(shù)字技術(shù)賦能檔案管理工作，構(gòu)建檔案智慧管理模式，為檔案管理工作帶來了很多便捷，但也因此導(dǎo)致檔案管理需要面對外部網(wǎng)絡(luò)的攻擊，容易造成檔案泄露問題。同時，數(shù)字檔案的安全性和穩(wěn)定性與數(shù)據(jù)庫等電腦系統(tǒng)有關(guān)，若日常工作中缺少有效維護，也會因系統(tǒng)崩潰造成檔案丟失，因此，在構(gòu)建智慧檔案管理模式的同時，也要重視對檔案的保護工作。例如，人事檔案對保密性要求較高，在開展人事檔案管理中，就需要圍繞人事檔案信息的安全性開展工作。為此，檔案管理部門要延續(xù)此前對紙質(zhì)檔案管理的重視程度，完善防潮、防蟲、防火管理，避免檔案的遺失或損壞；此外，在數(shù)字化檔案管理中，需要充分利用防火墻抵御外部入侵，明確對各類檔案的訪問權(quán)限，完善權(quán)限管理工作，防正數(shù)字化檔案、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)受到攻擊而導(dǎo)致篡改、刪除、丟失；可以建立身份識別系統(tǒng)，自動識別數(shù)據(jù)庫訪問者的身份，同時，系統(tǒng)必須保留操作者的更改痕跡，以確保檔案安全。

（五）關(guān)注技術(shù)的發(fā)展

近年來，信息化技術(shù)快速更新迭代，功能更加豐富，性能更加穩(wěn)定，同時也對安全、服務(wù)提出了更嚴格的要求。檔案管理人員需要關(guān)注有關(guān)檔案的信息技術(shù)發(fā)展狀況，尋求突破瓶頸的方法，并將區(qū)塊鏈、人工智能等技術(shù)不斷融入檔案管理工作，推動實現(xiàn)檔案行業(yè)的轉(zhuǎn)型和變革。尤其要分析如何使用智能技術(shù)開展有關(guān)服務(wù)，有效降低檔案管理的成本，并提升檔案系統(tǒng)的智慧水平。同時，也要充分利用全新技術(shù)開發(fā)安全防御系統(tǒng)，在目前普遍使用云端服務(wù)器的情況下，更需要意識到這類系統(tǒng)在提供高性能服務(wù)的同時，也存在容易被破解、偽造數(shù)據(jù)等問題，可以利用智能技術(shù)搭建風險預(yù)測模型，自動完成對安全風險的識別，及時發(fā)現(xiàn)防御系統(tǒng)存在的漏洞，圍繞全新技術(shù)不斷優(yōu)化管理模式和反應(yīng)機制，全面提升防御水平。

（六）強化檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

檔案管理人員是檔案管理的執(zhí)行者，其素質(zhì)直接決定了檔案管理的質(zhì)量。為了有效利用數(shù)字技術(shù)賦能檔案管理，需要確保檔案管理人員具備足夠的素質(zhì)，能夠有效利用數(shù)字技術(shù)開展工作。為此，檔案管理部門需要開展人才隊伍建設(shè)工作，圍繞數(shù)字技術(shù)對檔案管理工作的需求，開展人才的招聘、培養(yǎng)和選拔工作。例如，提升檔案管理人員對智能技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及信息技術(shù)的學(xué)習，針對性開展教學(xué)培訓(xùn)工作，提升現(xiàn)有人員的技術(shù)水平；在人員招聘過程中，吸收一部分有計算機等理工科背景的人員，提升檔案管理部門的技術(shù)能力，確保人才教育背景與數(shù)字技術(shù)應(yīng)用需求對接；定期開展對現(xiàn)代化檔案管理工作的考核，及時提拔具有優(yōu)越表現(xiàn)的人員；建立激勵機制，鼓勵檔案管理人員主動學(xué)習，不斷提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。

四、結(jié)束語

使用信息化技術(shù)可以為檔案管理工作賦能，加快人事、財務(wù)等檔案在企事業(yè)單位內(nèi)部的傳輸速度，提升管理效率。隨著技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理部門需要意識到使用數(shù)字技術(shù)所面臨的問題和挑戰(zhàn)，通過加強對關(guān)鍵技術(shù)的學(xué)習、優(yōu)化對檔案管理目標規(guī)劃、提升人員技術(shù)水平、強化對檔案價值的開發(fā)、加強安全管理工作等路徑，在滿足對檔案應(yīng)用需求的同時，提升系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，不斷完善系統(tǒng)功能。

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