數字時代文書檔案管理的智能化轉型路徑研究

一、引言

隨著信息技術的不斷發展，傳統文書檔案管理模式已經很難滿足廣大公眾對文書檔案管理的高質量訴求。當前，檔案管理部門在文書檔案管理過程中應以智能化轉型作為未來發展方向，充分認識到數字技術為檔案管理帶來的新機遇，主動探索數字技術與文書檔案管理的深度融合之路。然而在推動文書檔案管理智能化轉型的過程中也面臨著諸多問題。為了更好地推動文書檔案管理工作的開展，有必要對當前文書檔案管理智能化轉型相關問題進行研究。

二、數字時代文書檔案管理工作的現狀

（一）取得的成果

當前，在相關政策支持下和各地實踐探索進程中，文書檔案管理工作正從傳統紙質管理模式向數字化、智能化管理模式轉變，數字技術與文書檔案管理工作融合得越來越緊密。其一，文書檔案管理數字化實現了文書檔案的快速錄入、科學分類和云端存儲，極大減輕了檔案管理人員的工作壓力，提升了檔案管理工作效率，也避免了過多人工干預導致的文書信息收集質量問題。其二，文書檔案管理數字化實現了文書檔案信息的集中存儲和高效利用，借助電子數據庫對所需查詢的文書檔案信息進行快速定位，既節省了用戶時間，也提升了檔案信息的利用效率。其三，文書檔案管理數字化還實現了多終端訪問和遠程共享，打破了時空限制，實現了文書檔案資料的隨時隨地查閱。[1]其四，區塊鏈和云計算技術的運用，使文書檔案能夠在云端存儲，節省了存儲成本，提升了文書檔案數據的安全性和可靠性。在數字化背景下，檔案管理部門正積極探索文書檔案管理的新模式，通過推進智能化升級，全面提升文書檔案管理工作的質效。

（二）面臨的挑戰

在數字時代，檔案管理部門在文書檔案管理過程中主動順應時代發展，積極推進文書檔案管理智能化升級，并取得了一定成果。然而在工作實踐中，檔案管理部門仍面臨著工作理念和技術落后、數據安全存在隱患和人才短缺等問題，在一定程度上影響了數字時代文書檔案管理工作的質效。

1.工作理念與技術落后

當前部分檔案管理部門在文書檔案管理過程中，存在工作理念和技術落后的問題。一方面，部分檔案管理部門更依賴于傳統管理思路和管理模式，然而傳統的紙質檔案管理模式不僅難以滿足數字時代廣大公眾的多元信息訴求，而且容易受到物理環境制約，火災、水災等自然災害會對紙質檔案造成永久性破壞，不利于文書檔案的長期保存；另一方面，在文書檔案信息化建設中，存在著技術落后的問題。部分檔案管理部門的信息化建設未能跟上數字時代的發展步伐，因此難以滿足大規模數字文書檔案的處理需求。[2]

2.文書檔案數據安全存在隱患

隨著文書檔案規模越來越龐大，數據類型越來越多樣，文書檔案的數據安全問題也日益凸顯。其一，文書檔案管理數字化、智能化要求通過網絡途徑進行文書檔案的傳輸和共享，但由于部分檔案管理部門技術手段落后，導致管理系統建設不完善，存在著安全漏洞，容易受到病毒感染和黑客攻擊。其二，部分檔案管理部門對數字化文書檔案安全問題重視程度不足，沒有將先進的加密技術與訪問控制技術融入其中，也在一定程度上增加了文書檔案信息在存儲和傳輸過程中的泄漏風險。其三，在數據備份和恢復機制方面存在著技術短板，一旦出現數據安全問題，可能會造成無法挽回的損失。

3.文書檔案人才短缺

在數字時代，文書檔案管理的智能化轉型需要大量高素質復合型人才的參與，然而目前檔案管理人才隊伍建設仍存在滯后問題。一方面，數字技術在文書檔案管理中的廣泛應用，對檔案管理人員綜合素質提出了更高的要求。傳統檔案管理人員雖然具備一般文書檔案管理技能，但面對智能化管理系統，檔案管理人員的綜合素質和業務能力就顯得捉襟見肘，在數據分析、安全防護方面還存在短板，難以滿足新時期文書檔案管理智能化轉型的要求。另一方面，部分檔案管理部門的人才培養機制不完善。檔案管理部門對專業人才隊伍建設重視程度不足，沒有與高校和科研院所建立起人才培養合作機制，導致在人才隊伍建設過程中缺少清晰的培養方案和針對性的培訓內容，在一定程度上影響了文書檔案人才隊伍建設質量。[3]

三、數字時代文書檔案管理智能化轉型實踐路徑

新時期，在文書檔案管理智能化轉型過程中，檔案管理部門要強化頂層設計，健全檔案管理機制；完善基礎設施，推行檔案智能化管理系統；引進先進技術，構建檔案數據庫；重視數據安全，強化安全標準建設；加強隊伍建設，推進檔案管理智能化轉型；完善共享機制，打破文書檔案“信息孤島”局面。唯有推動文書檔案管理智能化轉型，檔案管理部門才能對文書檔案更好地進行集中管理，實現文書檔案信息在更大范圍內共享，為文書檔案安全保駕護航，進而發揮文書檔案的價值。

（一）強化頂層設計，健全檔案管理機制

文書檔案管理智能化轉型是一項系統性工程，應高度重視頂層設計，以健全檔案管理機制。首先，圍繞文書檔案智能化轉型核心目標，進行頂層設計，明確數字時代文書檔案管理工作智能化轉型的重點任務、階段性目標、具體實施步驟以及職責劃定，為智能化轉型提供明確的方向。其次，根據頂層設計，制定詳細、可行的配套措施和實施方案，確保文書檔案管理智能化轉型真正落地。再次，嚴格遵循文書檔案管理的相關法律法規，確保文書檔案管理工作能夠依法依規順利開展。最后，制定統一的技術標準和管理規范，為先進技術的引入和應用提供有力支持。明確智能化管理系統的功能要求、接口標準和數據格式規范，提升系統的兼容性和可操作性，確保文書檔案管理智能化轉型能夠高效、有序地進行。[4]

（二）完善基礎設施，推行檔案智能化管理系統

文書檔案管理智能化轉型需要投入大量基礎設施，通過完善基礎設施，構建檔案智能化管理系統，為文書檔案管理工作順利開展提供保障。首先，加強基礎設施建設。檔案管理部門要明確文書檔案管理智能化轉型所涉及的硬件設備和軟件系統，配備相應的服務器、存儲設備和網絡設備，購買先進的掃描設備，支持文書檔案管理工作的開展。其次，構建智能化管理系統，借助大數據、云計算、人工智能技術，對系統各個模塊功能進行優化和完善，實現文書檔案自動化處理，同時為用戶提供智能化服務。[5]最后，要在系統構建過程中注重兼容性和擴展性，滿足未來技術升級需求和業務變化需要。

（三）引進先進技術，構建檔案數據庫

在數字時代，檔案管理部門在構建檔案數據庫過程中要以先進的技術作為支撐。首先，要注重大數據、人工智能、云計算等技術的引入和應用。通過大數據技術可以對檔案數據庫中的海量檔案信息進行處理和整合；借助人工智能技術可以實現文書檔案信息的自動分類、智能檢索，更好地完成檔案管理工作，滿足用戶的信息需求；云計算技術可以為文書檔案信息提供可擴展的云存儲服務，支持用戶多終端訪問。其次，注重文書檔案數據的標準化和規范化。在構建檔案數據庫的過程中，必須統一文書檔案數據格式和元數據標準，同時在文書檔案信息采集、整理和存儲過程中保證數據的原始性和完整性，這樣才能為后續文書檔案數據互通和共享提供支持。[6]最后，重視檔案數據庫的用戶體驗和服務創新。檔案數據庫是圍繞用戶需求搭建的服務平臺，為文書檔案數據高效存儲和利用提供了便利。在檔案數據庫構建過程中要開發智能化的檢索系統和交互式的用戶界面，以增強數據庫與用戶之間的黏性。

（四）重視數據安全，強化安全標準建設

檔案管理部門在文書檔案智能化轉型過程中要注重文書檔案數據安全問題。首先，建立完善的數據安全管理體系。將日志審計、訪問控制、數據加密等技術融入文書檔案管理全過程，確保文書檔案數據在使用、存儲、共享、開發過程中的安全。其次，要注重安全技術手段的更新和升級。當前文書檔案在數據收集和傳輸過程中面臨的外部風險越來越多，傳統的防護方式很難應對多重網絡攻擊。因此，檔案管理部門在構建檔案數據庫的基礎上，還應引入先進技術，如入侵監測技術、防火墻技術等，以應對外部復雜的網絡攻擊手段。最后，不斷優化文書檔案安全技術標準。檔案管理部門應因時而變、因勢而變，隨著先進技術的不斷發展，相應地在文書檔案安全技術標準方面也要與時俱進，對原有的安全技術標準進行重新梳理，對已經落后的安全技術標準及時優化和更新，確保文書檔案安全技術標準與信息技術同步更新，以進一步提升文書檔案數據的安全性。[7]

（五）加強隊伍建設，推進檔案管理智能化轉型

在新時期，推動檔案管理智能化轉型離不開高素質復合型人才的參與。檔案管理部門應加強人才隊伍建設，為推進檔案管理智能化轉型提供智力支持。首先，加強檔案管理人員數字技術培訓。在數字時代，檔案管理人員不僅要具備一般檔案管理能力，還要具備一定的先進技術應用能力。這就要求在檔案管理人員教育培訓過程中，將前沿科學技術應用作為講解重點，使檔案管理人員能夠熟練操作智能管理系統和工具，對文書檔案進行科學管理。[8]其次，提升檔案管理人員創新能力和實踐能力。在文書檔案管理智能化轉型過程中，檔案管理人員不僅要掌握先進技術，還要圍繞廣大用戶需求對文書檔案管理模式進行大膽創新。為此，檔案管理部門要鼓勵檔案管理人員積極參加創新項目和工作實踐，同時完善激勵機制，通過創新大賽等方式對優秀員工給予一定獎勵，進一步激發檔案管理人員的工作熱情和創造力。最后，加強檔案管理人員安全意識培訓。檔案管理部門要充分認識到檔案管理人員是檔案數據安全的第一道防線，對其進行安全教育培訓直接關乎文書檔案數據安全。在培訓過程中要注重培訓內容的針對性，著重提升檔案管理人員的安全意識，確保其在工作中遵循安全操作規范。

（六）完善共享機制，打破文書檔案“信息孤島”

在數字時代，文書檔案智能化轉型需要實現檔案信息的共享和利用。首先，完善文書檔案信息共享機制。應建立統一的文書檔案信息共享平臺，促進文書檔案共享共建，同時不斷擴大文書檔案數據規模，為后續分析和挖掘檔案價值提供支持。其次，建立文書檔案信息共享標準和規范。制定文書檔案信息共享技術標準，明確文書檔案數據共享格式、內容，推動文書檔案在不同系統之間共享。最后，建立文書檔案信息共享評估機制。定期對文書檔案共享數據進行質量評估，及時發現并解決潛在隱患，確保文書檔案共享工作能夠順利開展。

四、結語

總之，在數字時代背景下，檔案管理部門要將文書檔案管理智能化轉型作為一項重點工作加以落實，既要轉變對智能化轉型的看法，為文書檔案智能化轉型做好頂層設計和措施保障，引入先進的硬件設施和軟件系統，保障文書檔案管理工作順利開展，也要在實踐層面注重對文書檔案信息價值的深度挖掘，為管理決策、科學研究提供高質量的信息支持，充分發揮文書檔案的價值。

參考文獻：

[1]王荔芳.數字化時代下文書檔案管理創新實踐[J].現代企業文化，2024（34）：37-39.

[2]魯文博.《檔案法》實施背景下的醫院文書檔案規范化建設研究[J].蘭臺內外，2024（33）：60-62.

[3]王紅梅.文書檔案管理的特點與創新思路探析[J].陜西檔案，2024（04）：55-56.

[4]李靈雪，李冠龍.AI技術在文書檔案智能化整理中的實施方法研究[J].蘭臺世界，2024（06）：42-47.

[5]潘光蘭.大數據時代文書檔案一體化管理研究[J].黑龍江檔案，2024（02）：216-218.

[6]張曉晨.大數據時代文書檔案信息化管理與智慧化服務模式研究[J].參花，2025（04）：156-158.

[7]錢宇娟.加強新時期中職院校文書檔案管理工作——在引入大數據管理的時代背景下[J].邊疆經濟與文化，2017（04）：113-114.

[8]黃粲，蘆琦.新形勢下大數據技術在醫院文書檔案高質量管理中的應用[J].中國衛生標準管理，2024，15（24）：13-16.

（作者簡介：路曉艷，女，本科 ，臨沂市蘭山區人民醫院，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）