檔案電子化風險管控與應(yīng)對策略探究

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案電子化已成為檔案管理的重要趨勢。電子檔案在提高檔案管理效率、方便信息檢索與利用等方面展現(xiàn)出顯著優(yōu)勢，但同時也帶來了諸多風險，如數(shù)據(jù)安全、技術(shù)依賴、法律合規(guī)及人為操作等問題。文章旨在探討檔案電子化過程中的風險管控與應(yīng)對策略，從數(shù)據(jù)安全、技術(shù)保障、法律合規(guī)及人為操作等方面提出具體建議，以期為檔案電子化管理的健康發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案電子化；風險管控；應(yīng)對策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在信息化時代背景下，檔案電子化已成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。電子檔案以其高效、便捷和易存儲等特點，逐步取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，成為企事業(yè)單位和政府機關(guān)管理檔案的主要方式。然而，電子檔案在帶來便利的同時，也面臨著諸多風險和挑戰(zhàn)。如何有效管控這些風險，確保電子檔案的安全與可靠，是當前檔案電子化管理工作的重要課題。

一、檔案電子化風險分析

1.數(shù)據(jù)安全風險

數(shù)據(jù)安全是檔案電子化管理的首要風險。電子檔案以數(shù)字形式存儲在計算機系統(tǒng)中，極易受到黑客攻擊、病毒入侵等外部威脅，導致數(shù)據(jù)被泄露、篡改或丟失。此外，內(nèi)部人員的不當操作或故意破壞也是數(shù)據(jù)安全的重要隱患。

2.技術(shù)依賴風險

電子檔案高度依賴于信息技術(shù)系統(tǒng)，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障或升級不當，就可能導致電子檔案無法正常訪問或使用。技術(shù)更新?lián)Q代迅速，舊系統(tǒng)的淘汰和新系統(tǒng)的引入也可能給電子檔案的管理帶來挑戰(zhàn)。

3.法律合規(guī)風險

電子檔案的管理需要符合相關(guān)法律法規(guī)的要求，如數(shù)據(jù)隱私保護、電子簽名認證等。若未能嚴格遵守相關(guān)的法律法規(guī)，可能面臨法律訴訟和處罰。

4.人為操作風險

人為操作失誤或惡意操作是電子檔案管理中不可忽視的風險。檔案管理人員在操作過程中可能因疏忽大意導致數(shù)據(jù)丟失或損壞，或故意篡改、泄露檔案內(nèi)容。

二、檔案電子化風險管控策略

1.數(shù)據(jù)安全管控策略

（1）加強數(shù)據(jù)加密與訪問控制

在檔案電子化的過程中，數(shù)據(jù)加密與訪問控制是確保數(shù)據(jù)安全性的兩道重要防線。隨著量子計算等技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的加密方法可能面臨被破解的風險。因此，應(yīng)積極引入并應(yīng)用最新的加密算法，如AES-256位加密、RSA非對稱加密等，這些算法具有較高的安全性，能夠有效抵御外部攻擊和非法訪問。通過對電子檔案采取加密處理，可以確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性，即使數(shù)據(jù)被截獲，攻擊者也無法輕易獲取其真實內(nèi)容。同時，建立嚴格的訪問控制機制也是防止數(shù)據(jù)被泄露的關(guān)鍵。訪問控制機制應(yīng)基于角色和權(quán)限重點管理，明確不同用戶或用戶組對電子檔案的訪問權(quán)限。通過身份認證、權(quán)限分配和訪問審計等手段，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問電子檔案。此外，還應(yīng)建立動態(tài)權(quán)限管理機制，根據(jù)用戶的職責變化及時調(diào)整其訪問權(quán)限，避免權(quán)限濫用和誤操作導致的泄露數(shù)據(jù)風險。通過實施嚴格的訪問控制機制，可以有效限制非授權(quán)人員對電子檔案的訪問，保護檔案信息的機密性和完整性。

（2）建立完善的數(shù)據(jù)備份與恢復機制

在檔案電子化管理中，建立完善的數(shù)據(jù)備份與恢復機制是確保數(shù)據(jù)連續(xù)性和可用性的重要舉措。首先，定期對電子檔案內(nèi)容備份。備份的頻率應(yīng)根據(jù)電子檔案的重要性和更新頻率來確定，對于關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和頻繁變動的數(shù)據(jù)，應(yīng)實施更為頻繁的備份策略。通過定期備份，可以確保在數(shù)據(jù)發(fā)生意外丟失或損壞時，有可靠的備份數(shù)據(jù)可供恢復；其次，將備份數(shù)據(jù)存儲在不同地理位置的服務(wù)器上，是防止單點故障導致數(shù)據(jù)丟失的關(guān)鍵措施。這種做法可以有效避免因自然災害、設(shè)備故障或人為破壞等不可預見因素導致的單點故障，確保備份數(shù)據(jù)的安全性和可用性。同時，跨地域的備份存儲還能夠提高數(shù)據(jù)的容災能力，為業(yè)務(wù)的連續(xù)性提供有力保障；最后，制訂詳細的數(shù)據(jù)恢復計劃是確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠迅速恢復的關(guān)鍵。數(shù)據(jù)恢復計劃應(yīng)明確恢復流程、恢復時間和恢復責任人等關(guān)鍵要素，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠迅速啟動恢復流程，將損失降到最低。此外，還應(yīng)定期對數(shù)據(jù)恢復進行演練，以檢驗恢復計劃的可行性和有效性，確保在真正需要時能夠順利執(zhí)行。通過建立完善的數(shù)據(jù)備份與恢復機制，可以極大地提高電子檔案的安全性和可靠性，為檔案電子化管理的穩(wěn)健運行提供有力支持。

（3）加強安全審計與漏洞修補

在檔案電子化管理中，加強安全審計與漏洞修補是維護系統(tǒng)安全性的重要環(huán)節(jié)。首先，定期對電子檔案管理系統(tǒng)采取全面的安全審計。安全審計不僅包括對系統(tǒng)日志的審查，還應(yīng)涵蓋對系統(tǒng)配置、訪問權(quán)限及數(shù)據(jù)完整性等方面的檢查。通過安全審計，可以及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在的安全隱患和潛在漏洞，為后續(xù)的修復工作提供有力支持；其次，針對發(fā)現(xiàn)的安全漏洞必須迅速修復。漏洞修補工作應(yīng)遵循“及時、準確、全面”的原則，確保所有已知漏洞得到及時修復，防止攻擊者利用這些漏洞對系統(tǒng)發(fā)起攻擊。同時，還應(yīng)建立漏洞修復跟蹤機制，對漏洞的修復情況可以持續(xù)跟蹤和驗證，確保漏洞得到徹底修復；最后，建立安全事件應(yīng)急響應(yīng)機制也是至關(guān)重要的。應(yīng)急響應(yīng)機制應(yīng)明確應(yīng)急響應(yīng)流程、應(yīng)急響應(yīng)團隊以及應(yīng)急資源等關(guān)鍵要素，確保在發(fā)生安全事件時能夠迅速響應(yīng)并有效處理。應(yīng)急響應(yīng)團隊應(yīng)具備專業(yè)的技術(shù)能力和豐富的應(yīng)急處理經(jīng)驗，能夠迅速定位問題、評估影響并采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。同時，還應(yīng)加強與相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)，形成合力應(yīng)對安全事件。

2.技術(shù)保障策略

（1）引入先進的信息技術(shù)

在檔案電子化的進程中，積極引入并深度融合云計算、大數(shù)據(jù)及人工智能等先進技術(shù)，是推動電子檔案管理系統(tǒng)智能化升級的關(guān)鍵。首先，云計算技術(shù)以其強大的彈性擴展能力和高可用性，為電子檔案的存儲和處理提供了堅實的基礎(chǔ)。通過構(gòu)建基于云的電子檔案管理平臺，可以靈活應(yīng)對檔案數(shù)據(jù)量的快速增長，確保電子檔案存儲的穩(wěn)定性和可擴展性。同時，云計算的分布式架構(gòu)還能有效分散數(shù)據(jù)風險，提高系統(tǒng)的容錯能力；其次，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用則為電子檔案的深度挖掘和高效利用開辟了新的途徑。通過大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，可以對海量的電子檔案采取快速檢索、關(guān)聯(lián)分析和智能推薦，幫助用戶迅速找到所需信息，提升檔案的利用價值。此外，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)還能發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)中的潛在規(guī)律和趨勢，為檔案管理決策提供支持；最后，人工智能技術(shù)的引入給電子檔案管理帶來了革命性的變化。利用自然語言處理、機器學習等人工智能技術(shù)，可以實現(xiàn)電子檔案的智能分類、自動標引和智能摘要，極大地減輕人工負擔，提高檔案管理效率。同時，人工智能技術(shù)還能輔助檔案內(nèi)容的理解和分析，為檔案資源的深度開發(fā)和利用提供有力支持。

（2）建立備用系統(tǒng)與災難恢復計劃

在電子檔案管理中，面對潛在的系統(tǒng)故障和自然災害等風險，建立備用系統(tǒng)與制訂災難恢復計劃是確保業(yè)務(wù)連續(xù)性和數(shù)據(jù)完整性的重要策略。首先，備用系統(tǒng)的建設(shè)是保障電子檔案連續(xù)性的關(guān)鍵一環(huán)。備用系統(tǒng)應(yīng)與主系統(tǒng)保持高度的同步性和一致性，確保在主系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠無縫切換至備用系統(tǒng)，繼續(xù)提供電子檔案的訪問和管理服務(wù)。因此，在系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計時就應(yīng)考慮冗余性和可擴展性，確保備用系統(tǒng)能夠承擔主系統(tǒng)的全部功能；其次，災難恢復計劃的制定是應(yīng)對重大災難事件的必要準備。災難恢復計劃應(yīng)詳細規(guī)定在災難發(fā)生后，從數(shù)據(jù)恢復、系統(tǒng)重建到業(yè)務(wù)恢復的全套流程和操作步驟。包括明確數(shù)據(jù)備份的存儲位置、恢復方式、恢復時間等關(guān)鍵信息以及系統(tǒng)重建所需的硬件資源、軟件環(huán)境和人員配置等要素。同時，災難恢復計劃還應(yīng)包括定期的演練和測試，以確保在真正需要時能夠迅速、準確地執(zhí)行。

3.法律合規(guī)策略

（1） 了解并遵守相關(guān)法律法規(guī)

在電子檔案的管理過程中，必須嚴格遵守相關(guān)法律法規(guī)。首先，《中華人民共和國檔案法》作為檔案管理的基本法律，為電子檔案的管理提供了明確的法律依據(jù)。檔案管理人員應(yīng)全面掌握該法中關(guān)于檔案收集、整理、保管、利用、鑒定和銷毀等方面的規(guī)定，確保電子檔案的管理流程與法律規(guī)定相一致；其次，《電子簽名法》等與電子信息技術(shù)緊密相關(guān)的法律法規(guī)也是檔案管理人員必須掌握的重要內(nèi)容。這些法律明確了電子簽名、電子數(shù)據(jù)交換等電子交易行為的法律效力，為電子檔案的法律地位提供了有力支持。檔案管理人員應(yīng)了解并掌握電子簽名的生成、認證和存儲等關(guān)鍵技術(shù)，確保電子檔案的簽署和驗證過程符合法律要求；最后，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和法律體系的不斷完善，新的法律法規(guī)和政策文件也會不斷涌現(xiàn)。因此，檔案管理人員應(yīng)保持對法律法規(guī)的持續(xù)關(guān)注和學習，及時了解并適應(yīng)新的法律要求和管理規(guī)范。

（2） 建立合規(guī)的數(shù)據(jù)管理與存儲流程

在電子檔案的管理實踐中，建立合規(guī)的數(shù)據(jù)管理與存儲流程是確保檔案信息安全、提高管理效率的關(guān)鍵。這一流程應(yīng)全面覆蓋電子檔案的整個生命周期，從收集、整理、歸檔到利用，每一步都需有明確的操作規(guī)范。首先，在收集階段，應(yīng)明確電子檔案的來源、格式和質(zhì)量等要求，確保收集的電子檔案真實、完整及可用。同時，對于涉及敏感信息的電子檔案，應(yīng)特別注明并采取相應(yīng)的保護措施；其次，整理與歸檔階段要求檔案管理人員對收集的電子檔案進行分類、編號和編目等處理，以便于后續(xù)的檢索和利用。在這一過程中，應(yīng)嚴格遵守檔案分類標準和歸檔規(guī)則，確保電子檔案的整理與歸檔工作有序開展。在利用階段，應(yīng)建立嚴格的訪問控制機制，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問電子檔案。同時，對于電子檔案的復制、傳播等行為也應(yīng)采取嚴格的監(jiān)控和管理，防止敏感信息被泄露；最后，加強對數(shù)據(jù)隱私的保護與監(jiān)控也是構(gòu)建合規(guī)框架的重要一環(huán)。檔案管理人員應(yīng)定期對電子檔案采取安全審計，及時發(fā)現(xiàn)并修復潛在的安全隱患。同時，還應(yīng)加強對電子檔案存儲環(huán)境的監(jiān)控和管理，確保電子檔案在存儲過程中的安全性和穩(wěn)定性。

4.人為操作風險管控策略

（1） 建立完善的操作規(guī)范與流程

在電子檔案管理的日常運作中，建立完善的操作規(guī)范與流程是確保管理效率與信息安全的關(guān)鍵，不僅為檔案管理人員提供了明確的工作指南，還明確了各自的職責與權(quán)限，促進了團隊協(xié)作與責任落實。首先，操作規(guī)范應(yīng)詳盡具體，覆蓋檔案管理的每一個環(huán)節(jié)。從電子檔案的接收、登記、整理、存儲、利用以及銷毀，每一步都應(yīng)有明確的操作步驟和注意事項，有助于減少人為錯誤和疏忽，提高檔案管理的準確性和規(guī)范性；其次，流程設(shè)計應(yīng)科學合理，注重效率與安全的平衡。通過優(yōu)化流程，可以簡化不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率。同時，流程中應(yīng)融入風險防控機制，對可能出現(xiàn)的風險提前預判和防范，確保電子檔案的安全性和完整性；最后，定期培訓和考核是提高檔案管理人員操作技能和風險防范意識的重要手段。通過培訓，可以使檔案管理人員掌握最新的檔案管理知識和技能，提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。考核是對培訓效果的檢驗和反饋，有助于發(fā)現(xiàn)問題、改正不足，推動檔案管理工作的持續(xù)改進。

（2）加強對檔案管理人員的監(jiān)督與審計日志記錄

在電子檔案管理的復雜環(huán)境中，加強員工監(jiān)督與審計日志記錄是維護數(shù)據(jù)安全、防止人為失誤或惡意行為的重要措施，不僅強化了檔案管理人員的職責，還提升了檔案管理系統(tǒng)整體的安全性。首先，加強對檔案管理人員的日常監(jiān)督，是預防潛在風險的第一道防線。通過實施定期的工作檢查、績效評估以及不定期的抽查，可以及時發(fā)現(xiàn)并糾正檔案管理人員在工作中的不當行為。這種監(jiān)督機制有助于培養(yǎng)檔案管理人員的責任感和敬業(yè)精神，確保他們始終按照規(guī)范流程操作，減少數(shù)據(jù)丟失或損壞的風險；其次，建立審計日志記錄機制是確保電子檔案管理可追溯的關(guān)鍵。審計日志詳細記錄了系統(tǒng)發(fā)生的所有操作行為，包括訪問、修改和刪除等敏感操作。這些記錄不僅為問題發(fā)生后的調(diào)查提供了有力證據(jù)，還有助于管理人員及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的異常行為，從而采取相應(yīng)的措施進行干預和糾正。此外，審計日志還可以用于分析系統(tǒng)使用情況，為優(yōu)化管理流程、提高管理效率提供數(shù)據(jù)支持。

（3） 增強員工的風險防范意識

在電子檔案管理領(lǐng)域，增強員工的風險防范意識是確保檔案信息安全、構(gòu)建安全管理體系的基石，不僅需要員工個人對自身職責有深刻的認識，還需要整個團隊對電子檔案管理的重要性和潛在風險保持高度的警覺。為了實現(xiàn)這一目標，可以通過多種方式來宣傳教育。首先，組織定期的安全培訓，向員工傳授電子檔案管理的基本知識、安全規(guī)范以及風險防范技巧。通過案例分析、模擬演練等方式，讓員工直觀感受安全風險帶來的嚴重后果，從而增強其風險意識；其次，利用單位內(nèi)部的通訊平臺、宣傳欄等渠道，發(fā)布關(guān)于電子檔案管理安全的信息和提示，營造濃厚的安全文化氛圍。同時，鼓勵員工積極分享在工作中遇到的安全問題和解決方案，促進團隊之間的交流與學習；最后，建立激勵機制。對在電子檔案管理工作中表現(xiàn)突出、積極參與風險防控工作的員工給予表彰和獎勵，不僅可以激發(fā)員工的工作積極性和創(chuàng)造力，還可以進一步鞏固和增強整個團隊的風險防范意識。

三、結(jié)束語

綜上所述，檔案電子化的風險管控與應(yīng)對策略是一個系統(tǒng)工程，需要從多個維度出發(fā)，綜合運用技術(shù)手段與管理措施，以確保電子檔案的安全、可靠與合規(guī)。未來，隨著信息技術(shù)的不斷進步和法律法規(guī)的日益完善，檔案電子化管理將面臨更多新的機遇與挑戰(zhàn)。因此，持續(xù)加強風險管控與應(yīng)對策略的研究與實踐，不斷提高電子檔案管理的水平與效能，將是推動檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要保障。

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作者單位：云南省林業(yè)調(diào)查規(guī)劃院營林分院

作者簡介：陳燕秋（1974—），女，漢族，湖南懷化人，本科，館員，研究方向：檔案管理。