數字化轉型背景下的檔案管理創新策略研究

摘 要：隨著大數據時代的到來，事業單位檔案管理面臨著全新的挑戰與機遇。傳統檔案管理以人工為主，但因每日數據量的直線增長以及信息高效處理的需求，使其根本無法滿足事業單位檔案管理的需求。在此背景下，數字化檔案管理已成為必然趨勢。由于多方面因素的共同作用，致使數字化轉型背景下事業單位檔案管理仍存在諸多問題，嚴重阻礙檔案管理數字化轉型的進度。基于此，文章對數字化轉型背景下事業單位檔案管理創新展開研究，以期給相關人員提供參考，推動事業單位檔案管理數字化轉型的發展。

關鍵詞：數字化；事業單位；檔案管理；創新

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案作為事業單位信息資源的重要組成部分，其具有非常重要的文化價值與經濟價值。檔案管理的好壞直接決定了事業單位信息資源的利用率與檔案保存質量，可見檔案管理的重要性。隨著大數據時代的到來，傳統檔案管理已經無法滿足事業單位工作的需求。對此，事業單位積極引入大數據、人工智能等先進信息技術開展檔案管理工作，不僅推動了事業單位檔案管理創新，還促進了檔案管理數字化發展。但因技術、人員及制度等多種因素的影響，致使檔案管理數字化發展受阻。因此，還需結合事業單位的實際情況對數字化轉型背景下的檔案管理創新展開深入分析。

一、事業單位檔案管理數字化轉型的必要性

隨著數字化技術的不斷發展，對事業單位檔案管理工作提出了全新的要求。因此，事業單位檔案管理數字化發展已成為必然趨勢。事業單位檔案管理數字化轉型不僅有效提高了檔案管理工作的效率與質量，還在一定程度上推進了事業單位數字化轉型。首先，有助于滿足信息資源高效處理的需求。隨著大數據時代的到來，每日都會產生海量的數據信息，這些信息中包含著大量有效的數據，可為事業單位管理決策提供有力的數據支持。傳統檔案的管理以人工為主，無法對海量數據實施高效處理，甚至可能因為人為因素導致數據丟失或錯誤。而數字化檔案管理以大數據和人工智能等先進信息技術為依托，對海量數據實行高效處理與分析，滿足了事業單位在數字化轉型背景下檔案管理工作的需求；其次，有助于提高檔案信息資源的利用率。傳統的檔案管理以紙質檔案為主，很多重要信息被埋沒，無法被有效利用，降低了檔案信息資源的利用率。檔案管理數字化是將檔案信息數字化地存儲和管理，通過計算機網絡可以快速檢索檔案信息，提高了檔案信息資源的利用率；最后，有助于保證檔案信息的安全與長期保存。傳統的檔案管理多以紙質檔案為主，隨著時間的推移，紙質檔案會出現不同程度的損壞，不利于檔案信息的安全與長期保存。事業單位檔案數字化可將紙質檔案轉化為電子數據，穩定地存儲在數字介質中，降低了自然因素導致的檔案損毀，保證了事業單位的檔案安全。同時，數字化檔案管理系統通過定期備份及數據遷移等措施，確保了事業單位檔案信息的長期保存。

二、數字化轉型背景下事業單位檔案管理現狀

由于檔案中包含大量重要信息，其管理水平的高低不僅影響事業單位的運營效率，還在一定程度上關系著事業單位的發展。隨著數字化技術的發展，其對事業單位檔案管理也提出了新的要求。在此背景下，事業單位檔案管理數字化建設成為當前關注的焦點。當前事業單位檔案管理數字化建設仍存在一些問題，致使其數字化轉型受阻，影響了檔案管理的效率與質量。

1.檔案數字化管理意識薄弱

檔案作為事業單位信息資源的重要組成部分，其在保證事業單位正常運營與穩定發展方面發揮著重要的作用。隨著大數據及人工智能等先進技術的高速發展與完善，推動了事業單位檔案管理數字化發展，為事業單位檔案管理創新提供了新的思路。但部分事業單位對數字化轉型認識不足，檔案數字化管理意識薄弱，在實際工作中仍以傳統人工管理為主，缺乏對數字化技術的重視和應用。一方面，事業單位管理層未認識到檔案數字化管理的重要性，未將其納入事業單位的發展規劃中，缺乏對檔案管理數字化轉型的長遠考慮；另一方面，基層員工對檔案管理數字化轉型的必要性認識不足，使其在事業單位檔案管理數字化轉型中參與度較低，阻礙了事業單位檔案管理數字化發展，無法充分發揮檔案信息的價值。

2.缺乏完善的檔案數字化管理機制

事業單位若想在數字化轉型背景下推動檔案管理數字化建設，完善的檔案數字化管理機制是基礎。但就當前而言，仍有部分事業單位未建立完善的檔案數字化管理機制，使檔案管理數字化建設受阻，無法在事業單位檔案管理中充分發揮作用與優勢。首先，缺乏健全的檔案數字化管理制度。雖然大部分事業單位已經積極開展檔案管理數字化轉型工作，但并未根據實際情況建立健全檔案數字化管理制度，檔案數字化管理工作無法得到有效指導，使得事業單位檔案管理質量與效率大打折扣；其次，缺乏統一的檔案數字化標準與規范。在數字化轉型背景下，事業單位建立統一的檔案數字化標準與規范是保證檔案信息共享與高效使用的關鍵。但在實際中仍有很多事業單位缺乏統一的檔案數字化標準與規范，致使檔案信息數據格式不一致，影響了檔案信息的整合與使用；最后，缺乏完善的數字化檔案管理監督機制。檔案管理數字化的順利轉型不僅需要完善的管理制度與統一的數據標準，還需制定有效的監督機制，以保證管理制度和各項保障措施的貫徹落實。然而，部分事業單位在檔案管理數字化轉型過程中存在監督機制缺失的情況，致使在數字化轉型過程中出現責任不明確、執行不到位等問題，使得檔案數字化管理整體效果不佳。

3.復合型人才短缺

在數字化轉型背景下，事業單位若想借助大數據、人工智能等先進技術創新檔案管理模式，就必須具備既懂檔案管理又可以熟練運用數字化技術的復合型人才隊伍。但就當前來看，仍有部分事業單位在這方面存在明顯的短板，致使檔案管理數字化轉型受阻，嚴重影響事業單位檔案管理的質量與效率。一方面，部分事業單位檔案管理人員雖然具備扎實的檔案管理知識與經驗，但因對大數據和人工智能等先進技術的應用能力不足，使其無法在實際工作中充分應用數字化技術，從而影響事業單位檔案管理工作的創新與發展；另一方面，部分事業單位雖然積極引進專業技術人才，但因其缺乏檔案管理知識與經驗，這些專業技術人才根本無法在事業單位檔案管理中充分發揮技術支持作用。另外，復合型人才的缺失除了影響檔案管理數字化建設之外，還在一定程度上限制了檔案信息資源的開發與利用。

4.信息化建設滯后

在數字化轉型背景下，越來越多的事業單位積極推進信息化建設。雖然大部分事業單位已認識到信息化建設對單位運營與發展的重要性，但因多方面因素致使信息化建設仍處于初級階段，根本無法滿足事業單位檔案管理數字化發展的需求。首先，信息化基礎設施不完善。部分事業單位管理人員因觀念影響，不重視信息化建設，導致事業單位信息化建設不足，無法滿足檔案管理數字化建設的需求；其次，檔案管理系統功能有限。雖然部分事業單位積極引入檔案管理系統，但這些系統只能滿足基礎存儲與檢索需求，根本無法對檔案信息進行智能分類、在線歸檔等高級處理；最后，信息安全問題突出。眾所周知，檔案管理系統以互聯網和其他信息技術為基礎，但因互聯網自身開放性特性，致使檔案管理在數字化轉型過程中面臨著不可忽視的信息安全問題。檔案信息一旦被泄露，輕則影響事業單位的聲譽，重則會造成無法挽回的損失。

三、數字化轉型背景下事業單位檔案管理創新策略

事業單位檔案管理數字化建設不僅可以有效提高檔案管理水平，還能在一定程度上推進事業單位數字化發展。但因多方面因素影響，使得事業單位檔案管理數字化建設受阻，未能充分發揮其作用與優勢。對此，需深入剖析數字化轉型背景下事業單位檔案管理數字化建設的現狀，總結歸納存在的問題，并在此基礎上創新檔案管理工作，推動檔案管理數字化轉型的進程，進一步提高事業單位檔案管理的水平。

1.增強檔案數字化管理意識

意識是決定行為的關鍵因素。因此，事業單位在推進檔案管理數字化發展時必須增強檔案管理意識，只有這樣才能為后續檔案管理數字化建設的順利開展奠定基礎。首先，事業單位管理層應積極轉變思想觀念，在思想層面重視檔案管理數字化建設工作。與此同時，事業單位管理人員還需充分發揮自身作用，積極帶動單位內部員工轉變思想觀念，為檔案管理數字化在事業單位落地生根創造良好的內部氛圍。為確保檔案管理數字化建設的順利推進，事業單位管理層還需結合自身實際情況制訂保障措施和明確的實施計劃；其次，加大數字化檔案管理的宣傳力度。事業單位宣傳部門及檔案管理部門聯合開展多種形式的宣傳活動，如專題講座、研討會等，強化全體員工對檔案管理數字化建設的認識與學習，使其在日常工作中積極參與檔案管理數字化建設，為事業檔案管理數字化建設貢獻力量。除此之外，事業單位還可以通過建立檔案數字化管理文化，在潛移默化地影響下逐步增強員工的檔案數字化管理意識。

2.建立健全檔案數字化管理機制

健全的數字化檔案管理機制是保證單位檔案管理數字化轉型的基礎條件，事業單位必須結合自身實際情況構建健全的檔案數字化管理機制。

第一，建立完善的檔案數字化管理制度。事業單位檔案管理人員應梳理當前實行的檔案管理制度，并結合數字化轉型需求對其進行優化與調整，確保檔案數字化管理制度的指導性與可操作性。

第二，優化檔案數字化管理流程。結合數字化轉型要求優化檔案數字化管理流程，并明確各環節的責任與操作規范，以保證數字化檔案管理工作的順暢與高效。

第三，制定統一的數字化標準。為保證檔案信息數據格式的統一，事業單位還需建立統一的數字化標準。事業單位在建立數字化標準時應綜合考慮多方面因素，如檔案信息的完整性、可靠性和可長期保存性等。另外，事業單位還需定期評估檔案數字化標準，根據評估結果調整與修訂標準，以保證其適用性。

第四，完善檔案數字化管理監督機制。為保證事業單位數字化檔案管理工作的有序開展，還需建立完善的檔案管理監督機制，監督指導檔案數字化管理全過程，以便及時發現數字化檔案管理中的問題，并采取有效措施對其改進。

3.加強復合型人才隊伍建設

檔案管理人員是推進事業單位檔案數字化管理的關鍵因素，其專業水平與綜合素質的高低直接決定了檔案管理效果。因此，事業單位應加強復合型人才隊伍建設，為事業單位檔案數字化管理提供強有力的人才支持。

首先，重視在職檔案管理人員的培訓。事業單位根據數字化轉型要求對在職檔案管理人員開展相應的培訓，培訓內容除了最新的檔案管理知識與理念之外，還應包含大數據和人工智能等新興技術。通過定期培訓提高在職檔案管理人員數字化技術應用能力，促使其能夠熟練運用數字化技術開展檔案管理工作。另外，事業單位還可安排在職檔案管理人員外出參觀學習，學習兄弟單位成功的經驗，并將其合理地運用到本單位的檔案管理中。

其次，引進復合型人才。事業單位可以通過多種渠道積極引進具有數字化技術專業背景的檔案管理人才，為事業單位數字化檔案管理工作注入新的活力。此外，還可以通過制定激勵機制，激發在職檔案管理人員自主學習數字化技術的積極性與主動性，提高其數字化技術的應用能力。

4.加快信息化建設進度

信息化建設是推動事業單位檔案數字化管理順利開展的基礎。因此，事業單位應加快信息化建設進度。

首先，事業單位管理人員應積極轉變思想觀念，加大資金及技術方面的投資，購入信息化建設所需的軟件系統與硬件設備設施，完善事業單位信息化基礎設施，為加快事業單位信息化建設奠定基礎。

其次，拓展檔案管理系統功能。對于經濟條件較好的事業單位，可通過與第三方軟件公司合作的方式構建滿足自身檔案數字化管理需求的軟件系統。對于經濟條件有限的事業單位，可與第三方單位合作，拓展已購買的檔案管理軟件系統功能，以滿足檔案數字化管理的需求，提高事業單位檔案管理系統的自動化與智能化水平，為實現檔案數字化管理提供有力的技術支持。

最后，加強信息安全管理。信息安全問題已成為當前不可忽視的問題，事業單位必須加強信息安全管理，最大限度地降低因信息安全問題對檔案數字化管理工作造成的不良影響。事業單位除了定期檢修檔案管理系統外，還需積極引進先進的信息安全技術，確保檔案信息傳輸與存儲的安全性。此外，事業單位還需對檔案管理人員開展安全教育，增強信息安全意識，最大限度地降低人為因素引發的檔案信息安全風險。

四、結語

總而言之，在數字化轉型背景下事業單位檔案管理數字化發展已成為必然趨勢。因此，事業單位必須高度重視檔案管理數字化建設，并采取切實有效的措施，如增強檔案數字化管理意識、加強復合型人才隊伍建設、建立完善的檔案數字化管理機制以及推動信息化建設等，以應對數字化轉型中事業單位檔案管理遇到的挑戰，更好地服務事業單位，為實現事業單位穩定健康發展奠定基礎。

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作者單位：淄博市淄川區綜合行政執法大隊

作者簡介：王勇（1976—），女，漢族，山東淄博人，本科，中級館員，研究方向：檔案專業。