信息組織理論視角下全宗理論的重新審視

摘 要：檔案整理是檔案管理的核心環節，信息組織理論為檔案整理提供了新視角。文章在梳理檔案整理相關研究和實踐基礎上，指出全宗理論在應用層次、適用機構、理論實質三方面的局限，并探討了信息組織理論在檔案管理中的應用潛力，提出通過“實體—信息—知識”三個層面有序組織，重新審視全宗理論，以適應信息時代檔案管理新需求。

關鍵詞：信息組織理論；全宗理論；檔案整理

分類號：G272

Reconsideration of the Fonds Theory from the Perspective of Information Organization Theory

Huang Xinrong， Zhao Xia

（ School of Public Administration， Northwest University， Xi’an， Shaanxi 710127 ）

Abstract： The organization of archives is a core aspect of archival management， and information organization theory provides a new perspective for archival organization. Based on a review of relevant researches on the organization of archives， this article points out the limitations of the fonds theory in terms of application levels， suitable institutions， and theoretical essence. It also explores the potential of applying information organization theory to archival management. The article proposes to reconsider the fonds theory through the orderly organization of the three levels of \"entity-informationknowledge\" to adapt to the new needs of archival management in the information era.

Keywords： Information Organization Theory； Fonds Theory； Organization of Archives

在檔案學界，全宗理論長期被奉為檔案整理的基礎理論。然而，經實踐檢驗，該理論本身存在許多局限性，并不能做到完全自洽。眾多學者紛紛從不同視角出發，對該理論進行解釋、補充與完善。盡管如此，仍未徹底解決檔案整理過程中存在的疑點和挑戰。

另一方面，在“圖書情報與檔案管理”一級學科更名為“信息資源管理”的大背景下，檔案作為信息資源的重要分支，在邏輯上亦應承襲并體現與一級學科信息資源管理相一致的共性。因此，有必要強調并深化信息資源管理的基礎理論在檔案學領域的應用，使其成為構建檔案學理論體系的核心支撐。本文在分析檔案整理理論的基礎上，指出全宗理論的不足，并探討將信息組織理論作為檔案管理的基礎理論的可行性。

有關全宗理論和其相關的來源原則、事由原則的爭論和探討，一直持續不斷，進入20世紀80年代，檔案整理領域的探索持續深化，如在事由原則與來源原則的關系方面，主要聚焦于事由原則的定義[1]、與來源原則關系的演進[2]和統一[3]、事由原則的重新審視和定位[4]；在全宗理論方面，主要集中在我國檔案界對全宗理論概念[5]和實質[6]的探討，國內外全宗理論的發展[7-9]，主、客體全宗[10]和全宗群[11]等新形態全宗的構建等問題上。

在實踐領域，由全宗理論定義的檔案分類、檔號編制也產生了大量的問題，不得不使用全宗匯集、檔案匯集等全宗的補充形式。隨著抗疫檔案等專題檔案的出現，人們開始探討這些不符合全宗理論的檔案整理問題。即使是新的《檔號編制規則》（DA/T 13—2022）也產生了一些實踐應用的問題[12]，讓人不得不思考全宗理論的適用范圍。

此外，由于電子文件的大量產生，信息技術廣泛用于檔案整理。部分學者著眼于電子文件檔案整理，提出檔案的實體整理和檔案的信息整理的“二元檔案”實踐體系[13-14]，同時向“虛擬整理”[15]、“數據態”[16]變革，最終達到知識層面[17]的內化，以便更好地開發利用[18]檔案信息內容。

已有研究從傳統視角與技術變革視角豐富了我國檔案整理領域的理論體系。不難發現，傳統的全宗理論，是產生于社會關系比較簡單、以紙張為主要載體時期的整理理論，隨著社會關系的復雜化，檔案形成單位之間的合作越來越多，各類新型檔案不斷產生，載體形式也越來越豐富，作為檔案整理基礎理論的全宗理論，雖然已經不斷調整，但依然存在許多問題。另外，隨著人們在信息網絡時代對檔案管理的要求提升，僅能做到檔案整理有序化，已然不能指導檔案整理全過程。亟須構建一種從檔案實體、信息、知識三個層面出發的系統性整理理論，以全面、深入地指導檔案整理工作。

1 全宗理論的局限性

1.1 全宗理論局限于實體檔案整理層次

從檔案整理的二元實踐看，以全宗理論為代表的傳統檔案整理理論，主要關注實體檔案的物理存儲與分類，如通過組件、分類、排列、編號編目、排架等基本檔案整理活動將檔案實體進行有序化處理。數字時代，檔案客體進一步泛化，檔案形式和內容急劇變化，電子文件、數據庫、社交媒體記錄等非傳統形式檔案大量涌現。全宗理論對于數據層的檔案整合存在明顯不足，未能將其全面納入理論框架之中。

正如錢毅教授所說，未來的檔案管理將是多態共存的狀態，傳統的實體檔案、電子檔案、檔案數據將共同構成檔案管理的內容。信息社會發展的最終趨勢是一切信息向數據化方向發展，實體檔案依然有價值，但其在檔案信息總量中的比例會越來越小。即使是實體檔案，也需要將其數字化，并進一步數據化，即把實體檔案信息變為數據信息，才能更好地發揮其價值。[19]

1.2 全宗理論實際上是分類方法的應用

全宗理論強調檔案的來源和形成者，將檔案按照其形成者（如組織、機構、個人）進行分類，形成不同的全宗。這種分類方法有助于保持檔案的完整性和系統性，體現了整理檔案的歷史聯系。全宗理論在檔案管理中確實扮演著分類整理檔案的重要角色，其本質上是一種按機構來源進行分類整理的方法，是特定來源類分情境下的一個應用實例。

全宗原則主要或基本適用于綜合檔案館。傳統實體檔案因其唯一性，通常采用來源原則劃分全宗。在實踐中，來源原則在分類層次上主要適用于綜合檔案館的頂層分類，如國家綜合檔案館以全宗為單位管理檔案，如圖1所示。可以看出，檔案整理的主要方法是分類，通過分類，給全館的檔案建立一個有序的體系，然后將每一份文件歸類到具體的類目中，固定其位置，形成檔號。全宗是檔案館在第一層次分類時，普遍采用的分類方法，即以機構來源劃分，形成一個個全宗，但在全宗之下，根據需要，往往還采用年度、機構、保管期限等標準對檔案進行進一步的分類。因此，它是分類方法在檔案館一級分類中的一個應用，并非是檔案分類的全部規則。

1.3 全宗理論不能指導所有檔案機構的整理

全宗理論強調按照檔案的形成機構和來源進行整理，一定程度上確實有助于保持檔案的完整性和歷史聯系。然而，隨著機構活動的日益復雜和多樣化，以及跨機構、跨領域合作項目的增加，檔案的形成和來源也變得更加復雜。在綜合檔案館中，面對檔案的復雜性，已然形成了全宗的變通形式，如全宗匯集、檔案匯集。近年來，社會活動越來越復雜，一些檔案館形成越來越多全宗理論解決不了的檔案類別，如奧運檔案、抗疫檔案[20]、秦嶺別墅區整治檔案，這些檔案來源機構復雜，形成單位和人員眾多，但又圍繞一件事形成，需要將其作為一個整體對待，顯然以機構來源為主體的全宗理論在此類檔案的詮釋上力不從心。

全宗理論也不適合指導所有機構和企業的檔案整理。全宗概念本質上是指一個機構所形成的檔案綜合體，但當某一機構產生的檔案僅在其內部檔案室保存，并未納入綜合檔案館的接收范疇，即未向檔案館移交時，檔案館便不會為該機構的檔案分配全宗號。此情境下，按全宗理論形成的《檔號編制規則》（DA/T 13—2022）將全宗號設定為檔案編號體系中的最高級別，并作為必選項，其顯然存在實操上的局限性。[21]

即使在綜合檔案館中，根據需要，在全宗之上，還要形成全宗群，如在《檔號編制規則》（DA/T 13—2022）中，其舉例的檔號有：J019-LY·2019·Y-001。其中J019為全宗號，LY為檔案門類代碼（錄音檔案），2019為年度，Y為保管期限代碼，001為件號，而全宗號前面的J代表了全宗的屬性，該全宗是新中國成立后全宗的19號全宗，說明了在檔案館中，全宗也可以按屬性聚類在一起，即所有以J開頭的全宗號都是一類全群，形成了全宗群，只是檔案館不把全宗群看作是實體管理的單位，只是在概念上對全宗進行劃分，不作為檔案管理的統計單位。全宗號不是綜合檔案的最頂級分類號，從檔案分類的角度，根據需要可以把一份檔案先按國家分，再按檔案館分，最后才是全宗號和其他分類號，如最新的《檔案著錄規則》（DA/T 18—2022）給出了CN-436001-X043-LX·2011·Y-016-0038的檔號示例，表明在全宗號X043之上，還可以有國家代號、檔案館代號。

在綜合檔案館中，全宗之下需要進一步分類，其分類的標準有類別（事由或問題）、時間（年度）、保管期限、保管單位（卷或件）等，因此，在檔案整理中，往往需要結合檔案的形成特點和規律，結合管理需要，對檔案進行多級分類，然后把其位置通過檔號確定下來，如《檔號編制規則》（DA/T 13—2022）中舉例的A439-WS·2015·D30·003-005，則表示分別使用了全宗-類別（文書）-時間（年度）-保管期限（30年）-卷-件的分類方法來排列檔案。

2 信息的組織理論的內涵

戴維·溫伯格提出了“秩序的三個層次”：實體層面的有序排列、信息層面的虛擬秩序，以及信息利用時的按需重組的動態無序。[22]基于此，在信息管理中，可以構建出一套理論——信息組織的層次論，即在不同層次，采取不同的信息組織方法。在第一層次，即實體層，主要目的是有序化，其方法主要是分類。在第二層次，即信息層，主要目的是揭示與發現，其方法主要是元數據。在第三層次，即知識層，目的是關聯和重組，其主要方法是語義分析、關聯數據等。

這套理論和圖書情報界所使用的信息組織方法有著天然的契合度，如在第一層次，圖書情報主要采用分類法來使實體達到有序，《杜威十進分類法》《中國圖書館分類法》等是其代表。但由于分類的局限性，圖書館在很早就開始使用卡片式目錄來彌補分類的局限，書目卡片開創了信息描述的先河，也是最早的元數據。隨著計算機網絡技術的發展，本體、語義網等知識組織工具被廣泛應用，數據挖掘、知識圖譜、知識發現等成為圖情檔領域研究的熱點。

2.1 實體整理層次

實體管理是檔案管理的基礎，是“第一秩序”，是信息管理的基礎。對于檔案來說， “信息”總是依賴于一定的實體，即使在電子和數據時代，對數據存儲和備份的管理，也是所有業務活動的基礎。

實體層次整理目標是有序化。有序化是人類認識事物、掌控事物的目的。有序化的基本方法是分類，“分類的動機取決于我們大腦的史前構造，取決于構建并維持有意義連貫事物（事物、動物、工具、部落成員）組合的特殊神經系統，從根本上說，分類可以減少腦力活動，簡化信息流”[23]。分類是認識事物的方法，也是對檔案進行有序化的基本方式。通過分類，制定一個從總到分、層層劃分、層層隸屬的分類體系，使每一份檔案都在這個體系中有一個合適的位置。全宗理論從本質上是一種按機構來源進行分類整理的方法。

但是，實體整理層次也有局限性。首先，分類方案確定困難、死板。實體整理第一步是根據檔案的形成特點、數量等特征，形成一個合理的分類方案，然后再把某份檔案歸類到這個分類方案中，給其一個分類號（檔號），將其位置固定下來。由于檔案的復雜性，很難形成統一的方案。另外隨著機構的發展，檔案內容越來越多，分類方案也需要不斷地調整。其次，一份檔案只能分到一個類。在嚴格的分類體系下，一份檔案文件往往只能歸入一個類別，這限制了檔案信息的多維展現和利用。最后，只能按分類方案查找對象，利用者必須按照既定的分類方案進行檢索，缺乏靈活性和個性化。

實體管理作為檔案管理的基礎層次，確保了其物理層面上的有序性。然而，檔案管理的最終目的并非僅僅維持這種一維的秩序，而是為了促進檔案的利用。于是在一維秩序的基礎上有了立體化的“信息管理”，再在其之上，有了進一步的“知識管理”。

2.2 信息組織層次

信息組織層次作為“第二秩序”，在超越實體局限性的層面上對信息進行組織和管理。在這一層次，信息不再受限于物理實體約束，而是利用元數據方法對信息進行描述和結構化。元數據是用于描述信息資源屬性的一種結構化數據，它通過對信息特征、關系、來源等進行規范描述，為信息多維查找提供了可能。

為了規范地描述信息對象，需要形成不同元數據規范。這些規范定義了元數據的元素、結構和使用方式，以確保信息描述的準確性和一致性。元數據可以被任意分類和排序，以適應不同的信息組織和檢索需求。通過元數據和信息對象之間的映射關系，用戶可以準確地找到所需信息對象，實現信息高效檢索和利用。

在虛擬空間中，信息組織層展現出了無限可能性。由于擺脫了實體整理的限制，信息可以按照其內在的邏輯、關聯和屬性進行組織和分類。一份檔案可以因為其在某方面和另一份檔案有關聯而被歸為一類，這種關聯可以是主題、時間、地點、人物等多種維度。

盡管信息組織層次克服了實體整理的局限性，但信息的存儲和傳遞仍然依賴于具體的載體單元，即文獻。無論是紙質文獻還是電子文獻，它們都是信息的物理載體，承載著信息的具體內容。這意味著用戶在獲取信息時，仍然需要面對大量的文獻，而難以直接獲得藏于文獻內部的知識。

2.3 知識組織層次

第三秩序即“知識組織”層次，信息組織的最終目的是利用其中有用的知識。知識組織層次通過語義分析、聚類等方法，對檔案信息的元數據及全文進行深入分析，查找到有價值的語義單元（數據），并將其關聯為一個整體，將海量的信息轉化為有價值的知識，從而實現了從信息到知識的轉化，為用戶提供更加深入和全面的信息服務。基于計算機和網絡技術的快速發展，知識組織層次的方法不斷迭代，使得知識組織層次具有強大的生命力和廣闊的應用前景。多維的信息組合可以隨時從底層有序的組織中抽取，這種無序是建立在有序的基礎之上的，這種靈活性使得知識組織層次能夠更好地適應復雜多變的信息環境。

3 信息組織理論視角下全宗理論的重新審視

3.1 “實體—信息—知識”的三層管理模式

檔案管理從實體管理到信息管理，再到知識管理的轉變，反映了檔案管理理念和方法的演進，以及隨著技術進步和社會發展對檔案管理需求的變化。管理尺度從案卷到文件，從載體管理到不再依賴于載體的信息管理、再到文件中的知識單元，管理粒度越來越細。

本文基于信息組織理論，提出了一種檔案資源管理模式，如圖2所示。這一模式旨在通過系統的分類和整理，將檔案資源從原始的實體形態逐步提煉為信息，并最終轉化為具有深度和價值的知識，從而更高效地管理和利用檔案資源。

實體管理階段突出了由檔案本質屬性決定的傳統價值的開發，管理活動主要圍繞檔案實體展開。在該階段，檔案實體形態是信息賴以存在的物理基礎，檔案在數量、質量、結構上的平衡與優化成為衡量管理效率的三個尺度。這種管理方式的特點是穩固、單一，更多地關注檔案的物理保存和整理。

信息管理以檔案信息與載體的剝離為前提，突破了實體檔案的物理局限，弱化物的概念，直接對信息進行相對獨立的管理、加工和利用。這一階段，元數據應用使得檔案信息的處理更加高效、便捷，管理信息的維度擴大，可以多角度對檔案數據進行描述和查找，大大提高了檔案信息資源的管理效率和利用水平。

知識管理階段是檔案管理的高級階段，是前兩種管理形式的延伸與拓展。知識管理通過數據挖掘、數據分析等手段，對信息進行關聯、整合、更新和創新等管理，旨在構建一個乃至多個知識系統，系統內的知識不斷累積和循環，最終形成智慧，更高效、精確、個性地支持決策和發展。

3.2 建立檔案實體分類整序的思路與方法

面對檔案整理過程中涌現的新情況、新挑戰，無須機械套用全宗理論，試圖以此來強行適應檔案整理工作的實際需求。事實上，檔案匯集、主客體全宗等全宗的補充形式早已窺見了全宗構成條件的悖論——這些補充形式并非遵循檔案的來源進行歷史聯系的組織，而是基于特定的事由或主題進行分類和立卷。[24]

在檔案實踐中，工作的實際需要并非單純追求歷史原貌的重現，而是側重針對現實問題提供具體解決方案。事由原則所體現出的邏輯聯系在檔案整理中再次展現出其獨特價值。馬林青構建職能驅動的“職能—活動—事務”文件分類等級結構[25]，提供了一種新的分類視角，有助于更加精細地反映組織或機構的職能活動及其所形成文件之間的有機聯系。歷史聯系與邏輯聯系，各自并無絕對的優越性，它們各自在特定的應用場景下展現出獨特的價值，在檔案整理工作中是相互補充、相互統一的，共同服務于檔案整理的本質理念——即確保檔案之間的有機聯系。

實體層通過有序化進行檔案整理，保持檔案間的有機聯系，這種聯系既基于歷史聯系，也遵循邏輯聯系。在運用來源原則進行分類時，提倡靈活結合多種分類方法，如組織機構、主題和職能等分類法等。

實體層其實是構建了一個人們認識檔案的有序體系，即把雜亂無序的檔案，通過構建分類方案，形成一個邏輯上有序的分類體系，然后把某一份具體檔案放到這個體系中，并將其位置（檔號）固定下來。但這個體系及位置只是一個邏輯位置。通過分類，可以知道這份文件的檔號，但其實并不知道其在哪個庫房、哪個架閣、哪個卷盒中。在實際的管理工作中，還需要給每份文件一個保存的位置號，通過這個位置號，就可以找到這份文件。這個位置號，可以通過條碼、二維碼或RFID標簽來標注。

實體層檔案有其無可比擬的獨特價值，主要體現在憑證價值、史料價值上。它們是行政決策的重要依據、業務活動的有效憑證，并具備一定的法律效益。此外，實體層檔案還承載著延展至未來的社會記憶價值。

3.3 建立檔案元數據描述方法、信息交互方法

傳統的元數據形式，即手工著錄卡片，早在互聯網出現之前便作為描述圖書、資料等的重要工具而存在。在圖書館中，通過主題、作者等不同的分類維度，卡片目錄為每一本書籍匹配了表示圖書位置的分類號，使得信息的檢索和組織變得有序且高效。類似地，在檔案管理實踐中，檔號即基于分類體系而生成的排架順序號。進入互聯網時代，元數據被引入，進一步推動了信息分類和檢索的革新。元數據不僅繼承了卡片目錄和關系型數據庫中的信息描述功能，還通過多維度的查找方式，實現了更為靈活和高效的信息交互方法。

元數據的管理與利用依賴于一系列技術手段，包括但不限于RDF（資源描述框架）以實現資源的語義化描述；關系型數據庫以確保數據結構的規范化和完整性；圖數據庫以捕獲和處理復雜的實體間關系；領域本體以定義特定領域的共享概念與關系；XML（可擴展標記語言）來結構化地表示和傳輸數據。通過對這些技術手段的綜合運用，元數據能夠滿足特定需求和場景下的信息價值挖掘與應用。同時，信息層能夠應用知識元語義模型等技術，對知識層的知識元進行抽取與鏈接。

3.4 建立局部范圍的檔案知識組織方法與技術

在檔案整理中，知識組織層發揮著至關重要的作用，其核心目的是關聯重組檔案中的知識信息，以便更好地滿足用戶的知識需求。

在方法模式上，知識組織層主要運用語義分析技術，深入剖析檔案信息內容及結構的含義和上下文關系，實現知識的深入理解和表示。同時，聚類技術也是關鍵的一環，通過實體識別、關系抽取和數據探索等手段，將相關的知識信息聚集在一起，形成有邏輯、有層次的知識結構，揭示數據中的隱藏模式或趨勢。

在技術支撐方面，采用語義網絡、數據挖掘、深度學習、情感分析和自然語言處理等技術。語義網絡能夠構建檔案知識之間的關聯網絡，為知識圖譜的構建提供基礎；數據挖掘則用于從海量的檔案數據中提取有價值的信息和知識；深度學習技術能夠模擬人腦的學習過程，自動識別和提取檔案中的關鍵信息；情感分析技術則用于分析檔案中的情感傾向；自然語言處理技術則使得計算機能夠理解和處理人類的語言，實現檔案知識的智能化處理。

這些技術支撐和方法模式共同構成了檔案知識組織層的核心，旨在實現知識的價值化。通過關聯重組和知識圖譜的構建，檔案中的知識能夠被以更加直觀、易懂的方式展現給用戶，提高用戶的知識獲取效率。同時，知識推薦、用戶畫像和智能問答等功能的應用，也使得檔案知識能夠更好地服務于用戶個性化需求，實現知識的個性化推送和智能交互。

4 結 語

以全宗理論為代表的整理理論長久以來占據著核心地位，其對于檔案實踐的影響深遠而持久。但全宗理論也有其局限性，其更多地聚焦于檔案的實體層面，未能全面覆蓋所有檔案機構的整理實踐。

數據時代，檔案整理對象和方式的變化推動整理理論的變革。我們需要重新審視檔案整理的目標和方法，以適應時代的新需求。“把信息提煉成知識，進而把知識激活成智能，這是信息學的核心和靈魂。”[26]同樣地，這一思想也為檔案整理提供了新的視角和思路。通過“實體-信息-知識”三個層面的有序組織，檔案資源實現從物理實體的分類，到信息層面的深度關聯[27]，再到知識價值的挖掘與提煉，最終達成了資源的有效利用。

作者貢獻說明

黃新榮：確定選題，提出重要觀點，制訂論文框架，撰寫并修改論文；趙夏：討論并設計論文框架，撰寫論文。

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（責任編輯：陳 騫）