淺析水電項目檔案全過程管理

摘 要：作為國家基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要組成部分，我國水電項目建設(shè)規(guī)模持續(xù)推進，加強項目建設(shè)檔案管理工作已成為應(yīng)有之義。文章以水電項目檔案全過程管理的必要性為切入點，從實際出發(fā)分析了當下水電項目檔案管理進程中所面臨的主要困難與問題，并基于轉(zhuǎn)變管理理念、強化組織體系建設(shè)、推動管理制度創(chuàng)新以及引進信息化管理模式等角度，闡述了實現(xiàn)水電項目檔案全過程管理的具體策略，旨在為有關(guān)從業(yè)人員提供參考。

關(guān)鍵詞：水電項目；檔案管理；問題分析；完善策略

中圖分類號：TV51;G271 文獻標識碼：A

據(jù)相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，截至2023年年末，我國抽水蓄能累計投運規(guī)模達到5094萬千瓦，累計八年穩(wěn)居世界第一。在這一背景下，水利部頒布《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》，針對性地明確了水電項目管理進程中的組織架構(gòu)、管理歸檔和驗收移交等具體細則。從業(yè)人員應(yīng)嚴格遵循規(guī)定要求，構(gòu)建水電項目檔案全過程管理體系，更好地發(fā)揮檔案文件在水電項目建設(shè)進程中的作用。

一、水電項目檔案全過程管理的必要性

1.確保項目順利完工

水電項目的建設(shè)環(huán)節(jié)與施工技術(shù)流程較為復(fù)雜，針對性地加強水電項目檔案全過程管理體系建設(shè)，能夠確保各建設(shè)環(huán)節(jié)始終處于受控狀態(tài)，使其成為水電項目現(xiàn)場施工過程中監(jiān)督工作的主要載體，提高項目現(xiàn)場施工建設(shè)的標準化與規(guī)范化水平，確保項目的順利完工。

2.提高項目管理水平

在水電項目施工建設(shè)進程中，其檔案記錄了項目建設(shè)時的各項活動，檔案信息具有一定的原始屬性與真實屬性，能夠較為全面、直觀地展示與反饋水電項目建設(shè)質(zhì)量的狀況，并助力有關(guān)部門排查與分析項目質(zhì)量問題，為項目施工質(zhì)量評價提供依據(jù)與基礎(chǔ)。除此之外，水電項目檔案中還能夠涵蓋原始地形地貌、工程進度狀況、關(guān)鍵節(jié)點工序以及施工缺陷處理等具體內(nèi)容，在水電工程項目驗收過程當中同樣具有重要價值。

3.促進技術(shù)資料積累

水電項目檔案涵蓋了自項目提出、立項、審批、設(shè)計、施工及驗收等全過程與全環(huán)節(jié)的各類技術(shù)資料與管理資料，相關(guān)檔案傳承并保留了水電項目施工建設(shè)過程中的相關(guān)技術(shù)經(jīng)驗與技術(shù)要點。因此，強化水電項目檔案管理工作，能夠為后續(xù)水電項目的建設(shè)施工工作提供重要的參考依據(jù)，實現(xiàn)水電項目技術(shù)資料的充分積累，助力水電工程項目施工建設(shè)水平的全面發(fā)展與進步。

二、當下水電項目檔案管理面臨的主要困難

雖然檔案管理在項目施工建設(shè)進程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，但受制于傳統(tǒng)的檔案管理理念及管理模式等因素的影響，導(dǎo)致水電項目檔案管理依然面臨著一系列問題與困難。

1.重視程度不夠

從目前水電項目建設(shè)施工方的檔案管理工作開展現(xiàn)狀看，部分單位負責(zé)人未能充分認識到項目檔案管理的意義與價值，對于水電項目檔案管理工作的投入力度存在一定欠缺，相關(guān)管理模式未能及時轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新，單位內(nèi)部水電項目檔案管理質(zhì)量與效率較為低下。部分單位在組織開展項目檔案管理的同時，未能針對專業(yè)團隊與管理工作人員實施選拔，相關(guān)管理人員對于檔案管理目標要求以及相關(guān)管理流程的認知不夠全面與完善，導(dǎo)致水電項目檔案管理工作的開展未能充分發(fā)揮預(yù)期作用，可能會對項目現(xiàn)場管理以及項目技術(shù)資料積累造成不利影響。

2.制度建設(shè)不夠健全

健全完善的管理制度能夠使水電項目檔案管理工作的開展有據(jù)可依。但很多單位未能建立較為健全、系統(tǒng)的檔案管理制度，相關(guān)檔案的保管、檢索、利用與開發(fā)模式往往比較單一，給檔案工作的開展造成了一定限制。一些單位在制度建設(shè)的同時，未能完善與重構(gòu)單位內(nèi)部組織架構(gòu)，各管理主體的職責(zé)與工作內(nèi)容未能予以有效明確，水電項目的檔案類目劃分標準較為粗放，調(diào)閱查詢體系不夠便捷，收集整理與編目流程較為隨意，影響了項目檔案技術(shù)價值與參考價值的有效展現(xiàn)。

3.技術(shù)水平較為滯后

隨著時代的不斷發(fā)展與進步，以數(shù)字化、信息化為代表的技術(shù)手段在工程項目管理以及檔案資料管理領(lǐng)域扮演著重要角色。借助信息化檔案管理平臺，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案收集、合規(guī)檢測、檔案整編、檢索查詢、借閱領(lǐng)用、審批處理及統(tǒng)計分析等一系列管理流程與管理需求，實現(xiàn)檔案管理效能的進一步提升以及水電項目檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范性不斷進步，有效規(guī)避了檔案管理可能出現(xiàn)的風(fēng)險。但受制于技術(shù)投入力度等因素的影響，導(dǎo)致一些項目內(nèi)部檔案管理體系與管理模式依然較為滯后，相關(guān)信息化管理平臺建設(shè)面臨一定障礙，信息化、數(shù)字化管理技術(shù)的運用僅僅停留于表層，難以有效實現(xiàn)水電工程項目檔案管理的集約化、全流程和規(guī)范化目標。部分檔案管理工作人員對于項目檔案管理業(yè)務(wù)流程與技術(shù)要求的了解不夠全面，操作不夠熟練，對于水電項目檔案管理工作的完成效率也造成了一定影響。

三、推進水電項目檔案全過程管理的具體策略

為更好地推進水電項目檔案全過程管理，針對性地提升水電項目檔案管理工作開展的質(zhì)量與水平，從業(yè)者以及管理團隊應(yīng)做好以下幾方面工作。

1.及時轉(zhuǎn)變管理思路與理念

基于上文可知，檔案管理工作在水電項目施工建設(shè)進程中發(fā)揮著獨特的作用。因此，有關(guān)項目管理團隊與負責(zé)人應(yīng)當積極轉(zhuǎn)變以往的檔案管理理念與思路，明確水電項目檔案管理工作的具體目標，結(jié)合多渠道、多路徑，進一步加強檔案管理宣傳引導(dǎo)工作，力求在項目內(nèi)部建立積極、高效的項目檔案管理環(huán)境與管理氛圍，有效避免建設(shè)施工團隊以及檔案管理工作人員對于檔案管理工作的懈怠，提高水電項目檔案的管理水平。

首先，項目負責(zé)人與管理層應(yīng)當針對以往項目檔案管理中存在的問題與不足進行綜合分析與回顧，結(jié)合實際案例了解水電項目檔案管理工作的重要性，并結(jié)合座談會、圖文推送等宣傳方式，加強有關(guān)部門與人員的檔案管理意識，使水電項目檔案管理工作的開展能夠具備堅實的基礎(chǔ)。

其次，應(yīng)有針對性地加強檔案管理培訓(xùn)工作，提升水電項目檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。在新時期水電項目檔案管理工作中，對于專職管理人員的工作能力與業(yè)務(wù)素養(yǎng)提出了新的要求。因此，有關(guān)單位與部門應(yīng)立足于水電項目全過程作業(yè)的特點，進一步完善項目檔案管理人員培訓(xùn)選拔體系，使項目檔案管理人員能夠掌握更加高效、優(yōu)質(zhì)的管理策略與管理方案，全面提高水電項目檔案管理工作的水平。同時，還應(yīng)加強檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)與信息化作業(yè)能力，使檔案管理工作能夠為水電項目管理、施工組織協(xié)調(diào)以及質(zhì)量問題驗收提供更加直觀的參考。

最后，應(yīng)加強獎懲機制與績效考核機制的建設(shè)。為提升水電項目檔案管理工作人員的積極性與配合程度，應(yīng)不斷完善檔案管理獎懲機制，從實際出發(fā)，立足水電項目管理工作需求，明確項目檔案管理工作的評價評審指標，對表現(xiàn)良好的管理人員實施獎勵，對表現(xiàn)欠缺的管理人員進行一定的處罰，并結(jié)合意見信箱以及線上反饋等方式，做好收集各部門員工的意見和建議，全方位地解決和改善水電項目檔案管理與開發(fā)進程當中存在的問題與不足，激發(fā)檔案管理工作人員的主動性。

2.加強組織管理體系建設(shè)

完善、高效地組織管理體系能夠為水電項目檔案管理工作的開展提供依據(jù)。有關(guān)單位應(yīng)當遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準與分級管理的原則，在單位設(shè)立獨立檔案室，并落實建設(shè)單位負責(zé)人牽頭、分管領(lǐng)導(dǎo)主抓的全員參與要求，實現(xiàn)與業(yè)主單位、設(shè)計單位、施工單位和監(jiān)理單位等水電項目參建主體之間的協(xié)調(diào)滲透，構(gòu)建完善的水電項目檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)，使項目決策、規(guī)劃與設(shè)計施工過程中所產(chǎn)生的各項文件資料能夠以統(tǒng)一的格式與標準得到收集整理與歸納，進一步確保水電項目檔案管理工作質(zhì)量。

除此之外，在組織管理體系建設(shè)的同時，還應(yīng)明確檔案管理工作的權(quán)責(zé)與職能，避免管理實踐過程中可能產(chǎn)生的矛盾與沖突現(xiàn)象。其中，檔案室負責(zé)對水電項目建設(shè)檔案實施歸口管理，在日常管理工作中，檔案室需要負責(zé)對各項工程資料催繳、管理與指導(dǎo)，并接受上級部門的檢查與監(jiān)督，實現(xiàn)對水電項目各建設(shè)環(huán)節(jié)的全覆蓋以及項目檔案管理的規(guī)范化與標準化建設(shè)。

3.推進檔案管理制度的完善創(chuàng)新

（1）綜合管理流程

為保障水電項目檔案管理開展效能，有效規(guī)避人為因素造成的問題與風(fēng)險，在檔案綜合管理流程的構(gòu)建中，應(yīng)盡可能減少重復(fù)歸檔環(huán)節(jié)，嚴格遵循發(fā)起方歸檔的原則，并由關(guān)聯(lián)方對檔案文件內(nèi)容審核確認。例如，對于某特定項目下發(fā)的安全質(zhì)量相關(guān)文件，應(yīng)由管理部門做好歸檔，由施工方發(fā)起的技術(shù)聯(lián)系文件、驗收簽證等應(yīng)由施工方歸檔，監(jiān)理指令與驗收文件資料應(yīng)由監(jiān)理單位歸檔。針對綜合管理與聯(lián)合歸檔機制的建設(shè)，能夠有效減少水電項目檔案管理中可能存在的冗余環(huán)節(jié)，進一步實現(xiàn)水電項目檔案管理提質(zhì)增效的目標要求。

（2）分項管理制度

水電項目工程檔案涉及的文件資料眾多，需要按照不同分項采取差異化的管理措施。

第一，對于環(huán)保、水保、衛(wèi)生、消防、并網(wǎng)審查及安全評估等相關(guān)專項文件，需要遵循屬地原則完整歸檔管理，形成水電項目專項評價檔案。第二，對于項目建設(shè)規(guī)劃、建議書、可行性研究報告、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計、具體報批文件以及周邊環(huán)境物探報告等相關(guān)資料文件，應(yīng)做好歸檔管理，形成設(shè)計成果檔案。第三，在項目發(fā)承包階段，應(yīng)將招投標文件、機構(gòu)資質(zhì)文件、評標規(guī)定文件、會議紀要以及評標報告等做好歸檔管理，形成招標合同檔案，使其能夠全面反映水電項目的招標過程及其公平公正性。第四，在水電項目建設(shè)過程中，需要在必要時組織開展移民征地。因此，相關(guān)規(guī)劃文件、勘驗文件、報批資料、費用發(fā)放憑證及合同協(xié)議等文件應(yīng)基于屬地原則，按照行政管理分區(qū)標準歸檔管理，形成移民檔案，使其能夠針對項目移民征地過程做好系統(tǒng)的記錄。第五，作為水電工程項目當中的關(guān)鍵一環(huán)，需要按照項目建設(shè)目標與設(shè)計方案對各類設(shè)施開展安裝施工。因此，在檔案分項管理時，應(yīng)針對質(zhì)量檢測名單、測量成果、安裝工程技術(shù)要求、施工設(shè)計方案、原材料報驗資料、現(xiàn)場試驗報告、分項驗收報告、進度控制資料、資金支出文件、安全管理文件以及竣工圖紙等實行歸檔管理，形成水電項目安裝工程檔案，使項目建設(shè)過程中的資料文件能夠得到高效利用與管理，提升檔案查閱調(diào)取的便捷性是水電工程項目檔案管理中的重點內(nèi)容。第六，在水電項目建設(shè)施工過程中涉及大量的設(shè)備與儀器儀表，這些設(shè)備設(shè)施的運行與使用情況直接影響著項目的施工建設(shè)質(zhì)量。因此，在分項檔案管理中，需要結(jié)合水電工程項目實際施工情況對各類儀器設(shè)備的技術(shù)資料、調(diào)試記錄與合格證明做好歸檔管理，形成儀器設(shè)備檔案，為相關(guān)設(shè)備的使用與維修維護提供參考。第七，除上述資料內(nèi)容外，還需要針對水電項目建設(shè)過程中的會計憑證、財務(wù)報告以及款項結(jié)算憑證等開展管控，形成工程財務(wù)檔案，使財務(wù)管理風(fēng)險能夠?qū)崿F(xiàn)有效追溯與處置，規(guī)避財務(wù)風(fēng)險。

（3）檔案檢查制度

作為水電工程項目管理中的關(guān)鍵一環(huán)，及時采取措施提升檔案管理質(zhì)量，對確保項目順利完工、實現(xiàn)技術(shù)資料積累、提高項目管理水平具有重要價值。因此，在檔案管理制度的完善與創(chuàng)新進程中，應(yīng)立足實際建立健全檔案監(jiān)督檢查制度，進一步提升項目檔案管理的規(guī)范性，保障水電項目檔案案卷整編質(zhì)量。

首先，應(yīng)由公司檔案室針對項目各方檔案管理業(yè)務(wù)開展情況組織監(jiān)督管理與檢查，專業(yè)管理團隊可對水電項目參建各方檔案管理工作開展現(xiàn)狀組織調(diào)研與分析，明確其管理中存在的主要問題，同時結(jié)合專題會等方式對參建單位檔案文件的歸檔管理工作開展情況進行同步檢查，要求有關(guān)單位及時整改，確保水電項目檔案整編與管理工作質(zhì)量。

此外，在項目檔案管理檢查監(jiān)督工作開展過程中，為促進資源的優(yōu)化配置，提高檔案管理監(jiān)督效率，應(yīng)立足于《水利水電工程施工質(zhì)量評定表填表說明及示例規(guī)范》《水利水電工程移民檔案管理辦法》等具體的規(guī)定要求，明確檔案管理檢查監(jiān)督中的重點，加強對移民征地檔案以及水電項目安裝工程檔案等重點內(nèi)容的管理，使施工原始記錄更加全面完整，確保資料歸檔收集的可靠性。

（4）積極引進信息化檔案管理系統(tǒng)

信息化、數(shù)字化等技術(shù)手段的廣泛應(yīng)用實現(xiàn)了檔案文件管理模式的不斷創(chuàng)新與發(fā)展，有關(guān)項目管理團隊應(yīng)積極引進信息化檔案管理系統(tǒng)，并加強專業(yè)管理團隊的技術(shù)培訓(xùn)，促進項目檔案整編質(zhì)量不斷提升。在信息化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用過程中，應(yīng)按照國家管理要求與規(guī)定內(nèi)容，統(tǒng)一水電項目檔案資料的格式，并對其進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，規(guī)范檔案目錄、備考表、移交清單以及相關(guān)電子表格等內(nèi)容，使信息化檔案管理工作更加便捷、高效。在項目建設(shè)與檔案管理中，應(yīng)結(jié)合信息化管理系統(tǒng)的特性與優(yōu)勢，實現(xiàn)對關(guān)鍵文件資料的實時歸檔，提高項目檔案管理效率，避免出現(xiàn)遺漏檔案資料現(xiàn)象，嚴控項目檔案源頭，提升水電項目檔案的準確性與開發(fā)利用率。

四、結(jié)語

綜上所述，項目檔案能夠較為全面、直觀地反映水電工程項目的規(guī)劃建設(shè)施工全過程，對水電項目的管理與協(xié)調(diào)以及相關(guān)技術(shù)資料的整理具有重要意義。有關(guān)單位工作人員應(yīng)當明確水電項目檔案管理的具體需求以及當前存在的主要問題，同時積極推進檔案管理模式的創(chuàng)新與迭代，使水電項目檔案管理流程與管理模式實現(xiàn)不斷進步，使檔案管理能夠滲透到水電項目的各個環(huán)節(jié)，促進項目建設(shè)質(zhì)量的提升。

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作者單位：國家能源集團新疆吉林臺水電開發(fā)有限公司