人社檔案管理工作的重要性與管理措施探析

摘 要：社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展促進(jìn)了社會(huì)保障體系的不斷完善，人力資源和社會(huì)保障檔案（以下簡稱人社檔案）作為記錄個(gè)人工作生涯、社會(huì)保障和薪資福利等關(guān)鍵信息的重要載體，其重要性也日益凸顯。細(xì)化人社檔案管理方案，加大人社檔案管理力度，對(duì)于維護(hù)公眾個(gè)人權(quán)益和促進(jìn)人才流動(dòng)具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。文章以人社檔案管理工作概述為落腳點(diǎn)，深入探討人社檔案管理工作的重要性和面臨的困境，并從多維度提出人社檔案管理工作開展的可行性措施，以期為相關(guān)部門開展工作提供有益參考。

關(guān)鍵詞：人社；檔案管理；工作措施；信息化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

檔案管理屬于人力資源和社會(huì)保障工作體系中的關(guān)鍵組成部分，其完整性、真實(shí)性與安全性是基本的工作要求。然而，就當(dāng)前人社檔案管理整體工作情況來看，受諸多因素的影響，一些問題逐漸凸顯出來，如有的部門對(duì)該項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)不深，存在“重業(yè)務(wù)，輕檔案”的情況。管理制度不合理，檔案管理混亂和推諉扯皮等問題時(shí)有出現(xiàn)。信息化程度不高，難以真正意義上提高人社檔案管理的效率和質(zhì)量。因此，如何基于實(shí)際發(fā)展情況剖析現(xiàn)存問題，細(xì)化檔案管理工作的要點(diǎn)已經(jīng)成為許多部門重點(diǎn)關(guān)注的話題。

一、人社檔案管理工作概述

人社檔案管理工作是指對(duì)人力資源和社會(huì)保障領(lǐng)域形成的各種檔案開展收集、整理、保管、利用和鑒定等一系列活動(dòng)的總稱，旨在確保人社檔案的完整性和真實(shí)性，并能夠被準(zhǔn)確、安全和有效地應(yīng)用到相關(guān)領(lǐng)域，為人力資源和社會(huì)保障工作提供有力的支持和服務(wù)。該項(xiàng)工作主要具有以下特點(diǎn)。

（1）專業(yè)性強(qiáng)。人社檔案管理工作涉及人力資源和社會(huì)保障領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)，包括勞動(dòng)法律法規(guī)、社會(huì)保險(xiǎn)政策和人事管理規(guī)定等，對(duì)相關(guān)人員的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力均有較高的要求。在信息技術(shù)發(fā)展的背景下，檔案管理人員還需具備一定的信息技術(shù)應(yīng)用能力，以便更好地開展檔案工作。

（2）動(dòng)態(tài)性強(qiáng)。人社檔案隨著個(gè)人學(xué)習(xí)、工作和社會(huì)保障等情況的變化而不斷更新，即個(gè)人在不同階段的經(jīng)歷均需及時(shí)反映在檔案中。

（3）保密性強(qiáng)。人社檔案中包含了個(gè)人的隱私信息，如身份證號(hào)碼、家庭住址、學(xué)業(yè)經(jīng)歷和工資收入等，需嚴(yán)格保密，避免信息被泄露給個(gè)人帶來嚴(yán)重的不良影響。

（4）服務(wù)性強(qiáng)。檔案中包含的個(gè)人信息對(duì)于人力資源管理和社會(huì)保障政策的制定以及執(zhí)行具有重要的參考價(jià)值，如在招聘錄用、職稱評(píng)定和社保待遇審核等工作中，均需查閱個(gè)人檔案信息。

二、人社檔案管理工作的重要性

1.保障個(gè)人權(quán)益

人社檔案是個(gè)人參與社會(huì)活動(dòng)、享受社會(huì)保障和福利的重要憑證。一方面，在勞動(dòng)關(guān)系建立、履行和解除過程中，人社檔案可以作為維護(hù)合法權(quán)益的重要證據(jù)。例如，若出現(xiàn)勞動(dòng)糾紛問題，在檔案中的勞動(dòng)合同和工資發(fā)放記錄等信息能夠證明勞動(dòng)者與用人單位之間的勞動(dòng)關(guān)系和工資待遇情況，為勞動(dòng)者爭取合法權(quán)益提供有力支持。同時(shí)，用人單位也可基于檔案信息，全面了解自身的用工情況，從而規(guī)范用工行為，維護(hù)勞動(dòng)關(guān)系的穩(wěn)定性；另一方面，社會(huì)保障是國家為保障公民基本生活和社會(huì)穩(wěn)定而建立的一項(xiàng)重要制度，人社檔案在其實(shí)施過程中起著至關(guān)重要的作用，即依據(jù)個(gè)人身份信息、參保記錄和繳費(fèi)情況等，確定社會(huì)保障待遇，輔以檔案信息審核機(jī)制，有助于降低個(gè)人社會(huì)保障資金被冒領(lǐng)或?yàn)E用的風(fēng)險(xiǎn)。

2.服務(wù)人力資源管理

人社檔案是用人單位了解人才的重要窗口。在人才選拔與任用過程中，用人單位通過檔案詳細(xì)了解了人才的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作履歷、專業(yè)技能和業(yè)績表現(xiàn)等信息，可以更好地評(píng)估人才與實(shí)際崗位的匹配度，從而做出科學(xué)合理的用人決策。以事業(yè)單位招聘為例，檔案審查是必不可少的程序之一，旨在了解應(yīng)聘者的學(xué)歷、專業(yè)和工作經(jīng)歷等，提高選拔的準(zhǔn)確性和效率。此外，用人單位對(duì)人社檔案展開分析，可以及時(shí)了解員工的優(yōu)勢(shì)與不足，為制訂人才培養(yǎng)計(jì)劃、促進(jìn)員工的個(gè)人成長提供有益的參考，也能給員工的發(fā)展提供一個(gè)更具針對(duì)性的展示平臺(tái)，激發(fā)其工作積極性和創(chuàng)造力，實(shí)現(xiàn)用人單位與員工共同發(fā)展的目標(biāo)。

3.保障社會(huì)公平正義

促進(jìn)人社檔案管理的規(guī)范性，對(duì)于保障個(gè)人擁有平等的機(jī)會(huì)參與社會(huì)競(jìng)爭與發(fā)展具有重要意義。在人才選拔、職稱評(píng)定和晉升等環(huán)節(jié)，依據(jù)不受人為因素干擾、真實(shí)反映個(gè)人能力的檔案信息，如學(xué)術(shù)成果、工作業(yè)績等，在一定程度上可以降低用人單位因人際關(guān)系、主觀偏見等因素出現(xiàn)不公平問題的風(fēng)險(xiǎn)，從而確保員工的發(fā)展公平性。從監(jiān)督角度來看，檔案信息反映了用人單位的用人行為、社會(huì)保障資金的使用情況等，為監(jiān)督權(quán)力運(yùn)行提供了重要線索。例如，相關(guān)部門定期對(duì)檔案信息展開審查，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)用人單位可能存在的違規(guī)招聘、違規(guī)晉升或資金挪用與濫用等違規(guī)行為，并以此為依據(jù)制定針對(duì)性的應(yīng)對(duì)方案，從而促進(jìn)社會(huì)的和諧穩(wěn)定發(fā)展。

三、人社檔案管理工作面臨的困境

1.對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不深

部分單位和個(gè)人對(duì)于人社檔案管理工作的重視程度嚴(yán)重不足，未充分認(rèn)識(shí)到其在人力資源管理、社會(huì)保障和個(gè)人維權(quán)等方面的關(guān)鍵性作用。一些用人單位在招聘過程中注重人才現(xiàn)場(chǎng)表現(xiàn)與實(shí)際專業(yè)能力，而忽視了檔案審查工作，并且部分人員不清楚檔案的具體內(nèi)容和作用，甚至有人長期不關(guān)心自己的檔案去向，對(duì)人社檔案管理工作的有序開展產(chǎn)生了一定的阻礙作用。目前，人社部門還存在軟硬件設(shè)備設(shè)施、人員配備或經(jīng)費(fèi)投入不足等問題，導(dǎo)致開展檔案管理工作的基礎(chǔ)條件薄弱，難以真正意義上滿足高效且準(zhǔn)確的管理需求。

2.管理體系不完善

不同地區(qū)的人社檔案管理工作存在較大差異，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致檔案收集、整理、保管和利用等環(huán)節(jié)出現(xiàn)不規(guī)范、不統(tǒng)一的問題。一些單位雖然制定了完善的檔案管理制度，但在具體執(zhí)行過程中，部分管理人員對(duì)制度的理解不到位，出現(xiàn)違規(guī)操作現(xiàn)象。例如，在檔案借閱環(huán)節(jié)沒有嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，導(dǎo)致檔案信息被泄露或丟失等問題。在檔案轉(zhuǎn)遞過程中，不按規(guī)定程序操作，造成檔案流轉(zhuǎn)不暢。

3.信息化建設(shè)不足

在現(xiàn)代化信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，人社檔案管理工作正逐漸向信息化層面邁進(jìn)。但部分單位的信息化建設(shè)滯后問題嚴(yán)重，大部分檔案仍以紙質(zhì)形式保存，數(shù)字化程度較低，或采用簡單的信息化設(shè)備提供檔案查詢服務(wù)，不僅增加了檔案管理的工作量與成本，還給檔案利用帶來了不便，無法有效地滿足個(gè)人與用人單位快速高效的信息共享需求。此外，部分單位在檔案管理信息化建設(shè)推進(jìn)過程中，安全問題日益凸顯，所采用的系統(tǒng)存在安全漏洞，受到黑客攻擊和病毒感染的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)較高，檔案信息被泄露、篡改或丟失等問題時(shí)有出現(xiàn)。

4.隊(duì)伍建設(shè)不合理

從管理隊(duì)伍建設(shè)來看，當(dāng)前部分單位的檔案管理人員并未經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，在檔案分類、整理和編目等實(shí)際工作中存在憑經(jīng)驗(yàn)辦事的情況，缺乏科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，難以提升人社檔案管理的質(zhì)量與效率。部分檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)較為淡薄，缺乏主動(dòng)服務(wù)的精神，難以為個(gè)人或用人單位提供便捷且高效的針對(duì)性服務(wù)，不利于檔案管理工作的改進(jìn)和提高。

四、人社檔案管理工作開展的可行性措施

1.增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

意識(shí)提升屬于一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，相關(guān)部門應(yīng)分別從人社部門管理層、檔案管理人員及公眾三個(gè)角度出發(fā)，有針對(duì)性地開展工作。一方面，定期邀請(qǐng)檔案管理領(lǐng)域的專家學(xué)者采用案例分析等方法，展示檔案在人力資源規(guī)劃、決策支持和風(fēng)險(xiǎn)防范等方面的關(guān)鍵性作用，引導(dǎo)管理層人員認(rèn)識(shí)到檔案管理是單位管理的重要組成部分，從而加大對(duì)檔案管理工作的支持力度；另一方面，制作海報(bào)、手冊(cè)和動(dòng)畫視頻等生動(dòng)形象的宣傳資料，向檔案管理人員介紹人社檔案的重要性和管理要求，可以張貼在單位內(nèi)部的宣傳欄、辦公區(qū)域或員工食堂等場(chǎng)所，也可定期更新某信公眾號(hào)、官網(wǎng)內(nèi)容，讓相關(guān)人員在日常工作中隨時(shí)隨地接觸到檔案知識(shí)，增強(qiáng)檔案意識(shí)。此外，為有效提高公眾對(duì)檔案的重視程度，人社部門可以通過報(bào)紙、雜志、電視、廣播和網(wǎng)絡(luò)等媒體渠道，積極宣傳人社檔案的重要性和利用方法，并定期開展下社區(qū)活動(dòng)，面對(duì)面解答公眾與檔案相關(guān)的疑問，營造全面關(guān)注檔案管理的氛圍。

2.完善檔案管理制度

人社檔案管理制度是相關(guān)人員開展工作的重要依據(jù)，也是提高檔案管理工作效率的有效方法。人社部門可依據(jù)實(shí)際管理需求，制定完善的檔案管理規(guī)范。基于檔案類型，制定差異化的分類規(guī)則，如人事檔案按照干部檔案、工人檔案和專業(yè)技術(shù)人員檔案等有序分類，社保檔案則按照養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案和失業(yè)保險(xiǎn)檔案等依次排列，有助于提高檔案類別的清晰度，為后續(xù)查找和利用奠定基礎(chǔ)。規(guī)范檔案編號(hào)規(guī)則同樣至關(guān)重要，可以按照地區(qū)、單位、檔案類型和流水號(hào)等代碼順序組合在一起，即某地區(qū)人事檔案編號(hào)可設(shè)置為“地區(qū)代碼—單位代碼—R—流水號(hào)”（R表示人事檔案），以此提高檔案的可識(shí)別性和可追溯性。同時(shí)，人社部門還應(yīng)統(tǒng)一檔案管理流程，細(xì)化檔案收集的范圍和時(shí)間，規(guī)范不同區(qū)域、不同單位檔案的移交程序，并明確檔案的保管期限和銷毀程序。以某地區(qū)人社部門為例，為提高事業(yè)單位、高校等人才檔案管理的效率，該部門將優(yōu)化后的檔案管理流程落實(shí)到了具體的文件中，要點(diǎn)如表1。

3.加強(qiáng)信息化建設(shè)

信息化建設(shè)已成為各行各業(yè)發(fā)展的流行趨勢(shì)，人社部門也應(yīng)增強(qiáng)信息化建設(shè)的意識(shí)，著力構(gòu)建一個(gè)高效、安全且規(guī)范的信息化檔案管理平臺(tái)，更好地為個(gè)人和用人單位提供檔案服務(wù)。一方面，加大硬件投入。選擇具備冗余電源、RAID 磁盤陣列等功能的高性能、大容量的服務(wù)器，存儲(chǔ)海量的電子檔案數(shù)據(jù)，并確保數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性。為防止檔案數(shù)據(jù)丟失，可以引入磁帶庫、磁盤陣列等設(shè)備對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，同時(shí)輔以云存儲(chǔ)等異地備份方式，提升數(shù)據(jù)的安全性。高速掃描儀不可或缺，其不僅能將紙質(zhì)檔案快速轉(zhuǎn)化為電子檔案，還具備自動(dòng)進(jìn)紙、雙面掃描和高分辨率等功能，有助于提升檔案管理的質(zhì)量，其與專業(yè)的圖像處理軟件搭配使用，能夠進(jìn)一步提升電子檔案的清晰度與可讀性；另一方面，開發(fā)專業(yè)軟件。立足功能需求分析結(jié)果，結(jié)合人社檔案管理要求，落實(shí)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)的工作方案，在完成嚴(yán)格的功能、性能與安全測(cè)試之后上線運(yùn)行，確保檔案收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計(jì)等模塊能夠滿足人社檔案管理工作的需要。此外，建立數(shù)據(jù)接口與搭建數(shù)據(jù)共享平臺(tái)工作不可忽視，這是檔案數(shù)據(jù)信息共享的關(guān)鍵保障環(huán)節(jié)，有助于為管理層決策和業(yè)務(wù)工作提供有力的數(shù)據(jù)支持。

某人社部門明確了信息化建設(shè)的細(xì)節(jié)。例如，根據(jù)檔案數(shù)量、質(zhì)量與價(jià)值，采用自主數(shù)字化或外包數(shù)字化的方式實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。紙質(zhì)檔案數(shù)字化時(shí)，嚴(yán)格遵循國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，明確圖像掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入和數(shù)據(jù)校驗(yàn)等環(huán)節(jié)的落實(shí)要點(diǎn)。電子檔案格式設(shè)置為PDF、XML或DOCX，并備份元數(shù)據(jù)，以確保電子檔案的可檢索性和可追溯性，極大地提高了人社檔案管理的精細(xì)化程度。

4.重視管理隊(duì)伍建設(shè)

人社檔案管理人員是檔案管理工作的主要承擔(dān)者。因此，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)至關(guān)重要。人社部門需要樹立人才引進(jìn)意識(shí)，即根據(jù)人才需求，通過公開招聘、校園招聘或人才市場(chǎng)招聘等多種渠道，有針對(duì)性地引進(jìn)檔案管理專業(yè)的高校畢業(yè)生或具有豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人才，為檔案管理隊(duì)伍注入新的活力。從管理人員專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)提升角度來看，定期開展內(nèi)部培訓(xùn)工作是有效途徑，如開設(shè)講座，向管理人員介紹檔案管理相關(guān)的理論和方法，明確檔案分類、整理、編目、保管和利用等各環(huán)節(jié)的工作細(xì)節(jié)和要點(diǎn)。組織信息化技術(shù)培訓(xùn)，幫助管理人員掌握管理軟件的使用、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等技能，提高信息化技術(shù)使用的熟練度。開展專項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)時(shí)深入講解不同類型檔案管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)，為其開展工作積累經(jīng)驗(yàn)。

五、結(jié)語

人社檔案記錄了個(gè)人的成長軌跡，在維護(hù)個(gè)人權(quán)益、服務(wù)人力資源管理和保障社會(huì)公平正義方面扮演著至關(guān)重要的角色。在具體實(shí)踐過程中，人社部門應(yīng)著力增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，切實(shí)做好檔案管理制度的完善、信息化建設(shè)工作，并定期對(duì)檔案管理人員開展系統(tǒng)培訓(xùn)，以此確保檔案收集、整理、保管和利用等環(huán)節(jié)均有章可循，有法可依，為人社事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

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作者單位：寧陽縣人力資源和社會(huì)保障局。