事業(yè)單位檔案數字化轉型的挑戰(zhàn)與對策

摘 要：隨著我國信息化建設的快速發(fā)展，數字化、信息化建設已經成為各領域的發(fā)展趨勢。事業(yè)單位檔案管理工作也在進行數字化轉型，但事業(yè)單位檔案管理工作中依然存在檔案管理人員對檔案數字化轉型認知不足、檔案信息化基礎設施不完善以及數字化管理人才匱乏等問題。因此，事業(yè)單位要想達到數字化科學建設要求，進一步提高檔案管理工作水平，必須加強對檔案數字化轉型工作的重視程度，并且不斷地完善數字化轉型的基礎設施建設、提高工作人員的數字化素養(yǎng)以及加強對數字化專業(yè)人才的引進與培養(yǎng)。文章分析了事業(yè)單位檔案數字化轉型中所面臨的挑戰(zhàn)，并提出一些解決對策，以期能夠促進事業(yè)單位檔案管理工作向數字化方向快速轉型。

關鍵詞：數字化；事業(yè)單位；檔案管理

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

隨著我國經濟的不斷發(fā)展，科學技術不斷進步，同時也給事業(yè)單位檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)。現階段，隨著信息化建設的不斷推進，信息技術也在事業(yè)單位得到廣泛應用，并對事業(yè)單位檔案管理工作提出新的要求。在此背景下，事業(yè)單位必須加快數字化轉型的步伐，促進檔案管理工作向數字化方向發(fā)展。只有這樣，才能促進檔案管理工作更加高效、科學、便捷和安全。在當前信息化建設不斷推進的背景下，事業(yè)單位要想提高檔案管理工作水平，就必須加快數字化轉型步伐。

一、數字化轉型的概念

隨著信息技術的快速發(fā)展，數字化已經成為各行各業(yè)發(fā)展的必然趨勢。數字化轉型指的是創(chuàng)新傳統(tǒng)的工作模式和工作方式，通過利用信息技術、計算機技術等新興技術，提高傳統(tǒng)行業(yè)的工作效率和工作質量，最終達到增加社會經濟效益、提高社會發(fā)展水平以及實現各行各業(yè)可持續(xù)發(fā)展的目的。數字化轉型并不是某一個特定行業(yè)所特有的，它是在各行各業(yè)都廣泛應用信息技術之后才產生的。隨著社會經濟和科學技術的快速發(fā)展，數字化轉型在各行各業(yè)得到廣泛應用，如交通、城建、大學、銀行、教育、醫(yī)療和公共服務等領域廣泛應用了信息技術。因此，數字化轉型是社會經濟快速發(fā)展以及各行各業(yè)不斷進步的必然產物，不僅能提高工作效率和質量，還能促進社會經濟快速發(fā)展。

二、事業(yè)單位開展檔案數字化管理工作的意義

1.簡化檔案工作流程

在事業(yè)單位，涉及大量的檔案材料需要妥善管理和保存。傳統(tǒng)的人工管理方式往往效率較低，易出現文件遺失或信息混亂等問題。因此，開展檔案數字化管理工作對于簡化事業(yè)單位的工作流程至關重要。首先，檔案管理數字化能夠使得文件檢索更加便捷、高效。傳統(tǒng)的手工管理方式需要大量的人力、物力進行文件的整理、存儲和檢索，而數字化檔案管理系統(tǒng)則可以通過關鍵詞檢索、分類存儲等功能，迅速找到所需文件，節(jié)省大量的工作時間；其次，數字化檔案管理可以降低檔案管理的成本。傳統(tǒng)的檔案管理方式需要購買大量的文件柜、存儲設備以及耗費人力進行維護。而數字化檔案管理系統(tǒng)則可以將文件數字化存儲在服務器上，節(jié)省大量的空間成本，同時也減少紙張、墨盒等耗材的使用，降低管理成本；最后，數字化檔案管理還可以提高工作的靈活性和效率。在傳統(tǒng)的手工管理方式下，檔案只能在固定的地點和時間被訪問，而數字化檔案管理則可以實現隨時隨地、跨部門共享的功能，工作人員可以更加靈活地處理檔案工作，提高檔案管理工作的效率。

2.拓寬檔案管理方式

傳統(tǒng)的檔案管理方式往往局限于紙質檔案的存儲和管理，而數字化檔案管理系統(tǒng)則為管理方式的拓寬提供了廣闊的空間。首先，數字化檔案管理系統(tǒng)使得管理方式更加靈活、多樣。傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式受限于物理空間和時間，紙質檔案只能在特定地點和時間內被訪問和管理。而數字化檔案管理系統(tǒng)可以實現信息的網絡化存儲和共享，工作人員可以通過互聯(lián)網隨時隨地訪問和管理檔案，極大地提高檔案管理的靈活性和便利性；其次，數字化檔案管理系統(tǒng)增強了管理信息化的程度。隨著信息技術的發(fā)展，數字化檔案管理系統(tǒng)具備強大的信息處理和管理功能，可以對檔案信息展開數字化處理、智能化分析和統(tǒng)計，為檔案管理決策提供更加全面和準確的數據支持。例如，系統(tǒng)可以通過數據挖掘技術分析歷史檔案數據，發(fā)現工作中的潛在問題和趨勢，為檔案管理者提供科學的決策依據，進一步提升檔案管理的精確性和效率。

三、事業(yè)單位檔案數字化轉型的挑戰(zhàn)

1.檔案管理人員對數字化轉型認知不足

事業(yè)單位檔案管理工作的重要性不言而喻，是檔案管理人員應該重視的問題。但是目前很多事業(yè)單位檔案管理人員對數字化轉型的認知不足，不知道該如何進行數字化轉型工作，導致事業(yè)單位檔案管理工作的效率低，并且增加了事業(yè)單位檔案管理工作的成本。有些事業(yè)單位檔案管理人員認為數字化轉型與自己并沒有關系，所以對紙質檔案進行數字化轉型業(yè)務時，不主動學習和研究紙質檔案如何實現數字化轉型，甚至一些檔案管理人員認為數字化轉型是可有可無的事情，認為檔案管理工作就是簡單地文件歸檔及整理。還有些檔案管理人員認為在實現數字化轉型時，會有很多工作人員和機器實施操作，而自己只需要整理相關資料就可以，檔案工作人員的積極性不高，從而嚴重影響事業(yè)單位檔案管理工作的效率。

2.信息化基礎設施不完善

我國事業(yè)單位在檔案數字化轉型過程中，因為缺少相應的基礎設施建設，信息化基礎設施不完善，從而導致檔案數字化工作開展存在諸多困難。例如，檔案管理人員需要通過計算機來進行檔案的收集與整理，在使用計算機進行檔案整理時，就需要有相應的計算機網絡系統(tǒng)來支持。由于缺乏完善的數字化系統(tǒng)，導致檔案數字化工作開展存在很大的風險，比如一些事業(yè)單位沒有建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)、檔案管理制度和獎懲機制等，在開展檔案數字化工作時沒有相應的規(guī)章制度來進行約束與規(guī)范，阻礙了事業(yè)單位實現檔案數字化轉型工作的開展。

3.檔案數字化管理人才匱乏

近年來，我國檔案數字化管理人才匱乏，事業(yè)單位檔案管理人員大多是具備紙質檔案管理豐富經驗的專業(yè)人才，但是由于職業(yè)晉升空間較小，這些檔案管理人員普遍缺乏職業(yè)歸屬感。事業(yè)單位對檔案數字化人才的培養(yǎng)力度較小，無法為紙質檔案進行數字化轉型提供充足的人才保障。另外，事業(yè)單位未能主動培養(yǎng)檔案管理人員的數字化技能，造成檔案管理人員對檔案數字化管理認識不足。此外，由于事業(yè)單位對檔案數字化管理人員缺乏有效的激勵機制，檔案管理人員缺乏工作的積極性和主動性。因此，要想解決這一問題就必須加大對檔案管理人員的培養(yǎng)力度，建立科學、合理的激勵機制，從而使事業(yè)單位檔案管理工作能夠順利地向數字化方向發(fā)展。

四、事業(yè)單位檔案數字化轉型的對策

1.健全檔案管理機制，提高數字化水平

要提高事業(yè)單位的數字化檔案管理水平，事業(yè)單位需要健全檔案管理機制。首先，事業(yè)單位需要建立完善的檔案管理制度和規(guī)章制度。這些制度應當包括檔案管理的基本原則、組織架構、職責分工、工作流程、權限管理和安全保障等內容，明確各個環(huán)節(jié)的責任和義務，規(guī)范檔案管理工作的開展。例如，制定檔案管理手冊、規(guī)范檔案管理流程，明確各部門的檔案管理職責和操作規(guī)范，提高檔案管理工作的規(guī)范性和統(tǒng)一性。其次，事業(yè)單位需要建立數字化檔案管理系統(tǒng)，并不斷完善和優(yōu)化系統(tǒng)功能。數字化檔案管理系統(tǒng)是數字化檔案管理的核心工具，應當具備便捷的存儲、檢索、分享和安全等功能，以滿足不同部門和人員的需求。例如，系統(tǒng)應當支持多種文件格式的存儲和檢索、權限控制、版本管理和數據備份等功能，保障檔案信息的安全性和完整性，提高檔案管理工作的效率和質量。

2.建立有效的數據備份策略和災難恢復計劃

要確保數字化檔案管理系統(tǒng)在面對突發(fā)事件時，能持續(xù)提供服務并保障數據的完整性和可用性，建立一套高效的數據備份策略和災難恢復計劃至關重要。這不僅涉及數據存儲的安全性問題，還關乎業(yè)務連續(xù)性和數據恢復能力的提升。首先，在制定數據備份策略時，單位必須全面考慮各種不同類型的數據以及這些數據所承載的價值。這種策略應包括對關鍵性數據和非關鍵性數據展開分類管理，明確哪些數據是最有價值的，應當優(yōu)先備份。無論是文檔、數據庫還是電子郵件，都應該被列入備份計劃中。對于那些極為重要且經常更新的數據，如財務報告或者客戶信息，定期進行全量備份是必不可少的。而對于一些不太頻繁更新但又十分重要的數據，可以選擇增量備份的方式來節(jié)省資源。此外，備份策略還應具備靈活性和可擴展性，能夠適應不斷變化的數據需求和技術環(huán)境。除在本地服務器上執(zhí)行定期備份外，還可以利用云存儲服務進行離線備份，這樣即便本地服務器出現故障或者遭受網絡攻擊，仍能通過云端存儲迅速恢復數據。為進一步確保數據的安全，備份數據應采用版本控制技術，這樣即便數據遭遇意外丟失，也能通過回溯歷史版本來重建丟失的文件。同樣不可忽視的是，雖然定期的備份對于保障數據安全非常重要，但恢復測試則更為關鍵。它能幫助檢測出可能存在的潛在問題。例如，誤操作導致的備份失敗或系統(tǒng)漏洞等，從而在需要真正恢復數據時確保流程的暢通無阻。

3.涉密檔案數字化

在對涉密檔案實施數字化處理時，可以有效地提高保密工作的效率、保密程度，方便管理與分析涉密信息。

（1）電子保密信息接收系統(tǒng)。為接收、處理機密信息，應建立電子保密信息接收系統(tǒng)。利用本系統(tǒng)，檔案管理人員可以在網上提交機密資料，并能自動對所遞交的資料進行核對，保證資料的完整與準確。

（2）保密管理。在電子信訪制度下，檔案管理員必須對其進行嚴格的保密管理。包括加密傳輸、權限管理和訪問控制等，確保保密信訪的機密性和安全性。

（3）保密信息分析和報告。利用該系統(tǒng)，可以方便地獲得機密文件，并對其進行分析。該系統(tǒng)能對機密文件進行歸類、匯總和分析，且能根據需要作出相應的決策。

（4）管理及儲存涉密資料文件。利用數字技術，構建涉密文件管理模塊，實現對機密文件、資料的存儲與管理。將紙質資料以數字化的方式轉換成電子版，并對其進行分類、索引和歸檔，使所需的資料能夠迅速地被檢索和查詢，降低紙質文件的儲存與管理費用。

4.督察督辦檔案數字化

督察督辦檔案的數字化能有效地提升監(jiān)察工作的效率、透明度和準確性，便于信息的整理、分析與追蹤。

（1）檢查員負責日常工作。為完成督察工作的登記和跟蹤，開發(fā)一套數字化督察任務管理系統(tǒng)。利用本系統(tǒng)，實現對督察工作文本材料的電子化輸入，并按類別、輕重緩急進行分類。

（2）對問題的處理。具體內容包括來信舉報、網上投訴舉報和媒體報道等，將其輸入電子督察系統(tǒng)。

（3）督察信息整理。將所搜集到的問題線索及督察交辦的資料進行歸類整理；利用電子表格、數據庫或專門的督察工具，對資料進行歸類、標注和存檔，便于快捷地查詢有關資料，為以后的信息分析與處理奠定堅實的資料基礎。

（4）信息共享和協(xié)作。利用電子督察檔案系統(tǒng)，可以使督察檔案資料在各部門間實現共享與合作。巡查員可以通過這個系統(tǒng)進行溝通、討論，并相互交流心得。

5.引入數字化人才，健全檔案管理隊伍

為提高事業(yè)單位的數字化檔案管理水平，引入數字化人才健全檔案管理隊伍至關重要。首先，事業(yè)單位可以通過檔案數字化專業(yè)人才引進方式，引進具備檔案數字化專業(yè)知識和技能的人才。這類人才應當具備良好的信息技術背景，熟悉數字化檔案管理系統(tǒng)的操作和應用，了解數字化檔案管理的相關政策、法規(guī)和標準。他們能夠擔任數字化檔案管理的技術支持、系統(tǒng)開發(fā)和數據分析等職責，為事業(yè)單位提供專業(yè)的技術支持和服務保障，提高數字化檔案管理系統(tǒng)的使用效率和管理水平；其次，事業(yè)單位可以通過內部培訓、外部合作等方式，提高現有檔案管理人員的數字化檔案管理能力。針對現有檔案管理人員，可以開展針對性地培訓和學習，使其了解數字化檔案管理的基本概念、技術和方法，掌握數字化檔案管理系統(tǒng)的操作技巧，提高其數字化檔案管理能力和水平。此外，還可以與外部專業(yè)機構或高校合作，開展數字化檔案管理相關課程或研修班，提供更加系統(tǒng)、專業(yè)的培訓和學習機會，進一步提高檔案管理人員的數字化能力；最后，事業(yè)單位應該建立健全人才激勵機制和培養(yǎng)體系，為數字化人才的引進和培養(yǎng)提供持續(xù)的動力和支持。可以通過提供良好的薪酬待遇、晉升機會、培訓學習和技術交流等方式，吸引和留住檔案數字化人才，激發(fā)其積極性和創(chuàng)造性。同時，還應該建立健全其職業(yè)發(fā)展通道和制訂人才培養(yǎng)計劃，為檔案數字化人才提供廣闊的發(fā)展空間和成長平臺，使其在事業(yè)單位得到充分發(fā)展和提升。

五、結語

隨著我國社會主義市場經濟體制的不斷完善，各行各業(yè)都在開展數字化建設。檔案作為信息時代的重要載體，也需要實施數字化轉型。事業(yè)單位檔案管理工作的數字化轉型，可以有效提高檔案管理工作的效率，有利于提升事業(yè)單位的競爭力。當前我國事業(yè)單位檔案管理工作中仍然存在著諸多問題，要想實現檔案數字化轉型就必須解決這些問題。文章在分析當前事業(yè)單位檔案數字化轉型所面臨的挑戰(zhàn)后，提出幾點優(yōu)化事業(yè)單位檔案數字化轉型的策略，希望能夠促進事業(yè)單位檔案數字化轉型工作的開展，助力我國檔案管理工作向更好的方向發(fā)展。

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作者單位：濟南市渣土處置中心