智慧檔案標準化“養成記”

數字化時代大背景下，檔案建設與管理工作需要大力推進數字化轉型升級，依托時下最先進的數字化技術建構智慧檔案管理體系。相較于傳統的檔案建設與管理模式，智慧檔案借助數字化、智能化技術手段的支持，大幅度提升了檔案管理工作的效率。加快推進智慧檔案建設，已經成為未來我國檔案工作發展的關鍵方向。智慧檔案投入實踐應用，需要從根本上確保智慧檔案建設的規范、安全運行。而實現這一點，需要在智慧檔案建設中充分體現標準化原則，在智慧檔案建設與管理中將標準化管理理念有機融入各環節。對此，本研究將立足智慧檔案建設中數字化技術推廣應用的價值意義以及智慧檔案建設中實際面臨的挑戰，分析并說明標準化視域下智慧檔案建設的最完善框架結構構成與建設實踐途徑，為智慧檔案在新時期社會發展中發揮更大作用提供技術層面的支持。

以數字化技術廣泛應用為典型特征的數字化時代的到來對社會發展總體形勢演進產生了深刻影響，為適應數字化時代的全新發展形勢，檔案建設與管理工作開始探索數字化技術融入的可能，智慧檔案應運而生。檔案管理對于我國社會發展有著重大作用，是新時代社會發展中傳播中華優秀歷史文化、完善社會服務體系等諸多社會發展活動的關鍵載體。全新的歷史時期，檔案建設應進一步強化與信息化時代發展大勢的聯系，沿著標準化的大方向深化推進智慧檔案建設，實現新時期檔案管理工作的智能化技術賦能，以此推動檔案管理科學化、規范化發展。針對此，智慧檔案建設要充分落實標準化原則，從智慧檔案建設的基本目標出發，充分認識智慧檔案建設中數字化技術的應用價值意義與實際問題，從根本上明確智慧檔案的科學理論框架，以此為基礎開展真正有成效的智慧檔案建設。

智慧檔案建設中數字化技術應用價值意義

智慧檔案建設中，數字化技術應用是無法回避的關鍵節點與核心特征。數字化技術應用對于智慧檔案建設的推進起到了至關重要的作用，而且從智慧檔案發展的社會政策背景、檔案工作發展需要等客觀因素進行分析，在智慧檔案建設中大力應用數字化技術也有著極突出的必要性。

首先，智慧檔案建設中數字化技術的大范圍應用從根本上順應了國家提出的相關政策要求。根據《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，加速數字檔案館（室）建設是國家戰略的要求，應用數字化技術參與決策活動治理是實現這一要求的最直接有效的形式。其次，應用數字化技術開展智慧檔案建設能夠進一步強化檔案數據的真實性與完整性，更有效防止檔案管理可能出現的檔案數據丟失、損壞、篡改等情況。再次，數字化技術應用能夠進一步加強檔案管理的合規性，提高檔案管理效率，從各方面維護智慧檔案管理工作開展的秩序與效果，提升檔案管理工作質量。最后，智慧檔案建設中，通過各種先進數字化技術應用搭建更科學的理論框架，能夠為檔案管理主體進行更科學的發展決策提供更有力幫助。在智慧檔案建設中，大規模的成本投入、更高的專業門檻都要求檔案管理與對應主體能夠做出最科學的決策，而數字化技術能夠為檔案管理主體檔案管理相關工作的開展提供全方位的技術支持，并根據技術應用客觀需求輔助決策糾錯。

智慧檔案在多個領域中都得到了有效的應用，其中就包括地震信息管理與地震風險預測領域。在地區地震信息管理中，可以借助智慧檔案系統的海量數據存儲功能保存較長時間段內的地區地震活動數據，包括地震發生時間、震級、震源深度、對地面建筑破壞程度、造成的人員財產損失等?；谥腔蹤n案中存儲的海量數據，可以在系統內部繪制地區地震信息的動態全趨勢圖，進行未來地區地震災害發生趨勢、危害程度等方面的預測，幫助地區地震局配合開展地區地震風險預測、防震減災等各項相關工作。

智慧檔案建設中面臨的挑戰

當下我國智慧檔案建設主要面臨以下幾方面的挑戰。

第一，資金投入規模較大，給智慧檔案建設的成本控制帶來較大困難。智慧檔案建設中，大規模的成本投入是客觀存在的問題，需要檔案管理主體圍繞智慧檔案建設相關的硬件設施、軟件開發與專業人員培訓等方面投入資源，由此給檔案管理主體造成的巨大成本壓力，使得其高度關注智慧檔案建設中單位資源應用效益最大化的問題。

第二，智慧檔案數據管理與整合的困境。智慧檔案系統中存儲的數據普遍具有規模大、類型多的特征。繁雜的數據類目需要檔案管理主體能夠對系統中的數據進行科學的整合管理，具體涉及數字化檔案數據收集、存儲、質量保障等諸多方面，需要系統技術架構充分滿足以上各項數據處理要求。

第三，智慧檔案系統中數據安全防護問題。數字化時代下，互聯網環境的安全性問題是威脅智慧檔案系統運行穩定性與安全性的最主要因素。在智慧檔案建設中需要在檔案管理系統基礎上創設更有效的安全防護機制，最大程度保障檔案數據安全。

第四，智慧檔案管理技術標準與實際操作性能設置的問題。智慧檔案建設涉及多種類型系統的整合，而不同類型的系統往往由不同的技術供應商主持開發，不同系統間的兼容性可能因此受到巨大影響。根據這一點，在智慧檔案建設中，要著力解決潛在的不同系統間無法兼容的問題，真正將各個系統整合成統一的智慧檔案系統，并統一對系統運行保養維護，保證智慧檔案管理系統能夠正常發揮其效果。

標準化導向下智慧檔案建設框架與實踐

智慧檔案建設框架

標準化導向下，智慧檔案建設中的框架構成可細分為以下幾部分。

第一部分為應用層框架。應用層在智慧檔案管理系統中屬核心構成部分，根據智慧檔案服務需要應具備多樣化服務模式，以適應不同情境下的檔案管理需要。具體包括一站式服務模式、沉浸式服務模式、主動式服務模式、精準式服務模式及智庫式服務模式。根據不同模式服務內容，在智慧檔案管理系統建設中應用大數據、云計算、虛擬現實技術，能最大程度提高檔案信息服務的針對性，提升服務質量。

第二部分為平臺層框架。這一層框架具體由檔案數據管理系統、智慧檔案系統與云腦系統三部分構成。通過這三個系統的集成真正實現整體系統中對各類型檔案數據的收集、存儲、傳輸、共享等，為用戶提供更多維度的檔案信息服務。

第三部分為處理層框架。其一是智慧感知模塊的搭建。使用傳感器技術與智能識別技術，能精準識別系統接收的所有檔案管理信息，并在信息處理中對這一過程進行實時監控。其二是智慧采集模塊的搭建。精確劃分不同類型的檔案信息，對所有經由系統程序獲取的信息作可視化處理。其三是智慧鑒定模塊的搭建。以系統配置的數據庫為基礎，使用機器學習算法對系統采集的所有類型的檔案數據作價值分析，將價值分析結果代入數據類型分類，以提升數據類型分類結果的科學性。最后是智慧管理與開發，通過系統模塊設置實現系統中檔案數據科學化管理，并基于人工智能等先進數字化技術對系統中檔案數據價值進行更科學、全面的判定。

第四部分為資源層框架。智慧檔案建設中，需要根據不同檔案管理工作的工作需求建設不同類型的數據庫，完善檔案管理與深度開發體系。數據庫類型具體包括一般檔案數據庫、專題檔案數據及特色檔案數據庫。三個數據庫分別對應檔案管理中日常工作數據等基礎檔案數據、特定項目活動對應的專題檔案數據及當地歷史文化等區域發展特色檔案數據的存儲與使用。

第五部分為設施層框架。智慧檔案建設中的設施保障需求包含數據設施、算力算法設施、智能設施及網絡設施保障?；诖?，智慧檔案系統體系搭建要根據以上設施保障需求推進智慧檔案建設，以硬件設施配套的完善保證智慧檔案管理系統功能能夠正常發揮。

最后一部分為基礎層框架。該部分強調在智慧檔案建設中需要的各種客觀因素保障，具體涵蓋政策法規、人才保障等方面的內容。

智慧檔案建設具體實踐

根據標準化導向對智慧檔案建設的要求，智慧檔案建設實踐應從以下方面具體展開。

第一，全面深化智慧檔案管理中各項資源的整合。智慧檔案建設需要有力的檔案資料支撐。如果在智慧檔案建設中脫離了真實可靠的檔案資源支持，將會導致智慧檔案建設無法實際落地。這會直接導致智慧檔案建設前期所有的系統框架設計與技術方案應用規劃等工作的開展成果失去根本意義，無法讓智慧檔案建設真正為用戶提供優質的檔案信息服務。針對這一點，智慧檔案建設中要進一步深化相關檔案資源的整合，以豐富的檔案資源推動智慧檔案建設更平穩落地。首先，要進一步提升檔案資源收集的質量。在實際工作中，檔案管理人員在收集匯總各項檔案信息時，需要使用各種已知的最先進的數字化技術，以此提升對檔案信息的對比識別精度，以便將數據中包含的冗余、無效信息從數據集中剝離，提升整體檔案信息收集的有效率與檔案信息質量。其次，在檔案信息收集工作中應恪守應收盡收的原則。在數字化時代的大背景下，檔案管理工作需要處理的檔案信息規模與類型都有極大拓展，這就需要檔案管理部門將“大檔案觀”的工作理念充分落實到工作實踐中，著眼檔案管理工作核心目標與整體合作需要等方面，進行檔案收集范圍的重新劃定，以此方式進一步強化檔案管理部門的檔案數據收集與管理效能，同時可以更有力促進檔案管理工作中系統收集處理的檔案數據量以及數據處理質量的提升。確保收集的檔案數據足夠真實可靠、規范有序、可靠合規，為后續檔案信息的科學使用和相關領域資源開發利用創造有利條件。例如，在地區地震檔案信息管理中，根據上述內容，地區地震局主持開展智慧檔案建設時，應明確地震預測、防震救災等各項工作中所需要的具體數據內容，規劃檔案數據的檢索范圍。根據限定的檔案數據檢索范圍從當地地方志記載、衛星觀測數據、地區地質活動報告等載體中進行對應檔案數據的搜集，并在搜集數據的過程中仔細核查數據內容的準確性，將錯誤或無法核實準確性的數據剔除。之后再將收集到的數據導入系統存儲，用于后續地震風險預測等活動。

第二，全面推進智慧檔案建設的多元協同。智慧檔案建設涉及多領域、多類型的數字化技術應用，不同數字化技術應用間的兼容與系統構建的統籌是保證智慧檔案建設效果發揮的最根本要素。據此，在智慧檔案建設中要最大程度發揮參與建設各主體的優勢與作用，推動智慧檔案建設整體質量的提升。落實到實踐中，要密切關注不同主體在參與智慧檔案建設過程中的相互配合。首先，要突出政府管理在智慧檔案建設中的主體地位，地區政府工作部門應制定和出臺智慧檔案建設統籌政策文件，為解決智慧檔案建設中的負責區塊劃分、系統構成差異、不同主體間檔案建設數據割裂等實際問題提供基礎解決路徑。由此，從根本上提高智慧檔案建設的質量。在此基礎上，要進一步從智慧檔案建設的實際需要出發，對現行智慧檔案建設管理體制作進一步的創新完善，通過體制創新打破智慧檔案建設中不必要的制度與技術層面互聯的限制，最大程度推動不同主體技術優勢的互補。其次，智慧檔案建設需要建立高度統一的技術標準，以規范技術應用的形式，更有力推動不同平臺數據的兼容共享，進一步提升智慧檔案建設效果。例如，在地區地震智慧檔案管理系統的構建中，檔案數據來源的形式包括文字史料記述、地質遙感測繪圖像等，文字形式的檔案數據只需要系統檢索字段中的數字信息，而遙感圖像數據處理需要通過相應的讀圖程序參與，將圖像內容轉換成數字，為此可以在智慧檔案系統建設中植入相應的遙感圖像信息提取的功能模塊，將圖像內容進行數字形式轉化，最終將所有得到的檔案數據轉化成可以統一使用的數字形式，方便地震局工作人員統一調取和使用各項檔案數據。

第三，進一步強化智慧檔案建設中的數據驅動。在智慧檔案建設中，要明確“數據”與“技術”兩大概念在智慧檔案建設中的核心地位，將更多精力投入“數據賦能”與“技術賦能”。在具體實踐中，需要參與智慧檔案建設的工作人員在工作中，按照《檔案分類標引規則》（GB/T 15418-2009）提出的有關要求進行檔案信息資源的科學分類，通過對各類檔案資源的整合加工、聚類分析等實現對各類檔案信息更科學、合理的利用。另外，在智慧檔案建設中要融入大數據、人工智能、區塊鏈等先進的數字化技術，從智慧檔案系統實際應用的各項需求出發，制訂更完善的技術應用方案，讓技術賦能的效果得到更充分發揮，通過提升技術實力助力智慧檔案系統實際使用效果的提升。以大數據技術應用為例，在地震局智慧檔案建設中，系統基于大數據應用引入足夠大內存的數據庫，以錄入地區有史記載以來的各項地震數據?；跀祿熘写鎯Φ牡卣饠祿卣鹁秩藛T可以通過大數據技術手段將所有的數據整理成一份表格，明確顯示地區地震發生時間、震級、人員財產損失情況等關鍵數據，通過高頻字段提取與數據時空分布分析得到地區地震災害的時空發展規律，由此提升地震局地震風險預測的精度。

綜上所述，本研究立足當下智慧檔案建設中的實際問題，深入探討了智慧檔案系統的科學框架構成，并進一步聯系地震局智慧檔案建設活動開展實踐，論述在智慧檔案建設中可以采用的各種實踐舉措。根據上述內容，智慧檔案建設要在科學框架設置的基礎上，從檔案資源整合、不同主體間互聯與數據驅動效果發揮方面做出相應舉措，有力推動智慧檔案建設的進程，為新時期檔案管理工作開展提供更有力的技術支持。

（作者單位：河北省地震局）