扣需求脈搏?強檔案效能

本文以提升檔案利用水平為目的，推進檔案管理回歸檔案使用價值屬性、服務屬性，提高檔案利用率和檔案使用體驗，最大力度激發檔案價值，從而服務企業和促進社會發展。以檔案利用需求為導向，緊緊圍繞“企業需要、職工需要、社會需要”，成立檔案利用管理提升組織領導機構，組織開展企業、專業及職工三個層面的檔案利用需求調研。對利用需求進行歸納與分析，明確需求領域和強弱程度。針對中等需求和強需求制定并落實需求響應措施，通過一系列有的放矢的舉措使檔案利用水平不斷提升。

以需求價值為導向的檔案利用管理背景

一是國家檔案管理“四個體系”建設要求提升檔案利用水平。“十四五”期間，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出，“全面推進檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設”。其中，“檔案利用體系”是四個體系建設中的重要一環。積極挖掘檔案價值，以需求為核心完善檔案利用管理，對當前國家聚焦轉型發展、高質量發展，服務大局、服務人民群眾方面具有重要意義。積極探索檔案利用的新方式和新方法，創新檔案利用管理思路和模式，符合國家檔案管理“四個體系”的建設要求。

二是提升檔案服務能力和檔案利用水平的有效途徑。在慶祝中國共產黨成立100周年的重大歷史時刻，習近平總書記指出，“檔案工作存史資政育人，是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業”。存史資政育人是檔案的重要價值，檔案管理及檔案服務能力的提升要緊緊圍繞這一價值。加強以檔資政，深挖檔案潛在價值，要堅持價值導向，提升檔案對決策和業務工作的服務能力。要堅持需求導向，摸清業務需求。當檔案的價值與業務需求深入對接時，才是檔案管理水平的真正提升。

三是檔案管理工作及檔案利用存在的問題亟須解決。當前，檔案管理工作存在“重收存、輕管用”的現象，檔案管理與業務對檔案服務的需求存在一定程度脫節，檔案利用體系不完善不健全，檔案利用的渠道及展示的平臺較少。在檔案使用價值發揮方面還存在工作思路陳舊、機制不健全、方法欠缺靈活便利等問題，致使檔案利用率較低，檔案對專業管理及職工的服務作用發揮不夠充分。

以需求價值為導向的檔案利用管理實施路徑

以提升檔案服務能力為目的，堅持價值導向，從檔案利用需求入手，優化提升檔案利用管理體系，通過實施檔案服務需求調研、需求歸納與分析、需求響應、反饋改進和完善獎懲考核等措施，將檔案價值通過檔案服務工作與檔案利用需求充分對接融合，以達到提升檔案利用率、檔案工作參與度以及檔案服務水平的目的。

成立檔案利用管理提升組織領導機構

一是領導小組及職責。由企業檔案工作分管領導以及各單位主要負責人任領導小組成員，負責總體推進檔案利用管理提升工作，策劃并部署檔案利用管理提升的主要措施，協調解決檔案利用管理提升推進過程中的問題，督導檔案利用管理提升措施落地實施。

二是工作小組及職責。由企業檔案管理部門及各單位兼職檔案員成立工作小組，負責具體落實領導小組確定的檔案管理提升工作安排。統籌企業內部人力資源，確保各單位兼職檔案員全程參與檔案利用管理提升，以兼職檔案員為主體成立檔案需求調研小組、需求匯總分析小組、需求響應小組、督導反饋小組，各小組各司其職、全程參與，協同推進檔案利用管理提升工作。

檔案利用需求調研

檔案服務需求調研是檔案利用管理提升工程的基礎性工作，決定著檔案利用管理提升措施是否切實契合實際需求。需求調研小組從調研層級、調研內容、調研方式等方面開展調研設計并組織開展調研工作。

一是劃分調研層級。按照企業管理體制、檔案工作管理實際以及檔案服務對象，將需求調研層級劃分為企業發展層面、專業管理層面以及職工個人層面三級，分別調研三個層級對檔案利用方面的需求，以及對檔案利用管理方面的意見和建議，實現了對企業不同專業及不同群體的覆蓋，根據不同層級有針對性地設計調研內容和方式，確保調研能夠真實反映檔案利用需求。

二是確定調研內容。為了確保需求調研工作有的放矢，有針對性地了解并掌握不同層級對檔案服務及利用的需求，根據各個層級在企業管理運行中的不同功能，分別確定不同的調研內容。企業層面，側重從檔案服務于企業重大決策、發展規劃、戰略運營等方面對檔案利用的需求展開調研。專業管理層面，圍繞檔案管理如何為專業管理服務，側重從檔案利用的內容、目的、形式、流程及檔案知識需求等方面展開需求調研。職工個人方面，側重對與職工個人或者團隊相關的檔案利用需求及利用方式方法展開調研。

三是明確調研方式并組織調研。針對企業發展層面的檔案利用需求調研，由企業檔案管理部門負責，采用一對一的方式向企業決策者匯報、聽取意見或建議，征集企業管理層對檔案在服務企業經營決策、服務戰略規劃、服務分管工作等方面的利用需求。針對專業管理層面，由調研小組設計檔案利用需求調研表，組織各部門兼職檔案員在本單位范圍內采用填寫調研表的方式展開調研，在開展調研的同時，一并下發企業檔案總體情況介紹以及近年企業檔案的工作總結，增強各部門、各專業人員對檔案工作的認知水平，從而提升調研的準確度。針對職工個人層面，工作小組組織各部門部分職工代表召開座談會，對如何將企業檔案與個人成長經歷、工作價值相融合，如何提高職工檔案工作參與度和積極性，征求其意見，以此掌握職工自身對檔案利用的需求。

需求歸納與分析

1.需求歸納

匯總檔案利用需求，經過第一階段對三個層級關于檔案利用需求的調研，對征集的檔案利用需求進行歸納合并，按照需求針對的領域將檔案利用需求歸為學習培訓類、工作公開類、檔案查詢類、工作創新類等，以便于下一步針對不同領域的需求開展有針對性的改進提升工作。

2.需求分析

檔案需求分析小組主要從檔案利用需求強弱程度、可實現度以及需求響應策略方向等方面展開分析歸納。需求強弱度分為弱需求（短期內不滿足也可）、中等需求（期待滿足，需求并不非常強烈）和強需求（需求迫切或不滿足影響工作效率），需求強度的定位由檔案利用需求提出者根據自身實際情況，在需求調研工作階段確定。針對檔案利用中等需求和強需求意見，企業檔案利用管理提升工作小組結合現有檔案管理工作實際，協調相關部門經過充分討論后擬定改進提升措施，匯報給檔案利用管理提升領導小組審核同意。

制定并落實需求響應措施

針對三個層級提出的檔案利用需求，在經過分析歸納、劃分需求強度以及明確需求響應策略方向后，檔案利用需求響應小組深入分析需求背后的管理短板，為了最大限度地滿足檔案利用需求，需求響應小組需從完善檔案利用機制、優化檔案服務管理流程、搭建檔案信息服務平臺、提升檔案利用硬件水平和營造檔案利用文化氛圍等方面提出應對策略。針對應對策略，工作小組需進一步細化，針對每項應對策略制定詳細的措施。

1.完善檔案利用機制

一是完善檔案常態化鑒定機制，明確檔案性質，在確保安全保密的前提下，加大檔案開放力度，最大限度滿足各層級的檔案利用需求。編制《企業檔案開放鑒定實施方案》，明確檔案鑒定任務職責、開放鑒定范圍、時間進度安排及相關要求，組織各單位兼職檔案員集中學習檔案開放鑒定政策的相關法規及理論知識，掌握檔案鑒定標準、要求和程序。鑒定工作緊緊圍繞檔案密級、檔案價值和檔案存儲年限展開，完善檔案開放鑒定流程，建立“初審、復審、定審”三個核心環節，初審由檔案形成和移交部門逐卷、逐件完成，企業檔案管理部門對初審結果進行復審，復審不通過的退回初審部門再次審核，最終由檔案利用工作領導小組進行審定。

二是根據檔案鑒定結果，結合企業實際情況，編制企業檔案開放清單和負面清單，下發《關于企業檔案開放清單和負面清單的通知》，明確檔案開放名錄、開放時間和開放批次，推進檔案依法規范開放，為檔案開發利用奠定基礎。

三是建立檔案利用統籌調度機制，針對跨專業交叉利用存在的查詢難、利用不熟和一項工作需要多個專業檔案支撐時存在協調難的問題，建立檔案利用統籌調度機制，統籌利用不同專業、不同部門、不同類型、不同載體的企業檔案資源，確保盡快知曉相關檔案“在哪里”“有什么內容”，確保相關檔案及時“調得出”“用得上”，進而提高檔案利用效率。

2.優化檔案服務管理流程

針對當前檔案利用服務流程單一、審批手續煩瑣的問題和提高檔案利用效率的需求，進一步優化檔案服務管理流程。

一是強化檔案前端建設，提高歸檔效率，確保在發生檔案利用需求時能夠及時從檔案室調取。前端是檔案管理流程的起點，當前，檔案工作內容主要集中在檔案移交、歸檔和保管環節，對前端產生部門的檔案管理工作不夠重視，導致部門對檔案歸檔文件的要求不甚了解，檔案移交不合格、不規范的問題頻繁發生。為此，企業檔案利用工作小組辦公室專題研究各個專業檔案管理要求，并對各專業檔案產生人員和兼職檔案員進行培訓，提高檔案文件規范水平和整檔能力。編制企業各專業檔案資料的歸檔要點，明確歸檔規則和檔案整理要求，將不同部門產生的檔案文件、檔案歸檔范圍、檔案保管期限、檔案產生來源、檔案歸檔形式等進行明確，再有針對性地開展前端控制和現場指導，做到有的放矢。

二是改變原來集中統一歸檔的工作方式，建立常態化歸檔機制，將檔案歸檔要求嵌入業務工作流程，相關專業在制定工作計劃時，把業務文件的形成、積累、整理和歸檔工作列入業務工作流程。針對業擴檔案、工程檔案、文書檔案、科技檔案等重要類型檔案的不同特點，制定不同的歸檔流程和時間節點，改變之前集中歸檔工作量大、效率低的現狀，實現檔案歸檔高效靈活、規范有序。

三是根據檔案鑒定工作成果，優化完善當前檔案借閱流程，提高借閱效率。針對屬于完全開放清單目錄的檔案，可隨時查閱，實施檔案借閱“零審批”制度，只做好借閱登記即可；針對屬于限定性開放清單目錄的檔案，實施“授權制”，由檔案形成或移交部門分管領導書面授權即可，不再履行逐級申請審批制度。

3.搭建檔案利用服務平臺

一是為了加強檔案工作公開和滿足專業部門對檔案工作的了解，企業檔案管理部門應協調信息技術部門在企業內部網站專門開辟檔案管理模塊，及時發布檔案管理工作相關信息、上級檔案管理相關文件、國家和社會檔案管理工作動態以及檔案利用典型案例等。

二是為了滿足企業決策層面對檔案管理工作的深度了解需求，檔案管理部門應每月度編制檔案管理月報，每季度編制檔案管理專刊，將歸檔、檔案利用查詢、檔案審核鑒定等檔案管理核心工作進行報告，確保企業管理層及時了解掌握企業檔案管理工作進展。

三是將檔案專題納入企業教育培訓體系，每年至少兩次組織企業管理層學習檔案工作要求、國家檔案管理法律法規，提高企業決策層對檔案管理工作的重視程度。每年組織開展兩次兼職檔案員專題培訓，邀請相關檔案管理資深人士或專家為其授課，講解檔案管理專業知識，介紹先進檔案管理經驗。

四是設立檔案室開放日，每年設立兩個檔案室開放日，每半年一次，組織企業新員工、離退休職工、兼職檔案員等參觀企業檔案室，對檔案室總體情況以及檔案管理情況進行解說，促進企業職工了解檔案工作，加強職工對檔案工作的支持，提高職工參與檔案管理的積極性。

4.加強檔案數字化管理

開展檔案數字化加工，推進紙質檔案與數字化檔案同步歸檔，將數字化檔案上傳至檔案管理系統，實現檔案線上歸檔和借閱，方便職工利用檔案，縮短檔案的查詢時間，提高檔案利用效率。

5.營造檔案利用文化氛圍

一是組織開展檔案利用優秀案例評選活動，緊緊圍繞企業生產經營以及綜合管理業務，深入挖掘檔案利用優秀案例，展示檔案在支撐企業重大決策、促進專業管理、化解矛盾糾紛、解決職工困難等方面的重要作用。組織開展優秀案例發布，通過案例形成者對檔案利用過程、效果及影響的詳細介紹，使企業更多的部門和職工發現檔案工作的價值，學習檔案利用的方法和手段，從而營造良好的檔案利用氛圍。

二是組織開展“檔案故事會”活動，針對重要且具有紀念價值的實物檔案、影像檔案、榮譽檔案等，挖掘檔案背后的工作歷程或勵志故事，尋找檔案形成的主要參與者，采用走訪、會談等方式形成具有教育價值的檔案故事，由檔案記錄者講述檔案形成過程中的感人故事、親身經歷，弘揚社會主義核心價值觀，弘揚企業拼搏奉獻精神和“工匠”精神，同時對其他員工起到良好的教育引導作用。

三是組織開展“企業檔案圖鑒展覽”，每年的“6.9國際檔案日”，在公眾場所對企業發展過程中的重要時刻、重要事件進行展覽，展示企業為服務居民生活及經濟發展做出的貢獻，彰顯企業的社會責任，并為企業下一步更好更快發展贏得群眾和政府的支持。

檔案的價值在于得到利用，如果檔案長期得不到利用，保存它的價值和它自身存在的價值怎么體現？企業保存和維護檔案需要付出人力、物力等成本，如果檔案得不到較好地利用，只是束之高閣，只是發揮記載記錄的基本屬性作用，那的確謂之可惜。企業檔案的價值是在利用中體現的，這種價值可以是對企業或者職工成長的記錄，可以是服務企業的生產經營，也可以是彰顯企業對社會的作用，檔案只有被有效地開發利用，它的價值才能得以發揮。探索以需求價值為導向的檔案利用管理就是激發檔案發揮其應有的作用。因此，建立健全的檔案利用管理體系，精準定位檔案利用需求，簡化檔案利用流程和審批手續，搭建檔案利用平臺，大幅縮短檔案的利用時間，降低檔案利用和管理成本，促進檔案發揮其應有的作用，進而助力企業和職工共同發展。

（作者單位：國網山東省電力公司蒙陰縣供電公司）