基于大數據技術的中職院校檔案管理創新與優化

摘要：在檔案管理領域，大數據技術的應用為其帶來前所未有機遇。本文探討大數據技術如何革新中職院校檔案管理，針對現存問題提出了創新優化策略，旨在通過應用大數據，深度挖掘檔案資源價值，提速管理效率，為中職院校決策提供堅實支撐，促進院校發展。

關鍵詞：大數據技術；中職院校；檔案管理；創新優化

doi：10.3969/J.ISSN.1672-7274.2025.01.053

中圖分類號：G 271；TP 311 文獻標志碼：B 文章編碼：1672-7274（2025）01-0-03

Innovation and Optimization of Archives Management in Vocational Colleges Based on Big Data Technology

ZHANG Xin

（Fujian Commerce School， Fuzhou 350007， China）

Abstract： In the field of archives management， the application of big data technology has brought unprecedented opportunities. This paper explores how big data technology can revolutionize archives management in vocational colleges， addressing existing issues and proposing innovative optimization strategies. The aim is to deeply mine the value of archival resources through big data applications， accelerate management efficiency， provide solid support for decision-making in vocational colleges， and promote the development of these institutions.

Keywords： big data technology; vocational colleges; archives management; innovation and optimization

0 引言

隨著信息技術的飛速發展，大數據為各行各業帶來前所未有的變革。在這個數據爆炸的時代，信息的獲取、處理和應用能力成為衡量一個組織或機構競爭力的重要指標。大數據技術的廣泛應用，不僅改變傳統行業的運作模式，還催生新的商業模式和服務形態。在中職院校，檔案管理作為學校管理工作的重要組成部分，在大數據時代面臨著挑戰與機遇。傳統的檔案管理方式如手工記錄、紙質存儲等，難以滿足現代中職院校對檔案管理的高效、準確、安全的需求。而大數據技術的引入，為中職院校的檔案管理提供新的思路和解決方案，也對檔案管理人員的技術能力、管理模式以及檔案資源的開發與利用提出新的要求。

1 大數據技術對中職院校檔案管理的影響

1.1 提升管理效率與精確度

大數據技術使得中職院校的檔案管理在檢索與分類上實現快速與智能化。通過構建大數據平臺，將各類檔案信息進行數字化處理，以及利用先進的檢索算法，能夠實現檔案的快速定位與獲取，不僅提高了檔案檢索的效率，還減少了人為錯誤的發生。應用大數據技術還能夠對檔案信息進行智能分類，根據檔案的內容、類型、時間等特征，自動將其歸入相應的類別，提高檔案管理的精確度。此外，數據分析在優化資源配置與決策支持方面也發揮著重要作用。通過對檔案數據的深度挖掘與分析，能夠揭示出學校運營、教學、科研等方面的規律與趨勢，為學校的資源配置、戰略規劃提供科學依據。例如，通過分析學生的學籍檔案，能夠了解學生的學習情況、興趣愛好等信息，為學校的教學改革、課程設置提供有力支持。

1.2 促進檔案信息資源共享

大數據技術的核心優勢之一在于其能夠構建起統一的信息化平臺，有效破除長久以來存在的信息孤島現象。在中職教育體系內，各部門間往往因信息壁壘而阻礙了檔案資源的高效流通與充分利用。通過精心打造大數據平臺，可以實現各部門檔案信息的深度整合與廣泛共享，從而打破界限，促進信息的無縫對接與互聯互通。這一舉措不僅極大提升了檔案資源的利用效率，還增強了部門間的協同合作與溝通交流。同時，大數據平臺還成為跨部門、跨校合作與交流的堅實橋梁。通過與其他學校或機構建立穩固的數據共享合作機制，能夠共同挖掘與利用檔案資源的巨大價值[1]。舉例來說，多所中職院校攜手共建共享數據庫，將各自的優質教學資源、科研成果等珍貴檔案信息進行共享，不僅豐富了教育資源，更為中職教育的整體發展注入了新的活力與動力。

1.3 增強檔案安全與管理規范性

大數據技術在加強檔案安全防護方面也發揮著重要作用。傳統的檔案管理方式通常存在著安全隱患，如紙質檔案易受損、易丟失等。通過大數據技術，將檔案信息進行數字化處理，存儲在安全的服務器中，能夠提高檔案的安全性。通過大數據技術還可以對檔案信息的訪問、使用進行嚴格的權限控制，防止信息的非法泄露與篡改。此外，大數據技術推動檔案管理的標準化與規范化。通過制定統一的數據標準與格式，能夠實現對檔案信息的統一管理與處理。這不僅能夠提高檔案管理的效率與準確性，還降低管理成本。例如，通過制定統一的檔案分類標準、命名規則等，確保檔案信息的規范性與一致性。

2 中職院校檔案管理存在的問題

2.1 信息化水平不足

在中職院校檔案管理領域，信息化水平的不足已成為制約其高效運作與持續發展的重要因素，主要體現在硬件設施落后與軟件系統陳舊，以及檔案管理人員信息技術能力的欠缺兩大方面。就硬件設施與軟件系統而言，部分中職院校面臨著設備老化、技術更新滯后的問題。其檔案管理系統往往建立在過時的硬件平臺上，不僅運算速度慢，而且存儲容量有限，難以滿足日益增長的檔案管理需求。軟件系統的陳舊也限制檔案管理的效率與準確性。老舊的檔案管理軟件由于缺乏必要的數據分析、檢索優化等功能，導致檔案管理人員在處理大量檔案時效率低下，且易出錯。就管理人員信息技術能力而言，由于專業原因或培訓不足，許多檔案管理人員對現代信息技術如大數據、云計算、人工智能等知之甚少，導致其在面對新型檔案管理系統時，感到力不從心，無法充分發揮系統的潛在功能[2]。

2.2 檔案管理模式單一

在中職院校檔案管理領域，管理模式的單一性已成為制約其適應大數據時代需求的關鍵因素，主要體現在傳統管理模式難以適應大數據需求，以及缺乏數據驅動的管理創新手段兩大方面。傳統檔案管理模式以紙質檔案為主，依賴于人工分類、檢索和存儲。隨著中職院校規模的擴大和業務的增多，檔案數量急劇增長，傳統管理模式已難以滿足高效、準確處理海量檔案的需求。缺乏數據驅動的管理創新手段也是中職院校檔案管理模式單一的重要表現。在大數據時代，數據已成為重要的戰略資源，中職院校在檔案管理中常常忽視數據的價值，未能充分利用數據驅動的管理理念和技術手段進行創新。

2.3 檔案資源開發與利用不充分

在中職院校檔案管理中，檔案資源的開發與利用不充分是一個顯著的問題，主要體現在檔案價值挖掘不足、利用率低，以及缺乏有效的數據分析與決策支持機制兩大方面。檔案作為中職院校歷史、文化和學術活動的記錄，蘊含著豐富的信息和價值。而在實際管理中，檔案往往被束之高閣，未能得到充分的開發和利用。原因如下：一方面，檔案管理人員的專業素養和意識有限，難以深入挖掘檔案中的潛在價值，導致大量有價值的檔案信息被埋沒；另一方面，即使檔案被數字化或電子化，由于缺乏有效的檢索和利用機制，師生和其他用戶往往難以快速、準確地找到所需的檔案信息，從而降低了檔案的利用率。另外，缺乏有效的數據分析與決策支持機制也是檔案資源開發與利用不充分的重要原因。在大數據時代，數據分析已成為決策的重要依據。而中職院校在檔案管理中往往忽視數據分析的重要性，未能對檔案數據進行深入的挖掘和分析，限制了檔案發揮提供決策支持的作用，導致學校管理層在制定政策、規劃發展時缺乏充分的數據支撐，影響決策的科學性和準確性[3]。

3 基于大數據技術中職院校檔案管理

創新優化路徑

3.1 加強檔案信息化建設，提升管理人員技

術水平

硬件設施的更新是信息化建設的基礎。中職院校通過升級服務器、存儲及網絡設備，確保其能夠滿足大數據環境下的檔案管理需求。例如，通過部署高性能的服務器集群，利用分布式存儲和負載均衡技術，能夠提高數據處理速度和檔案訪問效率。通過更新網絡設備，如增加網絡帶寬和優化網絡架構，可以保障相關檔案資源的順暢共享與遠程訪問，提升檔案管理的整體效能。引入先進的軟件系統對于提升檔案管理水平至關重要。中職院校需選擇那些具備大數據處理能力、智能檢索功能以及完善安全保障機制的檔案管理系統。例如，采用基于云計算的檔案管理系統，能夠實現檔案數據的集中管理和安全備份，以及通過智能檢索功能，讓師生根據關鍵詞、日期等條件快速定位所需檔案。此外，這些系統通常還具備數據分析功能，可以對檔案數據進行深度挖掘，為學校的決策提供有力支持。加強檔案管理人員的信息技術培訓是提升技術水平的關鍵。中職院校需要定期組織相關人員進行信息技術培訓學習，學習內容涵蓋大數據處理技術、檔案管理系統操作、數據安全與隱私保護等。通過培訓，使管理人員可以熟練掌握新技術，提高檔案管理的效率和質量。例如，通過參加大數據處理技術培訓，管理人員能夠了解大數據技術基本概念、處理流程和應用場景，更加熟練地利用最新的檔案管理系統，更加高效地進行檔案管理工作，并且能夠更好地應對大數據環境下的檔案管理挑戰。

3.2 創新管理模式，實現數據驅動

創新管理模式、實現數據驅動是推動檔案管理現代化的重要動力。主要圍繞構建大數據平臺以整合檔案資源，以及引入智能算法來優化檔案管理流程兩大核心策略展開。構建大數據平臺是整合檔案資源、實現數據驅動管理的基礎。中職院校通過建立統一的大數據平臺，將分散在各個部門的檔案資源進行集中管理和整合。該平臺需具備強大的數據存儲、處理和分析能力，可以支持海量檔案數據的快速處理和高效檢索。例如，通過采用分布式存儲技術和數據倉庫技術，能夠實現檔案數據的高效存儲和快速訪問；利用數據挖掘和數據分析技術，能夠對檔案數據進行深度挖掘，發現潛在的價值和規律，為學校的決策和發展提供有力支持[4]。該技術不僅可以提高檔案管理的效率和準確性，還可以促進檔案資源的共享和利用，推動檔案管理的數字化轉型。引入智能算法是優化檔案管理流程、提高管理效率的關鍵。中職院校通過將機器學習、深度學習等智能算法應用于檔案管理流程中，實現檔案分類、檢索、歸檔等環節的自動化和智能化。例如，通過訓練機器學習模型，能夠對檔案進行自動分類和標簽化，提高檔案檢索的準確性和效率；利用深度學習算法，能夠對檔案內容進行語義理解和情感分析，為學校的輿情監測和決策支持提供有力依據。此外，智能算法可以被應用于檔案安全監測和預警系統中，通過實時監測和分析檔案訪問行為，及時發現潛在的安全風險并采取相應的防范措施。

3.3 注重檔案資源開發，增強檔案利用價值

挖掘檔案價值是提升利用效率的核心。中職院校的檔案中蘊含豐富的信息，包括學生信息、教學資料、科研成果等，都是學校寶貴的無形資產。為充分利用這些資源，中職院校需采用先進的數據挖掘技術，對檔案進行深度分析和挖掘，以發現其中隱藏的價值和規律。例如，通過對學生檔案的分析，能夠了解學生的學習軌跡、興趣愛好和職業規劃，為學校的人才培養提供有針對性的建議；通過對教學資料的分析，能夠評估教師的教學效果，為教學改進提供依據。該過程的實現，不僅要求學校具備先進的檔案管理信息系統，還需檔案管理人員具備深厚的數據分析功底，確保挖掘結果的準確性和可靠性。建立數據分析與決策支持系統是深化檔案資源開發與利用的重要手段。中職院校應依托大數據平臺，構建一套完善的數據分析與決策支持系統，實現對檔案數據的實時監控、分析和預警。該系統需具備強大的數據處理和分析能力，可以支持復雜的數據查詢和分析請求；還需具備友好的用戶界面和易用的操作方式，以便檔案管理人員和決策者能夠方便快捷地獲取所需的信息[5]。通過該系統，中職院校能夠對檔案數據進行全面的分析和挖掘，發現潛在的問題和機會，為學校的決策和發展提供有力的支持。

4 結束語

大數據技術的應用為中職院校檔案管理帶來深刻的變革。通過加強檔案信息化建設，提升管理人員技術水平，中職院校可以提升檔案管理的整體效能；通過創新管理模式、實現數據驅動，可以推動檔案管理的現代化進程，提高檔案管理的效率和準確性；通過注重檔案資源開發，增強檔案利用價值，能夠增強檔案管理效益，實現檔案利用價值最大化。隨著信息技術的不斷發展，中職院校需繼續探索大數據技術在檔案管理中的新應用，不斷完善檔案管理模式，為學校的持續發展提供有力保障。

參考文獻

[1] 莊冰冰．大數據驅動下數字化檔案創新管理模式探討[J]．蘭臺內外，2024（28）：4-6．

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[3] 蔣珍．大數據技術在高校檔案創新管理中的合理應用[J]．科技風，2024（24）：4-6．

[4] 丁冬．大數據時代醫院檔案管理信息化建設的創新研究[J]．赤峰學院學報（自然科學版），2024，40（06）：43-46．

[5] 勞麗．互聯網時代公路檔案管理創新策略探究[J]．機電兵船檔案，2024（03）：107-110．

作者簡介：張 欣（1989—），女，漢族，福建福州人，檔案館員，本科，研究方向為檔案信息資源開發利用。