大數據視域下高校人事檔案管理信息化建設研究

摘要：高校人才管理離不開人事檔案的支撐，加強人事檔案信息化建設，對于優化資源配置、提高管理效率及促進教育工作進階發展具有重要意義。雖然在大數據背景下，國內眾多高校均開始了對檔案管理信息化建設的探索，但就人事檔案而言，在推進信息化建設中仍存在一些問題，如管理思想滯后、管理制度不成熟、數據來源單一等。為解決上述問題，提出了一系列有效策略，以期提高高校人事檔案管理信息化水平，更大程度發揮人事檔案價值，為高校發展提供更為優質的服務支持。

關鍵詞：人事檔案管理；信息化建設；大數據；高校；個性化信息服務

一、前言

當今社會信息技術與人們的工作、學習深度交織，為了減輕人員負擔，提高工作效率，國內各類高校對教育教學、管理工作的信息化建設展開了深入探索。從人事檔案管理領域來看，面對日益增長的人事信息分析需求，搭乘大數據技術的東風，使人事檔案信息整理、檢索更為高效，已成為高校內部管理改革的重要方向[1]。在實施這類改革過程中，檔案工作人員需明確當下面臨的主要困境，然后立足學校人事管理及人才培養長短期目標，找準未來改革的具體方向、路徑。

二、高校人事檔案管理的特點

（一）社會性

眾多杰出學子在畢業后會陸續進入社會，在各行各業施展他們的才華。高校的核心使命便是為社會培育精英人才，旨在應對社會發展中的諸多挑戰。面對當前用人需求的變化，高校需要進一步提高人事檔案管理成效，包含細致管理教學科研成果檔案、教職工基本信息，以及及時整理、妥善保存鑒定成果、專利申請等檔案資源，旨在發揮出檔案管理在社會發展中的溝通橋梁作用，確保人才檔案的條理清晰和連貫性，同時在人才輸出到社會時，能夠順利完成檔案的交接，以保障所有資料的可追溯性。

（二）復雜性

對于高校這類匯聚多元化人員的機構來說，檔案管理的內容涉及范圍廣，具有明顯的復雜性、廣泛性特征。當前諸多高校人事檔案管理部門，針對不同職能，會將檔案歸為兩大類，即職工和學生檔案。職工檔案能夠依據學位等級或職稱等級做進一步細分管理，學生檔案可基于學籍特點整理。當前各類高校的人事檔案涉及層面較多，如后勤、科學研究、教學規劃和行政管理等[2]。當高校人員流動增大時，人事檔案管理的任務量也會隨之增加。

三、推進高校人事檔案管理信息化建設的積極意義

（一）優化學校人力資源配置

目前，許多高校檔案管理員已能高效處理與整合各類檔案信息資源。這一成效的背后，既依托于強大的檔案管理系統，也得益于檔案管理人員出色的專業素養。高校管理層開展人員委派、調動等工作時，要想做到合理、高效分配人力資源，則需依據人事檔案分析結果。推進人事檔案信息化轉型能夠降低人事部門信息錄入的工作量，且更及時掌握內容的更新變動[3]，既實現了人事資料的精細分類，也便于學校管理層在調整校內人事結構時，能夠快速檢索到所需信息，進而對人員能力進行橫向與縱向的全面分析，做出更明智的人員調配決策，從而使校內各部門人資配置更合理。

（二）提高管理信息分析效率

人事管理部門需對內部員工績效做定期評估。在進行這類評估時，部門將對教師與職員的常規工作實踐進行全面考察，同時重點觀察他們在評估期間的具體工作動態，從而確保績效評價的全面性和公平性。依托信息化手段，能夠迅速追蹤和登記教職員工的日常出勤和工作狀態，從而大幅縮減了以往人工匯報和數據錄入所耗費的時間。另外，依托于信息平臺的先進系統功能，還可以對記錄的信息進行深入分析，進而準確評估教職員工的“當前綜合能力”以及“長短期發展潛力”，為人事管理評價提供更為詳實的數據支持[4]。盡管過去各高校在人事信息分析的應用方向上存在一定差異，但隨著當今社會人才需求的持續變化，各高校對教育人員的評價標準和指標也逐漸趨于一致。在這一背景下，推進人事檔案信息化轉型，能夠更高效分析人事管理信息，有效減少重復和無效信息的收集。

（三）促進教育工作進階發展

為確保高校教育工作在后期的實踐中能夠保持高質量的實施，必須經過校內相關部門的深入討論和周密規劃。增強人事檔案的信息化程度對學校高效協作、合理分配校內人力資源至關重要，不僅可以助力學校在教育項目啟動時，更順暢地判斷和調整人才培養方案，而且可以及時增加教學力量，以保障新項目的順利實施。同時，在高等教育的特定專業教學中，對教職工的專業技能有著更高要求。學校可以通過對人事檔案中的職業發展潛力和教育經歷等深層次信息的挖掘，精準匹配具有相應實力的教師承擔實踐教學任務。同時，還能識別出那些能在校企合作中起到紐帶作用、與企業溝通無障礙的教職工，與他們共同研究教學規劃，進而推動學校各個專業教育水平的不斷攀升[5]。

四、高校人事檔案管理信息化建設存在的主要問題

（一）人事管理思想滯后

傳統模式下的人事檔案主要包含高校員工的政治背景、獲獎情況、工作經歷等信息。由于信息更新并不規律，因此難以及時反映教職工的最新職業動態。此外，這些檔案中往往缺少對教職工專業能力的系統評估，即便存在相關評價，也往往趨于雷同，且記錄出錯、信息不全等情況偶有發生。同時，監管的缺失也可能導致部分受個人利益蒙蔽的教職工對檔案進行篡改。上述問題都將減弱人事檔案對人資管理的輔助作用。客觀來講，引發這些問題的根源在于部分高校人事管理理念未能與時俱進，對檔案管理的重視程度不足。部分高校在檔案管理方面的投入相當有限，仍然沿用傳統的紙質管理方式，信息化應用水平有待提高。即便有些高校著手建設人事檔案管理系統的時間并不短，系統具有一定的信息化水平，但功能往往只是滿足基本的信息查詢，尚未借助信息技術深度綜合、分析數據，自然難以提供科學數據，輔助學校人力資源決策。

（二）管理制度不成熟

當前，高校的人事檔案管理普遍實行“雙套制”模式。然而，伴隨大數據技術的廣泛應用，人事檔案管理規程仍有待進一步完善。現實中，一些管理人員在進行人事檔案整理時，常常因缺乏明確的管理策略，而導致檔案分類和整理目標不明確。按照《干部人事檔案工作條例》的明文規定，每1000卷檔案，應指定一名專職檔案管理員負責[6]。但受不重視、當前有重要任務要攻堅等因素影響，部分高校現有檔案管理人員中具有專業背景的較少，大多依賴兼職人員來完成，使得檔案管理工作顯得不夠規范。此外，部分檔案管理人員不重視核查歸檔材料真實與否，更注重保存紙質檔案，導致檔案內容混亂，真實性難以確認。即便現有法律要求，須由特定人員傳遞人事檔案，但在實際操作中，仍存在高校將檔案直接交給個人的不規范行為。目前，許多高校仍然沿用“收集－管理－使用”的傳統檔案管理模式，導致檔案的利用率不高。同時，由于管理上的疏忽，還可能出現諸如違規借閱、泄漏信息等風險。部分高校的人事檔案管理人員思維固化，缺乏創新意識和變革的勇氣。

高校的人事檔案管理還面臨獎懲機制缺失的問題。部分管理人員對自身工作意義認知不夠深刻，簡單認為日常工作就是完成檔案的保存與分類，缺乏追求卓越的動力。而且，由于許多高校在人事檔案管理方面未能明確獎懲機制，未能充分調動相關人員參與積極性，造成人事檔案管理成效不夠顯著，勢必會阻礙檔案信息化建設的有序進行。

（三）數據來源較為單一

高校的人事檔案數據獲取渠道較為單一，涵蓋范圍不夠廣泛，因而難以充分且公正地反映教職工的工作實力和專業素養。目前檔案中對教職工的評估普遍缺少具體數據支持，主要是些大致相似的描述性文字，難以精確地展現教職工在不同時期或不同崗位上的實際工作能力與成效[7]。這種局限性影響了信息化建設的進展，使得在數據統計和處理過程中難以體現客觀和全面，同時還存在效率低下、投入與產出不成比例的問題。

（四）相關配套設施不健全

成本較高是許多高校推進人事檔案信息化建設中普遍面臨的難題，不僅包括資金投入，還包括對專業人才的需求。除了購置必要的硬件設備，信息化建設還涉及軟件系統的研發、內部網絡的構建以及多部門數據資源的整合，同時這些前期工作頗為繁雜且技術難度高，亟須專業技術人員的深度參與。導致這一問題的根源主要有兩方面：一是資金匱乏，導致設備升級換代滯后，進而使得數字化、網絡化管理的步伐遲緩且易受阻。二是技術人才短缺，使得系統的構建與維護難以得到有力保障。目前，眾多高校的人事檔案管理平臺或應用多由校內技術團隊自研，受限于資源和能力，這些平臺往往功能單一，主要進行基礎的信息錄入、數據檢索與匯總以及檔案目錄的編排等工作，不僅在信息存儲上容量有限，而且在功能拓展和操作靈活性方面也存在明顯不足，難以適應多樣化的數據管理與處理要求。

五、大數據視域下推進高校人事檔案信息化建設的有效策略

大數據的“大”并非僅僅因為其數據容量龐大，更重要的是通過對數據進行深度整合與分析來發掘新價值的潛力。這種潛力的釋放能夠為多個行業帶來可觀的經濟收益、更廣闊的發展機遇，以及更為廣泛的資源共享平臺。所以，單純掌握大數據技術并不等同于獲得了絕對的核心競爭力，真正的關鍵在于如何熟練地運用大數據技術去深入探索、高效處理并妥善應用這些數量龐大的信息和數據。

（一）強化信息管理意識，推進檔案信息化建設

在大數據技術的影響下，許多傳統的工作與管理模式正在經歷深刻的變革。為了適應這一新的思維方式，必須對舊有觀念進行修正。在人事檔案管理層面，高校應主動利用網絡信息資源的優勢，著手打造健全的數據庫體系，加強數據的挖掘和開發。同時遵循資源共享的原則，合理分配資源，旨在最大化人事信息資源的使用效率。此外，為了推動人事檔案信息化的深入發展，高校還需努力加大宣傳力度，提升校內各級領導和員工對此項工作的關注度，并爭取管理層給予更多的資金支持，為信息化檔案管理系統的技術人員培訓、軟硬件配置和開發等提供堅實的保障，確保相關工作得以順利推進。

（二）完善檔案管理制度，規范人事管理流程

構建完備的人事檔案信息化管理制度能夠顯著提升人事管理效率。具體可采用如下策略：一是基于人事檔案的獨特性，對檔案的轉入、鑒別、歸檔、裝訂及轉出等各環節制定詳盡規定，嚴格遵循中組部《干部檔案整理工作細則》[8]。二是重視監督機制的優化、完善，推進人事檔案監管動態化，依托多樣信息化手段，提高檔案自動化和智能化管理程度。同時，為了進一步強化檔案人員責任感，須注重責任制的落實，堅守“誰主管、誰負責”原則，確保管理職責明確。三是高校圍繞“三齡兩歷”定期開展人事檔案管理工作，確保審核的常態化。針對檔案中記錄不一致的內容，應參考相關政策規定，并以檔案內的其他相關資料作為輔助證明，之后需提交給組織部門進行核實確認。此外，對于新晉升干部的檔案，必須執行嚴密的審核流程，以避免在檔案轉接過程中出現資料遺失的情況，檢查和加固須長期存放的檔案，防止材料缺失。四是必須按照“八防”要求，加強相關設施的維護，做到庫房檔案整潔、安全。

（三）挖掘檔案潛在價值，預測人力發展趨勢

在大數據的浪潮下，人力資源管理所涉及的工作遠不止于簡單的信息匯聚與保存。真正的挑戰在于如何深入地探尋、篩選并剖析這些數據，以有效地提煉其深層次的價值，并通過比較數據結果，洞悉其中潛藏的規律。實質上，人事檔案信息化的最終追求便是利用這些規律和價值來預測人力資源的發展趨勢。為了滿足對信息清晰度和查詢便捷性的需求，高校在構建人事檔案信息化的過程中，應著力打造一個結構明晰、層次分明的數據平臺。在初始階段，工作的重心應放在廣泛搜集各類信息上，以建立一個內容豐富的數據庫。這些信息需依據其特性，如工作經驗、獎懲歷史等主題，以及來源，如網絡、口口相傳等渠道，還有展現方式，如圖文、音視頻等形式，進行細致分類，有序地錄入到人事檔案信息化系統之中[9]。當數據平臺進入成熟階段，則借助先進的算法技術，對這些數據進行初步統計與解析，旨在為用戶提供迅捷的信息檢索服務。而在后續的發展中，將進一步運用信息化手段，對這些數據進行深層次的加工、整合，以及未來走勢的預判，將極大促進數據資源的共享，為教職工構建更為全面的評價體系，同時也將加強與校內各職能部門的溝通與協作。人事檔案管理信息平臺的構建旨在全面提升人事檔案信息化體系的整體效能。

（四）推送個性化信息服務，轉變被動工作模式

若要推動傳統行業的轉型升級，關鍵在于“數據”的有效運用。借助海量的數據資源，管理層能夠深入剖析客戶的喜好與需求，從而更精確地迎合客戶個性化需求。大數據時代，高校人事檔案的服務模式正經歷著潛移默化的變革。除了教職工的基礎信息，人事檔案還涵蓋了教職工的個性化數據。通過綜合分析和挖掘這些信息，摒棄過去“你來我找”的被動響應模式，轉為主動提供量身定制的個性化服務。例如，基于教師的學術背景和研究方向，人事檔案信息化系統可以主動推送相關的學術資源、研討會信息和合作機會。對于即將退休的教職工，系統可以提前規劃養老金領取、健康保險等相關服務。這種由數據驅動的個性化服務模式，不僅提升了人事檔案管理的效率和滿意度，更體現了高校對教職工的深切關懷與尊重。

（五）保障網絡信息安全，助力高校長遠發展

在高校人事檔案實現信息化之后，可以通過局域網便捷檢索檔案資料，這是信息查詢現代化的重要體現。但是，信息的高度可訪問性也使得數據安全面臨的風險激增。例如，當前高校員工要想登錄人事檔案信息系統，需要輸入自設的賬號與密碼，但一些員工由于不重視信息安全防范，為了方便記憶，往往設置一些較為簡單的密碼，無疑提高了數據信息泄漏、賬號被盜的風險程度。故此，在高校人事檔案信息化建設過程中，網絡安全已成為不容忽視的嚴峻問題。為了應對這一挑戰，高校應運用互聯網技術構建安全防護體系和防御策略，包括但不限于加強網絡監控、定期進行安全漏洞掃描、及時更新安全補丁等，并致力于培養具備全面技能的復合型人才，這些人才不僅需要精通信息技術，還要具備強烈的安全意識和應對突發情況的能力。同時，為了進一步筑牢人事檔案信息安全壁壘，需要持續關注信息維護與網絡安全，助力高校穩定、持續發展。

六、結語

綜上所述，人事檔案在高校的高質量發展中扮演著舉足輕重的角色，對于教職工的評優評先、職稱評審以及干部選拔等關鍵環節都具有深遠影響。為了與時代步伐保持一致，高校必須加快人事檔案工作的信息化建設，將紙質檔案逐步轉化為電子化管理。在此過程中，高校需要更新管理理念，提升對信息化重要性的認識，凝聚共識，做好頂層設計與規劃。同時，積極引進前沿技術，以更好地適應人事檔案信息化的新要求，從而為高校的長遠穩定發展提供更為優質的服務支持。

參考文獻

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作者單位：武夷學院人事處

■ 責任編輯：王穎振、鄭凱津