關于采購業務風險管控的探索

一、前言

采購是企業、行政事業單位生產經營、實施項目建設的起點，是降低成本、風險管控的重要環節。對于企業來說，采購成本在產品銷售成本中至少占到60%，采購成本每下降1%，相當于銷售規模增長10%以上。對于行政事業單位來說，為保證正常運行和為社會公共提供服務，采購貨物、服務、工程項目等發生的經濟活動金額較大、涉及面廣，要做好廉政工作，以提升財政資金的使用效益。

采購在整個單位的運營中起著至關重要的作用，是風險多發領域。在采購業務風險管控中，人的因素貫穿全過程，人是最大的風險源。眾多內控評價結果表明，內部控制設計缺陷約占22%，執行缺陷約占78%，表明很多時候是有制度規定，但是執行不到位，在采購業務風險管控中，人的執行能力是至關重要的。要加強采購業務風險管控，就要規范采購行為，做到誠實守信、依法依規，將風險管理意識與管控措施融入采購各環節，以加強風險管理，減少風險發生的概率。要做好采購業務風險管控工作，就要做好風險導向下的風險管理與審計，從而識別風險、預防風險，落實風險管控措施。

二、采購業務風險管控面臨的困難

內審部門承擔著采購業務風險管理職責，如果內審人員對采購業務的了解并不深入，時常會面臨不知從哪入手、工作阻力大等困難。要解決以上困難，內審人員要熟悉標準的采購作業流程和制度，并跟進采購負責人的采購作業過程，進行穿行測試，并結合有效訪談來了解單位的采購活動[1]。通過對采購業務的深入了解，從中梳理出采購環節的風險點，在風險導向下實施采購風險管理與審計，并與單位業務骨干共同開展審計。借力增加審計專業人才和力量，通過采購業務風險管理與審計來規范采購行為，提升被審計單位業務能力和風險意識。要讓被審計單位意識到，風險管理是對采購業務人員能力的提升和保護。

三、采購業務風險管控的措施

（一）采購環境的風險管控措施

墨菲定律表明，事情即使有變壞的可能性，風險發生的可能性再小，它也終究會發生，要求在處理事情時要考慮風險和不確定性，并盡可能做好充分準備來應對潛在的問題。在采購業務中，要將采購的環境控制與業務流程控制結合在一起才能將風險控制在可接受的范圍內。

采購環境控制面臨的風險包括以下幾點：第一，決策獨斷專行，治理結構形同虛設，缺乏科學決策和執行力，導致單位不能實現控制目標。第二，信息不對稱，溝通機制不健全，導致個別人故意為之，有漏洞很難被發現。第三，內部機構權責分配不科學，導致不相容崗位未分離，審核流于形式。

面對采購環境控制風險，要通過分散職權、部門牽制、多重決策的辦法降低舞弊、扯皮行為，從而降低風險并提高效率，具體體現在三個環節、五個步驟之中。在決策、執行、監督環節中，領導只能參與其中一個環節。在申請、審批、執行、記錄、保管過程中，前后兩個步驟要分離開。在不相容崗位中，以下與采購業務相關的崗位必須分離：采購申請與審批，供應商的選擇與審批，詢價與確定供應商，采購合同的擬定與審核，采購、驗收、會計記錄，采購付款的申請、審批與執行。通過科學安排相關工作崗位，并制定嚴明的職責權限，以形成相互制約的工作機制。

單位興旺在于管理，管理的優劣在于文化，擁有良好的控制環境，內控制度才能有效運行，才能有效防止領導逾越內部控制、推諉扯皮、員工執行不到位等問題的發生。

（二）采購業務流程的風險管控措施

采購業務流程通常包括以下幾個環節：采購計劃的編制、采購申請、供應商的選擇與考核、采購價格的確定、采購合同的訂立、質檢驗收、財務付款[2]。在采購業務風險管控中，人的執行能力是至關重要的，各環節都需要人的參與，要加強內部審計事前、事中、事后的監督作用，查找各環節的主要風險點，并制定相應的管控措施，從而防范風險，優化采購業務流程。

1.采購計劃編制的風險與管控措施

采購計劃是單位進行采購業務管理的第一步，是單位計劃經營中對所需要采購的各種物資或服務的數量和時間所作出的安排，完善的采購計劃能保證物資或服務的及時供應，降低庫存和成本。該環節的主要風險包括：一是無采購計劃，導致盲目被動采購。二是采購計劃不合理，導致庫存短缺或積壓。三是采購計劃未嚴格執行，導致起不到對業務部門的約束作用。管控措施主要為以下幾種：第一，需求部門做好預測，及時編制需求計劃，不得指定供應商。第二，建立多部門參與平臺，科學制定采購計劃。第三，為防止采購過量或采購不足，采購部門要結合庫存和在途物資情況進行采購。第四，經審核審批后的采購計劃要作為單位剛性要求納入預算管理，嚴格執行。

2.采購申請環節的風險與管控措施

采購申請又稱請購，由使用部門或倉儲部門依據采購計劃和實際需要提出。該環節的主要風險包括：一是未制定采購申請制度，無計劃、超計劃采購。二是未對采購申請進行認真審核，導致采購過量或不足，影響正常需要。管控措施為以下幾種：第一，制定完善的采購申請管理制度，明確采購申請程序，要求相關部門或人員按規定的職責權限來履行請購業務。第二，計劃內的采購項目要嚴格按照計劃進度進行請購，超計劃和計劃外采購要先履行計劃調整程序，通過審批后再履行請購手續。第三，請購審批時要關注請購內容是否準確完整，是否在采購預算范圍內，對不符合規定的請購不予審批。

3.供應商選擇與考核的風險與管控措施

在質量、時效、成本、服務等方面，供應商的專業能力是單位實現采購管理目標的關鍵，與優質供應商合作，單位可以降低甚至規避投資風險、運營風險，促進單位的健康發展。該環節的主要風險包括：沒有建立相關供應商的管理體系，供應商的資源被壟斷，會造成采購的物資或服務成本增加、質量較差、延遲完工等風險，甚至出現欺詐或舞弊行為。管控措施為以下幾種：第一，對供應商資質信譽情況的真實性、合法性進行審查，調查交易方的營業執照與資質，經營范圍是否都是銷售而沒有生產資質，其真實股東是否與潛在的利益人相重合，若交易方是左手買、右手賣，則蘊藏著巨大風險。第二，采購部門要公開、公平、公正擇優確定供應商，并與其簽訂質量保證協議。第三，對供應商進行綜合考評，用質量、價格、交貨期、創新、技術、服務和社會責任七個要素對供應商進行評估與評價，根據考評結果合理選擇和調整供應商，建立完善的供應商管理體系。第四，供應商的綜合考核由采購、技術、質量工程師一起研討確定，并形成報告，及時淘汰不符合要求的供應商。第五，為了保證采購的連續性，選擇好備用供應商，以防確定的供應商發生意外，保證采購的連續性。

4.采購價格的確定風險與管控措施

采購價格的高低直接關系單位經濟效益的好壞，要綜合權衡質量、價格、服務等因素，以最優的性價比來確定采購價格。該環節的風險包括：采購部門未根據采購的重要性選擇正確的采購方式，未對需求量大、金額大的物資、設備及服務進行市場價格調查，導致采購價格高于市場價格，出現資金損失等風險[3]。管控措施為以下幾種：第一，對各類采購進行恰當分類，對同性質的數量多和資金量大的需求實行集中采購，不僅可以節約采購費用，而且有利于采用己方的方案進行交易。第二，要嚴格遵守采購定價機制，選擇正確的采購方式，根據數額標準以及招標后的具體情況選擇公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源、詢價采購、協議采購等采購方式，以確定采購價格。第三，采購部門要充分了解重要物資的成本組成、加工工藝、制造過程、材料配方、供方的貨源，及其市場價格變動情況、市場供求形勢等內容，以此來確定采購參考價格。第四，對各類采購物資的實時價格進行統計，在定價之前與之進行對比分析。第五，對重要物資的采購要通過專業的價格信息網等建立起價格信息體系。第六，通過獲取招標、競爭性談判等檔案以及比價單等資料，檢查是否根據采購金額劃分了招標采購、詢價采購等方式，是否均按照規定的方式進行采購，是否存在為規避公開招標采購，將采購金額人為拆分成其他方式采購，招標采購的招投標全過程是否規范，是否嚴格按照相關規定執行。第七，檢查是否建立健全比價系統，進行全面審核，系統化監督。

按需采購看似簡單，稍有疏忽就會造成損失。如果在采購中不按配額標準采購，比如要求采購一級標準物資3噸、二級標準物資5噸、三級標準物資2噸，而在采購時卻變成了一級標準物資5噸、二級標準物資3噸、三級標準物資2噸，不僅影響了采購價格，還影響了采購質量，過度追求原材料質量也是一種浪費。所以在詢報價時，要載明質量要求、數量要求、結算要求、資質要求，并統一報價單，對總價進行分解報價，讓供應商按分解報價表填列，通過對比，能看出各項中的水分，有利于比價議價。

5.訂立框架協議或采購合同的風險與管控措施

框架協議采購是對技術、服務等標準明確統一，需要多次重復采購的物資和服務，通過公開征集程序，確定第一階段入圍供應商而訂立的框架協議，是為建立相對穩定供需關系而作出的約定。大額采購或單一項目采購不適用框架協議采購。簽訂采購合同是為了明確與供應商之間的權利與義務，與供應商簽訂的具有法律約束力的協議，以規范采購過程，防范采購風險，作出對標的物的名稱、數量、質量、規格、價款、結算方式、履行期限、履行地點等的明確規定。該環節的主要風險包括：一是框架協議的最高限價核算不合理，設置過高則形同虛設，過低則無意愿供應商。二是框架協議簽訂不當，會影響物資或服務采購進展。三是未經調查盲目簽訂采購合同，或未經授權及超越權限簽立采購合同，會導致合同對方的資質、信譽、履約能力等不符合要求。四是合同內容不規范、不細化，容易造成合同履行困難。管控措施為以下幾種：第一，合理確定最高限價，要通過市場調查、成本分析，并進行嚴格審核把關，科學確定合理的最高限價。第二，對第一階段入圍的供應商成立日期、資質、信用狀況等進行調查審核，以防遭受欺詐風險。第三，規范采購合同簽訂及審批流程，規范運用統一合同范本，準確描述標的物的名稱、規格、質量、數量、價款、結算方式、履行期限、履行地點等內容，約定好雙方的權利、義務及違約責任，按照規定權限簽訂采購合同。第四，根據采購金額劃分確定合同的簽訂和審批權限。第五，重視監督和檢查，檢查合同的簽訂人是否是被授權的簽訂人，檢查合同審批文件是否按規定的權限進行審批，檢查是否確定了供應過程管理的相關規定或制度約束，檢查對于部分供應緊張的物資，是否有相關記錄，檢查是否對所有采購合同都建立了臺賬，進行綜合管理，要通過檢查來履行事后監督職責。

6.驗收環節的風險與管控措施

驗收是為維護單位合法權益，保障采購質量，對供應商履行合同情況及結果的檢查驗收，確保其提供的物資或服務符合采購合同約定標準。該環節的主要風險包括：缺乏嚴格的采購驗收制度、驗收標準不明確、驗收走過場、驗收過程中發現的問題未及時處理或處理不當，都會導致驗收不達標、質量不符合預定標準等風險。管控措施為以下幾種：第一，依據采購合同、招投標文件等內容制定明確的采購驗收標準。第二，驗收由倉儲部門和使用部門安排專業技術人員共同對所購物資或服務的規格、型號、數量、質量和其他相關內容進行詳細核對驗收，并檢查其質量保證書、合格證等證明文件。第三，對驗收合格的物資或服務，填制預先編號的一式多聯驗收證明，并及時遞交給采購部門和財務部門。第四，經過驗收發現不符合要求的，需要更換、返工等情況，要確保處理后的物資或服務能夠達標。第五，驗收人員對收到的無采購合同或超采購合同金額的物資，應當立即向有關部門報告，有關部門要查明原因并及時處理。第六，驗收不合格的物資或服務，注明不合格原因，及時通知采購部門辦理退貨、索賠等事項。第七，對于延遲交貨或完工的，采購部門要按照合同約定要求供應商承擔違約責任。

7.財務付款環節的風險與管控措施

付款是單位按照采購合同約定向履約供應商辦理支付款項的過程。在付款之前，財務部門要對發票、驗收證明、收款收據及其合同、請購審批單等相關單據進行認真檢查核對，無誤后依據經審批的付款憑證支付款項。該環節的主要風險包括：一是財務部門未按要求對各類單據進行審核，僅憑部分原始憑證為依據付款。二是預付款項金額較大，未按合同約定支付。三是付款方式選擇不恰當，未直接支付到合同約定的供應商賬戶。四是貨款支付不及時或有傾向性地支付貨款，影響正常經營。這些風險都可能造成單位資金損失、信用受損。管控措施為以下幾種：第一，加強對采購價款支付的審核，嚴格審核是否超采購預算付款，是否按合同約定付款，采購發票、收款收據等票據是否真實、合法、有效，發票上的名稱、規格、數量、單價、金額等是否與合同、驗收證明一致，是否按付款程序履行了付款審批手續。如發現異常情況，不得向供應商付款。第二，嚴格遵守合同約定，向指定的供應商付款，為保證資金安全，應當通過銀行轉賬方式支付采購價款。第三，加強對預付款的管理，審查合同是否約定了預付款及支付時間，對預付款要定期核查，如有無法收回的風險，要及時采取措施收回預付款。第四，加強采購對賬管理，采購對賬工作需要財務部門定期向供應商的財務部門發送對賬函，對應付賬款、預付賬款等往來款項進行核對，若發現賬實不符、資金異常等情況要及時查明原因，經相關部門批準后，做出相應調整。

為規范采購行為，防范采購風險，要不斷完善采購管理制度、優化采購業務流程，并結合審計對采購事前、事中、事后的監督，以提高采購效率、降低采購成本、增加采購透明度、減少采購風險，促進單位實現創新發展。

（三）預防采購回扣的風險管控措施

采購拿回扣必然會導致采購價格提升，甚至舍近求遠、舍好求次、舍賤求貴、暗中培植供應商，損害單位利益，助長不良風氣。灰色收入的存在大多是和權力掛鉤，而不僅是職位。因回扣的取證難度比較大，要多方面進行管控。第一，對采購人員進行不定期輪崗，調整工作崗位和內容。第二，建立完善的采購管理制度，制定嚴格的采購程序，分散采購決策權限，不相容崗位分離。第三，與采購人員、供應商之間簽訂廉政協議，強調只重質量和價格，不允許有回扣行為，違反規定要給予嚴厲處罰。第四，盡量使采購價格透明化，并標明允許的價格浮動區間，貨比三家，綜合比較價格和質量。第五，要強化審計監督，包括對供應商供貨狀況的審計，并設立舉報熱線。第六，對采購人員進行職業道德教育，營造良好的采購文化。

四、結語

采購業務的風險管控工作，在單位內部控制和經營管理中起著至關重要的作用，為單位規范采購活動、防范采購風險、降低采購成本，保障質量與安全、提升管理效率、確保資源合理配置打下堅實基礎，確保單位的健康運行和可持續發展。

引用

[1]羅志國.采購風險管理與審計實務[DB/OL].[2017-07-01].https：//ce.esnai.net/student/courseinfo.jsp？code=2017SJ007NBSJ.

[2]石振河.企業采購與付款循環業務內部控制審計研究[J].商業會計，2016（07）：77-79.

[3]劉蕾.采購業務內部控制要點淺析[J].財會學習，2020（18）：255-256.

作者單位：東港市交通運輸事業發展服務中心

責任編輯：韓 柏