信息化采購促進企業降本增效

在我國大力推行信息化建設的大背景下，集團公司信息化建設步伐不斷加快。但在“互聯網+采購”的整體效能上真正實現制度化、精細化、規范化方面還有較大提升空間

大型企業集團采購物資種類多、數量大、供應商遍布國內外，通過不斷創新采購方式，結合實際探索打造功能各異的采購電子化系統，有利于采購信息化水平不斷提高。但隨著采購規模不斷增長，有些電子化系統的短板、問題逐漸顯現。為解決實際問題，建議將信息化手段融入企業轉型升級，基本實現規范采購流程、擴大尋源范圍、充分市場競爭、持續降本增效。

企業物資采購供應總體情況

傳統的物資采購工作面臨巨大壓力和挑戰。某集團公司是國有大型企業集團，擁有煤炭、電力、制造、化工等多個業務板塊，由于不同板塊、不同企業需要的物資異質化明顯，導致了集團物資采購涉及的種類多、數量大、要求高。同時還有部分企業需要的物資屬于少、精、尖類的特殊品類，其供應商數量少，可選擇性不大，且遍布于全國各地，加上運輸距離遠，耗時長等，這些都給傳統的物資采購工作帶來諸多的壓力。

信息化采購尚有較大提升空間。近年來，在我國大力推行信息化建設的大背景下，集團公司信息化建設步伐不斷加快。但在“互聯網+采購”的整體效能上真正實現制度化、精細化、規范化方面還有較大提升空間。如《集團物資采購管理辦法》《集團物資使用一體化采購平臺管理辦法》《集團招標管理辦法》《集團工程和服務類非招標采購項目管理辦法》《物資采購監督檢查管理辦法》等，這些常規性制度還有需要健全完善之處。此外，堅持“三級利庫”，降低儲備占用，充分挖掘廢舊物資價值，積極解決歷史上的遺留問題也是難點重點問題之一。

企業內部在信息化建設上有待加強。從集團公司層面來看，物資采購信息化管理水平與國內大型先進央企相比還是存在一定差距，采購公開程度低，工作效率效益低，沒有實現采購供應的全過程數字化管控。部分子公司還處于起步階段，不但硬件投入上相對不足，同時與之配套的掌握該技術的人才也存在一定的空缺，亟須要補充。如今，部分基層單位還處于籌備階段。

企業信息化采購面臨的主要問題

體制未理順，認識不統一。集團公司涉及行業廣、板塊多、區域大，各板塊采購主體多，執行標準各行其是，有些單位采購過程簡單隨意，還有個別主體仍沿用傳統手工方法，依靠人工管理、手工式制賬等方式開展業務，采購業務既不能相互協同運行，又無法確保采購業務規范有序，更無法實現業務數據永久追溯和公開透明。作為采購活動的監管主體，監管職責落實困難，無法有效防范采購系統廉政風險。

物資管理基礎數據殘缺，未能全流程電子化。采購一體化平臺實現了從使用單位的需求計劃申報、自動調撥利庫、采購計劃審核、尋源采購、合同、到貨、庫存、財務結算全流程信息化管理，同時與法務管理、設備選型、財務系統、主數據系統實現了無縫對接。但是隨著時間的推移以及企業的發展，各板塊、各層級數字化、智能化、平臺化管理水平參差不齊。從采購業務來看，雖然互聯網運行功能簡單高效、數據留痕，但有些單位還處于數據“半自動”狀態，尚未形成采購系統“一張網”，集中批量采購的規模優勢未充分發揮，一些信息資源未能實現共享。

物資管理信息化平臺建設速度有待加強。采購一體化平臺信息化系統覆蓋面廣，應用鏈長，平臺建設以及運行維護任務非常繁重，但系統建設人員不足，導致許多問題，比如難以及時隨政策變化調整系統功能，咨詢電話量大事多，接聽不夠及時順暢，解答問題不夠準確等問題，對公司形象和采購效率產生不良影響。

解決信息化采購問題的措施和成效

加強采購制度建設，規范采購業務流程。緊密結合采購一體化平臺運行實際，修訂完善相關配套業務制度，堅持問題和目標導向，找準核心點，厘清交叉點，細化明晰各項業務責任人、責任部門、責任范圍，構建集團公司物資采購供應管理、監督考核體系，推動規范管理、效率提升。同時，建立完善的供應商黑名單制度。一旦發現違規行為，立即將相關單位列入黑名單并通報集團公司各單位，嚴禁相關單位與相關人員在懲罰期內參與集團公司所有招標采購及非招標采購活動，以正式文件在企業內部予以通告，以“一處違規、處處受限”的信用機制促進招標采購業務清廉發展。進一步規范招標業務流程，嚴肅采購紀律，凈化工作環境，降低廉政風險的同時提升工作效率。

加強數據管理，實現全流程電子化。全流程電子化是實現采購流程再造的關鍵，也是深化改革、實現優質優價高效采購的核心。按照“集團化管控、板塊化運營、專業化發展”的思路，采供分公司對物資采購管控模式、組織架構、權責體系、業務流程等實施系統性重塑。全方位調研分析集團各子分公司的采購業務流程和信息化平臺使用情況，充分考慮各板塊的供應需求特點，研討平臺監管方案，在原有平臺基礎上，進行相應組織機構、業務流程的調整設計，新增（變更）用戶賬戶，規范審批流程，以進一步完善物資采購考核體系。按照“先近后遠，先易后難”原則，逐步建立并完善覆蓋全集團公司各級采購主體的全流程一體化的供應鏈數字信息化平臺，以降低采購成本，提升采購工作效率，規范采購行為。

加強人員建設，提升平臺管理效能。采購工作具有規范化、程序化的特點，采購信息化平臺建設工作更是一項專業性很強的工作，需要有精湛的業務水平，既要學習法律法規，又要學習各類招標采購、非招標采購的業務知識，以集團公司深化全員素質提升工程為契機，堅持“培訓是員工最大福利”的理念，立足采供分公司實際，建立完善以需求為導向的人才培養機制，創新人才培養模式，大力培養專業化、復合型人才。培養專業技術型人才，以改善知識結構、強化創新采購為重點，通過專業技術培訓、崗位交流、市場調研等方式，提升業務能力，開拓工作思路。

強化服務意識，提高信息化建設水平。提高企業信息化建設水平，最主要的就是為了服務企業，提升各項統計數據的準確性和真實性，更好地反映企業的運行及發展狀況。加快物資采購信息化平臺建設，積極推動各層級供應鏈協同和板塊化內部供應鏈管理，可以發現企業在發展過程中存在的問題，并及時解決，提高企業決策的科學性。只有從實際出發，加強企業信息化建設，才能掌握企業的發展規律，通過持續業務流程優化、系統功能升級、數據分析應用、云平臺對接，從根本上解決傳統采購效率不高的痼疾，助力企業內涵式高質量發展，促進新舊動能轉換。

嚴格考核監督，強化落實管理措施。按照集團公司統一監管、各子公司分級實施的物資采購供應管理原則，通過構建“生產經營單位自我監督、二級管理公司全流程監督、物資采購分公司重點管控”的三級物資采購供應監管體系，對物資采購業務實行全流程、多層級的科學有效監督管理。對物資采購業務從采購業務指標、物資采購供應管理信息系統建設、組織制度建設、基礎管理四個方面進行月度評價，將采購業務日常監督中發現的問題進行量化考核。同時，強化各級監督，實現對每個管理人員和崗位人員的監管。建立熔斷機制，有效制止有損集團公司利益的采購行為發生，通過系統全面考核，有效確保物資采購供應管理各項規定及管理措施的落地。

采取改進措施后，取得了明顯的成效。一是采購業務從需求計劃提報開始，環環相扣，全程可追溯，實現了閉環管理。規范采購業務流程，實現陽光采購的同時大大提高了工作效率和準確率。二是利用公開平臺發布采購信息，暢通了廣大供應商參與渠道，公開尋源的方式能夠促進充分競爭，進一步降低采購成本。三是供應商利用公開平臺可獲取采購信息、參與報價、簽訂合同、接收訂單、辦理送貨、結算手續等，除送貨可能到使用單位以外，其他業務均可線上操作，提高效率的同時也降低了廉潔風險。四是提報需求計劃時自動帶出當前庫存、在途未到貨數量信息，計劃審核時可自動檢索庫存進行多級利庫調撥，有效提高計劃的準確率、降低庫存資金占用。五是采購比價時自動帶出每種物資最近采購價格作為核價依據，通過關注漲跌幅度有效管控采購價格。六是通過分析報表各級管理人員可從不同維度實時掌握采購計劃執行進度、庫存動態情況等，為采購管理提供科學依據。

物資采購一體化平臺系統是集團公司采購信息高速公路，是集團公司采購數字化的基礎設施，也是集團公司采購監管的主要平臺和重要工具。“工欲善其事，必先利其器”，實現采購全流程信息化，可以發揮“制度+技術”的集成優勢，以技術驅動采購制度改革，引領監管手段創新，實現監督管理信息化。利用信息化操作留痕、程序固化、信息實時推送、數據自動保存的特點，實現采購記錄來源可溯、去向可查、監督留痕、責任可究。借助大數據、云計算等技術手段，可及時發現并自動預警，做到精準監管、精確打擊，促進從事前審批轉向加強事中事后監管。

今后，將進一步加大和加快采購一體化平臺的建設和推廣力度，盡早實現集團公司采購工作全流程信息化管控，利用系統統計分析功能，科學分析采購結果、效果，融入企業轉型升級，為企業決策提供數據支持，凈化市場環境，優化營商環境，從體制機制上打破信息孤島、數據煙囪、地區壁壘、市場分割，推動企業的進一步發展，從根源上破解采購“慢貴差”頑疾，助力企業實現降本增效。

綜合上述分析可知，在國有集團型企業開展物資采購管理的過程中，要做到切實提升采購工作的質量和效率，最大限度節約資金，必須將信息化技術應用到具體的實踐當中，切實打好組合拳，并明確短期、中期和長期計劃，才能實現預期目標，真正使信息化采購融入企業轉型升級，實現降本增效。

（作者單位：晉能控股裝備制造集團有限公司采供分公司）