檔案數字化建設中安全問題的研究

摘要：數字化時代的來臨，信息發布形式不斷迭代更新。這種變化影響著我國檔案事業的發展與建設，對常規檔案管理工作提出了新一輪的挑戰。所以，如何利用數字化、信息化技術優勢，推動檔案管理現代化轉型，成為有關檔案部門需要深入研究的課題。主要從安全角度分析檔案數字化建設過程中存在的問題，相關部門應針對安全問題提出有效的解決措施，以供參考。

關鍵詞：檔案數字化建設;安全問題;檔案信息

隨著信息技術的不斷發展，傳統的紙質檔案管理已經無法滿足快速且高效的管理需求，尤其在大量檔案的保管、查找、使用等方面存在諸多難題。數字化檔案管理的應用成為解決這些問題的有效途徑。數字化檔案管理可以極大地簡化檔案的保管和查找流程，提高檔案的使用效率，同時也能有效地保障檔案的安全性，減少紙質檔案管理中可能發生的丟失、毀損等問題。但是，在數字化檔案管理中，也存在著信息安全的風險和挑戰，這需要我們加強對消息安全的認識和理解，采取合適的措施保障檔案的信息安全。

1檔案數字化的定義和基本原理

檔案數字化是將傳統紙質檔案或其他非數字形式的信息轉化為數字形式，以便于存儲、管理、檢索和傳播的過程。它利用現代計算機技術和信息處理方法，將紙質文件、照片、錄音、視頻等信息轉化為數字數據，存儲在計算機系統中，并通過網絡或其他電子手段進行傳播和利用。

檔案數字化的基本原理包括以下幾個方面：

（1） 掃描和數字化處理。紙質檔案或其他非數字形式的信息需要通過掃描儀等設備轉化為數字圖像。這個過程稱為掃描。掃描后的圖像可以通過圖像處理技術進行清晰度、對比度等方面的調整，以提高圖像質量。

（2） 文本識別（OCR技術）。對于掃描后的文本圖像，常常需要進行光學字符識別（OCR，Optical Character Recognition）處理，將圖像中的文字轉化為計算機可識別的文本數據。OCR技術可以識別印刷體文字，并將其轉化為可編輯、可檢索的文本數據。

（3） 圖像和多媒體處理。對于掃描的圖像、照片、錄音、視頻等多媒體信息，需要進行圖像處理、音頻處理、視頻處理等，以便于存儲和傳播。這些處理包括圖像壓縮、音頻編碼、視頻壓縮等技術，以減小數據體積，提高存儲和傳輸效率。

2檔案數字化存在的安全挑戰

2.1數字檔案開發層級顆粒化的不足

數字檔案開發層級顆粒化不足，容易出現檔案價值開發力度不夠、碎片化檔案數據難以進行合并和歸類等一系列問題。如果不加以遏制，就會影響檔案數字化建設的安全性。雖然我國目前正積極發展檔案數字化工作，并且基本實現在線利用、遠程利用紙質檔案的目標。但從實際發展現狀來看，尚未進行深層次管理與開發可供計算機理解和閱讀的數據粒度層級。數據粒度是指數據的細化程度，其中粒度與數據的細化程度成反比，這就意味著如果數據細化程度較高，那么數據粒度則會表現出較小的趨勢。而在這種情況下，研究型用戶多元化利用檔案的需求無法得到滿足。而結合龔水英等人的研究成果，發現當檔案信息資源被進一步開發和利用的時候，檔案機構沒能隨之進行深度的開發與利用，造成數據關聯不足、數據處理不深化等一系列問題。根據某市檔案館副館長得出的實踐結論，基本可以明確，要想真正意義上實現檔案信息化發展目標，必須重視對檔案內容的細粒度進行管理和開發。而部分檔案部門在開發數據層面，明顯停留在掃描紙質檔案的初級階段。

2.2數據的安全問題

一是數據泄露和盜用的風險。隨著各種檔案的數字化，數據泄露和盜用成為重大的安全隱患。未經授權的訪問或惡意攻擊可能導致敏感信息的泄露，包括個人身份信息、聯系信息等。這些信息一旦落入不法分子手中，可能被用于非法活動，侵犯個人隱私，危及公共利益，甚至導致社會矛盾和紛爭。

二是數據完整性和準確性的挑戰。在數字化過程中，數據的完整性和準確性是關鍵問題。數據可能受到未知錯誤、惡意篡改或技術故障的影響，導致數字化檔案的信息不準確或不完整。保持數據的完整性意味著要確保數據在轉化、存儲和傳輸過程中沒有丟失或損壞。同時，保障數據的準確性需要高質量的掃描和識別技術，以及對數據進行定期的校驗和修復。確保數據的完整性和準確性，是數字化檔案安全的基本保障［1］。

2.3系統的安全問題及對策

一是網絡安全威脅與防范。在數字化檔案管理中，網絡安全威脅是一項嚴重的挑戰。網絡攻擊者可能采取各種手段，如惡意軟件、網絡釣魚、拒絕服務攻擊等，威脅到數字化檔案的機密性和完整性。為了防范這些威脅，必須建立健全的網絡安全體系，包括防火墻、入侵檢測系統、加密通信等技術手段，確保數字化檔案在傳輸和存儲過程中的安全性。

二是系統漏洞和攻擊面分析。系統漏洞是系統安全的薄弱環節，攻擊者可能利用這些漏洞進行未經授權的訪問和攻擊。因此，對系統進行漏洞和攻擊面的分析顯得尤為重要。系統管理員需要定期對系統進行漏洞掃描和安全評估，發現潛在漏洞并及時修補，以防止黑客利用這些漏洞入侵系統。同時，分析系統的攻擊面，了解系統可能受到的各種威脅，有助于制定相應的安全策略和防范措施，提高系統的整體安全性。

3檔案數字化建設中安全問題的解決措施

3.1制定數字化方案，分步分階段地實施

（1）建立自動化檔案管理系統。為了保證數字檔案的規范性、兼容性和安全性，檔案管理部門應選擇功能齊全、運行可靠的管理軟件，以提高檔案部門辦公效率。例如，網上歸檔電子文件并設置檔案目錄數據庫，實現全文檢索。

（2）確立檔案數字化建設規范。檔案管理部門為保證檔案數字化建設狀態的可控性，需要從技術、管理、評價和業務等方面制定標準體系，從而提高檔案信息制作、保護、保存、采集、整理等相關環節的安全指數。

（3）建設館藏檔案數據庫。在建設數字化檔案前，需要著重分析館藏紙質檔案的利用率和重要程度，數字化歸檔其中最有價值的紙質文件，如校史校情資料、畢業生名冊、歷史老照片等。同時，還需盡快修復搶救已受污染、發生破損且紙質變脆變黃的檔案原件。

（4）構建檔案數字化共享平臺［2］。共享平臺是指信息資源的共享，因此，檔案管理部門通過建設數字化共享平臺，可以保證檔案數據之間實現共享，并且利用平臺優勢可以有效連接各個系統，其目的是通過搭建完整的可供部門之間應用的信息系統，保證實現資源共享，在提高檔案信息資源利用率的過程中，有效提升全校各項工作服務效率。此外，檔案管理部門可以提供網上檔案查詢服務，為學生查詢學歷、成績，進行全文檢索，提供優質服務。通過這樣的方式可以避免出現檔案數據信息應用失誤的情況，且由于用戶有獨立的賬號密碼，所以可以規避用戶檔案信息被篡改的安全隱患。

檔案數字化建設本身屬于一個較為繁瑣的過程，在開展相關工作的過程中，檔案管理部門領導人員和管理人員要高度重視，對該項工作的整體情況進行深入的分析和研究。在分析和研究的基礎之上，制定科學合理的方案。需要指出的是，先進的信息技術層出不窮，在應用相關技術類型的過程中，檔案管理部門應當充分考慮自身的實際情況，通過多方比對選擇較為合適的技術類型。在建設信息平臺的過程中，檔案管理部門可以借鑒其他單位的先進經驗，對于本校的信息平臺進行進一步改進和完善，讓信息平臺能夠發揮更大的作用。

3.2確保檔案信息的安全性

保證檔案信息的安全性，并加快檔案的數字化建設力度，應依據相關的文件來進行，為檔案管理人員更好地開展日常工作提供有效依據。在此期間，工作人員應當設置數字檔案查閱權限，避免在數字化的過程中出現泄密問題。檔案管理部門也可以通過應用數字密鑰技術、訪問權限技術、系統加密技術等諸多技術手段來對檔案進行管理，避免數字化檔案在傳輸的過程中出現損毀甚至被竊取的問題，進而確保數字檔案信息的安全性能可以得到有效提升。在這一體系中，工作人員應當先行制定有關檔案管理工作的基本制度，并將其告知檔案管理人員，嵌入到檔案信息管理系統中［3］。由檔案人員通過操作檔案信息管理系統，將其與各項業務流程及其信息管理系統予以關聯，進而控制檔案信息管理業務的內容與流程，以及檔案管理的相應設備，并將各項業務流程及其信息管理系統與檔案管理業務內容、流程、檔案管理設備設施銜接起來。

3.3數據安全保障措施

（1） 通過數據加密與身份驗證的措施，確保只有授權人員可以訪問敏感數據。同時，通過定期備份和災難恢復計劃，保障數據的安全性和可靠性，從而全面提高數字化檔案的安全水平。

（2） 數據加密與身份驗證。為保障數字化檔案的安全，數據加密和身份驗證是關鍵。使用強加密算法對存儲和傳輸的檔案數據進行加密，確保數據在傳輸和存儲過程中不被竊取或篡改。同時，引入多層次的身份驗證機制，如雙因素認證，限制只有授權人員能夠訪問的敏感數據，提升系統的安全性。

（3） 定期備份和災難恢復計劃。建立定期的數據備份和災難恢復計劃是防范數據丟失的有效措施。定期備份檔案數據，并將備份數據存儲在安全、獨立的地方，以防止原始數據受到病毒攻擊、系統故障或其他災害性事件的影響。

4結語

在檔案數字化建設中，應當高度重視數據安全、系統安全和合規性。在數據安全方面，加密、身份驗證、定期備份和災難恢復計劃等措施可以保障檔案數據的機密性和完整性。在系統安全方面，安全審計、監控、漏洞修復和系統更新等手段有助于提高系統的穩定性和抗攻擊能力。未來，隨著技術的不斷進步，可以期待更智能化、自適應性更強的數字化檔案系統，同時也需要持續關注新型安全威脅的出現，不斷完善安全保障策略，開展網絡安全知識培訓和教育，不斷增強工作人員的安全意識，從根本上規避檔案數字化建設中的安全風險。

參考文獻：

［1］龔水英.淺析中學檔案數字化建設的安全保障［J］.黑龍江檔案，2023（5）：217219.

［2］錢偉.大數據背景下國有集團企業檔案數字化建設的完善策略［J］.黑龍江檔案，2023（4）：111113.

［3］張阿敏.“雙高建設”背景下高職院校檔案數字化安全管理問題及其對策研究［J］.蘭臺內外，2023（4）：1012.

作者簡介：蘇淑瑜，女，福建德化人，館員，本科，研究方向：檔案管理。