淺談企業(yè)人事檔案管理

王艷+吳曉玲

摘 要：近年來，我國的經濟體制改革不斷深入，人事改革也成為企業(yè)謀求持續(xù)發(fā)展的必要途徑。企業(yè)在不斷的改革和發(fā)展過程中，人事檔案管理起到了不可忽視的積極作用，它為企業(yè)的人事制度和用人觀念指明了方向。

關鍵詞：企業(yè)；人事檔案

人事檔案是企事業(yè)選人、用人、開發(fā)人力資源的基礎，是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、 選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內容的文字材料， 并按有關規(guī)定進行整理后組成的， 是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據； 是促進人才合理流動、合理配置和合理使用， 保證人才隊伍素質的重要措施， 特別是對專業(yè)技術人員職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。

一、人事檔案管理對人力資源管理的意義

（一）為人力資源開發(fā)提供真實可靠的信息和數據

人事檔案是現(xiàn)代社會人存在的最有力的證明材料，其伴隨著人的一生成長歷程，可以說，人一生中所發(fā)生的重大事件在檔案中都有記錄，根據人事檔案的記載組織能夠及時的發(fā)現(xiàn)新人，使人才各盡其職，揚長避短，得到充分顯示出它的價值，建立干部人事檔案信息數據庫，信息化是人事檔案管理工作的重要平臺和技術支撐，實現(xiàn)人事檔案管理信息資源的社會共享是人事檔案的發(fā)展方向，人事檔案管理信息化是一檔案原始資料信息為基礎，開發(fā)一些信息軟件，利用現(xiàn)代化工具是人事檔案管理資源信息化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫實現(xiàn)人事檔案信息傳輸的網絡化和人事檔案管理信息資源的共享化、提高人事檔案的使用價值。

（二）有助于對人力資源進行合理配置

隨著信息化健全，更好地促進企事業(yè)單位的迅速發(fā)展。利用人事檔案能夠進一步了解員工的相關信息，員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，從而對其進行科學管理，根據不同人才的能力和各類人才的不同特點，在組織內進行合理配置，因事而擇人，因人以治事，把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人才的特長，促進部門之間，系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理有序地流動，避免人才擠壓和所用非所學的現(xiàn)象產生，為事業(yè)的發(fā)展迅速、合理的配置人力資源。

二、目前人事檔案管理中存在的問題與不足

1、對人事檔案管理的重要性認識不足近年來，隨著各項人事制度的不斷改善，很多單位對人事方面的工作越來越重視，但對人事檔案管理工作的認識與投入力度卻還存在一定不足。有些單位對人事檔案管理工作只停留在表面，認為人事檔案管理工作難以獲取利益，認為檔案管理工作不如其他工作重要，往往忽視人事檔案管理工作的重要性。而領導的這種不重視，導致對檔案管理工作投入不足，從而使其相關工作人員敷衍了事，致使人事檔案管理工作處于被動狀態(tài)，不能更好地為單位人事隊伍服務。

2、檔案管理方式過于單一目前，我國企事業(yè)單位和機關部門的人事檔案管理方式較為單一，都采用統(tǒng)一的格式，統(tǒng)一的分類進行管理，而不能根據企業(yè)自身的特點及具體情況采取不同的管理模式，這種過于單一的管理模式，使人事檔案管理千篇一律，缺乏特色。

3、人事檔案管理方法比較滯后目前，在人事檔案管理中，現(xiàn)代化管理方式運用較少，其管理方法存在很大的滯后性，多數部門和企業(yè)仍采用傳統(tǒng)管理方法，工作比較繁瑣，且不易操作。當前的人事檔案管理方法已不能很好地適應社會發(fā)展的新要求，導致人事檔案的管理不能很好地對人才進行全方面、深度的考核。

4、人事檔案管理人員的創(chuàng)新性不強，隨著社會與知識經濟的不斷進步，各行各業(yè)都在不斷地進行著創(chuàng)新與改革，以更好地適應社會發(fā)展。而人事檔案管理工作也需要不斷地進行創(chuàng)新與改革，從而使更加適應現(xiàn)代社會的發(fā)展。

三、加強人事檔案管理的措施研究

1、加強對人事檔案管理的認識在新形勢下，要想提高人事檔案管理的效率，就要加強對人事檔案管理的認識，充分發(fā)揮人事檔案管理工作人員的積極性，從而更好地促進人事檔案管理的發(fā)展。首先，要提高管理人員的對人事檔案管理的認識與重視。在單位中，管理層人員要加強對人事檔案管理重要性的認識，以積極的態(tài)度來面對人事檔案管理，投入較多的精力來關注人事檔案管理。其次，要加大對人事檔案管理的投入力度，加強對人事檔案管理工作人員的重視，提高工作人員待遇，從而不斷提升人事檔案管理的服務質量。

2、加強對人事檔案材料的完善管理要加強對人事檔案材料的完善，從而使人事檔案管理工作可以更好地與社會發(fā)展相適應。對人事檔案材料的管理，要在檔案資料具有真實可靠的前提下，不斷提升人事檔案資料的科學價值。對人事檔案資料的管理，要從收集、整理、歸檔等各個方面來規(guī)范地完成，對所有人事檔案材料的收集要具有真實性、可靠性，進而全面提高人事檔案管理質量。

3、建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，為了合理利用各種人力資源，從而更好地發(fā)揮其作用，企事業(yè)單位相關管理人員首先需要與時俱進，將先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，從而提高工作效率，延長人事檔案的壽命。

加強人事檔案管理的創(chuàng)新，可以更好地提升檔案在實際工作中的作用，而人事檔案管理工作又是一項政策性、專業(yè)性都比較強的工作，因此，我們要不斷加強對人事檔案管理工作中遇到的問題進行分析，從而把人事檔案管理工作做得更好。

參考文獻：

[1]修云潔.新時期企業(yè)人事檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務，2016（06）.endprint