淺析電子檔案在職工中專學校檔案管理中的應用

摘 要：隨著科技的進步，網(wǎng)絡信息技術正在改變著人們的工作和生活。作為職工中專學校管理的關鍵環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足學校發(fā)展的需要。因此，強化電子檔案的管理及應用，成為當前職工中專學校檔案信息化建設的重要目標。

關鍵詞：電子檔案；職工中專學校；檔案管理

信息時代，為進一步實現(xiàn)職工中專學校檔案自動化和信息化管理，探討了電子檔案在職工中專學校檔案管理中的特性和功能，并根據(jù)當前發(fā)展的實際情況，給出了適宜的解決方案。

一、職工中專學校電子檔案的重要作用

電子檔案管理是信息時代的產(chǎn)物，其特點是利用現(xiàn)代計算機技術對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案開展數(shù)字化處理和存儲，極大地優(yōu)化了檔案管理工作。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式中，文件的整理、歸檔、檢索與保管等環(huán)節(jié)往往耗時且效率低下，極易因人為因素導致信息的錯漏，電子檔案的出現(xiàn)不僅解決了這些問題，還推動了檔案管理工作質(zhì)的飛躍。

首先，電子檔案通過將文本資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，實現(xiàn)了檔案信息的精確保存。在電子化處理過程中，每一份文檔都可以被準確錄入，避免了手寫記錄可能出現(xiàn)的字跡模糊、文字錯誤等問題。此外，電子檔案的存儲密度高，節(jié)省了大量物理空間，對于空間有限的職工中專學校來說尤其重要。

其次，電子檔案管理系統(tǒng)為用戶提供了便捷的信息檢索功能。用戶可以通過關鍵詞搜索、時間篩選等多種方式快速定位所需檔案，大幅節(jié)約了尋找檔案的時間，提高了工作效率。對于職工中專學校而言，此類快捷的信息獲取方式使得教學活動和研究工作可以更加高效地開展，教師能夠及時獲取歷史資料和數(shù)據(jù)，為教學內(nèi)容的創(chuàng)新和科研的深入提供堅實的信息支持。

再次，電子檔案系統(tǒng)具有很高的安全性和穩(wěn)定性。不僅可以通過設置訪問權限，有效防止未經(jīng)授權的查看或篡改，確保檔案的安全性，還可以定期備份，即使遇到硬件故障或其他意外情況，也能夠迅速恢復數(shù)據(jù)，保障檔案的完整性和持續(xù)性。

最后，電子檔案管理有助于提高職工中專學校的管理水平。學校管理層可以通過建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，更為準確地掌握各類檔案資料的狀態(tài)，實現(xiàn)檔案管理的標準化、規(guī)范化，減少因手工操作失誤而導致的文件遺漏或信息缺失的風險，為學校的日常管理和長遠發(fā)展提供有力的信息支持。

二、職工中專學校電子檔案的特點及應用

1.職工中專學校電子檔案的特點

在職工中專學校的檔案管理實踐中，電子檔案已經(jīng)成為提高工作效率和保障信息安全的關鍵手段。電子檔案主要包括電子圖紙、電子報告和電子信息等多種形式，核心在于利用先進的計算機技術，對檔案資料開展數(shù)字化處理和智能化管理。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案管理具有以下諸多優(yōu)勢。

（1）數(shù)據(jù)傳遞速度快

電子檔案可以通過內(nèi)部網(wǎng)絡或者互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)快速的上傳、下載和傳輸，無論是校內(nèi)部門之間還是與外部機構的信息交流，都能在短時間內(nèi)完成，極大地提高了工作效率。

（2）支持信息實時共享

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，由于物理空間和資源的限制，往往難以實現(xiàn)多人同時查閱同一份檔案。電子檔案管理系統(tǒng)突破了這一限制，使得多用戶可以同時訪問同一份檔案，而且可以設置不同的訪問權限，既保證了信息的共享，又確保了檔案的安全性。

（3）可以做到即時查閱

用戶可通過搜索引擎和數(shù)據(jù)庫查詢功能，能夠迅速找到所需的檔案信息，不需要耗費大量時間去手動檢索。此外，電子檔案還支持多種文件格式的瀏覽和編輯，使得檔案的整理、更新變得更加靈活和方便。

（4）使檔案更加安全且完整

一方面，電子檔案系統(tǒng)具有定期備份和加密功能，可以有效防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改，確保檔案的長期保存；另一方面，系統(tǒng)可以記錄用戶的操作日志，便于追蹤和監(jiān)控檔案的使用情況，進一步增強檔案管理的安全性。

2.職工中專學校電子檔案的應用

（1）信息傳輸

在職工中專學校的電子文件管理流程中，信息傳遞的作用至關重要。在電子文件傳遞和數(shù)據(jù)交流的過程中，無須考慮時間和地點的限制因素，各個相關部門都能夠方便地開展文件信息的傳遞，實現(xiàn)了點對點的信息交流。

（2）復制功能

電子文件的另一個主要功能是復制功能，可以在日常工作中對文件信息實時且精確地復制，提供最真實、初始的文件，有力保障了職工中專學校電子文件的權威性。同時，在存儲檔案資料的過程中，必須遵循特定的標準模式，以方便后續(xù)對電子檔案的查找與復制。

（3）共享支持

相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件形式，職工中專學校的數(shù)字化文件庫能為用戶帶來極其方便的搜索功能，并支持多名讀者同時開展文件信息的檢索和復制。

三、職工中專學校電子檔案管理現(xiàn)狀

1.電子檔案信息化水平較低

目前，盡管部分職工中專學校的檔案管理已經(jīng)有效使用了電子化等科技手段，但還有許多學校對電子化的檔案管理方式并未給予足夠的重視，沒有充分認識到便利性和高效性，還在堅持使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，未使用電子化檔案管理，從而無法使電子信息技術在職工中專學校的檔案管理中發(fā)揮應有的作用。

2.更新過于頻繁，安全性較差

由于學生的畢業(yè)和入學常常會使得職工中專學校的檔案在短期內(nèi)需要大量的輸入和輸出，導致電子檔案的頻繁更新。另外，職工中專學校的電子檔案文件是重要的信息，具有極高的保密價值，禁止任何形式的公開和泄露。但由于職工中專學校的檔案管理采用計算機開展電子文件的儲存和傳遞，導致這些電子檔案文件被泄露的可能性大幅增加。同時，電子檔案也極易遭受互聯(lián)網(wǎng)病毒、黑客等攻擊，對文件信息的安全性造成了很大的影響。

3.缺乏統(tǒng)一的操作規(guī)范

許多職工中專學校并未設定統(tǒng)一的電子文件管理規(guī)則和準則，導致文件存儲方式和存儲標準存在一定程度的差異，進而妨礙了后續(xù)電子檔案數(shù)據(jù)信息的實時共享，造成管理電子檔案的工作無法按照預期計劃推進。

四、優(yōu)化職工中專學校電子檔案管理的策略

1.為電子檔案提供安全的網(wǎng)絡環(huán)境

職工中專學校需要在計算機技術、互聯(lián)網(wǎng)的幫助下，方可高效開展管理電子檔案的工作，鑒于此，要想為電子檔案提供穩(wěn)定、安全且可靠的環(huán)境，應加大對網(wǎng)絡環(huán)境的監(jiān)管力度。在監(jiān)管網(wǎng)絡環(huán)境的過程中，要做到以下幾點：一是定期備份電子檔案、修復損壞文件，以避免受網(wǎng)絡故障、計算機病毒影響，導致電子檔案無法正常使用；二是升級檔案存儲系統(tǒng)整體防御能力，按照計劃更新硬件并升級軟件，保證存儲系統(tǒng)長時間處于穩(wěn)定、高效的運行狀態(tài)；三是根據(jù)職工中專學校需求，有針對性地引入包括防火墻、指紋識別以及身份驗證在內(nèi)的各項先進功能，進一步增強檔案安全性，降低檔案被泄露或被盜的概率。簡而言之，通過對網(wǎng)絡和電腦的監(jiān)控和維護，能夠增強職工中專學校電子檔案管理的穩(wěn)定性。

在信息化環(huán)境下，優(yōu)化職工中專學校的電子檔案管理，不僅可以提高工作效率，還能讓學校更好地服務于社會。在學校管理層看來，學校的文件紛繁復雜，傳統(tǒng)管理模式極易造成數(shù)據(jù)遺失、錯誤等問題的出現(xiàn)。因此，需要將電子信息與檔案管理工作有效結(jié)合起來。此外，還應當重視對檔案管理人員的培訓教育，通過培訓，使他們掌握與檔案管理相關的實際操作流程。同時，還應當根據(jù)職工中專學校當前的實際運營狀況，深入分析工作環(huán)境，并結(jié)合具體環(huán)境采取適當?shù)牟呗詠碚{(diào)整工作方向，以更好地適應當前的信息化環(huán)境。

2.強化電子檔案的規(guī)范性操作管理

針對電子檔案制定完整且具體的操作規(guī)范，可以加快檔案管理工作朝向規(guī)范化開展的速度，將操作過程中遇到意外情況的概率降至最低。首先，需要為電子文件管理人員提供崗前的專業(yè)知識培訓，加深對于電子文件管理安全觀念的關鍵性認知，以此來塑造優(yōu)秀的職業(yè)倫理觀念。精通電子文件處理的流程和步驟，可以防止在實際工作中所產(chǎn)生的失誤和疏忽，從而提升文件處理的質(zhì)量；其次，需要將電子檔案管理納入職工中專學校的文件管理體系中，并設定完善的規(guī)則和流程。例如，可以采用一些常用的文件匯編、身份認證和數(shù)據(jù)加密等手段，以確保電子文件在整個檔案管理流程中的標準化和安全性；最后，為進一步提升檔案管理的專業(yè)性和安全性，學校必須定期評估和升級現(xiàn)有管理系統(tǒng)。同時，建立一套完善的檔案信息安全政策，在滿足檔案資料自動分類、智能標簽和高效檢索需求的前提下，確保全部檔案都經(jīng)過嚴格的權限控制和加密處理，防止未授權訪問和數(shù)據(jù)被泄露。此外，制定統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范對于維護檔案信息的完整性和準確性同樣至關重要，標準化的操作流程能夠確保每位用戶均按照既定的標準執(zhí)行檔案登記、存儲和檢索操作，減少人為錯誤的可能性。

3.加強職工中專學校數(shù)據(jù)庫構建

檔案管理現(xiàn)代化的關鍵在于構建和完善強大的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，由數(shù)據(jù)庫負責支撐復雜的電子檔案管理工作，使大量檔案數(shù)據(jù)能夠得到有效整理、存儲和分析。構建數(shù)據(jù)庫時，要考慮數(shù)據(jù)的標準化輸入、查詢便捷性以及安全性防護，確保管理人員不僅通過電腦終端可以實時更新和查詢數(shù)據(jù)，還能利用移動設備遠程處理檔案信息，極大地提高工作的靈活性和響應速度。此外，為了順利融入信息化社會，需要搭建信息化管理平臺來開展校內(nèi)資料管理。職工中專學校應根據(jù)實際需求，有效管理檔案內(nèi)容及相關數(shù)據(jù)，通過高效的信息技術工作，不斷實現(xiàn)職工中專學校檔案管理工作的有效性和科學性。通過構建適配的數(shù)據(jù)信息庫以支持學校的資料管理，使用戶能夠迅速獲取關鍵的學習資料，并結(jié)合信息技術高效、便利地整合關鍵性文件資料，提高職工中專學校的檔案管理工作效率。

4.優(yōu)化職工中專學校的軟硬件管理

為了保證電子信息的有效性和電子檔案在傳輸和保存過程中的順利運行，需要借助現(xiàn)代科技來完成對電子檔案的管理，并持續(xù)提升計算機和網(wǎng)絡的應用技能。同時，也需要針對職工中專學校檔案管理的特點，選取適合的檔案處理應用軟件，以保證電子檔案的安全性。在實際的操作流程中，需要將已經(jīng)處理和儲藏的數(shù)字文件做好備份，并利用刻錄機將這些數(shù)字文件長期儲存下來。從另一個角度來看，可以通過更為健全的電子文件管理體系，結(jié)合優(yōu)化相應的防護機制來增強職工中專學校電子文件管理的穩(wěn)定性。總而言之，在職工中專學校電子文件管理過程中，不僅需要關注硬件保養(yǎng)、更換以及軟件升級，還要全方位監(jiān)控網(wǎng)絡環(huán)境，以此保證電子檔案管理工作能夠充分發(fā)揮作用。

5.提高對電子檔案安全的重視力度

雖然無紙化辦公模式在某種程度上提高了辦公效率，但在實際操作中也存在著許多風險。保密工作在檔案管理過程中占據(jù)著核心地位，特別是在職工中專學校的檔案管理工作中，對其未來發(fā)展和運營起到了決定性的影響。因而，檔案管理人員要對電子檔案文件高度關注，以確保檔案文件管理根本任務的順利完成。對于職工中專學校的領導者來說，有必要確定訪問系統(tǒng)的權限，以不同職能部門對應工作級別，科學設定部門人員查詢檔案的權限，以防止關鍵電子檔案信息被泄露。學校可以采用適當?shù)臄?shù)據(jù)加密和備份方法，以確保數(shù)據(jù)安全，結(jié)合標準化檔案管理策略，杜絕檔案管理風險的發(fā)生。

6.提升電子檔案管理人員專業(yè)技能

隨著信息技術的飛速發(fā)展，職工中專學校在檔案管理方面迎來了新的挑戰(zhàn)和機遇。實施電子檔案系統(tǒng)不僅要求管理人員具備傳統(tǒng)的檔案管理知識，還要求其能夠掌握和熟練應用現(xiàn)代信息技術。因此，對檔案管理人員開展系統(tǒng)的培訓至關重要，目的是了解最新的檔案管理軟件、掌握電子文件的分類和整理方法以及確保數(shù)據(jù)安全的技能。為了提高電子檔案管理的效率和質(zhì)量，學校應投入必要的資源用于人才的培養(yǎng)和引進，通過提供有競爭力的薪資待遇和完善的職業(yè)發(fā)展路徑，吸引更多有能力的人才加入檔案管理工作。同時，可以定期舉辦工作坊和研討會，鼓勵員工交流經(jīng)驗，不斷提高自身的專業(yè)水平。在開展職工中專學校檔案管理工作時，要特別注意電子檔案文件的存儲，借助于計算機和互聯(lián)網(wǎng)的運營及維護，強化對管理團隊的訓練，推動電子檔案的標準化和安全性，確保檔案的完整無缺，并防止被竊取，有效提升電子檔案的管理質(zhì)量。

五、結(jié)語

基于信息技術支持，各地職工中專學校可以共享內(nèi)部數(shù)據(jù)和文件，可以在相互學習和討論過程中，提高和優(yōu)化各自的實際工作能力，也有助于推動網(wǎng)絡資源共享。借助互聯(lián)網(wǎng)技術，對檔案管理工作加以優(yōu)化，并將建設數(shù)據(jù)庫的工作提上日程，使電子檔案管理工作變得更加優(yōu)質(zhì)、高效。

總之，電子檔案的應用不僅提高了檔案管理工作的效率和安全性，還為教育教學和科研工作提供了強有力的信息保障，是現(xiàn)代教育管理不可或缺的重要組成部分。未來，隨著技術的不斷進步，電子檔案管理將會更加智能化、系統(tǒng)化，為職工中專學校的發(fā)展注入新的活力。

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作者單位：濰坊市坊子職工中等專業(yè)學校

作者簡介：許麗華（1970—），女，漢族，山東濰坊人，專科，館員，從事職工中專學校檔案管理方面的研究。