基于數電發票應用的高校財務業務無紙化轉型研究

摘要：隨著數字化轉型的推進和信息技術的發展和普及，數電發票應運而生。作為一種新型發票形式，數電發票具有開票便捷、數據安全、格式規范、節能環保等優勢，同時也是財務業務無紙化轉型的關鍵一環。高校財務管理引入數電發票可以顯著提高效率、降低成本、促進無紙化轉型。在此背景下，對基于數電發票應用的高校財務業務無紙化轉型進行深入研究和分析，從數電發票的概念和架構、操作流程、方案設計等方面，探討數電發票在高校財務管理中的可行性，以期為高校財務管理的數字化發展提供理論支持和實踐指導。

關鍵詞：數電發票；財務業務；無紙化轉型；高校

0" 引言

當前，隨著我國經濟的穩定發展和稅費改革的深入推進，電子憑證會計數據標準化試點工作已經展開。為加快全面數字化的電子發票（以下簡稱“數電發票”）應用和推廣實施，助力國家數字經濟發展和會計信息化建設，提升財政監管和稅收征管效能，2023年4月，財政部、國家稅務總局等9部委聯合印發《關于聯合開展電子憑證會計數據標準深化試點工作的通知》（以下簡稱《通知》）。2023年5月，財政部會計司發布根據《通知》研究制定的增值稅電子發票、鐵路電子客票、航空運輸電子客票行程單、財政電子票據、非稅收入一般繳款書、銀行電子回單、銀行電子對賬單等9種電子憑證會計數據標準，開始試點推行電子憑證會計數據標準［1］。

為落實中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于進一步深化稅收征管改革的意見》要求，全面推進稅收征管數字化升級和智能化改造，降低征納成本，國家稅務總局發布了相關公告，提出推行數電發票。隨著經濟的發展和電子商務的普及，人們對發票的便捷性和高效性提出了更高要求。在此背景下，數電發票應運而生。數電發票可以實現一鍵開票、自動查驗、信息透明、可追溯性、節能環保、快速報銷等功能，大大提高了財務管理的效率和便捷性。隨著數字化技術的不斷發展，數電發票作為數字化轉型的重要組成部分，必將得到更廣泛的應用和推廣，這也是經濟數字化的必要條件和發展趨勢［2］。

上述9部委發布的統一的會計電子憑證數據標準，有力地推動了電子憑證從開具、接收到處理、歸檔等各環節全流程標準化、無紙化處理。伴隨著新一輪試點的深化，我國不僅要在數據標準、技術路線、推廣路徑上進行驗證，而且將有序擴大試點電子憑證的種類和開具范圍，穩步擴大接收端試點單位，進一步優化和完善技術路線，建立健全配套制度，加強平臺能力建設，推動財務數字化。隨著科技發展和互聯網在各領域應用的日漸成熟，以及經濟向數字化、信息化轉型，用電子發票取代紙質發票，推行數電發票，已成為稅費改革、強化監管及促進會計信息向數字化、規范化發展的必然趨勢［3］。

1" 數電發票發展現狀

1.1" 數電發票概念、架構及操作流程

1.1.1" 數電發票概念及架構

數電發票是與紙質發票具有同等法律效力的全新發票。它依托電子發票服務平臺，以去介質、去版式、標簽化、要素化、授信制、賦碼制為基本特征，覆蓋全領域、全環節、全要素。與紙質發票相比，數電發票具備領票流程更簡化、開票用票更便捷、入賬歸檔一體化的優點［4］。

數電發票的基本構架主要由4部分構成：

（1）發票基本信息。包括開票方、受票方、發票代碼、發票號碼、開票日期等。

（2）商品或服務信息。包括商品名稱、型號、數量、單價、金額等，或者服務項目名稱、服務內容、金額等。

（3）稅款信息。包括稅率、稅額等。

（4）其他信息。包括開票人、復核人、收款人等。

數電發票的內容構架可以根據實際需要進行擴展和調整，如增加備注、發票狀態、電子簽名等信息。同時，由于數電發票采用電子化存儲和傳輸方式，還應當考慮數據加密、電子簽名等安全措施，以確保發票信息的真實性和合法性［5］。

1.1.2" 數電發票操作流程

數電發票破除特定版式要求，增加了XML（可擴展標記語言）的數據電文格式，以便利交付；同時保留PDF（可攜帶文件格式）、OFD（開放版式文檔）等格式，降低發票使用成本，提升納稅人用票的便利度和獲得感。數發電票樣式根據不同業務進行差異化展示，為納稅人提供更優質的個性化服務。PDF是最常用的文件格式。事實上，PDF可供納稅人員預覽。納稅人可以打印PDF文件，以紙質打印件作為報銷入賬的憑證。但是，PDF并不是源文件，不支持對發票監章和電子簽名有效性的查驗。OFD格式是報銷入賬歸檔的電子憑證，其樣式跟PDF沒有區別。二者最大的區別在于，OFD能在“增值稅電子發票板式文件閱讀器”中查驗發票監制章和電子簽名的有效性。XML是一種以可擴展標記語言存儲和傳輸發票數據的格式，它可以將數據以結構化、可讀性強的方式進行表示。

數電發票PDF格式增值稅專用發票樣例見圖1。

業務主體在實際發生交易后，發票開具方在稅務

開票系統中開具數電發票。接收方獲取數電發票文件后，通過稅務開票信息系統解析數電發票的結構化數據，用于報銷、入賬。受票方在使用數電發票完成報銷、進行會計入賬時，依據《電子憑證會計數據標準——全面數字化的電子發票（試行版）》的要求生成入賬端電子憑證結構化數據文件，并與開具端數電發票帶有數字簽名的XML文件一并進行會計歸檔。

數電發票開票與接收端流程見圖2。

數電發票受票方收到數電發票后，通過稅務機關的在線查驗平臺進行驗證，確認其真實性和合規性。驗證通過后，受票方可以將電子發票進行報銷處理，并在支付款項后進行數據歸檔。

一般企事業單位受票方使用數電發票流程見圖3。

綜上所述，可以總結出數電發票從開票端、收票端

到入賬和報銷支付，再到歸檔的詳細流程。

（1）開票端。開票人使用稅務Ukey（加密設備）或稅控發票開票系統開具數電發票，開票系統將數電發票信息以數據電文的形式上傳至稅務機關的電子發票系統。這些發票包含發票代碼、發票號碼、開票日期、購方信息、銷方信息、商品或服務名稱、規格型號、單位、數量、單價、金額、稅率等信息。

（2）收票端。收票人通過郵箱、二維碼等方式接收數電發票。企業可以通過發票管理系統查收發票，并可打印、下載、轉發和保存電子發票。

（3）入賬。收票人將數電發票導入企業的財務系統進行入賬處理。財務系統會根據電子發票的信息自動生成會計憑證，簡化了入賬流程。

（4）報銷支付。入賬后，財務部門對發票的真實性和合法性進行審核；審核通過后，可以將報銷金額自動支付給報銷人；同時，也可以生成相應的報銷憑證，用于記錄付款情況。

（5）歸檔。所有入賬、報銷支付和審計的信息將保存在企業自己的云端或本地服務器中，以便隨時調閱查看。同時，這些信息也可以作為歸檔數據，供將來審計和查賬使用。

1.2" 數電發票在國內外高校中的應用現狀和發展趨勢

數電發票在國外高校財務報銷中的應用已經相對比較普遍和成熟。目前，除了哈佛大學（Harvard University）和斯坦福大學（Stanford University），還有一些知名高校也應用了數電發票。例如，麻省理工學院（Massachusetts Institute of Technology）的數電發票系統可以實現自動化的審核和審批流程，提高了財務管理的效率和準確性。加州大學伯克利分校（UC Berkeley）的數電發票系統可以與學校的其他系統進行集成，實現數據的實時交互和共享，提高了財務管理效率和數據治理水平。牛津大學（University of Oxford）的數電發票系統可實現電子化的發票開具、流轉、報銷和入賬等操作，提高了財務管理效率和透明度。

隨著數電發票應用逐漸普及，我國一些高校也開始試點實施數電發票系統，逐步實現財務無紙化轉型。例如，北京大學推出了“北大票據通”系統，對票據開具、查驗、報銷和入賬等環節進行了全面的數字化改造。該系統可以實現電子發票的批量導入、自動查驗、快速報銷等功能，大大提高了財務管理效率和準確性。同濟大學自2023年3月28日起開始全面啟用數電發票。該校的數電發票系統可以實現電子化的發票開具、流轉、報銷和入賬等操作，提高了財務管理效率和透明度［6］。浙江大學推出了“浙大票據”微信小程序，方便師生員工隨時隨地開具、查驗和報銷電子發票。武漢大學也開發了自己的數電發票系統，并與學校的其他系統進行集成，實現數據的實時交互和共享。上海交通大學推出了“智慧票據”系統，對票據開具、查驗、報銷和入賬等環節進行了全面的數字化改造。該系統可以實現一鍵開票、自動查驗、快速報銷等功能。南京航空航天大學推出了“南航e行”App，其中包含了電子發票開具和查驗功能。該校的數電發票系統可以實現一鍵開票、自動查驗、快速報銷等功能，大大提高了財務管理效率和便捷性［7］。

總體來說，這些高校在數電發票應用方面都具有各自的特色和優勢，為其他高校提供了借鑒和參考。隨著技術的不斷進步和應用經驗的不斷積累，數電發票還將繼續發展和完善，為高校財務管理帶來更多便利和效益。

2" 數電發票與傳統紙質發票對比分析

隨著社會的發展和科技的進步，方便、快捷、高效的數據交換顯得愈加重要，人們對經濟往來中票據交換效率的要求越來越高。傳統的紙質票據越來越不能跟上當前經濟發展的步伐。

2.1" 傳統紙質發票的缺點

傳統紙質發票存在以下缺點：

（1）時間和資源浪費。紙質發票上的數字和信息無法實現自動化，需要人工填寫、蓋章和傳遞。這既消耗時間，又浪費大量資源。另外，紙質發票領取需要到稅務局大廳或通過郵寄方式，這個過程也會耗費一定的時間和資源。

（2）數據安全風險。紙質發票容易丟失，而一旦丟失，不僅會影響公司的財務流程，而且可能引發糾紛。此外，紙質發票也容易被篡改、偽造或盜用，造成稅務風險。

（3）無法實現信息共享。紙質發票的信息無法實現數字化共享，不利于財務的數字化管理。另外，紙質發票的傳遞和保存都相對困難，容易造成發票丟失或被篡改，無法確保數據的真實性和完整性。

（4）對環境產生負面影響。紙質發票的生產和郵寄過程會對環境造成一定的影響，如紙張消耗、油墨使用和產生廢棄物等。

隨著時代的發展及國家稅務總局關于數電發票試點工作的開展，傳統的紙質發票已經越來越不適應現代財務管理的需求，電子發票應用成必然趨勢，電子發票全面取代傳統紙質發票已經為期不遠。

2.2" 數電發票的優勢

數電發票相較于紙質發票的優勢如下：

（1）簡化領票流程。數電發票實現了“去介質”和“賦碼制”，納稅人不再需要預先領用稅控專用設備，發票信息生成后，由系統自動分配唯一的發票號碼；同時，通過“授信制”自動為納稅人賦予開具金額總額度，實現開票“零前置”。

（2）提高開票便捷性。納稅人登錄電子發票服務平臺，可以一站式完成發票開具、交付、查驗及用途勾選等一系列操作，享受一站式服務。同時，數電發票破除特定格式要求，增加了數據電文格式便利交付，降低了發票使用成本。

（3）加強納稅服務。電子發票服務平臺提供征納互動相關功能，如智能咨詢、智能答疑等，還增設了異議提交功能。此外，我國通過制發電子發票數據規范、出臺電子發票國家標準，實現數電發票全流程數字化流轉，進一步推進企業和行政事業單位會計核算、財務管理信息化。

（4）自動開具、傳遞和存儲。數電發票可以實現自動開具和生成，不再需要手動填寫發票信息，同時可以通過網絡快速傳遞發票，減少發票傳遞時間和成本。此外，數電發票可以存儲在電子系統中，方便隨時查詢和使用。

（5）提高信息透明度。數電發票可實現自動開具、傳遞和存儲，提高財務信息透明度，加強財務管理和輔助決策的效率和準確性。

（6）提高支付效率。數電發票可以通過在線支付平臺實現快速、安全、便捷的支付，降低了時間成本和人力成本，提高了支付效率。

（7）簡化報銷流程。數電發票的應用可以簡化報銷流程，實現快速審核和審批，同時可以通過電子簽名等技術手段提高報銷的安全性和可靠性。

（8）降低經營成本。使用數電發票，可以節省大量打印成本、快遞成本及開具發票的人工管理成本，特別是對于開票量較大的行業來說，如電商、電信、快遞、公用事業等，影響尤為突出。此外，數電發票的財務流程實現自動化，消除了紙質交易帶來的不便，大大降低了企業的用票成本，避免了不必要的開支。

（9）提高財務工作效率。使用數電發票以后，企業可以通過軟件直接從電子發票中提取信息，自動生成記賬憑證及報表，大大減輕了財務人員的工作量，也減少了財務工作中的人為失誤，有利于提高財務工作效率。

通過對比傳統紙質發票和數電發票可以看到，

數電發票具有明顯優勢

。數電發票的使用可以實現全流程數字化，大大簡化傳統紙質發票的處理流程，提高數據信息的傳遞效率，是經濟數字化的必由之路。隨著數電發票的推廣和普及，高校財務無紙化已成為必然趨勢［8］。

3" 基于數電發票的高校財務業務無紙化轉型方案設計

高校要將傳統的紙質發票升級為無紙化的數電發票，首先要從思想觀念上加以轉變，秉持與時俱進的科學發展觀。隨著科技的進步和經濟的發展，客觀上要求財務便捷、高效運轉。高校財務業務無紙化轉型必須符合國家相關法規和政策要求，確保數字化平臺和電子發票系統的合規性；同時，還要遵守相關稅收法規和財務規定，確保數字化平臺和電子發票系統的正確使用［9］。

高校財務數據屬于敏感信息，必須采取措施保護師生的個人隱私和數據安全。數字化平臺和電子發票系統應具備數據加密、訪問控制、權限管理等安全功能，確保數據的安全性和保密性。數字化平臺和電子發票系統應與高校其他管理系統進行集成，實現信息共享和數據交流。高校應選擇兼容性強的系統集成方案，確保數字化平臺和電子發票系統與其他系統的順暢對接和數據傳輸。無紙化轉型應關注用戶體驗和服務質量，確保數字化平臺和電子發票系統的易用性和服務質量。高校應優化系統界面、操作流程、查詢功能等，提高用戶滿意度和忠誠度。數字化平臺和電子發票系統應具備審計和監督功能，能夠記錄和跟蹤財務數據的處理、審批、報銷等操作，確保數據的真實性和合法性。同時，高校應定期對數字化平臺和電子發票系統進行審計和監督，確保系統的正常運行和使用效果。無紙化轉型方案設計需要綜合考慮法規遵從、數據隱私保護、系統集成、用戶體驗、服務質量、審計監督、綠色環保等多個方面，以確保轉型順利進行和系統正常運轉［10］。

3.1" 高校財務業務無紙化轉型方案設計

高校財務業務無紙化轉型方案設計可以按照以下步驟進行：

（1）制訂詳細的轉型計劃。在轉型前制訂詳細的計劃，包括時間表、預算、資源分配等，確保轉型順利進行。

（2）建立數字化平臺。高校應建立數字化平臺，實現財務數據的在線處理、審批、報銷等操作。該平臺應具備高可用性、高可擴展性、高安全性等特點，以滿足高校財務管理的需求。

（3）引入電子發票系統。高校應在數字化平臺上引入電子發票系統，實現發票的電子化開具、存儲、查詢、報銷等操作。電子發票系統應符合國家相關政策法規，具備法律效力。

（4）建立發票管理制度。高校應建立發票管理制度，規范電子發票的開具、使用、審核、報銷等流程；同時，應明確電子發票的保管和存檔要求，確保電子發票的真實性和合法性。

（5）集成其他管理系統。數字化平臺應與高校其他管理系統進行集成，實現信息共享和數據交流。例如，與校園卡系統、學生管理系統、人事管理系統等進行集成，方便各部門之間協作和信息共享。

（6）優化報銷流程。高校通過數字化平臺和電子發票系統的結合，優化報銷流程；實現自動審核、自動記賬、自動支付等功能，提高報銷效率和管理水平。

（7）加強安全保障措施。數字化平臺和電子發票系統應加強安全保障措施，確保數據的安全性和系統的穩定性。例如，采用加密技術，保障數據安全；定期備份數據，防止數據丟失等。

（8）培訓和管理。高校應加強培訓和管理，提升師生對數字化平臺和電子發票系統的使用能力和意識；同時，應定期對數字化平臺和電子發票系統進行管理和維護，確保系統正常運行。

（9）加強溝通和協調。高校應加強各部門的溝通和協調，確保數字化平臺和電子發票系統使用順暢。

（10）加強人員培訓和管理。高校應加強相關人員培訓和管理，提升他們的專業技能和使用意識，確保數字化平臺和電子發票系統得以有效利用。

（11）持續優化和完善。在轉型完成后，高校應持續關注數字化平臺和電子發票系統的使用情況，及時發現和解決問題，不斷優化和完善相關功能。

（12）加強風險控制。高校應制定相應的風險控制措施，防止數字化平臺和電子發票系統在使用過程中出現安全漏洞或數據泄露等問題。

（13）建立反饋機制。高校應建立師生和員工對數字化平臺和電子發票系統的反饋機制，及時收集他們的意見和建議，不斷改進系統功能和服務質量。

（14）評估轉型效果。高校應定期評估數字化平臺和電子發票系統在提高財務管理效率、降低成本等方面的效果，為后續改進提供參考。

綜上所述，基于數電發票的高校財務業務無紙化轉型方案設計，需要從建立數字化平臺、引入電子發票系統、建立發票管理制度、集成其他管理系統、優化報銷流程、加強安全保障措施等方面進行綜合考慮。這將有助于提高高校財務管理效率和管理水平，同時也符合當前社會對環保和可持續發展的要求［11］。數電發票無紙化轉型完成后，高校可以實現更便捷的在線操作。隨著移動支付的普及，學生和教職工可以隨時隨地進行在線開票、驗真和報銷操作，無須再到財務部門進行線下辦理，提高了報銷的便利性。高校通過人工智能技術和大數據分析，可以對電子發票數據進行智能化處理，如自動提取關鍵信息、自動審核報銷金額、自動生成報銷記錄等，提高了財務管理效率。高校通過區塊鏈技術的應用，可以確保電子發票數據的真實性和可信度，防止發票被偽造和篡改。未來，高校可以利用區塊鏈技術建立電子發票的分布式存儲和驗證機制，提高報銷的安全性。高校可以將數電發票與其他校園卡、校園App等進行整合，實現自動推送報銷金額、自動審核等功能，進一步簡化報銷流程［12］。

3.2" 數電發票與高校財務系統信息集成

數電發票與高校財務系統信息集成可以通過以下渠道實現：

（1）API（應用程序編程接口）。高校財務系統可以開發API，與數電發票系統實現對接。通過API，兩個系統可以相互調用數據和功能，實現數據交互和集成。例如，數電發票系統可以通過API將發票信息自動傳輸到財務系統中；財務系統也可以通過API將報銷申請、審批等操作自動化。

（2）數據格式轉換。數電發票可以與財務系統之間的數據格式進行轉換。例如，數電發票系統可以將發票數據轉換成財務系統所需的格式，然后自動導入財務系統；財務系統也可以將報銷申請、審批等操作的結果轉換成數電發票系統所需的格式，然后自動傳輸到數電發票系統中。

（3）電子檔案系統。高校可以建立電子檔案系統，將數電發票的電子文件和紙質文件都存儲在系統中，并實現與財務系統的集成。例如，數電發票的電子文件可以通過電子檔案系統自動傳輸到學校財務系統中，并自動進行歸檔和備份；同時，紙質文件也可以通過電子檔案系統進行掃描、上傳和存儲，方便后續查詢和管理。

綜上所述，數電發票可以通過API、數據格式轉換和電子檔案系統等渠道實現與高校財務系統的信息集成，從而發揮數據交互和集成、流程自動化和信息透明化等方面的優勢［13］。

4" 數電發票對于高校財務業務無紙化轉型的價值

（1）提高財務管理效率和精度。在引入數電發票之前，紙質發票的開具、傳遞、審核和歸檔等環節都需要人工操作，流程煩瑣且容易出錯。引入數電發票后，發票的開具、傳輸、查驗和歸檔等流程都可以通過數字化平臺自動完成，大大提高了發票管理效率［14］。傳統紙質發票容易出現填寫錯誤、遺漏和損壞等問題，影響財務信息的準確性，而引入數電發票可以避免這些問題。因為數電發票信息的錄入和傳輸都需經過系統自動檢查和校驗，能夠及時發現并糾正錯誤，提高了財務信息的準確性［15］。

（2）簡化報銷流程。使用數電發票后，報銷流程得到了簡化。受票方可以通過數字化平臺直接接收發票信息并完成報銷，無須再手動填寫發票信息或提交紙質發票。這不僅減少了報銷環節的人工操作，而且提高了報銷效率和準確性。

（3）促進財務管理數字化轉型。數電發票的引入是財務管理數字化轉型的重要一步。通過數字化平臺和電子發票系統的應用，高校可以實現財務管理的全面數字化，包括發票管理、報銷審核、財務分析等環節。這有助于提高財務管理效率和精度，推動高校數字化轉型［16］。

（4）增強信息安全保障。數電發票采用電子簽章等技術進行防偽，可以避免紙質發票容易出現的偽造、篡改等問題。同時，數字化平臺具備加密技術、訪問控制等安全功能，可以保護師生的個人隱私和數據安全。這增強了信息的安全保障，降低了風險［17］。

（5）實現大數據分析與應用。數電發票將票面信息全面數字化，并自動流轉交付，為大數據分析與應用提供了基礎數據。通過對這些數據的挖掘和分析，可以得到有關高校行為的全網、全流程、全行為的分析和判斷，進而為高校提供更精準的決策支持。

（6）降低對環境的負面影響。使用數電發票可以減少浪費，降低能源消耗和碳排放，符合環保和可持續發展的要求。

綜上所述，數電發票的應用可以提高財務管理效率和精度、簡化報銷流程、促進財務管理數字化轉型、增強信息安全保障、實現大數據分析與應用、降低對環境的負面影響等。隨著數電發票的推廣和應用范圍的擴大，其優勢將更加明顯［18］。

5" 結語

基于數電發票應用的高校財務業務無紙化轉型，是財務管理現代化的重要趨勢。高校通過完善制度建設、加強技術支持、強化人員培訓、保障數據安全等措施，可以推動財務業務無紙化轉型的順利實現，提高財務管理效率，降低財務成本，促進環境保護［19］。同時，高校也要持續優化與改進財務管理活動，以適應不斷變化的發展需求。數電發票在高校財務管理中具有廣闊的應用前景和發展潛力。未來，隨著數字化技術的不斷進步和應用，數電發票將為高校財務管理帶來更多機遇和挑戰。高校需要積極應對數字化轉型的需求，加強技術投入和管理創新，以適應新的發展趨勢和管理要求［20］。

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收稿日期：2024-01-20

作者簡介：

李志君，男，1974年生，本科，主要研究方向：企業財務、成本控制。