基層疾控中心檔案管理工作的優化策略探析

摘 要：新醫改的逐步落實使得疾控中心的管理職能出現了變化，在無形中為檔案管理工作的開展提出了新要求。特別是對一線的基層疾控中心而言，作為疾病預防的關鍵支撐，如何實現高質量、高效率的檔案管理成為新時代疾控中心發展的核心內容。因此，文章從研究價值、業務體現等方面入手闡述優化疾控中心檔案管理工作的重要性，并提出以提高電子檔案開發利用水平、構建高效率的檔案查詢流程、建立智慧化檔案管理、推動檔案管理人員培訓機制為核心的優化策略，希望為相關人員帶來一些參考。

關鍵詞：基層疾控中心；檔案管理；優化策略

中圖分類號：G271；R197.21 文獻標識碼：A

隨著社會的逐漸發展，許多新型的病原體、疾病呈現多元化發展的特征，給我國的疾控中心發展帶來新的條件要求。檔案管理作為具有重大意義的工作內容，其反映了疾控中心長期以來在發展過程中的社會職能以及各項活動推進的過程，不僅代表著疾病預防事業的成果，還可以為后續疾病防治工作帶來強有力的數據支撐。由此可以看出，對檔案管理工作的優化不僅符合了現代發展需要，還是未來推動公共醫療事業發展的基石。

一、基層疾控中心檔案管理工作優化的必要性

1.疾控檔案具備重要的研究價值

疾控檔案的內容包括從我國傳統衛生防疫站到控制中心的發展改革變化歷史，涉及許多的疾控發展輝煌成就。在衛生業務全面發展的今天，我國許多地區的傳染病、慢性病等都得到了有效防治和控制，在過去病情防治過程中的檔案逐步成為具有高研究價值的“孤本”。其記載了抗爭疾病的發展歷史，甚至可能成為無法再現的珍貴檔案，對有關學術界的研究提供了許多參考。同時，地方疾控中心在疾病暴發時屬于一線陣地，地區積累的一手資料擁有出色的真實性，對于地方疾病防控史而言有著關鍵的研究價值。因此，在新時代的發展背景下，傳統的文字檔案和新時代的電子檔案之間不應是互相排斥的關系，應當呈現出互相發展、互相依托的關系，通過標準化檔案建設能夠實現全方位發展。

2.疾控檔案是業務體現

檔案本身具有強大的憑證屬性，決定了檔案資料的完整性訴求，無論是文件的頒布起草、下發還是業務的推進，結果都會以包含圖片、影像、文字在內的各種形式記錄。特別是在信息技術支撐下所形成的科技檔案，與傳統的文字檔案有著很大的區別。現階段，疾控中心檔案涉及許多重點傳染病和非傳染性疾病以及職業衛生、飲用水衛生等諸多內容，不僅體現了地方疾控工作服務社會的重大責任，承載著重大的公共衛生使命，還是未來政府部門在政策調整過程中的主要咨詢對象，能夠為城市發展提供關鍵的數據支撐。通過檔案管理工作的標準化建設，可以確保在疾控中心業務各個環節中，嚴格根據檔案信息的應用規律和工作屬性，實現業務開展的全方位把控，能夠在提高管理效率的同時，大幅度提升檔案管理工作質量。

二、基層疾控中心檔案管理工作現狀

首先，管理方式較為落后。根據現狀來看，仍有許多基層疾控中心不重視電子檔案的開發以及信息技術的引進。在工作過程中雖然會使用計算機查詢，但并未建立嚴格的智慧檔案查詢機制、內部信息流通受限，并且工作重心仍然放在檔案的收集和保管方面。不重視檔案的開發運用。

其次，檔案管理制度不完善。基層疾控中心的檔案管理需要一套完備的工作管理規范，但從現狀來看，我國雖然已經出臺了相關文件如《檔案保管期限表》《國家檔案法》等，但在工作中許多工作人員并未嚴格落實要求，導致疾控中心檔案資料的收集整理和保存不完善，也不重視工作過程中形成的各項原始數據積累，導致許多科技檔案資料無法發揮應有的利用價值。

最后，落后的人才隊伍建設。許多基層疾控中心并未設置專門的檔案管理人員崗位，大多由其他職位的工作人員兼職，缺乏獨立性的綜合檔案室人員編制。實踐工作中疾控檔案管理工作的要求相對較高，對于檔案管理人員的專業能力是極大的考驗，但從事檔案管理工作的人員大多沒有接受過正規的檔案管理專業能力教育，僅通過幾次培訓就草草上崗，人員素質相對較低。特別是在兼職檔案管理人員產生職位調動的情況下，通常會導致檔案管理工作出現漏洞，由于人員調動導致的檔案資料遺失問題經常出現，并且檔案工作相比于其他工作而言較為封閉，在崗人員也很難獲得接受教育培訓的機會，無法在工作過程中利用學習培訓有效提升自身綜合素養。

三、基層疾控中心檔案管理工作的優化策略

1.提高電子檔案開發利用水平

首先，要加大力度實現電子檔案規范化管理，意味著疾控中心必須將電子檔案管理系統建設為前提，以此來全面推動各科室業務之間的高效連接，在源頭上達成科室業務數據的多角度、全方位管理，確保源自不同業務的檔案信息能夠自動歸檔，避免出現人工錄入導致的錯誤信息。

與此同時，所有疾控中心內部的檔案數據必須詳細按照我國檔案管理部門頒布的相關文件要求，規范數據共享、歸檔流程，進而達成高效的科室業務對接。同時，針對系統中部分“存量”檔案，必須要求疾控中心全力推動數字化建設。想要達成數字化檔案最關鍵在于全力開展檔案管理硬件設備設施建設，主要包括用于存儲、掃描等工作的設備設施。

另外，也要保障檔案管理工作人員使用加工設備的效率，以此來大幅優化數字化檔案加工水平，可以通過外包的方式引進第三方責任公司，開展數字化檔案加工。還應避免在傳統工作流程中不重視備份工作的情況，疾控中心應完善檔案管理體系，避免出現檔案信息外泄的問題。

其次，要提高電子檔案管理水準，避免出現電子檔案開發利用不高的情況，以過往的工作數據作為調研分析對象，立足于業務檔案關鍵點，開展針對性的編研工作。這也意味著檔案管理工作人員除了具備基礎的檔案專業工作知識外，還必須詳細了解疾控中心相關的業務內容，在積極開展業務部門溝通協作的同時，實現全面的年度業務知識匯編匯總。同時，制定全方位的檔案利用方式，在檔案目錄檢索的基礎上開展全文工作檢索，并實現檔案工作的下載、打印和共享。在面向大眾時，可以利用網站定期開展疾病預防等相關知識的科普和傳播。由于移動互聯網技術的深入發展，移動終端的全面普及也使得疾控中心可以將社交平臺作為宣傳載體，使公眾能夠在線上獲取檔案信息，并獲得各種保健知識。

2.構建高效率的檔案查詢流程

第一，檔案管理工作要重點優化檔案查詢流程，構建專業化的檔案查詢設備、窗口，并明確具體的工作開展流程。第二，要構建針對性的查詢手冊，積極開展查詢工作的教育培訓，以此來確保檔案查詢流程符合工作規范和要求。第三，要積極引進信息化管理系統，保證檔案管理與各系統之間實現信息共享，包括儲存系統、查詢系統等，大幅度提高信息查詢的效率。第四，要制定嚴格的信息查詢制度，為用戶提供專業化的查詢服務，在降低查詢等待時長的同時，提高查詢工作效率。第五，可以使用自助查詢系統，以此來為查詢人員提供更多的獨立查詢機會，在嚴格掌握查詢工作流程的同時，提高查詢效率，盡可能降低檔案查詢窗口工作人員的工作負擔。第六，通過周期性地開展流程優化，以此來針對性地處理工作流程中可能存在的問題，優化和健全查詢服務，提高查詢工作的效率。第七，要構建完善的記錄、反饋機制，通過周期性地走訪信息查詢人員，在收集反饋意見的同時，開展滿意度調查并做出及時調整，以此來優化查詢工作方式，提高效率。

另外，還應構建電子檔案管理系統。疾控中心在正式構建檔案管理系統以前，要重點明確管理系統需要應用的功能，其主要涵蓋歸檔、存儲等諸多功能。還要提前組織會議研討，按照文件、政策等要求以及未來疾控中心的發展需要，確認電子管理系統的功能，并科學選擇相應的軟件。想要電子檔案管理系統符合工作需要，就要確保疾控中心檔案管理符合規范要求，檔案管理工作必須構建完善的管理流程，并能夠保障員工時刻遵守工作流程，并通過嚴格的權限管理制度為各級用戶提供不同的權限控制，提升檔案管理工作的安全性。還應構建完善的數據保護和恢復機制，以此來大幅提升數據的嚴謹性。同時，為了抵御各種風險因素，也要構建災備計劃，保證系統不出現被非法攻擊或其他問題。電子檔案管理系統的建立必須立足于疾控中心的需求基礎上，通過創設完善的工作管理流程，全面提升檔案管理的工作質量。

3.建立智慧化檔案管理

從社會責任的角度來看，疾控中心屬于公共衛生領域的重點機構，其檔案管理工作尤為關鍵，特別是在信息技術不斷發展的今天，智慧化檔案管理已經成為新時期的發展需要。

首先，疾控中心為用戶提供各項數字化檔案查詢工具，包括查詢軟件、電子終端等能夠實現對相關檔案信息的查詢。同時，可以提供便捷的查詢服務，包括網絡查詢、檔案查詢電話等，以此來為各大機構和業務部門提供詳細的檔案信息，并通過引進現代化的信息技術構建專門的檔案管理系統，方便后續檔案管理工作的開展。與此同時，通過電子檔案管理系統能夠數字化和備份有關檔案內容，實現數字化檔案的備份，以此來確保檔案信息具備基本穩定性特征。檔案管理人員必須在周期性的培訓下鍛煉和學習基本技能、專業知識，深化對檔案管理工作的基本認識和理解，并構建詳細、嚴格的考核工作機制，提升疾控中心的檔案管理質量。在此過程中，疾控中心必須周期性地清理和補充檔案信息，實現檔案存儲的及時更新和替換，保障檔案信息的嚴密性。并且，在此過程中還要制定嚴格的檔案管理規范流程，實現高質量、高效率的檔案歸檔和整理，避免在檔案管理過程中發生工作失誤，最大程度地避免檔案丟失、損毀等問題的發生，并制定相應的工作考核機制，保障疾控中心檔案管理工作得以有序開展。

其次，構建完善的檔案信息化管理系統，通過信息化、專業化的工作設備設施，包括字符識別儀、清晰度掃描儀等，實現更高級別的數字化檔案管理，提升數字檔案管理的質量。在分級管理數字檔案的同時，嚴格按照檔案的應用頻率和重要性開展檔案分層次儲存，以此來達成快速訪問檔案的目的。通過將數字檔案全部儲存在電子檔案管理系統中，構建全方位的控制、權限機制，最終實現數字檔案的全方位保護，并在人工智能技術的輔助下分類處理信息，大幅度提高檔案管理的工作效率，滿足用戶的基本需要。

4.加強檔案管理人員培訓

首先，大力推動信息化人才培養力度，在檔案管理工作中，信息化人才有著十分關鍵的作用。通過加大工作人員培訓力度，提高其工作能力和工作水平，進而為高質量的檔案管理工作提供堅實的人才基礎。疾控中心可以引進更多的檔案管理人才，為其提供優渥的工作條件和環境，合理擴充檔案管理工作人員隊伍。可以通過日常培訓使其端正工作態度、確認工作方向，不斷學習新時代的信息化檔案管理工作技能，逐步掌握更多新設備設施的應用，包括刻錄機、計算機軟件等，并詳細了解關于網絡安全的有關知識。

具體來說，可以構建專業化的在線學習平臺，并充分結合疾控中心檔案工作人員的特點、工作計劃等，制定嚴格的培訓方案，為其提供專業的課程、資源等。疾控中心也可面向社會邀請專業人員開展課程培訓，快速提升檔案管理工作人員的綜合素養。

其次，加強綜合素養培訓，必須保證檔案管理人員具有較高的綜合素養，能夠肩負起疾控中心檔案管理重要的工作，并使其正確認識檔案管理工作內容，實現疾控中心檔案管理工作朝著精細化方向開展。通過加大培訓力度，全方位提升人員綜合素養，掌握先進的檔案管理技能。疾控中心還可以設立師徒制度，讓擁有豐富經驗的工作人員作為老師，帶領新員工，幫助其在工作中不斷成長。

最后，疾控中心可以按照本單位的實際發展狀況，定期或不定期開展信息化檔案管理培訓，制定嚴格的培訓制度，以求培養出更多高素質的檔案管理人才，并全力推動檔案管理團隊建設，推動各地工作人員的協助和溝通，為疾控中心工作開展提供堅實的保障。

四、結束語

通過有效的檔案管理工作，能夠大幅度提高疾控中心的工作效率，為我國公共衛生事業提供發展保障。因此，在疾控中心管理中必須提高檔案管理工作質量，全力推動信息化檔案管理制度建設。通過嚴格的檔案管理工作制度，明確具體的檔案工作要求、范圍以及保密等級，完善疾控中心檔案管理工作體系，在履行疾病防控社會使命的同時，為公眾的安全健康做出應有的貢獻。

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作者單位：汶上縣疾病預防控制中心作者簡介：趙愛萍（1986—），女，漢族，黑龍江七臺河人，研究生，館員，研究方向：檔案管理。