淺議退役軍人人事檔案管理信息化建設

摘 要：國家成立退役軍人事務部，針對退役軍人管理建設工作制定相應的規范制度，打造了新時期的軍人管理服務工作新格局。其中，退役軍人的人事檔案管理屬于重要內容，它對于軍人的安置與服務工作有重要意義。文章從退役軍人人事檔案管理的重要性出發，簡要闡述當前人事檔案管理存在的問題，指出推動退役軍人人事檔案管理信息化建設的重大意義，并重點剖析信息化建設的相關策略，以期能為有關部門的管理服務工作提供參考。

關鍵詞：退役軍人；人事檔案管理；信息化建設；策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

退役軍人是指退出現役的軍人，涵蓋轉業軍人、復員軍人、退伍軍人等，每年我國退役軍人的數量都以幾十萬的速度遞增。退役軍人是我國重要的人力人才資源，無論是在脫貧攻堅還是鄉村振興，幾乎社會經濟發展的各個領域中都能看見其風采。中華人民共和國退役軍人事務部于2018年4月成立，事務部指出要“加強軍人服務保障體系建設”，而利用信息技術創新退役軍人的人事檔案管理模式，是滿足退役軍人對檔案服務多層次需求的必要舉措。

一、退役軍人人事檔案管理的重要性

退役軍人人事檔案是記錄了退役軍人相關重要信息，如個人履歷、身份、獎懲、任免等內容的載體。該檔案對退役軍人非常重要，無論是職位招聘、工資等級確定、退休年齡確定、福利補貼等都能起到參考作用。近年來，我國退役軍人事務部特下發了《關于加強和改進退役軍人人事檔案管理的意見》，由此可見，該檔案管理工作的重要性。退役軍人人事檔案管理是關乎軍人服務體系、黨和國家發展的大事，必須與時俱進，采取先進的管理手段。

二、退役軍人人事檔案管理尚存的問題

當前，退役軍人人事檔案管理中仍存在許多亟待解決的問題。第一，管理主體混亂。從當前的形勢上分析，退役軍人人事檔案管理工作存在最突出的問題之一，便是主體混亂。通常要通過專業的檔案管理員設置特定儲存庫實現科學管理，但部分民政部門、鄉鎮機關單位卻未設置專門的檔案管理部門；第二，資料管理不到位。檔案資料管理不到位和退役軍人未及時更新信息、有關部門轉遞檔案出現交接失誤等有關，導致退役軍人無法正常調用檔案；第三，對檔案管理不重視。由于部分檔案管理部門未重視退役軍人的檔案管理及其信息化建設工作，沒有深刻認識到檔案管理的意義，達不到理想的管理效果；第四，缺乏專業的管理人員。部分檔案管理人員年齡結構偏大，其信息技術水平不足，職業素養水平低下，導致無法勝任退役軍人人事檔案管理工作。

三、推動退役軍人人事檔案管理信息化建設的意義

第一，提高檔案管理的效率。實施人事檔案管理信息化建設后，能明確提出檔案的查詢權限，有關部門能夠更高效查閱退役軍人檔案信息，全面提高了檔案管理工作的效率；第二，保障檔案管理的安全性。軍人退役后其工作上會有所改變，可能因為未及時與檔案管理部門聯系，導致部分信息有不完整、偏差等問題。還有部分檔案管理人員的職業素養水平低下，可能在工作中出現失誤，導致檔案出現遺失或是被泄露等問題，給退役軍人的后續工作和生活帶來影響。通過推行人事檔案管理信息化建設，能夠實現對檔案信息的實時更新完善、修復與備份，從而保障了檔案信息的完全性，還能有效避免檔案被泄露、丟失等問題，檔案管理的安全性大幅度提升；第三，完善檔案管理服務機制。信息化時代背景下，構建信息化服務機制是提高服務水平的可靠手段。同樣，退役軍人人事檔案管理實施信息化建設，也能有效推動軍事人才的挖掘等諸多工作。檔案管理人員能夠通過查詢及時了解退役軍人當前的工作變更情況、生活狀態等。構建信息資料庫的數據模型還能為退役軍人的未來職業規劃、培訓和安置等諸多方面提供強有力的數據支撐，實現更精準化、個性化的服務，完善了檔案管理服務的現有機制。

四、推動退役軍人人事檔案管理信息化建設策略

1.明確退役軍人檔案信息化管理內容與原則

（1）明確檔案管理信息化內容

一是紙質檔案數字化。退役軍人檔案管理要基于《檔案法》《退伍軍人檔案歸檔范圍》等相關的法律法規要求來處理，編號后記錄檔案資料，再結合信息技術開展檔案的掃描、存儲和備份，不僅能夠實現檔案的信息化管理，還能為檔案管理的安全性提供一定保障；二是庫房管理要智能化。退役軍人的人事檔案管理要立足于人事檔案庫房基礎設施建設上，對庫房實施智能化建設。在條件允許的情況下，可以結合射頻識別（RFID）、無線射頻（RF）等對檔案實施定位，以方便及時取出閱覽。在庫房要安裝恒溫恒濕先進裝置，了解庫房內的溫濕度變化是否防水等，并能及時預警。還應配備新風系統凈化內部空氣，并增設多媒體觸摸屏，方便查詢內部檔案管理情況。從檔案管理安全的角度分析，檔案庫房可以安裝防盜門窗、智能門禁系統和遠紅外人體探測器等設備設施，且視頻監控無死角，能夠及時查看庫房內是否有異常情況；三是數據利用要便利化。及時研發出更多的退役軍人檔案數據利用工具，方便提供資料的同時，還要借助公眾號、小程序等提供檔案查詢服務，方便退役軍人及時了解和檔案管理有關的政策文件，有效維護自身權益。

（2）遵循檔案管理信息化原則

退役軍人人事檔案管理信息化建設要遵循的原則有：第一，統一集中管理原則。作為人事檔案管理部門，要明確所肩負的檔案管理責任和要求，認真落實本職工作。在對不同批次退役軍人實施檔案管理時要確保管理統一、有序、規范，方便后續的分類、整理、補充等；第二，真實可靠原則。退役軍人的檔案管理信息化建設必須真實、可靠。作為管理人員要仔細做好檔案的分類、鑒別與整理工作，確保無任何虛假的信息混入檔案，以提升檔案管理的質量。同時，檔案的完整性可能會影響退役軍人的利益，因此，嚴禁出現檔案殘缺、遺漏等問題，要盡可能地保障退役軍人人事檔案的完整、真實可靠。在日常信息化管理工作中要制定退役軍人人事檔案保密制度，并安排專人開展安全維護。

2.重視退役軍人人事檔案信息全面篩查

退役軍人檔案是其參軍入伍、政治思想、服役表現等多方面的記載，也是確定退役后待遇的重要依據，做好檔案管理信息的全面篩查非常重要。首先，檔案管理人員必須認真學習《檔案法》《退役義務兵安置條例》等相關規定，從思想上加以重視，深刻認識對退役軍人人事檔案實施管理和篩查的重大意義；其次，要重視檔案信息篩查。隨著我國軍隊的不斷發展，軍隊內部的各項事務工作也更加細化，任務繁重，檔案管理信息化成為新時期最重要的工作內容之一。由于退役軍人的檔案在人員流動中可能會出現擅自偽造、修改、內容不真實等問題。因此，信息的篩查與核實至關重要。例如，以往曾出現過退役軍人學歷、工齡、黨齡等信息被隨意篡改，嚴重影響檔案信息的真實性，各種人為涂改、內容丟失問題，都會影響到檔案管理的信息化建設水平。檔案管理人員要仔細分析、核實退役軍人人事檔案的信息資料，具體包括入伍信息、入黨（團）、晉職晉銜、學歷職稱、傷殘評定、安置去向、獎勵懲處、生活待遇、考核考察、婚姻、退休材料、退出現役相關材料信息以及其他信息等。此外，還要認真分析其軍種、專業、職級以及職業傾向等要素，再通過信息數據整合為退役軍人提供精確化服務。

3.制定退役軍人人事檔案管理規章制度

為了規范退役軍人人事檔案管理信息化建設，有效保護和利用檔案，確保檔案無丟失或損毀，檔案管理部門要基于《中華人民共和國檔案法實施辦法》及《退役士兵安置條例》等規定制定相應的管理規章制度。第一，退役軍人人事檔案鑒別歸檔制度。管理人員要根據有關的法律法規、文件精神對檔案開展分析，凡是搜集到的軍人人事檔案材料，在歸檔前都必須認真審核、鑒別，確保相關手續完備、內容可靠。若在該環節發現涉及軍人的政治歷史問題或其他重要問題，要及時交由相關組織處理，不可歸入檔案；第二，制定退役軍人人事檔案管理制度。管理工作必須嚴格參考《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細則》要求，且檔案管理部門要配備相應的設備設施，如切紙刀、檔案卷夾等，確保檔案的編排有序、層次清晰、目錄清楚以及兩邊對齊。若有新補充的檔案材料，要安排人員核對后再入庫；第三，退役軍人人事檔案查借閱制度。原則上該檔案不可對外提供使用，但若有軍人的考察、任免、調動等組織人事工作、案件辦理等相關情況下可實施查閱。查閱必須安排正式的黨員干部手持介紹信并填寫申請表，待分管領導批準后再實施查閱，查閱時不可隨意泄露檔案的內容。此外，還要制定退役軍人人事檔案的轉遞制度、檔案檢查核對制度等。通過強化制度建設，為退役軍人檔案管理信息化建設提供有力保障。

4.認真落實退役軍人檔案信息化基礎建設

關于退役軍人人事檔案管理信息化基礎建設，可從硬件設備設施、軟件、規范標準三個方面來實現。（1）檔案信息化管理硬件設施。檔案管理部門要建設功能先進、運行可靠的機房，包括主機房、監控操作區域等不同板塊，要嚴格按照信息系統的功能等合理劃分區域。數字化用房通常建設在檔案部門獨立的建筑內，且配備了視頻監控設備設施，做好防火、防盜和防潮的管理要求。設置檔案數字化加工設備設施，包括掃描儀、數字化轉換設備設施、數碼相機以及非線性編輯設備設施等。此外，要做好檔案管理的信息化網絡建設，構建獨立網絡，配備高品質的安全設備設施，如防火墻、入侵檢測（防御）系統、安全審計系統以及漏洞掃描系統等。（2）檔案信息化管理軟件建設。軟件建設主要圍繞數據庫、管理系統。具備的功能有檔案的整理、保存、利用、統計、鑒定與處理、輔助管理等，要確保軟件建設秉承安全、先進、實用、發展的原則。（3）檔案信息化管理的標準規范。該管理標準可涵蓋退役軍人人事檔案的管理、業務、技術三大層面，并且符合國家有關方針政策，具有先進性和導向性。除此之外，作為檔案部門不僅要認真落實檔案信息化管理的相關基礎建設，還要嚴格按照新修訂的《檔案法》要求，圍繞《“十四五”全國檔案事業發展規劃》等文件，高質量地運用信息技術。

5.充分發揮信息技術優勢，提高管理效率

（1）檔案收集整理、存儲、利用

退役軍人人事檔案管理工作可以從檔案的收集整理、存儲、利用等方面充分發揮信息技術的優勢。首先，在退役軍人人事檔案的收集整理上，以往多是借助人工操作，但檔案資料數量多、內容雜，會影響檔案管理效率。運用信息技術能讓檔案以更規范化、統一化的方式呈現，不僅能夠避免各種人為操作問題，還能避免出現損壞、腐蝕檔案等問題；其次，利用信息技術來存儲退役軍人人事檔案，能夠豐富存儲的形式并擴大存儲量。電子化檔案能夠確保檔案信息的完整性，且電子介質還能以音視頻等方式來存儲檔案信息，在確保其內容完整的基礎上盡可能地提高存儲水平，并降低檔案管理成本；最后，在檔案查詢利用上，依托于信息技術的優勢，相關人員能夠通過計算機等終端輸入需要檢索的檔案關鍵詞等，迅速獲取信息，實現檔案查詢的精準化管理。

（2）打造智能化檔案管理平臺

退役軍人人事檔案管理逐漸朝著信息化、智能化發展，構建智能檔案管理平臺勢在必行，其主要借助大數據等信息技術，圍繞檔案信息的“生成、存儲、傳輸、應用”等流程來制定。首先，該平臺要發揮大數據技術優勢，統一篩選檔案數據信息，對于其中可能存在的異構數據要及時處理，以確保數據表達方式規范統一。其次，建設大數據資源存儲庫，結合云技術為檔案管理提供新支持。最后，智能化檔案管理平臺要設置網絡安全管理標準，既能保障檔案安全性，又能打破時空界限，提高了檔案信息的利用效率。

6.提升退役軍人人事檔案管理人員素養

退役軍人人事檔案信息化管理除了要強化基礎設備設施的建設，制定強有力的制度保障外，還要從檔案管理人員的角度著手，切實提升管理人員的職業素養，打造專業化的管理隊伍。管理部門要建立健全組織體系、工作機制，確保退役軍人檔案管理工作“有人抓、有人管，能落實”，并組建專門的檔案管理規范化工作專班，主要負責檔案管理的部署、健全檔案管理機制。將政治素質過硬、作風扎實、信息化實踐能力強的人員安排到檔案管理崗位上，確保退役軍人人事檔案管理形成“專人審批、專人登記、專人調閱”的一體化程序，提高檔案管理質量的效率。加大對檔案管理人員的培訓，一方面，強化對管理人員的相關規定。要求檔案管理人員能時刻保持清醒的頭腦，“不越軌、不觸線”；另一方面，加大對檔案管理人員的信息技術培訓。利用多媒體課件、宣傳資料、主題講座等方式開展培訓，讓檔案管理人員不僅能夠熟練操作檔案管理信息化軟件，還能夠自覺學習新技術、新方法，用現代化科學手段開展退役軍人人事檔案管理工作。

五、結語

綜上所述，現階段的退役軍人人事檔案管理仍暴露出許多問題，如管理主體混亂、資料管理不到位、管理不重視、缺乏專業管理人員等。新時期，推動退役軍人人事檔案管理信息化建設具有深遠的意義，相關部門應明確退役軍人檔案信息化管理內容與原則、重視退役軍人人事檔案信息全面篩查、制定退役軍人人事檔案管理規章制度、充分發揮信息技術優勢，提高管理效率，提升檔案管理人員的綜合素養，為退役軍人提供更優質的服務。

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作者單位：棗莊市榮軍康復醫院

作者簡介：宋萍（1977—），女，漢族，山東棗莊人，本科，高級講師，研究方向：檔案管理。