大數據時代提升檔案管理工作質效探析

摘 要：大數據時代，檔案管理面臨的新挑戰和機遇。大數據時代背景下的檔案管理信息化顯得尤為重要，傳統的檔案管理工作已經跟不上大數據時代檔案管理信息化工作要求。因此，加強檔案管理信息化工作十分有必要。文章分析了大數據時代檔案管理信息化建設的好處、檔案管理工作在大數據時代的新機遇、大數據對檔案管理工作的積極影響、檔案管理工作在大數據時代的優化路徑，旨在提高檔案管理水平。

關鍵詞：大數據時代；檔案管理；探討

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

一、大數據時代檔案管理信息化轉變工作的好處

在當今社會，大數據的重要性越來越突出，數據成為王者，數據也成為一個單位，甚至一個行業的競爭資源，是核心的競爭力。當前，檔案信息管理顯得尤為重要，有千千萬萬的檔案用戶，由于時間關系，這些檔案信息能否充分發揮作用成為難題，相關單位要思考如何將這些數據發揮最大的作用，檔案管理人員也要思考如何在大數據時代更好地發揮數據資源的作用。因此，檔案信息化管理工作就顯得尤為重要。

檔案信息化管理工作可以有效利用信息技術快捷提取自己需要的檔案，在一定程度上可以節省巨大的人力和財力，使檔案查找更加方便快捷，為管理者制定決策提供有效的關鍵信息。大數據時代，開展檔案管理信息化工作是利大于弊的工作方法，非常有必要。

二、檔案管理工作在大數據時代的新機遇

1.充分運用智能化技術

大數據、云計算等智能化技術充分運用到檔案管理工作中，拓寬了傳統檔案數據應用的邊界，人們進入智能化檔案服務時代。管理學家德魯克認為，創造未來是預測未來的最佳方式。數據挖掘在大數據時代包括描述性和預測性分析兩個維度。描述性分析就是對檔案原始數據的普遍性規律實施歸納總結，是檔案服務精準化的先決條件；預測分析是用戶在將來工作中的需要，對未來工作的發展趨勢開展預測。預測分析是智能化歸檔工作的重心。整合、挖掘、創新和過濾大數據，將檔案中的“死”數據變成“活”的內容。檔案管理機構成為集智能檔案服務于一體的文化中心，不再是簡單地收集檔案信息的空間場所，使檔案使用者的“檔案權利”得到滿足，從而使人人都能享有民主、科學和智能的檔案信息服務。

2.檔案管理升級，充分應用新技術

在大數據技術的基礎上，檔案管理運用先進的信息技術可以實現數據的分層和維度整理，能夠自動完成數據的檢索和分析。因此，大數據技術為科學決策提供了更有力的支持。

三、大數據對檔案管理工作的積極影響

首先，有利于提升檔案保存的質量。在傳統的檔案管理工作中，普遍是傳統的紙質檔案保存，但是，紙質檔案對保存環境的要求較高，很容易出現檔案丟失、損毀等不良情況。比如在出現火災、水災等情況的時候或者是檔案保存空間的濕度過大時，紙質檔案容易受到環境因素的影響，出現不同程度的損壞及缺失。在大數據時代背景下，檔案保存的方式和效果發生了顯著的變化。傳統紙質檔案在長時間保存的過程中確實面臨著諸多挑戰，如紙質老化、字跡模糊等問題，這些問題不僅影響檔案的保存質量，還可能導致重要信息的丟失或損壞，進而影響檔案的使用價值和歷史價值。

四、大數據時代檔案管理工作的優化路徑

1.增強檔案信息化管理工作人員的服務意識

開展檔案管理信息化工作的根本目的是為更多的用戶提供高效的幫助以及便捷的服務。因此，大數據時代的檔案信息化管理工作人員要不斷地學習互聯網等信息化知識，要不斷地提升自己的服務意識。要做到吸取各種知識，增加自己的見識，并在檔案管理工作中推陳出新，在工作中實現自主創新，提高服務能力，對于提高各單位的整體競爭力有著重要的影響。同時，也會提升檔案的社會影響力。今后，相關單位應該增加專業的檔案管理人員，檔案部門應針對不同的工作人員開展專項培訓，以提高檔案管理工作人員的服務水平。

2.提高檔案信息化管理工作人員的業務水準

檔案管理是必須以用戶的利益為中心，檔案管理人員要認真仔細地對待這份工作。目前，檔案信息化管理人員的業務能力水平和素質良莠不齊，所以，為了提高檔案管理質量和服務水平，檔案工作人員要重視提高自身的業務水準，增強檔案管理信息化意識，在檔案管理工作中充分運用信息技術，體現檔案信息化管理的價值。在大數據時代，檔案管理信息化工作必須與時俱進，積極拓展檔案管理信息化工作的規模，明確大數據時代檔案管理信息化工作的任務。

五、檔案管理工作在大數據時代的革新路徑

1.加大檔案管理信息化工作力度

通常在開展檔案管理信息化建設的過程中，管理的成功與否取決于工作中的各種流程和細節，所以，為了檔案管理工作流程的嚴謹性，應該重視每個管理環節，從開始記錄的第一步就要嚴謹、細致。從檔案的搜集到整合需要經過不同的部門和人員，這種分散的檔案收集、整理方式會增加管理工作的困難。因此，利用信息技術通過信息化手段可以讓檔案管理工作更加快速、高效。檔案管理人員要轉化傳統的檔案管理思路，并制定嚴格的管理考核制度，提升檔案管理人員的基本職業素養，提高檔案管理的成效。檔案管理人員必須熟練掌握互聯網等知識，與各部門之間建立良好的合作關系，實現檔案信息共建共享，逐漸提升檔案管理的成效。同時，也為檔案管理信息化建設提供了很多便利，為人們提供了更加高效、方便、快捷的檔案查詢服務，大幅提升檔案管理信息化建設的質量。

2.重視檔案管理人員專業素質的培養

檔案管理人員在檔案管理工作中占據著舉足輕重的作用。其對檔案工作認真負責的態度、專業素質以及對檔案的管理能力等，都將直接影響檔案管理的工作效率與工作質量。相關單位應定期開展有針對性的檔案管理人員培訓，特別是能夠提高計算機應用能力和大數據知識應用的相關課程，幫助檔案管理人員將先進的信息技術充分運用到檔案管理工作中。在日常工作中，相關單位應多舉辦檔案管理信息化培訓班，學習有關檔案管理的規范制度，提高工作人員對檔案管理重要性的重視，有效提高管理人員職業素養，使其能夠以認真負責的態度處理所有檔案工作。隨著大數據時代信息技術的飛速發展，各單位應提高對優化人才結構的重視，提升檔案管理人員的綜合素質，積極引進復合型人才，使檔案管理工作順利開展，并能夠適應時代的發展。

3.優化檔案管理人才結構

就當前階段的情況來看，我國檔案管理行業員工一般年齡較高，尤其是在管理崗位上，多為中年階段的員工。這些員工難以適應新時代的發展步伐，對新技術、新方法的接受程度較差。這些現象在檔案管理行業尤其明顯。由于檔案行業長期得不到重視，年輕人對檔案管理工作的熱情較差，檔案管理行業嚴重缺乏新鮮的血液。面對大數據時代的到來，檔案管理行業缺乏年輕人才帶來行業的革新。在人才匱乏的情況下，檔案管理工作中的大數據技術應用難以開展。因此，只有當更多的年輕人加入檔案行業，檔案管理行業才能迎來新的春天，順應時代發展的潮流，充分利用大數據技術提高檔案管理工作水平。

4.構建并完善大數據檔案信息管理平臺

在開展檔案管理的過程中，若想切實提高檔案管理水平與效率，需要順應大數據時代發展，構建并完善大數據檔案信息管理平臺，充分發揮大數據技術與信息技術的應用價值。檔案管理工作應重視及時性原則，要求相關工作人員能夠統一、規范地進行檔案信息儲存、分析和管理等工作，及時將最新的檔案信息數據更新至管理平臺，實現對檔案信息資源共享平臺的完善，給相關單位提供信息支持，發揮檔案信息的參考作用。在后續管理中，檔案管理人員需要進一步探索大數據檔案管理平臺的優勢，并合理應用網絡安全技術，將檔案信息管理平臺的安全維護工作放在首要位置。若想將大數據與檔案管理工作有效結合，提高檔案管理工作效率與效果，應在原有管理制度的基礎上，科學分析社會發展現狀，把握單位實際需求，嚴格開展監督管理工作，相關工作人員開展工作時，應以統一的規范化標準為依據。此外，在需要進行檔案信息查閱與調取時，應在負責人審批后才能夠展開工作，必須有效維護檔案信息的安全性，保障大數據檔案信息管理平臺的順利運行。

5.快速構建檔案管理信息化模式

結合我國社會信息化程度，檔案管理信息化進程遠滯后于其他行業。因此，必須快速構建檔案管理信息化模式。在具體的實施過程中，首先，要徹底摒棄依靠人工處理的方式，最大程度上結合計算機技術、信息技術和網絡技術。其次，在管理手段上要主動轉變，打破長期以來依靠行政手段的約束，推動“智庫”組織形式，實現用法律管理手段的現代化。

6.樹立與時俱進的檔案管理意識

大數據時代做好檔案管理的同時應樹立與時俱進的意識，包括經濟意識、中心意識、時效意識、開放意識和攻關意識，并統一按照“創新意識”來提升服務能力，尤其要加強檔案管理主體的職能履行創新意識，不斷嘗試新的方法、工具和模式，探索更符合中國社會在大數據時代檔案管理方面的服務需求。進一步樹立與時俱進的檔案管理意識離不開領導層的支持，從領導角度出發，強化檔案管理工作優化力度，加大人力、物力、財力的投入力度，有意識地進行檔案管理設備設施的更新，向檔案管理人員傳遞明顯的價值信號。

7.健全檔案管理專業化技術手段

大數據時代，信息化技術無疑是推動檔案管理專業化的重要手段。也是實現檔案管理規范化、標準化和系統化的途徑。在具體的實現過程中，一方面，要對現有案卷資源進行全方面整理，清除不具有存檔價值的資源，將內容混雜、重復率高的檔案信息進行整合，建立不同檔案內容之間的有機關聯，并進一步展開規范題名、編號，提高檢索的準確度。另一方面，要積極進行數字化檔案資源的轉化，根據不同案卷的重要程度、利用價值高低等，建立合理的有限序列，逐次從紙質印刷形式轉變為數字存儲形式。

六、總結

綜上所述，大數據時代背景下的檔案管理信息化建設顯得尤為重要，是不可或缺的工作之一，相關單位要重視檔案管理信息化建設，在檔案管理工作中加強信息技術的應用。目前，我國的檔案信息化管理工作還面臨許多的問題，應該從問題發生的根源入手解決，可以引進國外先進的技術與設備設施，提高檔案信息化管理人員的業務能力，使其能夠跟得上大數據技術發展的節奏，進一步完善大數據時代背景下檔案信息化管理工作。

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作者單位：呂梁有線電視臺