新形勢下公路檔案高效整理與利用路徑分析

摘 要：公路是社會經濟發(fā)展的重要基礎。公路檔案是公路建設的全程真實記錄，也是社會經濟發(fā)展的見證，在服務中心大局上發(fā)揮著獨特價值。本文分析了做好公路檔案高效整理和利用的重要意義，同時認為在實踐中公路檔案管理存在著治理模式、資源建設、思維方式、技術應用和人員素質等方面的問題。為更好地適應新時代檔案工作要求，需要從強化檔案收集規(guī)范化、深化檔案整理標準化、推動檔案利用便捷化、助推管理體制高效化等方面持續(xù)改進。

關鍵詞：公路檔案；高效整理；利用

公路是社會經濟發(fā)展的重要設施。公路檔案是公路建設、維護、經營等工作的全程真實記錄，也是經濟社會發(fā)展歷程的直接見證。公路檔案的歸檔整理和開發(fā)利用在公路建設及經濟社會發(fā)展方面起著重要作用，需要引起足夠的重視。進入新時代，國家對公路檔案治理支持力度越來越大，相繼出臺了一系列指導性文件，為檔案治理現(xiàn)代化奠定了重要的制度基礎。公路部門要從事業(yè)發(fā)展的長遠角度出發(fā)，提高檔案意識，解決好檔案資源建設和規(guī)范化整理問題，推動公路檔案創(chuàng)新發(fā)展。

1 做好新形勢下公路檔案高效整理與利用的意義

公路檔案作為重要的專業(yè)檔案，加強資源體系建設和利用能力建設，對于促進管理水平提升和公路事業(yè)發(fā)展具有獨特作用。

1.1 有利于真實記錄公路事業(yè)發(fā)展取得的成就

公路檔案來源于公路建設與管理工作一線，完整、齊全、規(guī)范的公路檔案資源體系是研究經濟社會發(fā)展水平、科技發(fā)展狀況的第一手資料。公路檔案中各種會計憑證、賬簿、報表等資料，每一張憑證、每一份報表、每一個數(shù)字都連接著公路事業(yè)的昨天、今天和明天，為公路事業(yè)治理能力和水平的現(xiàn)代化提供有力的支撐。

1.2 有利于為公路事業(yè)發(fā)展提供更精準的數(shù)據(jù)參考

公路工程檔案是公路工程建設項目全過程中形成的，反映項目基本情況，具有重要的保存、查考利用價值，是公路管理的依據(jù)和保障。公路工程檔案為公路新建提供了借鑒，同時為公路管養(yǎng)提供依據(jù)，為政府提供相應的開發(fā)利用服務。具有孤本性、樣本性、完整性和系統(tǒng)性的特點。公路檔案的規(guī)范化整理與利用，也可為相關類型檔案的收集整理提供可靠的參考。

1.3 有利于發(fā)揮檔案的育人功能

公路檔案是一筆不可估量的寶貴財富，是傳承和發(fā)揚公路文化的關鍵載體。它記錄了廣大公路人無私奉獻、勇于創(chuàng)新的奮斗精神，展現(xiàn)了千千萬萬人的努力與汗水，是進行集體主義教育的富礦。做好這些檔案的開發(fā)與利用，能夠更好地傳播公路文化傳承的聲音，展現(xiàn)精神代代相傳的場景和公路工作者的文化自信。比如通過檔案編研成果的問世，有助于公路文化的挖掘和傳承，使公眾從公路發(fā)展史中領會精神信仰，見證公路的蓬勃發(fā)展。

1.4 有助于城市管理水平的提高

公路檔案作為社會治理的一部分，加強收集和整理規(guī)范化建設，能夠為社會管理提供豐富的史料參考，提升治理的精準度和有效性。透過檔案內容，進一步了解相關道路結構、水文情況與人文聚居狀況，提高政府決策的科學化和針對性，推動城市精細化管理。

2 新形勢下公路檔案高效整理與利用存在的問題

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，要著力推動檔案管理工作提質增效和高質量發(fā)展。公路檔案管理與這一目標要求還存在亟待解決的結構性問題。

2.1 治理模式的問題

公路檔案管理方式較為陳舊，不適應檔案工作現(xiàn)代化的需求，主要表現(xiàn)在：一是管理機制不順暢。工程檔案歸集部門各自為政，缺乏統(tǒng)一的組織領導機構，檔案資源收集不齊全的問題突出。二是常態(tài)化管理不足。注重末端治理，提前介入和過程管控不足，尤其是工程檔案大多結束后才進行歸檔整理，無法保證檔案資源應歸盡歸。三是督導力度不夠。檔案管理機構長期處于弱勢地位，缺乏對檔案工作的治理力度。比如公路管理機構往往服務職能大于監(jiān)督，在實際工作中力度不夠，無法形成有效的監(jiān)督制約。

2.2 思維方式的問題

對公路檔案工作的歷史定位和時代價值認識不清晰。特別是隨著大數(shù)據(jù)、信息化的快速發(fā)展，數(shù)據(jù)資源獲取越來越容易，檔案的作用漸漸被人們淡忘，單位領導對檔案工作不夠重視現(xiàn)象較為普遍，檔案意識淡薄，一定程度上影響了歸檔和整理工作的開展。

2.3 資源建設的問題

標準化是檔案信息資源建設中的關鍵所在，是實現(xiàn)檔案信息資源建設的保障手段，必須對檔案信息資源在描述、保存、查找、交換、標注等方面做出統(tǒng)一性的標準和規(guī)范。若沒有一個標準化的規(guī)范，那么檔案信息資源建設將無法完成。但是，公路部門在標準化資源建設方面存在較大問題，如檔案收集制度和規(guī)范不夠科學，重要檔案資源未列入歸檔范圍；專業(yè)檔案標準化要求較低，檔案連貫性不夠，利用效果較差；檔案整理不夠科學，數(shù)據(jù)資源較為分散，無形中給公路檔案利用帶來了困難。

2.4 技術應用的問題

信息技術在檔案整理和利用方面具有天然優(yōu)勢，公路檔案在信息化建設方面也取得了一定成績，但是依然需要完善和加強。檔案信息化改革不夠徹底，電子文件歸檔有待完善，有的單位在文件收集和索引編制等方面尚未將信息化貫徹工作始終。新技術應用不夠廣泛，大數(shù)據(jù)、人工智能融入檔案工作力度不足，檔案管理系統(tǒng)更新改造不及時，不利于服務工作的轉型升級。數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)、OA系統(tǒng)融合不夠緊密，共享建設、互聯(lián)互通尚未真正實現(xiàn)。

2.5 人員素質的問題

檔案工作的高效開展離不開高素質的人才隊伍。目前，公路檔案管理人才隊伍素質亟須提高。例如，主動學習的意識不高，現(xiàn)有的知識體系無法滿足檔案利用需要。計算機應用、大數(shù)據(jù)治理等前沿知識儲備不足，尚不能完全適應新形勢下檔案管理模式轉型需要。檔案管理隊伍技能水平參差不齊，機關檔案管理人員知識水平較豐富，人員配備到位，但是基層或工程建設單位大多為兼職人員，培訓力度不高，加之干部調動頻繁，導致檔案管理隊伍不穩(wěn)定，人才結構上熱下冷的問題亟待解決。

3 新形勢下公路檔案高效整理與利用路徑分析

公路檔案管理部門要對照存在問題，“靶向治療、精準開方”，做好基礎性工作，提升檔案管理科學化水平。

3.1 強化檔案收集規(guī)范化

公路檔案形成過程決定了檔案收集的復雜性。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》規(guī)定，各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。因此，公路檔案收集工作要貫穿工程建設始終。一是要細化歸檔范圍。公路檔案一般分為項目準備、施工、運行三個階段。檔案管理部門應對照要求，了解工程建設的基本情況，明確文書、圖紙、音視頻等檔案歸檔格式和時間，制定公路檔案“三合一”制度，明晰文件材料的分類方案、歸檔范圍和檔案保管期限表。二是建立常態(tài)化溝通機制。檔案管理部門要提前介入，加強檔案業(yè)務聯(lián)系，經常性地開展檔案業(yè)務培訓，重視收集工作意見和建議，協(xié)調解決遇到的困難，調動工作積極性，形成檔案資源建設的強大合力。三是建立平時檔案收集機制。加強平時檔案的收集，一方面有利于了解公路檔案收集的基本情況；另一方面，有助于減輕工程結束后檔案收集的壓力。在常態(tài)化資源建設中，對于確實因工程建設方面的問題無法按時移交檔案的，要先提交歸檔目錄，并注明檔案移交時間；對檔案移交質量不過關的，要及時給予指導，督促整改。四是抓好工程收尾階段收集的管理。公路工程指揮部大多在工程結束后撤銷、人員解散。因此，該環(huán)節(jié)是檔案收集的關鍵。檔案管理部門要認真核對歸檔清單，對照收集范圍和工程建設情況，逐個檢查歸檔情況，沒有到位的要及時補充完善。要加強跟進督導，對工程完成后產生的各類檔案進行補充收集，比如總結、表彰、維修保護等，確保各門類、各載體檔案的齊全完整。

3.2 深化檔案整理標準化

要本著對歷史負責、對公路事業(yè)負責的態(tài)度，高質量地做好檔案整理工作。一是在標準化與規(guī)范化上下功夫。要明確各類檔案分類規(guī)則。如文書檔案要根據(jù)《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求，對分類標準、文件排列順序和“件”排列方式、編碼要求、著錄項目、裝盒順序做出細致規(guī)定；工程管理檔案要規(guī)定好工程建設、管理、維護、后期改擴建、審計等具有保存、查考價值的各種形式和載體整理標準，明確排列順序和編目規(guī)范；音視頻檔案要對移交格式、存儲介質、題名方式等做出統(tǒng)一規(guī)定；電子檔案歸檔按照相關要求執(zhí)行。檔案整理規(guī)則的設置要充分考慮公路事業(yè)發(fā)展的整體性，兼顧檔案利用的可操作性，實現(xiàn)檔案規(guī)范化整理與便捷化利用的有機統(tǒng)一。二是驗收程序的合規(guī)性。檔案移交驗收是公路工程檔案的重要步驟，是檢驗檔案規(guī)范化建設的關鍵環(huán)節(jié)。在工程檔案驗收階段前，檔案管理機構要把好驗收關口，按照《公路工程項目竣工文件材料立卷歸檔編制辦法》逐項檢查預驗收，包括真實性、齊全性、準確性、規(guī)范性和系統(tǒng)性，歸檔內容是否全面準確地反映工程項目的全過程；是否按照規(guī)范要求整理立卷；是否存在遺漏、缺失的部分或內容。在驗收中，著重加強檔案齊全性審核，如工程形成原生電子文件的，只需收集、整理原生電子文件。未形成原生電子文件的，需收集、整理紙質文件以及相應的數(shù)字化掃描電子文件。聲像文件采用數(shù)碼照片格式，分辨率不得小于500萬有效像素，數(shù)量一般不少于10張，其中開工前原貌、竣工新貌為必須拍攝的。著重加強規(guī)范性審核，檢查檔案整理是否符合標準，對發(fā)現(xiàn)的問題，應當一次性告知建設單位，并加強后續(xù)跟蹤指導服務，促進歸檔工作提質增效。三是做好檔案數(shù)據(jù)整合。統(tǒng)籌做好公路工程各階段檔案數(shù)據(jù)要素集成，檔案管理機構要制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)結構，對異構異質數(shù)據(jù)轉換存儲形式。在電子檔案管理基礎上，運用大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術，分析、提煉重要檔案信息，重點收集篩選、分析比對出含金量高的數(shù)據(jù)進行可視化展現(xiàn)，構建專題檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)公路檔案“一鍵式”數(shù)據(jù)查詢利用。

3.3 助推管理體制高效化

《檔案法》規(guī)定，要健全檔案管理相關制度，建立檔案工作責任制。要發(fā)揮檔案管理在公路工作中的基礎和服務作用，必須加強對檔案工作的組織領導。一是健全組織結構。公路管理部門要把檔案工作列入重要議事日程，經常通過黨組會議和行政辦公會議聽取檔案管理工作情況匯報，研究和解決檔案工作中存在的困難和問題。成立由主要負責同志為組長的檔案管理領導小組，為檔案管理工作的順利開展提供強有力的組織保證，形成“一把手親自抓，分管領導靠上抓，各科室、單位配合抓，全體人員協(xié)同抓”的大檔案管理格局。二是建立全周期培訓機制。檔案管理人員素質很大程度上決定了檔案收集與利用的質量，要建立公路工程檔案全周期教育培訓機制，在工程建設前期，系統(tǒng)培訓工程檔案編制、收集、移交等方面的知識，提升檔案人員業(yè)務素質和操作能力。樹立問題導向，針對實踐過程中的普遍性問題，可召開座談會、專項培訓會等形式，解決存在的問題，提高檔案人員綜合業(yè)務水平。

3.4 推動檔案利用便捷化

一是打造新的“服務生態(tài)”。過去公路檔案分散于不同管理系統(tǒng)。文書檔案保管在綜合檔案室，業(yè)務檔案分散于工程建設單位或單獨的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，檔案綜合服務能力有限，大量信息、服務和應用由其他部門供給。為適應新形勢檔案利用服務要求，要打造集約化管理平臺，實現(xiàn)檔案資源的統(tǒng)一互動交流和智能搜索應用。要從實際運用場景出發(fā)，精準開發(fā)、制作與推送多種類應用服務，通過檔案信息資源庫給查詢者共享使用，解決接口眾多、數(shù)據(jù)不標準、服務不通暢等難點問題。比如將人工智能技術融入公路檔案管理系統(tǒng)，以用戶為中心，加快信息、內容、知識沉淀和應用創(chuàng)新，不斷學習用戶行為、分析用戶需求，為需求者精準畫像，實現(xiàn)服務內容的個性化。二是強化資源開發(fā)力度。精準化服務好公路事業(yè)發(fā)展，不斷加大工作力度，充分開發(fā)信息資源，通過各種形式、各種渠道主動搞好提供利用工作。在公路志編纂、公路施工資質申辦維護、工程招投標等工作中，提前謀劃、主動介入，通過提供大量資料、數(shù)據(jù)，推動各項工作的開展，提升公路檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化。要加強檔案編研開發(fā)，圍繞公路事業(yè)發(fā)展大局，深入研究和闡釋公路建設過程中的成熟經驗、技術標準、管理模式，形成獨具特色的資政專報，為公路工程決策和建設提供依據(jù)。有的公路部門依托檔案資源，編纂形成《工程施工技術應用匯編》，將新技術的應用場景、技術特征等詳細介紹，為工程建設提供有益的經驗參考。

結語

新階段，公路部門要充分認識檔案管理工作的重要性，建立健全檔案工作體制機制，把檔案工作納入單位發(fā)展整體規(guī)劃，擺上領導議事日程，加大經費投入，加強對檔案基礎設施設備建設，完善檔案收集整理門類，確保檔案門類齊全、收集完整、整理規(guī)范。持續(xù)推進檔案數(shù)字化工作，促進檔案信息資源科學、規(guī)范、有序管理。加強檔案干部隊伍建設，讓檔案員實現(xiàn)從“檔案整理”到“檔案管理”角色的轉變，更好地適應新形勢下檔案工作的需要，推動公路檔案治理體系現(xiàn)代化。

參考文獻

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作者簡介：曹穎瑩（1980—）大學學歷，山東省棗莊市薛城區(qū)公路事業(yè)發(fā)展中心館員，主要從事檔案管理研究。