淺談衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理思路

摘 要：隨著時代的發(fā)展，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)水平不斷提高，各行各業(yè)逐漸走向信息化發(fā)展的道路。衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理也是如此，尤其目前正處于公共衛(wèi)生體系深化改革階段，不斷發(fā)展檔案信息資源信息化管理水平，進一步發(fā)揮檔案價值，是今后衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)發(fā)展的重中之重。本文圍繞衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理思路進行深入分析，為各相關(guān)部門單位提供決策參考。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督檔案；信息化；創(chuàng)新性實踐

衛(wèi)生監(jiān)督檔案是衛(wèi)生執(zhí)法、衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展歷程的最原始記錄，對于工作開展、事業(yè)轉(zhuǎn)型升級具有重要作用。近年來，信息化技術(shù)已經(jīng)逐漸深入衛(wèi)生監(jiān)管工作中，需要及時轉(zhuǎn)變觀念，進一步提升信息化意識與檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型思想，優(yōu)化檔案管理模式，逐步實現(xiàn)以紙質(zhì)文件為主的保管利用轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮有畔橹鞯男畔⒒芾砼c主動提供服務(wù)，推動衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作朝著自動化、高效化、智慧化方向邁進，從而促進衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)的快速發(fā)展[1]。

1 衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理的必要性及意義

1.1 整體推動現(xiàn)代化管理水平

衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)量多、內(nèi)容復(fù)雜、分布廣泛、管理難度大。衛(wèi)生監(jiān)督檔案實現(xiàn)信息化管理，數(shù)字化加工技術(shù)使檔案工作由紙質(zhì)文件保管轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)存儲，操作系統(tǒng)搜索引擎使對外服務(wù)利用由人工查詢轉(zhuǎn)變?yōu)樵诰€檢索，大數(shù)據(jù)和云計算技術(shù)使眾多紛繁復(fù)雜的文書檔案、聲像檔案、視頻檔案、圖片檔案等結(jié)構(gòu)性與非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)實現(xiàn)在線征集、統(tǒng)一管理與合理利用。不僅保障了檔案原始文件的安全，提高了衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理效率，最大程度地發(fā)揮檔案潛在價值，更使檔案由“死文件”變成“活數(shù)據(jù)”。讓管理人員與社會群眾直觀、準確地了解檔案工作，獲取檔案信息，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，樹立衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)良好的社會形象。

1.2 整體優(yōu)化決策科學(xué)化水平

衛(wèi)生監(jiān)督工作涉及民生，事關(guān)人民群眾生命安全和身體健康，其重要性不言而喻。衛(wèi)生監(jiān)督檔案實現(xiàn)信息化管理、智慧化利用，系統(tǒng)平臺可通過數(shù)據(jù)挖掘、人工智能等技術(shù)快速對檔案數(shù)據(jù)綜合分析，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化主動推送，使領(lǐng)導(dǎo)和管理員可及時了解當(dāng)前監(jiān)督工作開展情況，為其科學(xué)決策提供了必要手段，進一步提高了整體管理水平[2]。

1.3 整體提高信息共享化水平

衛(wèi)生監(jiān)督檔案及時將重要數(shù)據(jù)信息傳遞給指定人員，實現(xiàn)在線共建共享，是今后檔案管理利用的主流方向。衛(wèi)生監(jiān)督檔案的信息化管理，通過互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云平臺等技術(shù)與系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口手段，使檔案信息數(shù)據(jù)可跨單位、跨地域、跨行業(yè)定點輸送和遠程服務(wù)，有效地提高檔案的利用率，極大地減少原始檔案資料被損害、丟失及泄露，降低了衛(wèi)生監(jiān)督檔案的安全風(fēng)險，在一定程度上保障了檔案管理規(guī)范化與高質(zhì)量化目標的實現(xiàn)[3]。

2 衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理存在問題

2.1 管理體系較為滯后

一是存在“自上而下”輕視檔案管理工作的思想。在頂層設(shè)計層面尚未配置信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，沒有專門負責(zé)相關(guān)項目推動的部門，使得檔案信息化工作進展緩慢。二是沒有經(jīng)過行業(yè)內(nèi)外多層次、多角度調(diào)研。檔案信息化管理與實際監(jiān)督業(yè)務(wù)脫鉤，發(fā)展方向與目標不清晰，系統(tǒng)平臺建設(shè)、數(shù)字化加工、安全防護、信息數(shù)據(jù)對外利用等業(yè)務(wù)缺乏整體規(guī)劃。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施嚴重落伍

一是財政資金支持力度有限。財政投入大多在衛(wèi)生管理、監(jiān)督執(zhí)行等方面，部門領(lǐng)導(dǎo)忽視了檔案管理工作的發(fā)展，導(dǎo)致信息化工作停留在紙上談兵狀態(tài)，無法向前推進。二是系統(tǒng)平臺運用信息化技術(shù)較少。已建成的系統(tǒng)將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)文件簡單存放即可，僅僅是解決了數(shù)字化問題，再加之搜索效率極為緩慢，舊設(shè)備升級換代頻率較低，底層構(gòu)架遠遠落后于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，不能完全滿足監(jiān)督事業(yè)發(fā)展需求。

2.3 人員素質(zhì)有待提升

衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理人員大多由其他崗位人員兼職，新人占有較大比例，而且人員流動性較大，多數(shù)人員未參加過相應(yīng)的培訓(xùn)考核就上崗，普遍存在素質(zhì)不夠、理論知識淺薄、創(chuàng)新意識不足、工作積極性低的問題。同時，衛(wèi)生監(jiān)督部門未能高度重視專業(yè)檔案人才隊伍的培養(yǎng)工作，在理論知識、實踐技能、創(chuàng)新意識等方面培養(yǎng)路徑方式較為單一，難以處理管理工作中遇到的問題。導(dǎo)致管理人員業(yè)務(wù)生疏、操作不規(guī)范、歸檔滯后，對檔案材料僅限于存放，難以從根本上促進檔案信息化工作的順利開展，直接影響了衛(wèi)生機構(gòu)檔案管理制度改革。

2.4 數(shù)據(jù)信息難以共享

一是傳統(tǒng)管理理念根深蒂固。各級管理者共享意識不夠，系統(tǒng)電子檔案數(shù)據(jù)庫始終處于不完善、有缺失、較為分散的狀態(tài)。二是尚未制定區(qū)域內(nèi)、行業(yè)內(nèi)與單位之前的共享利用規(guī)劃方案和規(guī)范的共享流程，使得檔案信息數(shù)據(jù)傳輸、信息利用等方面存在巨大的安全風(fēng)險。三是受系統(tǒng)平臺功能制約。目前國家構(gòu)建的衛(wèi)生監(jiān)督系統(tǒng)功能與基層工作需求契合較少，導(dǎo)致共建平臺利用率較低。

2.5 安全工作存在漏洞

一是在本單位系統(tǒng)平臺建設(shè)過程中未對防火墻、安全審計、安全路由器、入侵建設(shè)等安全設(shè)備進行統(tǒng)一配置，殺毒軟件病毒庫更新緩慢，容易使黑客與社會不法分子侵入系統(tǒng)導(dǎo)致數(shù)據(jù)被泄露。二是安全制度不完善，在內(nèi)部利用、數(shù)據(jù)傳送、共建共享等工作的敏感信息處理上尚未界定規(guī)范標準，對用戶沒有采用網(wǎng)絡(luò)隔離、身份驗證、權(quán)限控制、全程監(jiān)控等安全手段，使得非法訪問、數(shù)據(jù)篡改、信息泄密等風(fēng)險點頻頻出現(xiàn)。三是衛(wèi)生監(jiān)督單位對檔案數(shù)據(jù)安全風(fēng)險評估的能力較弱，應(yīng)急演練相關(guān)措施開展較少，防范手段水平較低，對于現(xiàn)存漏洞沒有做到全面排查，專項治理，同時，對已形成的電子檔案沒有進行異質(zhì)備份和異地備份，存儲方式單一、備份策略簡化，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)被破壞后難以恢復(fù)，構(gòu)成嚴重的威脅，造成不可逆的傷害。

3 衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理優(yōu)化路徑

3.1 建立健全的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理體系

一是提高信息化管理意識。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)者要高度重視檔案信息化管理工作，帶頭轉(zhuǎn)變思想觀念，突破傳統(tǒng)思維模式束縛，將檔案工作與監(jiān)督服務(wù)工作放到同安排、同部署、同規(guī)劃、同落實，深入行業(yè)市場調(diào)研，充分了解信息化技術(shù)對衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的價值，加大資金、技術(shù)、人力資源投入，為信息化建設(shè)提供有力支撐。二是形成網(wǎng)格化管理模式。設(shè)置衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，由主要負責(zé)人任組長，分管同志任副組長，內(nèi)設(shè)指揮中心、調(diào)度中心，將檔案管理部門人員統(tǒng)一規(guī)劃、集中領(lǐng)導(dǎo)，進一步細化責(zé)任目標，壓實工作責(zé)任，以優(yōu)布局、打基礎(chǔ)、補短板、建機制為重點，明確各項任務(wù)的責(zé)任主體和完成時限，不斷鞏固拓展信息化建設(shè)成果[4]。三是完善各項規(guī)章制度。依照衛(wèi)生部、國家檔案局發(fā)布的《中華人民共和國檔案法》《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）《電子檔案移交接收操作規(guī)程》（DA/T 93—2022）《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92—2022）等法規(guī)規(guī)范，結(jié)合自身發(fā)展需求，制定部門檔案管理制度標準。例如，《衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理制度》《數(shù)據(jù)文件格式標準》《信息安全管理制度》《檔案信息化工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案》等標準文件，進一步規(guī)范了衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理長效機制，提高檔案信息化工作規(guī)范化、標準化、制度化水平，保障各項衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理工作有法可依、有章可循，進一步保證檔案收集整理、分類存儲、共享利用各項業(yè)務(wù)有效落實。

3.2 加大檔案共建共享平臺建設(shè)力度

一是爭取支持。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要及時向上級有關(guān)部門匯報檔案信息化進展情況，持續(xù)強化政策對接，密切協(xié)調(diào)配合，做好各類項目儲備和申請報送工作，積極爭取財政資金支持，為信息化建設(shè)工作提供有力的資金保障。二是要做好市場調(diào)研。領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門、外包公司負責(zé)人員要組成調(diào)研團隊，以《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784- 2021）為基礎(chǔ)，針對軟硬件型號配置與系統(tǒng)平臺開發(fā)應(yīng)用，前往先進地區(qū)展開深入溝通交流，了解新思想、引進新觀念、學(xué)習(xí)新技術(shù)，明確建設(shè)方向，制定適合自身發(fā)展的系統(tǒng)建設(shè)方案，建設(shè)實用性強、性價比高、兼容性廣的檔案信息化利用平臺，加強頂層設(shè)計，逐步推動建設(shè)，防止出現(xiàn)功能設(shè)計不合理、底層構(gòu)架不規(guī)范、數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一、實際應(yīng)用有缺陷等問題。三是引入先進技術(shù)。充分利用大數(shù)據(jù)、人工智能、計算機網(wǎng)絡(luò)、云計算等技術(shù)手段，在技術(shù)上實現(xiàn)實時歸檔、科學(xué)管理、自動分類、共建共享、安全保障等建設(shè)目標，為后期挖掘信息資源價值、提供人性化服務(wù)打下良好基礎(chǔ)。例如，云存儲技術(shù)。可無需購買服務(wù)器、存儲器等硬件設(shè)備，用戶可根據(jù)需求添加或刪除容量、快速更改性能和自動重新分配數(shù)據(jù)，解決存儲空間的浪費，提高存儲空間的利率。同時具備負載均衡、故障冗余功能，實現(xiàn)了龐大數(shù)據(jù)云端存儲，徹底解決機房服務(wù)器存儲空間有限的問題。流媒體技術(shù)。將衛(wèi)生監(jiān)督音視頻多媒體數(shù)據(jù)分割成多個數(shù)據(jù)塊，在減少用戶終端存儲空間的同時使其具備較高容錯性。四是細化系統(tǒng)平臺功能。可利用將系統(tǒng)劃分為子系統(tǒng)的方式，將相關(guān)功能實現(xiàn)集約化管理、分散化操作。例如，信息采集子系統(tǒng)，負責(zé)將征集檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)榉蠘藴实碾娮痈袷剑蛊浔阌诜诸悺⒐芾砗筒樵儭Ｐ畔⒋鎯ψ酉到y(tǒng)。負責(zé)將多種存儲方式相結(jié)合，降低存儲成本并提高檔案信息資源的真實性與準確性，在一定程度上可做到聯(lián)機分析處理和深度挖掘。查詢分析子系統(tǒng)。面向用戶提供查詢、利用、共享等服務(wù)，通過搜索引擎精確匹配查詢結(jié)果，以便作出正確決策。平臺維護子系統(tǒng)。完成正常與非正常工作狀態(tài)下的信息同步，分析數(shù)據(jù)丟失、信息盜竊等異常行為，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，保證檔案信息流通過程的安全性[5]。

3.3 著力營造干部人才隊伍成長環(huán)境

首先，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)要充分重視人才的重要性，積極向上級單位爭取人才引進政策支持，除必要的學(xué)歷與專業(yè)要求外，要重點吸引具備較強信息技術(shù)應(yīng)用能力、衛(wèi)生監(jiān)督工作經(jīng)驗和現(xiàn)代檔案管理操作技能的人才，不斷為檔案管理部門注入新鮮血液，提升整體干部隊伍綜合實力。其次，要對內(nèi)部人員定期進行檔案管理、信息化應(yīng)用、信息保密、對外共享利用服務(wù)等方面的理論知識培養(yǎng)，多舉措、多路徑、多角度地開展座談交流、講師授課、技能比賽等活動。三是將“引進來”與“走出去”相結(jié)合，領(lǐng)導(dǎo)小組要多開展外出參觀學(xué)習(xí)活動，在衛(wèi)生行業(yè)選擇檔案信息化工作開展較好的先進地區(qū)進行深入溝通交流，學(xué)習(xí)并熟練掌握先進的信息技術(shù)，彌補知識“短板”，填充認知“缺口”，促進干部隊伍不斷學(xué)習(xí)新發(fā)展理念、新發(fā)展舉措、新發(fā)展格局，使團隊知識水平和職業(yè)發(fā)展視角與時俱進，為衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)應(yīng)對新形勢下檔案信息化工作出現(xiàn)的新情況與新問題打好人才基礎(chǔ)。最后，要建立嚴格考核制度，加強日常調(diào)度反饋、檢查督促，切實增強推進檔案信息化工作的緊迫感和責(zé)任感，緊扣時間節(jié)點，細化各項職責(zé)任務(wù)，定期要求青年干部撰寫工作報告、專題集中發(fā)言等，全面提升衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理部門綜合業(yè)務(wù)水平和處理復(fù)雜問題的能力。同時，要結(jié)合平時考核結(jié)果，暢通干部晉升渠道，強化正向激勵，激活干部“源動力”，努力營造見賢思齊、比學(xué)趕超的良好工作氛圍。

3.4 不斷優(yōu)化信息數(shù)據(jù)安全防護手段

一是根據(jù)《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)安全等級保護基本要求》（GB/T22239-2008）的相關(guān)規(guī)定，多措并舉地運用安全技術(shù)手段維護檔案的完整性、真實性，在硬件方面配置安全網(wǎng)關(guān)、入侵檢測/防御、安全服務(wù)器、安全加密套件等安全設(shè)備，在技術(shù)方面應(yīng)用加密技術(shù)、監(jiān)控技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)隔離、訪問控制等安全手段[6]。例如，數(shù)據(jù)加密技術(shù)。在共建共享利用過程中對網(wǎng)絡(luò)中傳輸?shù)男l(wèi)生監(jiān)督工作數(shù)據(jù)信息進行加密，到達用戶界面后再自動解密還原為原始數(shù)據(jù)，目的是防止非法用戶在數(shù)據(jù)傳遞過程中截獲、盜用信息。防火墻技術(shù)是通過對檔案管理平臺網(wǎng)絡(luò)的隔離和限制訪問等方法來控制用戶網(wǎng)絡(luò)的訪問權(quán)限；數(shù)據(jù)保全技術(shù)。利用雙機熱備軟件準確、自動監(jiān)控數(shù)據(jù)庫所有的數(shù)據(jù)信息，及時捕捉數(shù)據(jù)信息變化，使系統(tǒng)平臺運行過程中不會造成數(shù)據(jù)凌亂或丟失，以便有效維護檔案的原始性與完整性。二是增強檔案管理人員的安全管理理念，扎實開展檔案信息安全培訓(xùn)工作，深入學(xué)習(xí)《保密法》《網(wǎng)絡(luò)安全法》等法律條令，提升防范和抵御信息化安全風(fēng)險的能力，同時，要面向全體工作人員定期進行檔案安全保密工作專題培訓(xùn)，圍繞保密的基本概念、保密工作相關(guān)法律法規(guī)、新形勢下竊密的主要手段、網(wǎng)絡(luò)信息安全的維護等方面進行解讀，深入剖析當(dāng)前本單位保密工作現(xiàn)狀和易產(chǎn)生的風(fēng)險點，確保每位同志增強責(zé)任意識，嚴守規(guī)矩、保障到位。同時，要聯(lián)動晉升獎罰機制，以促進全員將衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息安全管理工作落實到實處。

參考文獻

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作者簡介：李暉（1973—），大專學(xué)歷，德州市疾病預(yù)防控制中心（德州市衛(wèi)生監(jiān)督所）館員，研究方向：檔案信息化、檔案規(guī)范化管理、人力資源檔案管理。