大數(shù)據(jù)背景下城建檔案管理與利用探究

摘 要：大數(shù)據(jù)已經(jīng)上升為國家戰(zhàn)略。大數(shù)據(jù)背景下城建檔案具有館藏檔案數(shù)量大、種類多、真實(shí)性高、檢索利用效率快等特點(diǎn)，同時(shí)也使得城建檔案管理面臨著許多現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)，需要在正確認(rèn)識大數(shù)據(jù)背景下城建檔案管理特點(diǎn)及規(guī)律的基礎(chǔ)之上，有針對性地采取措施，加強(qiáng)城建檔案的管理與利用，發(fā)揮檔案在城建事業(yè)發(fā)展中的價(jià)值功能。本文以大數(shù)據(jù)應(yīng)用為研究背景，分析了大數(shù)據(jù)背景下城建檔案管理呈現(xiàn)的特點(diǎn)與面對的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)，在此基礎(chǔ)上提出切實(shí)可行的應(yīng)對策略，對大數(shù)據(jù)背景下做好城建檔案工作提供有益的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；城建檔案；信息化

2015年，黨的十八屆五中全會首次提出“國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略”。大數(shù)據(jù)是以容量大、類型多、速度快、價(jià)值高等為主要特征的數(shù)據(jù)集合，并發(fā)展成為對來源分散、格式多樣的數(shù)據(jù)采集、存儲和關(guān)聯(lián)分析，從而發(fā)現(xiàn)新知識、創(chuàng)造新價(jià)值、提升新能力的新一代信息技術(shù)。2021年頒布的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中三次提及“大數(shù)據(jù)”。即 “推動檔案全面納入國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略”“加強(qiáng)大數(shù)據(jù)人工智能等新一代信息技術(shù)在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中的應(yīng)用”“開展新一代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用、大數(shù)據(jù)環(huán)境中電子文件與電子檔案一體化管理研究”。新時(shí)代，運(yùn)用大數(shù)據(jù)推動檔案管理、提升檔案利用效率成為發(fā)展的趨勢，也是推動檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的必然選擇。

1 大數(shù)據(jù)背景下城建檔案管理與利用的主要特征

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈等先進(jìn)技術(shù)在檔案管理與利用中的深度應(yīng)用，為檔案信息化提供了有力的技術(shù)支撐，也深刻地影響著檔案管理與利用的質(zhì)量和效果[1]。尤其是《檔案法》及其《實(shí)施條例》的修訂和實(shí)施，賦予了電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案同等效力，并對電子檔案管理提出明確要求，即采取技術(shù)手段保證電子檔案“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”。

1.1 檔案數(shù)據(jù)信息管理量大

根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)中心（IDC）公布的數(shù)據(jù)顯示，2023年，我國數(shù)據(jù)量規(guī)模達(dá)到76.6ZB，年均增長速度達(dá)到26.3%，為全球第一。其中辦公自動化、業(yè)務(wù)信息化的發(fā)展使電子檔案管理日益成為主要形式。大量具有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)產(chǎn)生，為數(shù)據(jù)存儲治理和分析應(yīng)用提供了可靠的信息源。新一代信息技術(shù)大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，使檔案載體模式發(fā)生了巨大變化，脫離紙質(zhì)等傳統(tǒng)介質(zhì)的電子檔案，產(chǎn)生了龐大的數(shù)據(jù)流與信息流。從電子檔案業(yè)務(wù)類型來看，電子文書類、數(shù)碼照片類、視音頻類等不同類型的檔案數(shù)據(jù)匯聚成龐大的檔案數(shù)據(jù)信息，并呈現(xiàn)快速增長態(tài)勢。從電子檔案存儲能力來看，光盤、磁盤、云盤、網(wǎng)盤等存儲技術(shù)的應(yīng)用，大量電子檔案數(shù)據(jù)信息能夠完整、全面地保存下來，借助相關(guān)讀取技術(shù)可實(shí)現(xiàn)電子檔案信息導(dǎo)入導(dǎo)出。如云技術(shù)應(yīng)用能夠存儲超過1000個(gè)TB的信息容量，且占用空間小。大量電子檔案數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生，需要及時(shí)做好數(shù)據(jù)存儲、分類，為檔案管理與利用提供豐富的信息源。

1.2 檔案數(shù)據(jù)信息管理種類多

檔案數(shù)據(jù)信息反映的是檔案內(nèi)容，檔案內(nèi)容涵蓋范圍廣，使得檔案數(shù)據(jù)信息管理的內(nèi)容種類較多。以城建檔案館為例，館藏的檔案數(shù)據(jù)信息包括文書類、工程類、聲像類、財(cái)務(wù)類、人事類等。《檔案法》及其《實(shí)施條例》均明確提出要做好電子檔案管理與利用工作，確保電子檔案“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”。館藏的電子檔案內(nèi)容包括其內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息及管理過程信息等，要做好電子檔案的全過程管理，要確?！皽?zhǔn)確記錄、可追溯”。大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的應(yīng)用極大地提升了檔案管理的質(zhì)量和效率，電子檔案信息收集、存儲于專題檔案數(shù)據(jù)庫，便于后期的檢索利用。檔案數(shù)據(jù)信息管理種類多，需要根據(jù)不同類型、不同價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)信息采取精細(xì)化的管理模式，為后期檔案利用提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1.3 檔案數(shù)據(jù)信息利用真實(shí)性高

根據(jù)《檔案法》及其《實(shí)施條例》的相關(guān)規(guī)定，移交的電子檔案應(yīng)滿足“真實(shí)性、完整性、可用性和安全性”要求，這也是對檔案數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量要求。且明確賦予電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案同等效力[2]。近年來，隨著我國城市建設(shè)事業(yè)的發(fā)展，大量市政基礎(chǔ)設(shè)施修建、維護(hù)、保養(yǎng)以及新的市政工程項(xiàng)目陸續(xù)開工建設(shè)，產(chǎn)生大量具有保存價(jià)值的檔案資料，及時(shí)將檔案資料進(jìn)行數(shù)字化信息采集，并利用時(shí)間戳、區(qū)塊鏈、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)確保館藏檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性與可用性，發(fā)揮館藏檔案數(shù)據(jù)信息的應(yīng)有價(jià)值。此外，先進(jìn)數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用有力保證了電子檔案信息的真實(shí)性。為維護(hù)日常城市建設(shè)事業(yè)發(fā)展，尤其是為維護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益、提升城市建設(shè)事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供了重要的數(shù)據(jù)信息支撐。檔案數(shù)據(jù)信息采集、分類和管理的真實(shí)性是檔案工作的生命線。注重館藏檔案數(shù)據(jù)化工作，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)強(qiáng)大的分析運(yùn)算能力，在各種數(shù)據(jù)信息之間建立有機(jī)聯(lián)系，使數(shù)據(jù)信息關(guān)聯(lián)度更高，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息流的匯聚，更加全面、完整地展示事物的本真。

1.4 檔案數(shù)據(jù)信息利用效率快

與傳統(tǒng)人工查詢檢索管理和利用檔案效率較低不同，由于大數(shù)據(jù)技術(shù)具有超強(qiáng)的運(yùn)算能力、快速的處理速度。能夠?qū)崿F(xiàn)在海量的館藏檔案數(shù)據(jù)信息中快速檢索到所需的檔案信息內(nèi)容，極大地提升了檔案數(shù)據(jù)信息利用的體驗(yàn)感。在數(shù)據(jù)庫中，各種檔案數(shù)據(jù)信息流匯聚，運(yùn)行速度快，不受時(shí)間與空間的限制。也可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)建立財(cái)務(wù)類檔案數(shù)據(jù)庫、科研數(shù)據(jù)庫、業(yè)務(wù)交流數(shù)據(jù)庫、工程類數(shù)據(jù)庫等，通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)各個(gè)數(shù)據(jù)檔案信息的互聯(lián)互通，能夠高效滿足不同用戶的個(gè)性化檔案利用需求[3]。

2 大數(shù)據(jù)背景下城建檔案管理與利用的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)

2.1 檔案數(shù)據(jù)信息量大，增加了查詢和利用的難度

大數(shù)據(jù)時(shí)代，城市建設(shè)檔案館收集了大量在行政管理、財(cái)務(wù)報(bào)表、項(xiàng)目工程管理過程中產(chǎn)生的大量具有保存價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)信息，如行政管理過程中產(chǎn)生的文本文件數(shù)據(jù)信息、宣傳報(bào)道的網(wǎng)頁數(shù)據(jù)信息、監(jiān)理過程中產(chǎn)生的視頻音頻數(shù)據(jù)信息以及數(shù)碼相機(jī)拍攝的各種圖片數(shù)據(jù)信息等，這些具有保存價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)信息是大數(shù)據(jù)背景下檔案收集、整理的主要對象。海量的檔案數(shù)據(jù)信息增加了檔案收集的難度，也給檔案管理與利用帶來諸多的不便。目前，檔案管理所使用的信息技術(shù)主要是傳統(tǒng)的C/S或B/S單一服務(wù)器系統(tǒng)，檔案數(shù)據(jù)信息存儲備份主要依靠磁盤、光盤等，這些傳統(tǒng)管理技術(shù)模式難以有效滿足多元化的檔案信息查詢利用需求，無法保證新時(shí)代信息查詢的即時(shí)性需求。

2.2 檔案數(shù)據(jù)多源異構(gòu)，增加了系統(tǒng)處理的難度

城市建設(shè)館的館藏檔案管理包括黨群類、行政類、工程類、科研類、財(cái)務(wù)類、影像類等內(nèi)容，每一個(gè)門類的檔案數(shù)據(jù)信息都存在較大的差異性。既有大量的實(shí)物類檔案資料信息，也有大量視音頻檔案數(shù)據(jù)信息、圖片文字表格等檔案數(shù)據(jù)信息。檔案類型多樣，呈現(xiàn)出多源異構(gòu)的顯著特點(diǎn)，增加了檔案管理與利用的難度。根據(jù)電子檔案管理規(guī)范的相關(guān)規(guī)定和要求，網(wǎng)頁、視音頻、表格、文本等非結(jié)構(gòu)化電子文件的數(shù)據(jù)信息也是電子檔案管理的重要內(nèi)容，這些非結(jié)構(gòu)化的檔案數(shù)據(jù)信息越來越多。傳統(tǒng)檔案管理中以“卷”“份”為單位進(jìn)行歸檔管理，受制于空間、地理環(huán)境等因素制約以及受自然環(huán)境因素影響，檔案管理與利用受到了極大制約。在大數(shù)據(jù)背景下，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用成為推動城市建設(shè)檔案館提檔升級的重要技術(shù)支撐[4]。按照“增量電子化、存量數(shù)字化”原則，需要將各種傳統(tǒng)載體的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，豐富檔案數(shù)據(jù)信息源，各種非結(jié)構(gòu)化電子文件所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息共同構(gòu)成了檔案數(shù)據(jù)的多源異構(gòu)，增加了檔案信息系統(tǒng)的技術(shù)處理難度。

2.3 檔案利用需求多樣，增加了檔案管理的難度

近年來，隨著我國城市建設(shè)事業(yè)的快速發(fā)展，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)大幅度提升。2023年，我國市政基礎(chǔ)設(shè)施運(yùn)維市場達(dá)到1.0381萬億元，較2022年復(fù)合增長率為5.3%，市政工程建設(shè)支出也呈現(xiàn)出大幅增長態(tài)勢。城市建設(shè)檔案館收集了大量市政工程項(xiàng)目建設(shè)、維護(hù)過程中產(chǎn)生了大量具有保存價(jià)值的檔案資料，在日常行政管理、項(xiàng)目審計(jì)過程中既會產(chǎn)生各種檔案數(shù)據(jù)信息，也經(jīng)常需要查詢、檢索和利用檔案信息資源，在館藏的檔案數(shù)據(jù)信息中作為其業(yè)務(wù)活動的重要憑證，業(yè)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)及方法提煉的重要載體，并最終用以指導(dǎo)和推動城市建設(shè)事業(yè)發(fā)展。由于城市建設(shè)事業(yè)發(fā)展檔案數(shù)據(jù)信息產(chǎn)生者與使用者不同，存在較大的檔案數(shù)據(jù)信息需求差異，傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)據(jù)信息規(guī)?；?、個(gè)性化需求，增加了檔案管理與利用的難度。

3 大數(shù)據(jù)背景下城建檔案管理與利用應(yīng)對之策

3.1 優(yōu)化：實(shí)現(xiàn)城建檔案資源共建共享

認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》《實(shí)施條例》《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等法律法規(guī)，牢固樹立大檔案管理思維、系統(tǒng)思維，以城市建設(shè)檔案館為城建檔案管理中心，開通城建檔案管理平臺，做好平臺功能設(shè)置，重點(diǎn)是要高效整合城建檔案基礎(chǔ)資源、城建檔案數(shù)字資源和城建檔案管理資源，實(shí)現(xiàn)城建檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息的共建共享。首先，優(yōu)化城建檔案基礎(chǔ)資源。將城建檔案中分散于各科室、各業(yè)務(wù)部門的檔案信息資源整合，把工業(yè)、民用建筑工程檔案資料，市政、公用、交通基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案資料，市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)工程檔案資料以及城市防洪、抗震、人防工程檔案資料資源收集整理。這些城建檔案涉及城市規(guī)劃、環(huán)衛(wèi)、人防、交通等若干部門，要主動做好上門收集，提供業(yè)務(wù)檔案歸檔指導(dǎo)等工作，并按不同檔案信息資源庫分類收集整理，為實(shí)現(xiàn)數(shù)字時(shí)代檔案基礎(chǔ)資源整合和共享奠定基礎(chǔ)[5]。其次，優(yōu)化檔案數(shù)字資源。按照“單軌制”原則要求，高度重視電子檔案“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的標(biāo)準(zhǔn)和要求，建立以互聯(lián)網(wǎng)、云存儲、大數(shù)據(jù)技術(shù)為支撐的城市建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)平臺，按照“增量電子化、存量數(shù)字化”的原則，認(rèn)真做好城建檔案館不同時(shí)期產(chǎn)生的城建檔案信息資源，并按照不同的檔案類型與卷宗，將檔案數(shù)據(jù)信息錄入檔案專題數(shù)據(jù)庫，并將分散的檔案信息資源與專題數(shù)據(jù)有效整合，構(gòu)建由檔案元數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫、原始數(shù)據(jù)庫及共享發(fā)布數(shù)據(jù)庫所構(gòu)成的統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)中心資源庫，并做好館藏檔案的數(shù)字轉(zhuǎn)化和整合，將聲像、視音頻、圖片等各個(gè)載體的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，推動電子文件資源與數(shù)據(jù)資源的整合。最后，優(yōu)化城建檔案管理資源。優(yōu)化是從人員崗位職能和城建檔案管理制度及標(biāo)準(zhǔn)持續(xù)改進(jìn)。以城建檔案業(yè)務(wù)室、聲像室機(jī)構(gòu)為核心，辦公室、財(cái)務(wù)室予以配合，共同做好城市建設(shè)檔案資料的收集、整理以及數(shù)字化工作。按照《檔案法》及其《實(shí)施條例》實(shí)施為契機(jī)，建立一套符合城市建設(shè)行業(yè)檔案管理特點(diǎn)和規(guī)律的檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息清洗、提取，不斷完善檔案數(shù)字化管理制度、標(biāo)準(zhǔn)和要求，指導(dǎo)檔案數(shù)字化管理工作。

3.2 深化：實(shí)現(xiàn)城建檔案信息自動采集服務(wù)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，城市建設(shè)檔案管理部門應(yīng)推動數(shù)字技術(shù)與城市建設(shè)檔案管理業(yè)務(wù)的融合發(fā)展，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，重構(gòu)城建檔案應(yīng)用系統(tǒng)，尤其是城建檔案查詢服務(wù)，要運(yùn)用人工智能、信息檢索等先進(jìn)技術(shù)，通過先進(jìn)的算法，及時(shí)掌握各個(gè)時(shí)期的城建檔案查詢需求，為城建檔案館個(gè)性化服務(wù)提供技術(shù)支撐。首先，深化檔案信息獲取。隨著辦公自動化、工程管理信息化、智能化等技術(shù)的應(yīng)用，使城市建設(shè)事業(yè)得到了快速發(fā)展，數(shù)字信息資源更新快、信息量大、信息源渠道多，呈現(xiàn)出重要信息與“冗余”信息并存，這就需要做好數(shù)字信息采集和抓取，防止被海量“冗余”信息所淹沒和“屏蔽”。大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用與檔案管理工作發(fā)展深度融合起來，利用網(wǎng)絡(luò)動態(tài)數(shù)據(jù)抓取技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)動態(tài)信息監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息資源的自動抓取、自動保存與歸檔。其次，深化業(yè)務(wù)工作流程。大數(shù)據(jù)時(shí)代，科技技術(shù)與檔案管理的深度融合，城建檔案管理呈現(xiàn)扁平化趨勢，利用檔案形態(tài)、日期、內(nèi)容等信息，在技術(shù)與檔案之間達(dá)到融合連接，實(shí)現(xiàn)檔案的自動整理，即時(shí)歸檔。最后，深化檔案信息個(gè)性服務(wù)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，城建檔案管理部門利用數(shù)據(jù)分析與統(tǒng)計(jì)技術(shù)掌握檔案利用動態(tài)，將用戶關(guān)注、使用頻率較高的檔案信息資源及時(shí)推送至前臺，為城建檔案查詢利用提供精準(zhǔn)化與個(gè)性化服務(wù)。

3.3 實(shí)化：實(shí)現(xiàn)城建檔案管理效果共贏多贏

大數(shù)據(jù)時(shí)代，城市建設(shè)檔案管理面臨著檔案數(shù)量增多、需求改變、服務(wù)擴(kuò)展、個(gè)性應(yīng)用，檔案管理應(yīng)堅(jiān)持共贏多贏理念，加強(qiáng)合作，聯(lián)合各方力量共同做好檔案管理。首先，與數(shù)據(jù)服務(wù)商聯(lián)合。城市建設(shè)檔案館要善于利用數(shù)據(jù)服務(wù)商的技術(shù)與人才優(yōu)勢，加強(qiáng)合作，完善檔案數(shù)字資源庫，提升檔案數(shù)字管理水平和質(zhì)量。其次，與檔案形成者合作。大數(shù)據(jù)時(shí)代，城建檔案館要收集更多、更優(yōu)、更全的信息資源，需要主動與市政、市容、環(huán)衛(wèi)等檔案形成者保持良好合作，加強(qiáng)檔案知識普及，贏得學(xué)科、部門的支持配合，增強(qiáng)歸檔意識。最后，與檔案利用者合作。大數(shù)據(jù)時(shí)代，城建檔案館不再是“坐等上門”的被動式服務(wù)，而應(yīng)利用數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計(jì)技術(shù)，透過檔案利用者的習(xí)慣和關(guān)注的重點(diǎn)做好信息需求預(yù)測，提前做好服務(wù)。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案數(shù)字信息安全教育，檔案利用者要嚴(yán)格按照要求做好檔案信息資源的查詢、檢索、利用工作，防止失密、泄密發(fā)生。

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作者簡介：周音娜（1979.7—），大學(xué)學(xué)歷，福建省邵武市城市建設(shè)檔案館館員，從事城建檔案管理。