高校檔案數字化技術應用的問題與對策

［摘 要］隨著數字技術的不斷發展，推動檔案管理的數字轉型已成為新時代檔案發展的必然趨勢。然而，在高校檔案數字化建設與技術應用的實際探索中，仍面臨諸多困難和挑戰。基于此，本文立足高校檔案數字化技術應用的必要性，梳理與分析其發展現狀、面臨的主要掣肘以及未來發展趨勢，進而提出高質量推進高校檔案數字化建設的對策建議。

［關鍵詞］數字技術；高校檔案；應用

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.15.049

［中圖分類號］TP391 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）15-0161-04

0" " "引 言

隨著數字技術在檔案管理工作中的應用，檔案資源的管理、儲存、檢索、傳輸與共享過程變得更加快捷、準確、安全、高效，給高校檔案管理帶來了前所未有的發展機遇和嚴峻挑戰。高校檔案是對高校教育發展的真實記錄，其管理工作不但是提高學校工作質量的重要保障，也是高校管理體系的重要組成部分，其中的數字化發展程度更是衡量高校檔案管理現代化水平的重要指標。然而，隨著高校檔案管理工作的不斷推進，數字技術應用方面也顯示出了諸多問題，亟待研究與解決。

本文立足高校檔案數字化技術應用的必要性，梳理與分析其發展現狀、面臨的主要掣肘以及未來發展趨勢，進而提出高質量推進高校檔案管理數字化建設的對策建議，以期為我國高校檔案現代化管理的提質增效提供價值參考。

1" " "高校檔案數字化技術應用的必要性

我們知道，努力確保檔案資源的安全、完整、有效與真實是高校檔案管理工作的重要目標。我國高等教育規模與質量的快速發展，給高校檔案管理工作帶來了新要求、新任務，檔案數字化建設與技術應用正是高等教育發展新階段檔案管理工作的新要求和新任務，概括來說，推進這一工作的必要性主要表現為以下三個方面。

首先，從工作效益來說，數字化是提升高校檔案管理工作效率的重要手段。檔案資源的形式與載體日趨多元化、復雜化，而以紙質、磁帶、光盤等傳統載體儲存的信息，在檢索、傳輸以及共享等方面存在效率低下、安全性較差等問題。將檔案資源以數字形式儲存，不僅能夠節省大量儲存與維護成本，提升利用效率，還能靈活設置保密權限，強化信息安全，進而從多個方面提高檔案管理工作效率。

其次，從資源共享來說，數字化能夠有效破除信息壁壘，促進高校檔案資源的共享利用。以傳統載體形式儲存的檔案存在嚴重的信息壁壘，而將檔案資源轉化為數字信息后，可通過系統對接進行數據共享，不僅能夠更加便捷地查詢與調用檔案信息，還能迅速擴充信息庫，提高信息質量。此外，相比于傳統紙質檔案，數字檔案能節省大量時間與空間成本，穩定性更強，能夠有效降低檔案在查詢、調用、傳遞過程中被損壞的可能性。

再次，從現代化水平提升來說，無疑數字化是提升高校檔案管理現代化水平的核心要素。我們知道，推進高校治理體系與治理能力現代化，是新時代賦予高校的重大歷史使命，而高校檔案管理現代化是高校管理現代化的重要表現[1]。利用信息技術能夠將龐大的檔案資源轉化為電子數據并完整儲存，而且其能被快速、便捷地進行檢索、調用和分享，極大地提升了檔案材料的使用價值。而且，可以此為抓手，促進規則標準體系、人才隊伍建設、基礎設施建設等的全面完善，整體推進高校檔案管理現代化水平的全面提升。

2" " "高校檔案數字化技術應用的問題

數字技術是處在高速發展階段的新興技術，數字技術在檔案管理中的應用研究也就逐漸成了學界關注的熱點問題。推進高校檔案數字化升級是符合時代需求的必然趨勢，然而在其實際探索實踐中，出現了管理和發展等方面問題，如果不能有效和及時解決所面臨的困難與問題，無疑會成為阻礙高校檔案管理現代化發展的重要掣肘。

其一，缺乏實施數字化技術的專業人才。專業人才是事業發展的基礎，專業化檔案人才是推動高校檔案管理數字化工作順利開展的第一生產要素。目前，部分高校雖然設置了檔案管理數字化工作的相關崗位，但并未對相關專業人才進行專門招聘[2]。此外，由于對數字檔案管理的專業培訓還并未落到實處，導致了高校檔案管理人員業務知識匱乏、熟練度不夠等問題的發生。

其二，缺乏實施數字化技術的規則標準。高校在推進檔案管理數字化的過程中，對于檔案資源的管理權責、日常維護等都需要制定科學、詳細的規則標準，否則不僅會降低檔案信息在交互與分享過程中的有效性與安全性，還會引發檔案管理工作混亂。目前，我國高校對檔案管理數字化規則標準的重視程度還遠遠不夠，這也是造成檔案信息參考價值有限的重要原因。

其三，缺乏實施數字化技術的有效方案。部分高校在推進檔案管理數字化的過程中，由于資金緊張、專業人才不足等原因，導致了多方面的不利結果。比如，檔案信息無法及時被轉化為電子數據，降低了時效性；又如，無法將全部傳統載體上的檔案信息進行數字化處理，進而導致數字檔案信息出現遺漏與空白，缺乏完整性；甚至，信息管理系統的設計也可能存在缺陷，從而影響其運行效率與使用價值[3]。

其四，缺乏實施數字化技術的有效推進手段。雖然推進檔案管理數字化升級已經成為主流趨勢，并獲得了國內高校管理者的普遍認可，但仍有相當一部分參與者并沒有意識到其重要性。此外，信息技術的應用要求實操人員擁有更高的專業素養，若專業培訓、人才招聘等機制沒有配套完善，將導致人員素養和能力達不到高校檔案管理工作的要求，嚴重影響工作效率。

其五，缺乏實施數字化技術的安全保障措施。安全問題是信息技術應用的優先問題，夯實信息安全保障是提升高校檔案管理現代化水平的重要基礎，這不僅需要專業化的人才隊伍，還需要過硬的信息技術水平與完善的管理制度等[4]，否則，一旦信息安全保障出現問題，可能影響檔案信息的真實性、完整性與有效性，導致信息失真、泄露或被非法竊取等嚴重后果產生。

其六，相關基礎設施不夠完善。檔案管理數字化升級需要計算機等硬件設備的支持，同時，這些基礎設施的質量和性能也是影響檔案管理系統功能的重要因素。然而，部分高校在推進檔案管理數字化的過程中，由于經費不足等原因，未及時配備與更新硬件設備，導致設施過于陳舊無法滿足高校的使用需求，從而嚴重阻礙改革進程與工作效率。

3" " "高校檔案數字化技術應用發展趨勢

綜上可見，在我國高校檔案管理數字化建設的探索進程中，還面臨著諸多困難和挑戰，面對如此境況，需要我們不斷總結經驗教訓，從各方面多點發力，努力推動我國高校檔案管理工作創新發展。基于此，有必要總結與梳理我國高校檔案管理數字化的發展趨勢特征，為提出相關對策建議提供支撐。

第一，檔案人才專業化。傳統的檔案管理工作中也重視引培工作的開展，但相對現代化的發展要求來說，對工作人員專業素養與知識儲備的要求還是比較低，對人員的專業培訓內容也相對簡單。在推進數字化升級后，不僅要求實操人員具備一定計算機技術基礎知識，同時還需要針對設備維護、系統維護等專業性較強崗位進行專門招聘人才，否則工作可能無法正常開展[5]。

第二，檔案管理便捷化。傳統檔案資源載體的形式與性能已經被廣為熟知，因此管理起來比較容易。而數字技術對現有高校檔案管理人員來說，還屬于新興事物，工作人員對于數字檔案管理系統的性能、特征等方面的了解程度還遠遠不夠。此外，能夠參考借鑒的管理經驗也十分有限，因此增加了管理難度。

第三，檔案管理智能化。數字技術目前處于高速發展的階段，其對檔案管理工作的影響程度仍在不斷深化。具體而言，主要包括兩個方面：一方面是數字技術在檔案管理中的應用程度加深，包括數字檔案館建設的完善、檔案信息傳輸與同步的速度提升等；另一方面是數字技術在檔案管理中的應用場景拓展。新一代數字技術正在不斷被開發，包括云計算、大數據、人工智能等，這些新興技術在檔案管理中的應用場景也在逐步拓展，為高校檔案管理現代化建設提供了強力支撐。

第四，檔案服務開放化。秉承著開放共享、服務社會的發展理念，借助計算機與互聯網技術，高校檔案管理所涉及的信息體量、服務對象都在迅速擴增[6]。高校檔案管理數字化水平的提升，也更深層次、寬領域、多形式地推動了公共服務、資政服務等功能持續優化，進而使檔案管理工作的社會影響與服務效能不斷擴大，為檔案管理現代化建設添磚加瓦。

第五，資源信息聯通化。以傳統載體形式儲存的檔案資源傳遞效率低下，容易產生信息壁壘，形成資源孤島，嚴重阻礙檔案信息的有效利用。因此，在充分控制查閱、下載、打印等權限的基礎上，不斷推進資源信息高效共享，促進資源信息聯通水平的不斷提升，已成為高校檔案管理實施數字化技術的主要發展形態。

第六，創新與實踐融合化。數字技術是新一輪科技革命下的技術創新產物，而將其應用場景拓展至檔案管理領域則屬于在此基礎上的應用創新。事實表明，我國高校檔案管理數字化已經取得了頗為豐富的實踐效果，推動了工作效率與服務質量的大幅提升，說明新興技術創新與檔案管理實踐的融合度在不斷加深。這種協同互促的良性循環，對于推進我國高校檔案管理工作進一步走向現代化提供了源源不斷的創新動力[7]。

4" " "提升高校檔案數字化技術應用的對策

基于高校檔案管理數字化技術應用的現狀與面臨的主要掣肘，結合其未來發展趨勢特征，文章有針對性地從人才隊伍建設、規則標準完善、安全保障強化等方面提出對策建議，以期為我國高校檔案管理現代化水平的進一步提升提供價值參考。

第一，進一步完善檔案管理專業人才引培機制。隨著數字技術應用不斷深化，檔案管理工作的內容、崗位以及需求等均產生了較大變化。因此，為了使工作人員能夠勝任數字化升級后的檔案管理工作，一方面，需要完善和建立人才引進機制，優化檔案管理人才評價標準，進而達到優化人才隊伍結構與吸才、引才的目的；另一方面，要重視建立員工終身學習的制度機制，以能力發展為導向不斷強化專業素養的培育與培訓，通過創新培訓方法、優化培訓形式、拓展培訓渠道等方式，提升檔案管理人員的理論知識水平與實操能力[8]。

第二，建立健全數字化檔案管理體系的規則標準。數字技術在檔案管理中的應用仍處于探索階段，相關規則標準需要根據實際情況不斷完善，以效益優先原則充分發揮檔案資源的作用，穩步推進數字化檔案建設。一方面，需要明確檔案資源的歸檔類別、保存時間以及相關管理人員的權責界限，制定出更加合理、科學、清晰的標準操作規則。另一方面，應該完善檔案管理工作的組織、協同與檢查機制，確保能夠及時發現并處理檔案管理工作中的疏漏。因此，建立健全數字化檔案管理的規則標準體系對防范相關風險、護航改革進程至關重要。

第三，進一步建立和完善數字化檔案建設的保障措施。推進檔案管理數字化過程中遇到的很多阻礙，比如人才引進不匹配、專業培訓不到位、系統設計不健全等，都與高校決策者制定的政策、資金支持力度等有著密不可分的聯系。政策支持方面，應該適當下放管理權限，為改革掃清制度障礙，同時還要合理制定獎懲規則，讓改革推進者擁有一定程度的試錯豁免權，對于進展快、效果好的改革成果則給予相應獎勵。資金支持方面，應在科學規劃資金使用方案的基礎上，合理滿足推進檔案管理數字化改革的正常資金需求，才能更加高效地推動改革進程。

第四，加大數字化檔案建設的宣傳力度。宣傳檔案管理數字化的背景、理念與現實意義，普及相關理論基礎與實操知識，有利于檔案管理人員正確認識檔案管理數字化的必要性，提升業務的熟練度，對高校的數字化檔案建設與發展有著非常重要的意義。一方面，除了定期開展內部培訓以外，還可以強化與其他單位檔案管理部門的合作與交流，分享檔案管理數字化升級的經驗心得，相互學習、共同進步。另一方面，可以通過新聞報道、網絡媒體等多種渠道宣傳檔案管理數字化的理念、進展等，提升其社會影響。

第五，加強信息安全保障。數字檔案信息的安全風險主要包括信息失真、信息泄密與信息缺失等，其風險特征主要表現為較強的隱秘性、滲透性、動態性與復制性。為了有效防范這些風險，一是要完善數字信息相關法律法規，健全數字檔案管理的標準規則體系。二是繼續優化并廣泛運用可信時間戳的技術、抗合謀數字指紋技術、WORM技術等先進安保技術，為檔案信息安全提供多重技術保障[9]。三是拓寬資金渠道，除了國家財政撥款以外，還應積極引入社會資金，比如社會組織團體、企業、高校校友贊助等。

第六，完善數字化應用的硬件設施。硬件（基礎）設施的優良與否是確保數字檔案管理工作能夠安全、有序、高效開展的重要基礎。對于基礎設施的完善，一是要針對不同檔案資源的訪問頻次、訪問量、內存占用量等特征，采用合適、合格、經濟、優質的存儲設備進行儲存。二是要及時對信息傳輸設備進行維護與更新，同時要重視各類加密技術的應用，防止信息在傳輸過程中被泄露。三是要做好檔案的信息備份工作，以防在操作流轉和使用過程中，導致檔案信息意外丟失或被篡改的情況發生。

5" " "結束語

我國高校檔案管理數字化技術應用升級是推進檔案管理現代化建設的關鍵一環，能夠大幅提升檔案管理工作效率。然而，在其探索與實踐過程中，仍面臨諸多困難和挑戰。本文從人才隊伍建設、規則標準完善、普及宣傳力度、基礎設施建設等方面梳理了我國高校檔案管理數字化的發展現狀及困境，歸納與總結了其未來發展趨勢，包括人才專業化、管理便捷化、工具智能化、服務開放化、信息資源聯通化以及創新與實踐融合化等，并據此提出了高質量推進我國高校檔案管理數字化建設的對策建議。

主要參考文獻

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