如何做好央企內控體系中的合同管理

法律法規的逐步完善對央企進一步提升合同管理工作的質量提出了全新且明確的要求，促進合同管理規范化是央企管理層控制經營風險的重要手段，也是提高央企生產質量和生產效益的重要保障，對央企優化風險控制體系，維護生產經營的合法權益有著重要意義。文章從央企內控體系的角度出發，分析了合同管理的標準化、規范化在企業生產經營過程中的重要作用，并提出幾點優化合同管理的措施，以期提升央企內控水平。

社會不斷進步，央企要想在新的市場環境下保持核心競爭力、引領國民經濟發展，就需要重視內控體系的優化。合同管理作為企業內控體系中的重要一環，保障其標準化、規范化就顯得尤為重要。近年來，國家愈加重視企業的內控體系建設，并出臺一系列的法律法規，明確要求各個企業在內控體系方面的實施與優化。盡管央企在這一過程中取得了一定的工作成效，但由于新技術、新模式在企業管理中的應用以及監管環境愈發嚴格，央企仍然需要不斷地梳理現行的內控體系，把握標準化和規范化兩個重要方面，進一步完善內控體系的適用性。而合同管理作為重要組成部分，對于企業發展的持久性產生著重要影響。在中央與地方巡視組對企業巡查的過程中，所涉及的大部分經濟事項均與企業合同管理有所關聯，如領導干部的經濟責任審計、特別是任中審計與專項審計工作，會重點關注相關經濟合同的全流程管理。因此，規范合同管理不僅是企業管理層分析企業生產經營狀況、核算企業業務發展、控制企業經營風險的重要手段，也是落實企業精細化管理、提升管理效益的重要途徑，對企業提升風險控制水平、維護合法權益起到至關重要的作用。

合同管理標準化及規范化在企業生產經營過程中的重要作用

合同管理是指企業對以自身為當事人的合同，依法進行訂立、履行、變更、解除、糾紛處理以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。

首先，標準化、規范化的合同管理流程可以進一步提升合同執行的有效性，通過明確的合同條款、合同規定，有效規避由于合同執行環節出現的疏漏，避免由于執行的不確定性而引發的合同糾紛與合作延誤。其次，企業合同管理的標準化、規范化可以保障企業簽署合同的合法性、有效性、可執行性，幫助企業進一步識別、管理合同中存在的風險因素，避免由于合同漏洞而引發的糾紛或造成的損失，保證企業的合法權益。再次，標準且規范的合同管理可以有效提升合同管理工作的透明度與可追溯性。通過建立統一的合同管理模板、制定明確的合同審批流程，避免由于工作不透明而導致的人為操控或干擾因素，提升合同管理工作的可控性和有效性。最后，標準化和規范化的合同管理可以促使企業與合作伙伴保持正向、緊密的關系。在合同簽署之前，雙方通過透徹的溝通和達成共識的條款擬定，規避在合同執行中引發的常規問題，加強雙方合作的穩定性。

做好央企內控體系中合同管理的措施

樹立信息化思維 合同管理工作需要順應時代的發展，借助技術手段構建合同管理體系，實現合同電子化管理。央企需要重視信息化思維的樹立，加強宣傳與培訓，將合同管理的各個環節進行數字化、自動化梳理，提高合同管理效率、提升央企整體的管理水平。第一，央企的管理層需結合自身管理需求，選擇當前市場上相應的軟件系統，高匹配度的軟件系統能夠輔助合同創建、審批、執行、監管等工作的推進，并依據合同的具體內容提供相應的分析、數據統計等功能，在減少人工操作工作量的同時提升工作效率。第二，建立數字化合同存檔體系，將傳統的紙質化檔案管理體系逐步轉換為電子文檔管理系統，從而有效規避由于保存不當而引發的合同丟失、損壞風險。同時電子化文檔管理體系可以借助信息檢索技術提升文檔檢索、共享的效率，有效提升合同管理工作的質量。第三，構建合同自動化審批流程。企業通過行政授權，確定合同審批工作的及時性與準確性，減少由于人工操作而引發的錯誤與延誤。第四，借助數據信息的應用分析數據、形成報告。合同管理軟件具有強大的內置功能，可以依據使用人的具體使用需求生成各類數據分析報告，從而幫助企業管理者深入了解當前合同具體的執行情況、企業指標的完成情況等各項數據信息，為企業提供有力的數據支撐、提升決策的有效性。第五，開設移動端審批流程。將合同校驗、審核、批準等工作事項移入移動端操作平臺，并設置合同通過、退回等重要內容，打破空間局限性，提升合同審批效率。第六，加強培訓與推廣工作。深入分析當前內部工作人員的綜合能力，員工提供適宜的合同軟件培訓與指導，通過宣傳視頻、專業培訓等措施，大幅提升員工對辦公軟件的了解。管理層需要明確合同信息化對于央企發展的重要意義，促使員工積極參與企業合同管理的數字化轉型。

加強一體化設計 央企需要加強合同管理的一體化頂層設計，成立獨立的合同管理部門與崗位，專職負責合同管理的統籌協調工作。合同管理部門需要具備獨立性與權威性，在合同管理流程中需要具有決策權，以制定、推動符合企業發展的合同管理制度與流程。第一，以制度為基。企業開展管理工作的重要基礎是管理制度，良好的制度可以支撐著企業的健康發展，因此央企需要依據其管理需求梳理修訂其合同管理制度，制定符合其自身需求的管理規定。同時需要明確合同管理的具體標準需求，制定統一的文本庫、統一的資訊管理體系、統一的合同檔案管理等，做到合同全過程一體化管理。第二，重視系統建設。合同管理平臺需要在原有業務的基礎上，進一步深化其管理過程，利用信息手段完善管理程序，將合同管理與業務管理進行有機結合，提升央企整體內控水平。同時優化預警機制，通過搭建智能化合同管理系統，進行關鍵環節預警提示，保障企業合規合法生產經營，降低企業的運營風險。第三，以數據為導向。在簽署合同之前，需要充分利用各項數據信息，以有效分析企業的經營管理情況，依據數據分析結果調整企業戰略發展規劃，優化企業管理制度，提升企業管理效率。為了實現合同全流程管理，需要重視事前、事中、事后管理監控機制，以降低合同的履行風險。通過信息化系統的優化建設，規范央企合同付款流程，加強審查工作。同時需要重視合同監督管理，以落實改善相關制度，定期、不定期對央企內部合同管理工作進行突擊檢查，并分析合同信息系統的使用情況，以明確當前合同管理工作中存在的不足，當發現問題時需要及時上報處理，及時溝通，綜合央企的發展需求與業務需求優化系統，進一步提升合同管理的一體化建設，提升合同管理的整體水平。

拓展實用性功能 信息管理部門不僅需要深入市場，尋找與企業管理需求相契合的信息管理平臺，還要隨著企業的發展實時進行優化，維護企業整體的管理質量。在管理平臺功能定位尚未完全清晰的階段，可以考慮先優化操作界面，提升操作的直觀性、降低操作難度，同時增添更多的操作指引與操作幫助，以提升員工對操作平臺的使用能力。然后，逐步擴大并完善平臺各項功能，比如在合同管理平臺中引入合同模板與自動化生成功能，以滿足客戶對合同生成的不同需求；在合同模板中需要依據自身的實際需求自定義編輯字段，以建立符合企業實際需求的合同內容；增加審批流程與電子簽名的功能，以逐步引導企業建立信息化、電子化管理體系；借助互聯網創建審批流程，并將合同發至合作方進行審核，從而提升合同審批工作的效率；為用戶增添合同審批流程通知，以及時處理合同，可以通過短信提醒、郵件提醒、通知提醒等措施；為用戶提供優質的合同數據分析功能，輔助其了解合同簽訂、執行的具體情況，依據合同的數量、簽訂時間、合同金額等數據統計相關管理指標，并即時生成報表。另外，央企信息管理部門還需要在企業發展的過程中逐步整合其他相關聯的數據平臺，比如營銷管理系統、財務管理系統等等，從而提高跨部門溝通的效率。

做好合同保密工作 合同管理信息化平臺的建立在給企業合同管理工作帶來便利性的同時，也可能導致合同管理工作存在一定的信息安全風險，因此需要重視信息安全管理，保障合同管理工作的準確性。在信息時代央企管理層需要充分認識到信息安全的重要性，明確合同信息的價值與敏感性，深入分析合同管理中各個環節存在的風險因素。第一，制定科學的合同信息安全管理制度與流程，明確各個部門在信息管理中的權責，保障合同信息的保密性、完整性、可用性。第二，加強合同管理信息保護措施，借助信息技術的發展，落實物理保護、技術保護措施，實現合同信息的加密、訪問設置、備份、恢復等功能，有效保護合同信息的安全性。第三，重視合同信息安全的培訓工作，提升工作人員信息安全意識，提高信息安全相關技能，確保技術人員能夠正確處理合同信息管理。第四，建立合同信息安全事件快速響應機制，針對突發事件需及時應對處理，最大程度降低影響、減少損失；第五，同時保障合作伙伴的信息安全。

加強平臺風險監測 企業要想在信息技術發展的背景下進一步促進信息安全，就需要加強平臺風險監測機制的優化，在完善其內部控制體系的基礎上，借助信息技術的發展進一步提高企業合同管理的現代化水平，開發針對平臺風險監測的信息化風險管理體系，提升對各個風險的控制能力；借助信息技術及時識別合同履行過程中存在的違約風險，并確認合同的履約情況，進一步提升合同管理工作質量。

合同管理標準化、規范化是央企保持其核心競爭力的重要手段，需要依據實際需求采取科學的合同管理措施，以有效維護央企生產經營的合法權益，有效規避合同糾紛問題，實現可持續發展。

（作者單位：中國能源建設集團江蘇省電力設計院有限公司）