醫院科研檔案管理的邏輯必然、現實困境與邏輯進路

摘 要：科研檔案在醫院治理體系中發揮著載體、憑證等基礎作用，如何做好科研檔案高質量管理成為新的時代課題。本文認為，在實踐中，醫院檔案管理存在著管理方式較為粗放、數據治理能力不足、檔案開放與產權之間的矛盾突出、服務能力較弱的問題，需要進一步優化科研檔案治理模式、推動數字化轉型、動態平衡知識產權和檔案開放、在強化服務能力建設上下功夫，推動檔案治理走向現代化。

關鍵詞：醫院科研檔案；現實困境；治理

科研檔案是指科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、結題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、圖像、音頻和視頻等各種形式和載體的文件材料及標本、樣本等實物[1]。近年來，國家對科技檔案重視程度越來越高，2020年9月，修訂后的《科學技術研究檔案管理規定》從內容、機制和措施上規定更為明確，措施更加有力，為科研檔案規范化管理指明了方向。醫院科研檔案具有推動醫學技術創新、服務社會大眾的重要作用，需要從醫療事業發展的大局出發，做好醫院科研檔案的標準化建設。

1 醫院科研檔案管理的邏輯必然

科研水平是醫院間競爭的核心，做好科研檔案規范化管理，有利于發揮檔案在助力科研水平提高、塑造競爭新優勢方面的重要作用。

1.1 醫院科研檔案是知識聚集的富礦

這些檔案是科研人員在醫學研究中的知識成果，原始數據、分析報告、研究成果的形式存在是大量科學經驗的總結和提升，對于提高醫學技術水平，豐富科技資源儲備具有重要意義。管好用好這些好經驗好做法，能夠啟迪智慧、拓展思維、推動技術進步和提升，避免無效重復，實現資源優化配置。

1.2 醫院科研檔案是重要的歷史憑證

醫院科研檔案內容豐富，主要包括項目指南、申報書、立項批復、任務合同書、進展情況報告、工作總結報告、研究成果和結題書面通知等。項目完成情況需要以任務合同書為參考依據，財務審計需要審計報告、決算報告等相關支出憑證等。另外，這些文件在技術定型、再生產或發生知識產權爭端時也可發揮依據憑證作用[2]。

1.3醫院科研檔案是實現治理現代化的基礎

醫學研究是實踐—理論—再實踐—理論創新—再實踐的反復認識過程，通過不斷地消化、吸收和利用前人成果而逐步豐富和發展起來，總體呈螺旋式上升過程，科研檔案具有的真實性、原始性和可用性特征，能促使醫院醫療技術水平提高，進一步弘揚和傳承科學家精神，凝聚推動進步的強大力量，特別是隨著大數據、人工智能等技術的快速發展，更有利于加強科研檔案知識保護與內涵挖掘，推動醫院傳承精華與守正創新，實現高質量發展。因此，科研檔案在推動醫院治理能力和治理體系現代化方面具有獨特作用。

2 醫院科研檔案管理的現實困境

2.1 管理方式較為粗放

醫院科研課題從立項到結題大多需要1—3年時間，檔案從建檔、收集和歸檔也需要耗費1—3年時間，這對檔案管理體系建設提出了更高要求。但是，醫院對科研檔案管理制度的更新不及時，科研檔案數量增長與制度供給不充分的矛盾逐步顯現。比如，缺乏有針對性的“三合一”管理制度，科研工作者無法對照標準進行標準化的收集和歸檔，導致科研課題材料不完整，外表不美觀，甚至造成材料丟失，從而影響后續辦理科研課題結題、驗收和申報科研獎項的開展。再比如，檔案管理體制頂層設計不夠，“重管輕用”的傳統思想限制了制度轉型，檔案開發利用制度不健全，科研檔案發揮價值的空間不夠廣闊。

2.2 數據治理能力不足

隨著檔案管理進入數據化時代，醫院檔案治理模式發生根本性轉變，檔案數據共享開發利用成為大勢所趨，但是醫院科研檔案數據管理尚處于初級階段，主要表現在：一是共享能力較弱。檔案查詢利用還處于“借閱”階段，專題數據庫建設、專網共享與數據共享尚未破題，檔案信息化成果未能發揮潛能。二是數據分級不夠充分。《科學技術研究檔案管理規定》《國家科技重大專項文件歸檔與檔案管理規范》未對科研檔案進行明確分級，由于缺乏統一的分級標準，各醫院對科研檔案分級管理標準不盡相同，阻礙了檔案數據的共享利用。三是科研檔案數據管理質量不高。《科學技術研究項目檔案管理規范》（DA/T 2-2023）規定：與科研項目管理系統、其他相關業務系統等相互銜接，接口具備數據封裝、傳輸、檢測、反饋、標記等基本功能。但是大多數醫院科研檔案管理與其他關系系統銜接不夠緊密，處于“數據孤島”狀態，檔案數據流動性不夠。四是安全治理體系不夠完善。科研檔案不同于其他類型，具有保密性強、知識產權性高的特點，但是醫院科研檔案安全建設較為薄弱，主要表現為：網絡安全責任制落實不到位、安全防護措施不到位和安全設施建設不到位等。

2.3 檔案開放與產權之間的矛盾突出

《科學技術研究檔案管理規定》中明確指出“科研檔案的開發利用應當嚴格按照制度執行，符合知識產權保護要求，涉密科研檔案的開發利用應當遵守國家有關保密規定”。《檔案法》《檔案法實施條例》規定：利用檔案不得違反有關知識產品保護規定。上述法律在科研檔案產權和開放利用的平衡上未給予明確表述，缺乏相對成熟的利用開放規則，造成醫院檔案利用與產權之間存在不可調和的矛盾，多數醫院基于產權保護的需要，不敢開放有關檔案資源，即給利用者帶來查詢利用的困難，又無法發揮科研檔案在助力醫院高質量發展方面的作用。

2.4 科研檔案服務能力較弱

科研檔案開發是提升服務能力的關鍵所在，《規定》要求各單位要加強對科研檔案資源的深度開發工作。目前，醫院科研檔案服務能力與科研需求還有較大差距，主要表現在：一是檔案利用服務機制不健全。對醫院、科研人員的利用需求知之甚少，還處于提供“查詢服務”階段，科研檔案信息的精準性、及時性和有效性難以保證。二是檔案編研破題不充分。科研檔案資政服務功能未能充分發揮，圍繞醫院重大科研項目、攻關項目和科研難點提供檔案資政服務的水平較低，編研成果服務效能不夠。三是檔案開發模式較為陳舊。檔案開發局限于出版、展覽、音視頻制作，方式較為單一、服務效果不明顯；科研服務、科研誠信的能力水平不夠，未能發揮檔案助立科研誠信的作用。

3 醫院科研檔案管理的邏輯進路

科研檔案管理要按照“四個好”“兩個服務”的目標定位，強化精細化管理，優化治理方式，推動治理能力的提高。

3.1 優化科研檔案治理模式

制定并嚴格落實科研檔案管理的“職責清單”“責任清單”“任務清單”，不斷完善管理機制。一是強化科研檔案管理頂層設計。成立科研檔案工作領導小組，統籌謀劃科研檔案管理工作，同時將檔案工作融入干部日常考核內容。要理順工作責任制，建立從科研人員、科室和檔案室三者歸檔責任，確保檔案閉環管理。二是強化責任情況。要建立科研檔案“三合一”制度，科學制定檔案分類方案，以在科研活動中形成的各種形式、各種載體的全部檔案為對象，明確本單位科研檔案分類方法和檔號編制要求。合理確定文件材料的歸檔范圍，在進一步規范科研文書檔案的同時，重點做好照片、錄音、錄像、網頁信息和實物等門類文件材料歸檔范圍和保管期限表的研究編制工作，確保科研檔案能夠全面系統地反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌。全面分析和鑒別文件材料的利用價值、憑證價值和查考價值，準確判定保管期限[3]。三是明確科研檔案的發展規劃。把科研檔案工作擺在更加突出位置，在項目立項、實施、管理和驗收等環節制定配套措施，健全工作機制，加強全周期管理。要加強標準化管理，嚴格各項材料歸檔規范，對歸檔內容細致把關，構建完整的科研檔案資源體系。

3.2 推動科研檔案工作數字化轉型

一是強化科研檔案共享平臺建設。加強醫院內部科研檔案與其他系統的有效銜接，將檔案資源延伸到科研人員和團隊，優化查詢利用路徑，為科研工作提供及時的檔案查詢通道。要適時加強科研檔案的醫院外共享，建立科研檔案共享制度，強化共同利用與研究，發揮好科研檔案潛在的價值。二是加強檔案數據分級管理。參照數據分級行業標準及《檔案信息系統安全等級保護定級工作指南》，科研檔案數據與檔案管理級別設置的基本原則為：程度適當、過程覆蓋、自主與強制相結合及動態調整[4]。根據醫院技術分級標準，做好科研檔案的劃控與開放，做到既滿足醫療事業發展需求，又符合知識產權得法規要求。三是加強數據安全體系建設。針對檔案數據收集、存儲、傳輸和共享等環節的安全風險與隱患，建立醫院科研檔案工作責任制，健全數據安全治理體系，建立檔案數據全生命周期的數據安全技術保障手段。要聚焦檔案利用、數據共享與使用等重點治理場景，研究探索科研檔案數據管理的負面清單及安全保障技術要求，促進檔案數據的安全合理流動。

3.3 動態平衡知識產權和檔案開放

檔案開放是檔案信息和知識的傳播過程，需要明晰產權歸屬，確保所有權人的合法利益。科技檔案的內容具有知識產權屬性，應當受到知識產權保護。當前，醫技水平成為醫院競爭的核心因素，需要加強科技檔案得開放與研究。要堅持制度先行，從夯實工作基礎、強化制度落實、優化工作機制、聚焦重點領域等方面努力，不斷提升醫院知識產權保護工作水平，激發科研工作者創新創造活力。要完善檔案利用規則，醫院在利用科技檔案過程中，需要征求產權所有者的同意，消除產生知識產權問題的隱患。同時，醫院要動態調整知識產權保護力度，深入實施知識產權轉化運用，推動知識產權許可轉讓，切實增強保護創新的能力水平。

3.4 強化醫院科研檔案服務能力建設

檔案開發利用是實現檔案服務能力提升的主渠道，要深入挖掘科研檔案得時代價值，用真理精神引導群眾樹立正確的科學觀。一是創新利用服務機制。建立以醫生和群眾為導向的科研檔案服務體系，定向把握醫生科研所需所盼，在資源建設、服務手段創新上下功夫。比如，對照醫院高質量發展的醫學轉型、學科建設、醫學教育創新、專科人才培養、國際醫療服務和疑難病例等方面，對照科研檔案結構，提供服務信息的精準性、及時性和有效性。二是提升編研服務質效。要細致謀劃編研選題，針對檔案編研選題不夠開闊、研究不夠深入、結合科研工作不緊密等問題，通過深入調研、以編促研等方式，圍繞醫院重大科研項目和實踐所需，拓寬檔案編研路徑，提高檔案編研水平。比如，根據某一學科研究需要，通過編纂科研匯編融入對策建議，實現從資政參考到推出深加工成果的質變。三是創新開發利用形式。著眼于醫院文化軟實力建設，通過舉辦專欄和拍攝專題片等形式，展示醫院科研成果。比如，在中國醫師節等節點推出年度科研人物展、科研成果展等，展示成果、激發科研動力。要根據《關于進一步加強科研誠信建設的若干意見》得要求，積極發揮科研檔案在助力誠信建設方面的作用，通過提供原始檔案材料、印證研發過程等形式，推動科研誠信走深走實。進一步優化全宗設計，建立科研名人全宗、重大攻關項目全宗等形式，更好地服務于科學家精神的傳承。

3.5 扎實做好科研檔案管理的保障措施

一是在資金投入上下功夫。充分認識做好科研檔案管理工作的重要性，發揮醫院資金優勢，加大對檔案事業發展的投入，足額安排保護專項經費，支持科研檔案信息化、規范化和標準化建設，提高資金使用效益，確保有限的資金花在刀刃上。二是在人才隊伍建設上下功夫。積極引進各類高層次人才，通過公開選拔、統一招考等方式，面向社會招錄檔案專業優秀人才，尤其是信息化建設人才，著力構建高層次的檔案管理隊伍。加強繼續教育培訓，結合檔案工作人員不同年齡的結構層次，采取多種培訓形式，滿足不同檔案人員的培訓需求，使檔案工作者相互交流經驗、互相取長補短，提高管理水平。三是加強基礎設施建設。提高檔案室基礎設施的水平，做好檔案管理設施定期檢修和更換，更新配備空調、加濕機和除濕機，安裝庫房溫濕度監測系統，推動科研檔案管理走向現代化。

結語

檔案工作承擔“存史資政育人”的重要使命，醫院要充分認識檔案工作的重要性，尤其重點做好重大科研項目檔案的管理工作，切實做好檔案工作與科研工作同部署、同實施、同檢查，為助力科技創新和科研管理規范開展發揮檔案作用。要加強科研檔案利用體系建設，規范利用流程，解決好產權和利用的不平衡，創新信息化利用新模式，為科技工作者創造良好環境。

參考文獻

[1]董淑珍.淺談國家檔案局、科技部第15號令對科研檔案管理的影響[J].檔案管理，2021（11）：03-05.

[2]畢建新.發揮科研檔案作用助力科技強國建設[N].中國檔案報，2022（08）：05.

[3]段志飛.民航局為“三合一”制度確定“時間表”[N].中國檔案報，2023（12）：11.

[4]馮慧敏.檔案管理與數據管理的協同研究：分類分級視角[N].中國檔案，2023（05）：20.

作者簡介：韓倩（1986—），碩士研究生學歷，濟南市中西醫結合醫院副研究館員，研究方向：電子文件管理、人事檔案管理、醫療檔案數據共享等。