教育改革背景下高校學生檔案規范化管理研究

摘 要：進入新時代，教育也要不斷推進改革以應對時代發展所帶來的挑戰，而高校學生檔案規范化管理作為高校開展學生工作的重要組成部分，對于提升育人質量、提高人才培養水平至關重要。因此，高校學生檔案規范化管理具有十分重要的現實意義，然而部分高校在開展學生檔案管理過程中仍然存在著學生檔案規范化管理理念滯后、重視程度不足、管理體系不健全、管理人員專業素養有待提升及管理的信息化程度有待增強等問題。為此，應該強化學生檔案規范化管理的重要性，革新管理理念。完善高校學生檔案管理體制，提升管理實效性。強化高校學生檔案管理隊伍建設，提高專業化水平。提高學生檔案信息化管理水平，增強服務創新性，才能助力高校育人水平與服務水平的提高，助力教育改革。

關鍵詞：教育改革；學生檔案；管理；路徑

高校學生檔案規范化管理既反映了高校的服務水平，也是高校育人水平的重要體現。進入新時代，在教育改革背景下，規范和創新學生檔案管理模式，能夠客觀、科學地記錄學生的成長情況，反映學生的發展軌跡，助力教育改革，也是提高檔案管理水平的更好體現，對于實現立德樹人任務、樹立優良學風具有重要意義[1]。

1 教育改革背景下高校學生檔案規范化管理的現實意義

1.1 有益于客觀的評判反映學生的綜合素養

當今高等教育的發展要求對學生的培養不僅側重于學生智育的發展，還強調德育的成長。學生檔案是記錄學生入學情況、學業習得、實踐活動、獎懲及心理健康的重要載體，能夠多維度地反映學生在校期間的表現。因此，學生檔案具有重要的作用。高校學生檔案規范化管理與否，決定著學生檔案的質量和反映效能。加強規范化的檔案管理，能夠更加科學、準確、客觀且多維度地反映學生在大學期間的成長經歷和學業發展狀況，對于學生而言更有益于總結學段經驗、反思個人不足，對綜合地審視和評價個人的成長具有十分重要的價值和現實意義。

1.2 有益于更好地利用學生檔案推動教育改革

高校教育教學效果的評價方式和方法是多元的，不能僅立足于課堂維度去評價學生，這樣是無法全面反映學生的成長和發展，也無法客觀地反映高等教育的育人實效，不利于推動高等教育改革。學生檔案是對學生學業發展及德育發展的綜合反映，學生的專業技能比賽、文化藝術活動、志愿服務等都記錄在檔案中，是對于課堂教學評價的有效補充。規范化的檔案管理則能夠真實有效地反映高校教育的育人質量和教育體系中存在的不足和短板。因此，加強高校學生檔案規范化管理則有助于為學校教育改革提供有效的參考和客觀的依據，助力高校的可持續發展。

1.3 有益提升高校學生就業推薦的效度

高校學生檔案是對學生大學期間在學業發展、專業技能、思想道德及心理素質等經歷的系統而全面的記錄。學生檔案在學生求職過程中具有重要作用。用人單位遴選人才需要對錄用人員進行全面的考察，除了通過面試環節考察個人能力之外，還會通過查閱學生個人檔案對學生素養、思想道德等方面進行審查。因此，加強高校檔案規范化管理有助于提升高校學生檔案的效度和學生擇崗的成功率，有助于用人單位全面了解學生的具體情況。

2 教育改革背景下高校學生檔案規范化管理的基本內容

2.1 高校學生檔案的接收

高校學生檔案接收是學生檔案管理的重要環節之一，尤為重要。新生需要將個人檔案密封并加蓋高中學校公章，以進一步保障高中檔案的完整性和安全性，采取統一郵寄或自帶的形式送達高校。在新生完成入學手續后一個月內，由二級學院主管班級輔導員及學工辦開展學生檔案審核，重點審核檔案材料是否齊全、審核檔案內容的真實性和審核檔案信息是否有誤，并及時反饋審核結果便于更正或完善。審核無誤的檔案統一按照要求送交學校檔案室集中保管。

2.2 高校學生檔案的整理

新生入學后，各學院應及時對學生入學材料登記，整理學生檔案清單留存電子版和紙質版，將檔案根據學校要求統一編號入庫存儲，如有檔案缺失及時補辦，以進一步保障檔案的規范性[2]。在畢業前將學生的學年鑒定表、成績單、學士學位申請表、實習鑒定表、正式黨員檔案、各類榮譽證書的評審表、各類實踐活動的獲獎評審表、學生違紀處分及學籍異動等材料一并歸入檔案。對于學籍有異動情況的要及時更新調整，確保檔案信息的準確性和完整性。

2.3 高校學生檔案的調閱工作

學生檔案是了解學生和掌握學生基本情況的重要參考內容之一，通過檔案可以了解學生的教育背景、成長閱歷等相關內容，為學工及教育工作的開展提供更為堅實的資料保障。為此，學生檔案管理部門要做好檔案歸檔和調閱手續的相關工作，便于實現學生檔案的二次利用。對于部分應征入伍學生的檔案也要規范管理，及時做好登記和移交，便于檔案調閱。為了更好地推動學生就業，檔案管理部門還要簡化檔案調閱流程，助力用人單位完成檔案調閱及政審工作。

2.4 高校學生檔案的轉遞工作

學生檔案轉遞工作在每年的畢業季開展，對于升學、就業和暫不就業人員的檔案進行整理轉遞。轉遞工作涉及數量多、對接單位多，需要根據不同類型的畢業情況分類制定檔案郵寄標準和流程表，以進一步保障檔案轉遞的科學性和安全性。涉及學生轉遞的地址、接收單位的信息等多項內容，需要認真核對確保信息準確無誤。如有二次改派或臨時暫緩郵寄的檔案，也要建立規范的郵寄流程和管理制度，保證檔案轉遞工作能及時高效地完成。

3 教育改革背景下高校學生檔案管理現存問題

3.1 檔案規范化管理重視程度不足，理念滯后

首先，部分學校沒有給予相應的資金支持，檔案管理部門無法實現硬件的更新換代，沒有投入充足及專業的人員隊伍，現有的教職工對檔案管理水平有限，極大程度地限制了檔案管理的規范性和高效性。其次，部分高校的檔案管理理念滯后，缺乏創新性。大部分檔案管理工作始終采取傳統的管理方式，既難以適應教育改革的要求，又難以滿足學校發展的需要。導致檔案閱檔和歸檔工作效率低下、調閱程序煩瑣等。

3.2 檔案規范化管理體系不夠健全

部分高校檔案管理體制不健全，嚴重影響了學生檔案歸檔和檔案的利用效率。主要體現為部分學校沒有完善的檔案管理制度，檔案管理流程較為煩瑣，造成了人力資源的浪費和人員贅余的現象。還有責任主體不明確，存在檔案管理歸屬多頭分工，缺乏有效的合作和交流機制。因此，學生檔案在接收、整理、調閱及轉接方面存在諸多漏洞，導致學生檔案管理不規范或丟失，給學生造成諸多困擾和不便，導致檔案管理部門在學生心中的地位不斷下降。

3.3 部分高校學生檔案管理隊伍建設較為滯后

學生檔案管理人員的業務水平是檔案管理質量高低的重要影響因素，部分高校學生檔案管理人員的專業素養差強人意。首先，部分學校針對學生檔案管理人員的培訓不足，致使部分檔案管理者的理論素養較低，難以應對檔案管理工作的要求。其次，學生檔案管理者缺乏交流溝通的機會。學校沒有為學生檔案管理者創造更多的學習機會，檔案管理者的創新能力尤其是解決問題的能力不足。最后，部分高校檔案管理隊伍人員不足。現有人員難以有效支撐當下的檔案管理工作，工作效率不足。

3.4 部分高校學生檔案管理的信息化程度有待增強

部分高校學生檔案管理仍然采取傳統的檔案管理模式，以紙質檔案的接收、整理、調閱和轉遞為主，工作信息化水平較低，無法滿足當前檔案借閱量日益增多和學生需求多元化的要求。傳統檔案管理方式比較耗費人力物力，工作效率低下，部分高校學生檔案管理平臺信息化功能開發不足，教師和學生不能訪問平臺，僅有工作人員可以登錄平臺開展工作，這既不利于師生調閱檔案，也不利于檔案的二次利用。

4 教育改革背景下高校學生檔案規范化管理路徑

4.1 革新管理理念，強化檔案規范化管理的重要性

思維模式和管理理念決定行為方式。在教育改革的時代背景下，學生檔案管理理念和重視程度決定著學生檔案管理的水平及結果。信息化時代的發展要求檔案管理更加規范化且具有一定的創新性，需要不斷革新檔案管理理念。因此，高校學生檔案管理者要擺正心態、樹立服務意識，加強規范化管理。首先，要高度重視學生檔案的管理工作。對檔案管理的政策、制度、流程及學生分時段檔案管理的側重點等內容定時定期進行宣傳和解讀。要引導高校學生檔案管理的責任人認識到檔案管理的重要性及其價值及對學生未來發展的影響。其次，要革新管理理念。采取先進的管理模式，規范檔案管理的流程和制度，進一步提升檔案管理效能。要充分結合高校學生檔案管理的特點和實際，革新管理模式，運用現代化手段提升管理的便捷性。

4.2 提升管理的實效性，完善高校學生檔案管理體系

完善高校學生檔案管理制度是提升檔案規范化管理、優化學生檔案管理工作質量的重要策略。首先，高校分管學生檔案管理的主要負責人和相關領導要高度重視，按照《檔案法》《高等學校檔案管理辦法》等相關文件的要求，結合校方學生檔案管理的工作實際分析學生檔案管理的問題和短板，制定“有針對性、可操作性的管理制度，明確各工作環節的細則和標準，讓相關工作人員明確自身職責和工作范圍”[3]，以規避資源浪費和人員贅余現象。其次，明確主體責任制，完善協同制度。加強學生檔案管理的監督和執行力，促進學生工作部、就業部門、研究生部和各學院之間的協同合作，優化學生檔案信息交流機制，及時做好學生檔案的接收、調閱、整理和轉遞工作，確保檔案管理的安全和完整。

4.3 提高專業化水平，強化高校學生檔案隊伍的建設

學生檔案管理人員的工作水平至關重要，直接決定著檔案管理質量的高低。因此，高校要加強AYwr854+mmUV6alGxIzEyg==對檔案管理人員隊伍的建設，多措并舉地提高檔案管理者的業務能力。首先，開展常態化培訓。提升檔案工作者的專業技能和理論知識。依托校方平臺，針對檔案管理中存在的問題開展業務培訓，尤其是“加強相關人員對信息技術設備、管理方法、前沿技術與工作理念等方面的學習和理解”[4]，提高檔案管理者發現問題和解決問題的能力。其次，創造機會促進檔案管理者進行交流和學習。積極為學生檔案管理者提供走出去學習交流的機會，拓寬視野，以掌握先進技術和理論。最后，充實學生檔案管理隊伍。遴選一些業務素質扎實、工作能力突出、理論底蘊深厚的人員充實到學生檔案管理隊伍當中，加強隊伍的組織保障。

4.4 增強服務創新性，提高學生檔案信息化管理水平

提高學生檔案管理的信息化水平，增強服務創新性，對檔案規范化管理至關重要，既能降低管理成本，也能提升管理效率。為此，建議高校檔案管理部門建立信息化管理平臺。依托信息化管理平臺將紙質檔案轉化為電子檔案，提升檔案的利用率，有助于檔案的調閱和審查。此外，提升檔案信息化管理平臺功能的開發，授予學生和教師相應的使用權。學生可以及時了解和查閱自己的檔案，實現復印、借閱等便捷化操作。教師亦可以通過檔案全面了解學生，做好學情分析。

參考文獻

[1]張中妍.高校學生檔案管理服務的創新研究[J].大眾文藝，2023（02）：211-213.

[2]馬仁杰，李銀銀.新形勢下學生檔案管理的若干思考[J].中國檔案，2023（07）：44-45.

[3]賈艷芳.高校學生檔案管理工作的探討——以南京財經大學紅山學院為例[J].教育觀察，2023，12（04）：29-31+39.

[4]陳令杰.淺談高校學生檔案管理存在的問題及對策[J].文化產業，2023（03）：16-18.

作者簡介：邢佳歡（1992—），大學學歷，寧夏醫科大學檔案館助理館員，主要從事人事檔案，學生檔案，文書檔案查詢利用整理工作。