大數據背景下文書檔案的收集、整理與利用模式創(chuàng)新策略

摘 要：本文從大數據時代文書檔案管理呈現的新業(yè)態(tài)出發(fā)，認為文書檔案在整理與利用方面存在收集體系不健全、整理標準化不足、制度化建設有待加強、信息化建設滯后和開發(fā)利用水平較低等問題，需要從思想認識、制度建設、信息化建設、深度開發(fā)等方面加強，著力構建現代化文書檔案治理體系和治理結構，更好地服務于現代化國家建設。

關鍵詞：文書檔案；歸集；整理；利用

文書檔案整理與利用是重要的檔案基礎業(yè)務，是檔案資源體系的基石。伴隨大數據時代的來臨，文書檔案管理的對象、方式和方法發(fā)生一定的變化。檔案部門需要從時代背景出發(fā)，分析文書檔案管理呈現的新形勢和存在的問題，尋求解決之道，推動文書檔案治理體系現代化。

1 大數據背景下文書檔案管理呈現的新業(yè)態(tài)

伴隨社會結構的變遷和技術水平的進步，文書檔案呈現新的特征。

1.1 資政輔政性

隨著《檔案法》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的深入落實，檔案管理部門積極圍繞黨委政府重點工作、經濟社會發(fā)展重大事件及群眾關注度高的熱點問題，深入研究有重要參考價值的文書檔案，精準搞好參謀服務，確保提出的意見和建議能真正發(fā)揮資政效果。同時，檔案資源逐步上升為“理性經驗”，更多治理智慧和時代價值得以展現出來，提升了文書檔案的社會影響力。

1.2 檔案電子化

《關于構建數據基礎制度更好發(fā)揮數據要素作用的意見》指出，數據作為新型生產要素，是數字化、網絡化和智能化的基礎，已快速融入生產、分配、流通、消費和社會服務管理等環(huán)節(jié)，深刻改變著生產方式、生活方式和社會治理方式[1]。電子文書檔案作為重要的信息資源和生產要素，在社會治理方面具有舉足輕重的作用。特別是檔案信息化的深入推進，文書檔案正走向“數據質態(tài)”，檔案利用效率加快，成為數字中國建設的重要數據來源，在社會治理中發(fā)揮著越來越重要的作用。

1.3 共享利用化

建設好覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系，是檔案工作的重要任務。當前，檔案數據開放利用已成為大勢所趨，文書檔案共享利用的條件逐步成熟。有的部門建立區(qū)域性的檔案利用中心，整合轄區(qū)內開放文書檔案資源，實現檔案服務的精準化和便捷化。共享利用需要較強的分級管理和安全防護水平，相關部門也正積極探索有關實現路徑，文書檔案服務效力顯著提高。

2 大數據背景下文書檔案的收集、整理與利用過程中存在的問題

2.1 文書檔案收集環(huán)節(jié)不健全

目前，大多數單位均實行立卷制，綜合檔案室在收集文件材料時由于重視程度不均衡，往往會出現歸檔資料收集不齊全和不完整的現象。一是對于綜合部門來說，有的人員常態(tài)化歸檔意識不足，對領導批示辦結文件未能及時收回或做好記錄，導致部分文件丟失或者不齊全，對歸檔工作造成困難。二是收集對象主要集中在單位的發(fā)文、會議紀要和部分上級文件，但本單位的規(guī)定、通知、辦法、領導講話及其他重要材料未能及時收集整理，造成具有重要作用的檔案文件不齊全與不完整的情況。同時，歸檔范圍執(zhí)行不夠有力，分不清歸檔和不歸檔的文件，把一些非直接形成、不屬于原始記錄性或不反映工作活動的文件資料等不加鑒定地移交綜合檔案室，嚴重影響了檔案收集的質量[2]。

2.2 文書檔案整理標準化不足

檔案的規(guī)范化標準化整理是檔案收集的基本要求。《歸檔文件整理規(guī)則》確定文書檔案分類方案主要有年度—機構（問題）—保管期限和年度—保管期限—機構（問題）兩種三級分類方法。同時提出文件量少的單位可以采用“年度—保管期限”的二級分類方法。但是，大多數單位的檔案管理員為兼職，整理歸檔知識較為缺乏，不了解檔案立卷歸檔的具體要求和做法，有的檔案收集后沒有進一步整理，所以立卷歸檔工作破題不夠，不能按時移交綜合檔案室，造成大量檔案的積壓、丟失和損壞[3]，不利于文書檔案歸檔工作的開展。

2.3 制度化建設有待加強

文書檔案收集整理是一項技術性與規(guī)范性較高的工作，涉及環(huán)節(jié)多、部門多，流程性要求嚴格，同時也面臨著組織領導不夠有力、歸檔意識較低等問題的挑戰(zhàn)。目前，一些單位出現制度化與規(guī)范化建設不足的問題，影響文書檔案標準化建設的質量。一是整理歸檔制度缺失。傳統的文書檔案歸檔制度側重于收集與整理，缺乏利用環(huán)節(jié)的制度建設，檔案價值無法充分發(fā)揮，特別是隨著信息化建設的深入，數據流通加快，如何規(guī)范檔案數據有效利用勢在必行。同時，制度約束力不足，對出現的工作質效低、進展緩慢等問題缺乏必要的處罰力度。二是工作規(guī)范缺失。文書檔案涉及部門多，需要部門間加強溝通協調才能完成，但在實際工作中，溝通不暢限制了歸檔水平的提高。比如，銜接與溝通不充足造成在用紙、書寫及版式等方面統一性不夠，不利于歸檔效率的提升。加之，以件為單位的整理規(guī)則造成各個檔案之間缺乏緊密的聯系，文件資料零散化，加上信息資料和案卷目錄制作不規(guī)范，分類雜亂等問題，影響文書檔案整體的工作質量。

2.4 信息化建設水平有待提高

近年來，檔案信息化建設逐步向深層次發(fā)展，但文書檔案信息化建設還無法適應時代發(fā)展，主要表現在：一是檔案數據流通性不足，共享建設較為滯后，檔案價值發(fā)揮空間較為有限。二是檔案備份能力不足，多數檔案管理系統停留在初始階段，檔案安全防護和備份建設不夠，檔案資源被泄露的風險較高。三是缺乏信息化管理理念，對文書電子檔案重視程度不夠，習慣于傳統方式歸檔整理，電子檔案收集利用層次較低，不利于電子檔案單套制推行。四是檔案信息化基礎薄弱，多數單位沒有獨立的檔案管理系統，多依靠OA系統進行管理，文書檔案專業(yè)化程度較低。

2.5 開發(fā)利用能力欠缺

文書檔案是重要的資政參考資料，加強對文書檔案的研究，有助于總結經驗、提升社會治理效果、發(fā)揮好檔案資政育人的成效。但文書檔案蘊含的社會治理經驗和建設成果等長期未能得到有效開發(fā)，檔案價值未能釋放出來，其原因主要為：一是開發(fā)利用人才缺乏，檔案工具性上升為治理性的認識不到位，利用多停留在查詢階段，缺乏必要的知識儲備應對檔案開發(fā)工作。二是開發(fā)方式較為單一。多數單位通過展覽、匯編形式開發(fā)，但是對背后蘊含的治理經驗闡釋不到位，檔案資政效果不明顯。三是檔案育人價值進展緩慢。文書檔案是重要的精神文明建設資源，是弘揚社會主義核心價值觀的重要素材。多數單位對文書檔案育人價值重視程度不夠，對于如何用檔案凝聚力量辦法不多，檔案價值發(fā)揮廣度有待提高。

3 大數據背景下文書檔案的收集、整理與利用模式創(chuàng)新路徑分析

做好新時代文書檔案的管理工作，要以“三個走向”為指引，以“四個好”“兩個服務”為目標，扎實做好思想、制度和管理等方面的轉型，以新理念促進文書檔案管理提檔升級、高質量發(fā)展。

3.1 轉變觀念，以改革創(chuàng)新精神破解難題

一是要充分認識做好文書檔案管理的價值。文書檔案是資政育人工作的基礎，是推動檔案治理體系和治理能力現代化的重要保障。只有從源頭抓好文書檔案的收集與整理，才能確保國家檔案資源的齊全完整，進而有效服務經濟社會發(fā)展。在建設現代化國家的新征程上，文書檔案中蘊含的社會治理經驗、管理方式將源源不斷地啟發(fā)智慧，推動社會進步。二是要強化做好文書檔案管理的責任擔當。以更優(yōu)機制堅持和加強對文書檔案工作的領導，健全完善的工作機制，在資金保障、人才培養(yǎng)、設施建設方面狠下功夫，著力構建上下貫通、執(zhí)行有力、融合發(fā)展的工作格局。三是加強督導考核。提高文書檔案管理的力度，細化歸檔材料類別及歸口部門，對檔案歸集中出現的合格率低、整理質量不達標等問題及時督導整改，激發(fā)管理的內生動力。四是加強常態(tài)化培訓。堅持問題導向，針對文書檔案和業(yè)務檔案實操開展培訓，從文件材料的分類、排列、蓋章、填寫歸檔章到編目、裝盒等檔案歸集的全流程，對培訓人員進行一對一、面對面的業(yè)務指導，著力夯實檔案人員內功。

3.2 制度先行，以規(guī)范化為引領提升質量

一是做好“三合一”制度建設。按照要求，對機關檔案分類進行合理劃分，采用年度、機構（問題）和保管期限等分類項相結合的方法，以本單位在公務活動中形成的各種形式、各種載體的檔案材料進行分類，確定不同門類、載體或形式檔案的分類方法，確保檔案分類科學合理。明確檔案材料歸檔范圍，按照各門類檔案整理規(guī)范要求，依據檔案材料能夠全面、系統地反映機關主要職能活動的原則，明確各門類文件材料的檔案范圍，保證檔案材料的完整性。準確劃分檔案保管期限，在分析和鑒別文件材料的利用價值、憑證價值和查考價值的基礎上，判定檔案的保管期限[4]。二是建立有效溝通機制。加強內部協作，文書檔案涉及部門要提高政治站位，切實按照文書檔案整理標準進行移交，對共同完成的部分要步調一致、標準一致，提高歸集效力。三是加強常態(tài)化收集。安排專人負責資料收集、整理、立卷和歸檔工作。不定期地開展檔案歸集，對接收的檔案進行分類、整理、編目和裝盒，確保管理臺賬齊全。四是做好規(guī)范化標準落實。結合《檔案法》《實施條例》及《歸檔文件整理規(guī)則》等法律法規(guī)，優(yōu)化文件收集、整理和查閱等環(huán)節(jié)。細化檔案歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)的管理，確保檔案歸檔文件分類科學、整理符合要求，真正做到整齊規(guī)范，排列有序，查找方便，實現檔案管理有章可循、有據可依。

3.3 模式轉型，以整體性思維促進標準化

一是探索集中歸檔整理模式。為破解檔案整理不達標問題，檔案主管部門可以采取集中時間、集中地點和集中培訓的方式，統一開展文書檔案的整理工作，破解檔案標準化不足的問題。在集中整理中，對重要的文書檔案進行數字化加工并移交綜合檔案館，對專業(yè)性較強的檔案可進行異質備份，提高檔案管理的安全性。二是打造共享模式。適應數字中國建設要求，在文書檔案分級管理的基礎上積極融入區(qū)域數字化建設和平臺共建，為檔案賦能經濟發(fā)展開拓廣闊空間。鏈接文書檔案管理系統與政務大數據平臺，在身份核驗和授權的基礎上推動資源共享與利用，打通服務社會最后一公里。在此過程中，要加強檔案數據安全建設，適時引入區(qū)塊鏈和人工智能等技術，強化數據安全保管，防止檔案丟失或被篡改。

3.4 信息化為要，以數據化提高管理水平

一是穩(wěn)步推進文書檔案的數字化建設。按照“存量數字化、增量電子化”的指導思路，全面對傳統載體檔案進行數字化，高質量推進檔案數字化和檔案信息化掃描、著錄、掛接等工作，夯實文書檔案數據化管理的基礎。二是高質量推進數字檔案室建設。按照《數字檔案室建設評價指標》的要求，以電子文書檔案“單套制”改革為突破口，努力建設基礎設施完備、系統功能齊全、數據資源豐富、保障體系健全和服務應用廣泛的數字檔案室。文書檔案數字檔案室包括檔案管理、文檔管理、數字化處理、檢索查詢和安全管理等主要功能模塊，并且具有權限控制和審批流程等特點，實現電子檔案的存儲、管理、查詢和利用，保證文書檔案信息的真實性、完整性和可靠性。三是大力實施專題數據庫建設。借助檔案管理系統資源分類管理和大數據挖掘技術，在傳統的“卷”“件”管理模式的基礎上，通過人名、事件、類型和地點等多個數據維度重新對檔案進行標簽化定義，打造獨具特色的數據庫，推動文書檔案利用率提升。

3.5 資政育人，充分釋放檔案潛在價值

一是強化資政服務。圍繞黨委政府的中心工作，在重大戰(zhàn)略和關鍵事項上發(fā)揮檔案價值，做到中心工作在哪里，檔案服務就跟進到哪里。圍繞社會治理經驗，管理部門可從文書檔案中梳理社會治理的決策文件和過程，梳理其成效和經驗，為有關決策提供參考。需要注意的是檔案管理部門要從匯編思維中走出來，加強經驗歸納與總結，提供更高質量的資政參考。二是發(fā)揮育人功能。善于運用文書檔案“發(fā)言”，通過展覽陳列、新媒體傳播等方式，將檔案中的優(yōu)秀元素展示出來。要圍繞人民群眾對優(yōu)秀傳統文化的需求，推出有檔案特色、社會影響力、人民群眾所喜聞樂見的主題活動，將沉睡的文書檔案轉換為鮮活的育人教材。如圍繞醫(yī)學科普活動，可將檔案中的有關知識制成短視頻，發(fā)揮新媒體傳播的優(yōu)勢，滿足人民群眾的文化需求。

結語

在新征程上，檔案管理部門要以推進《檔案法》和《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》貫徹實施為契機，加大文書檔案工作數字化轉型和現代化建設力度，要立足資政育人，以更大力度推動開發(fā)利用，在服務大局上推動“死檔案”變“活信息”，在以檔育人上推動“舊檔案”變“新故事”，充分發(fā)揮文書檔案的價值。做好全面歸檔與規(guī)范管檔，以更高標準提升檔案治理效能，推動文書檔案資源實現量的提升和質的優(yōu)化，在服務中心大局中展現新擔當與新作為。

參考文獻

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作者簡介：張繼東（1976—），大學學歷，淄博市衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展中心副研究館員，研究方向：大數據時代檔案管理和利用。