數字時代國企檔案管理的創新與研究

摘 要：隨著數字時代的來臨，國企檔案管理面臨著前所未有的挑戰與機遇。本文旨在探討數字化時代國企檔案管理的創新方法，分析數字化、網絡化、智能化等技術對檔案管理的影響，并提出相應的管理策略。首先，本文介紹了國企檔案管理的現狀及其存在的問題；其次，闡述了數字時代檔案管理的創新策略，包括數字化檔案管理策略、網絡化檔案管理策略、智能化檔案管理策略和其他創新策略；最后，結合實際案例，對創新策略進行了深入分析和研究。

關鍵詞：數字時代；國企管理；檔案管理；創新研究

檔案是企業的重要信息資源，對于國企而言，檔案管理不僅關乎企業的歷史傳承和文化積淀，還直接影響到企業的運營效率和競爭力。在數字時代背景下，國企檔案管理面臨著諸多挑戰，如檔案整理效率低、存儲空間浪費、檢索煩瑣等問題。國企檔案管理工作的信息化建設是時代發展的必然要求[1]，隨著大數據、云計算和人工智能等技術的不斷發展，國企檔案管理也迎來了創新發展的機遇。

1 國企檔案管理現狀及問題

1.1 國企檔案管理現狀

當前，國企檔案管理普遍采用傳統的紙質檔案管理方式，然而這種方式在實際運用中暴露出了諸多弊端，面臨著多方面的挑戰。一方面，紙質檔案由于其物理特性，容易受潮、受損和丟失，難以長期保存。檔案紙張容易受到環境因素如濕度、溫度的影響而發生變形、褪色，甚至霉變。此外，頻繁的搬運和查閱也增加了檔案丟失和損壞的風險。這些風險都嚴重威脅到檔案的完整性和長期保存性。另一方面，傳統的紙質檔案管理方式效率低下，無法滿足現代企業對檔案快速檢索和高效利用的需求。隨著企業規模的擴大和業務的增加，檔案數量急劇增長，手動翻閱紙質檔案進行檢索變得越來越不現實。不僅浪費大量的人力物力，還嚴重制約檔案信息的有效利用。國企在檔_{+cff10MbcGKyeOky7nIjYA==}案管理方面存在一些其他問題。如部分國企對檔案管理的重視程度不夠，缺乏專業的檔案管理人才和先進的管理理念。導致檔案管理水平低下，檔案信息的開發利用不足。同時，檔案管理系統也不完善，信息化程度低，難以實現檔案信息的共享和協同工作。這不僅影響了檔案管理的效率和質量，還制約了國企的可持續發展。另外，檔案安全保密工作也存在一定的隱患。傳統的紙質檔案管理方式在信息安全保障方面存在嚴重不足，容易發生信息遺失、被泄露和非法訪問等問題。這對國企的商業秘密和國家安全構成了潛在威脅。因此，根據目前國企檔案管理現狀中存在的不足，加強企業的檔案管理工作就必須對企業的檔案管理進行創新 [2]。

1.2 國企檔案管理存在的問題

1.2.1紙質檔案管理方式的弊端。紙質檔案管理方式存在諸多弊端。紙質檔案容易受潮、受損，難以長期保存，對于需要長期留存的檔案來說，這是一個巨大的挑戰。紙質檔案檢索起來非常煩瑣，需要手動翻閱大量文件，效率低下，無法滿足現代企業對信息快速檢索的需求。紙質檔案占用大量物理空間，隨著檔案數量的增加，存儲空間成為一大難題，不僅增加管理成本，還給企業運營帶來不便。紙質檔案在信息安全方面還存在較大隱患，容易丟失或被非法復制，難以保證信息的機密性和完整性。

1.2.2檔案管理重視程度不夠。由于缺乏對檔案管理的足夠重視，很多國企往往沒有建立完善的檔案管理制度和流程，導致檔案信息的收集、整理、歸檔和利用等環節存在諸多漏洞。這不僅影響檔案管理的效率和質量，還使得檔案信息難以得到充分利用，無法為企業決策和發展提供有力支持。由于缺乏專業的檔案管理人才和先進的管理理念，國企的檔案管理水平往往較低，難以適應現代企業對檔案管理的要求。

1.2.3y/Jg91LnVsCUkpl0sBVNjg==檔案管理系統不完善。當前，許多國企的檔案管理系統缺乏統一的標準和規范，檔案管理流程混亂，信息歸檔不規范。系統信息化程度低，無法實現檔案信息的快速檢索和高效利用，嚴重制約了檔案管理的工作效率。同時，檔案管理系統與其他業務系統的集成度不足，形成信息孤島，阻礙了企業的信息流通與共享。更為嚴重的是，一些檔案管理系統缺乏必要的安全保障措施，容易受到外部攻擊和數據被泄露的威脅。因此，完善檔案管理系統、提升信息化水平、加強安全保障已成為國企亟待解決的重要任務。

1.2.4檔案信息安全保障不足。由于缺乏足夠的技術支持和投入，許多國企的檔案管理系統存在安全隱患，容易受到黑客攻擊和病毒入侵，導致檔案信息被泄露、篡改或丟失的現象發生。不僅嚴重威脅企業的信息安全和商業秘密，還可能給企業帶來巨大的經濟損失和聲譽風險。部分檔案管理人員缺乏信息安全意識和技能，未能有效執行信息安全管理制度，也增加檔案信息安全的風險。因此，加強檔案信息安全保障工作，提高技術水平和管理能力，制定并執行嚴格的信息安全管理制度，是國企檔案管理亟待解決的重要任務。

1.2.5檔案管理與業務流程脫節。在實際工作中，檔案管理往往被視為一個獨立的環節，與企業的采購、生產、銷售等業務流程相互割裂，導致檔案信息的錄入、整理和利用無法與業務流程同步進行。這種脫節現象不僅降低了檔案管理的工作效率，還影響了檔案信息的準確性和完整性，使得檔案信息無法真實反映企業的運營情況。更為嚴重的是，這種脫節可能導致企業在決策和規劃時缺乏可靠的數據支持，從而增加了運營風險。因此，國企在檔案管理中應加強與業務流程的整合，確保檔案信息能夠及時、準確地反映企業的實際運營情況，為企業的可持續發展提供有力支撐。

2 數字時代國企檔案管理的創新策略

2.1 數字化檔案管理策略

2.1.1建立電子檔案庫。國企可以通過建立電子檔案庫，將檔案以電子形式存儲，并通過網絡訪問和檢索[3]。通過專業的掃描技術和OCR文字識別技術，將大量的紙質檔案精確地轉化為數字信息，提升檔案的可讀性和可搜索性，為后續的統一管理和長期保存奠定了堅實基礎。引入先進的文檔管理軟件，使得檔案管理人員能夠對電子檔案進行更為細致的分類、標簽標注和索引編制。這些操作進一步優化了檔案的組織結構，提高了檔案的利用效率和檢索的準確性。這一系列的改革措施確保了國企檔案資源的完整性和安全性，也為企業內部各部門之間的信息共享與協同工作提供了便利，從而推動了國企整體運營效率的提升。

2.1.2完善檔案數字化常態機制。檔案數字化轉型的必要性是破解國企檔案管理面廣量大、事多人少、智慧功能不足等矛盾的有力手段 [4]。實現檔案數字化常態機制，需要定期更新數字化檔案庫，包括新增數字化檔案、更新檔案信息等。此外，通過制定數字化檔案的標準和流程，確保數字化檔案的質量和準確性。同時，制定嚴格的數字化檔案標準和流程是不可或缺的環節。這些標準和流程能夠指導檔案數字化的每一個環節，確保操作規范、數據準確，從而有效提高數字化檔案的整體質量。更好地保護珍貴的檔案資源，為企業或機構提供更高效、便捷的檔案服務，推動檔案管理水平的全面提高。

2.1.3強化檔案管理的系統性。建立完善的檔案管理系統，實現檔案信息的收集、整理、歸檔和利用等環節的自動化和智能化。同時，加強檔案管理與其他業務系統的集成，打破信息孤島，實現企業內部的信息共享和協同工作。通過這種方式，確保各部門之間能夠實現順暢的信息共享與高效的協同工作，從而提升企業整體的運營效率和響應速度。

2.2 網絡化檔案管理的策略

2.2.1制定網絡化檔案管理規劃。國企應根據自身情況和需求，制定詳細的網絡化檔案管理規劃。包括確定檔案管理的目標、制訂實施計劃、明確投資預算、選擇合適的技術和工具等。規劃應充分考慮企業長遠發展需求，并與企業整體信息化戰略規劃相協調。在規劃過程中，不僅要著眼于當前的業務需求，還要考慮企業的長遠發展目標，確保檔案管理規劃與企業整體的信息化戰略緊密銜接，共同推動企業向更高效、更智能的方向邁進。

2.2.2.建立網絡化檔案管理平臺。構建一個統一且集成的網絡化檔案管理平臺是實現高效網絡化檔案管理的核心。平臺不僅應涵蓋檔案信息的收集、組織、存儲、檢索及共享等核心功能，還需滿足國企內部多部門、眾多用戶間的協同工作需求。更為重要的是，平臺應擁有卓越的安全性和穩定性，確保每一份檔案信息在傳輸和存儲過程中萬無一失，為國企的檔案管理提供堅實的技術支撐和保障。

2.2.3實施紙質檔案數字化轉換。國企紙質檔案數字化轉換工作尤為重要且迫切。包括利用先進的掃描技術、OCR識別技術及圖像處理技術，將紙質檔案精確地轉化為電子文檔，有效保護原始檔案，減少因頻繁翻閱而造成的磨損，提高檔案的查詢效率和利用率。在數字化轉換過程中，對電子文檔進行相應的元數據采集和標引工作，實現網絡化查詢和利用。為確保數字檔案的真實性和完整性，應在整個轉換過程中嚴格遵守相關標準和規范，確保每一步操作都嚴謹和細致，為國企打造一個高效、便捷、安全的數字化檔案管理環境。

2.3 智能化檔案管理策略

2.3.1制定智能化檔案管理規劃。國企要明確智能化檔案管理的目標、任務和具體實施方案，確保智能化檔案管理的推進有計劃、有步驟。規劃應包括智能化檔案管理的技術選型、系統架構、功能模塊和數據安全保障等方面的內容。

2.3.2搭建智能化檔案管理平臺。國企要搭建一個集成化、智能化的檔案管理平臺，該平臺應具備自動化、智能化的檔案管理功能，如自動分類、智能檢索、數據挖掘等。同時，平臺還應支持與其他業務系統的無縫對接，實現檔案信息的共享和協同利用。

2.3.3推進紙質檔案數字化。加快國企檔案數字化與信息化是實現創新的關鍵[5]，國企要對現有的紙質檔案進行數字化處理，包括掃描、OCR識別和數據錄入等，將紙質檔案轉化為可供智能化管理系統處理的數字檔案。數字化過程中要保證檔案信息的真實性、完整性和可用性。

2.4 其他創新策略

2.4.1引入人工智能技術。國企可以引入自然語言處理、機器學習和深度學習等人工智能技術，對檔案信息進行智能化處理和分析。如利用自然語言處理技術對檔案文本進行自動摘要、關鍵詞提取等操作；利用機器學習技術對檔案信息進行分類和聚類；利用深度學習技術對檔案圖像進行識別和解析等。

2.4.2加強智能化檔案安全保障。國企需要建立完善的安全保障體系，確保智能化檔案管理系統的安全可靠運行。包括加強物理安全、網絡安全、數據安全和應用安全等方面的防護措施，制定完善的安全管理制度和應急預案，提高應對安全事件的能力。

2.4.3提升檔案管理人員素質。國企需要加強對檔案管理人員的培訓和教育，提高他們的專業素質和管理能力。特別是要加強檔案管理人員在智能化檔案管理方面的知識培訓，使他們能夠熟練掌握智能化檔案管理系統的操作和維護技能。

3 數字時代國企檔案管理創新實踐案例

3.1 某大型國企數字化檔案管理實踐

某大型國企針對傳統檔案管理方式存在的問題，采用數字化檔案管理系統進行改革。通過引入先進的數字化技術和設備，將紙質檔案轉化為數字格式，并建立完善的數字化檔案管理系統。該系統實現檔案信息的在線管理、檢索和利用，大幅提高檔案管理效率和質量。同時，該企業還加強對數字化檔案的安全保護，采取多種措施確保檔案信息的安全性。

3.2 某能源企業網絡化檔案管理實踐

某能源企業為了實現檔案信息的共享和利用，建立網絡化檔案管理平臺。該平臺整合了企業各部門的檔案信息資源，實現檔案信息的在線共享和協同工作。通過網絡化檔案管理平臺，企業員工可以快速查找和利用檔案信息，提高工作效率和協作效果。同時，該企業還借助網絡化檔案管理平臺推動知識管理體系的構建和完善。

3.3 某制造企業智能化檔案管理實踐

某制造企業為了提高檔案管理效率和優化檢索體驗，引入了智能化檔案管理系統。該系統運用人工智能、機器學習等技術對檔案信息進行自動化整理、智能檢索等操作。通過智能化檔案管理系統，企業員工可以快速準確地找到所需的檔案信息，提高了工作效率和滿意度。同時，該系統還為企業提供了數據挖掘功能，有助于發現檔案之間的關聯和規律，為企業的決策和發展提供有力支持。

隨著數據化時代的不斷發展，國企檔案管理已經發生深刻的變化。傳統的檔案管理方式，如純手工收集、整理、保管和查閱已無法滿足大數據時代的需求。檔案數據的類型已經從紙質擴展到視頻、電子數據等多元形式，且數量急劇增加，這使得檔案的收集、保存和管理更加復雜。因此，國企檔案管理必須適應這一變化，充分利用大數據技術，實現檔案管理的數字化、信息化和智能化。隨著技術的不斷進步和應用場景的不斷拓展，國企檔案管理將迎來更多的創新機遇，迎來更為廣闊的創新空間和發展前景。國企需要抓住這些機遇，不斷探索和實踐，以實現檔案管理的現代化和高效化。國企檔案管理在未來有著巨大的發展潛力，只要企業能夠緊跟時代步伐，抓住技術機遇，勇于探索和實踐，就一定能夠實現檔案管理的現代化和高效化，為企業的持續健康發展提供有力支持。

參考文獻

[1]宋志彬.信息化時代下國企檔案管理的創新與研究[J].文化產業，2023（07）：34-36.

[2]毛蒨瑜.國企檔案管理工作創新探討[J].辦公室業務，2016（20）：120.

[3]曹莉.信息化時代下國企檔案管理的創新與研究[J].現代企業文化，2023（32）：17-20.

[4]蘇瑋，楊繡寧，龐文迪.檔案基礎業務數智化服務平臺關鍵技術及應用探究[J].辦公自動化，2023，28（18）：52-54.

[5]馬婧.國有企業人事檔案管理工作面臨的困境和對策探討[J].現代經濟信息，2015（15）：90.

作者簡介：劉佳（1991—），大學學歷，陜西陜煤曹家灘礦業有限公司，主要從事檔案管理工作、數字化檔案管理。