干部人事檔案數(shù)字化安全防范研究

摘 要：干部人事檔案數(shù)字化是適應新時代干部人事檔案管理的現(xiàn)實需要，有利于強化干部人事監(jiān)管管理，實現(xiàn)干部人事檔案資源共享。首先，本文從干部人事檔案數(shù)字化工作內(nèi)容、規(guī)則和機制等方面，全面分析了干部人事檔案數(shù)字化工作的內(nèi)容；其次，從干部人事檔案實體、數(shù)據(jù)、場所、人員及技術(shù)等五個方面全面闡述了檔案數(shù)字化安全風險內(nèi)容及隱患；最后，在深入分析的基礎(chǔ)上提出綜合防范干部人事檔案數(shù)字化安全措施，不斷提升干部人事檔案管理質(zhì)量和水平。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；檔案數(shù)字化；安全防范

檔案數(shù)字化是指利用計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)和高速掃描技術(shù)等手段，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化實現(xiàn)檔案管理是信息研究與利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變，極大地提高了檔案管理工作的效率，提升檔案管理服務質(zhì)量和水平。《檔案法》及《實施條例》均提出要“開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作”“保證檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量和安全”。2018年頒布實施的《干部人事檔案工作條例》，為進一步落實全面從嚴管理干部提供了根本保證。該《條例》也明確提出要“按照國家相關(guān)技術(shù)標準”“將干部人事紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字圖像和數(shù)字文本”。與傳統(tǒng)干部人事檔案管理相比，干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)、利用及管理過程中面臨著網(wǎng)絡穩(wěn)定性、數(shù)據(jù)完整性和訪問非法性等諸多非傳統(tǒng)安全因素威脅。因此，必須確保干部人事檔案的真實、完整和安全[1]。

1 干部人事檔案數(shù)字化工作內(nèi)容

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確提出，到2025年，我國“檔案信息化建設(shè)再上新臺階”“檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型”“縣級以上綜合檔案館檔案數(shù)字化率達到80%”。這些詳細規(guī)定和要求，為新時代干部人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展進一步明確了時間表、任務書和路線圖，為做好干部人事檔案數(shù)字化工作指明了發(fā)展方向，明確了工作重點，提供了根本遵循。

1.1 干部人事檔案數(shù)字化工作內(nèi)容

干部人事檔案數(shù)字化包括紙質(zhì)和膠片等傳統(tǒng)檔案處理和數(shù)字化處理兩個主要過程（見圖1）[2]。將紙質(zhì)檔案進行整理編碼和檔案補缺，然后進行檔案數(shù)字化處理。包括數(shù)據(jù)著錄、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)復審、數(shù)據(jù)上傳和數(shù)據(jù)備份等。經(jīng)檔案數(shù)字化處理后，將數(shù)字信息上傳至干部人事檔案管理信息系統(tǒng)，為檔案查詢、檢索、利用搭建平臺。從干部人事檔案數(shù)字化過程來看，主要涉及的內(nèi)容包括：數(shù)字轉(zhuǎn)化，即將傳統(tǒng)載體檔案轉(zhuǎn)化為“0”“1”表示的二進制代碼，實現(xiàn)計算機讀寫和存儲。再建立數(shù)字化檔案檢索目錄，以結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化形式存儲于干部人事檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案數(shù)字化信息內(nèi)容遷移至干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，借助局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等形式，實現(xiàn)干部人數(shù)檔案數(shù)據(jù)信息互聯(lián)互通，為干部人事檔案管理提供檢索、查詢和利用奠定基礎(chǔ)。

1.2 干部人事檔案數(shù)字化工作規(guī)則

1996年以來，國家就檔案數(shù)字化工作陸續(xù)出臺了一系列法律法規(guī)和標準規(guī)范，為新時代干部人事檔案數(shù)字化工作提供一系列科學規(guī)則保障。《檔案法》及《實施條例》提出“保證檔案數(shù)字化成果和安全”的要求；《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》規(guī)定檔案數(shù)字化服務_{IC6mM/22ih0UR9X8JolDQ1IFKgpg1QVyEH276bNkMFA=}機構(gòu)的資質(zhì)、人員、技術(shù)、設(shè)備、場所及保密檢查等安全管理要求；《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護定級工作指南》明確檔案信息系統(tǒng)安全保護等級劃分原則內(nèi)容，還規(guī)定檔案信息系統(tǒng)安全等級保護定級報告制度。此外，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《電子檔案單套管理一般要求》等，均就檔案數(shù)字化工作提出具體規(guī)則要求，為干部人事檔案數(shù)字化工作提供有力保證。

1.3 干部人事檔案數(shù)字化工作機制

根據(jù)檔案工作、人事工作及數(shù)字化工作的實際需要，干部人事檔案數(shù)字化應堅持真實性、完整性、可用性和安全性原則，要按照全周期原則，確保干部人事檔案數(shù)字化業(yè)務流程規(guī)范、合理。同時，也要堅持依法管理、分級負責、集中管理、方便利用和安全保密等具體要求，落實干部人事檔案數(shù)字化工作機制。

2 干部人事檔案數(shù)字化安全問題

《檔案法》中有24處提及“安全”，安全是做好干部人事檔案數(shù)字化工作必須要堅守的底線，也是一條絕不能突破的紅線。

2.1 干部人事檔案實體風險

按照“存量數(shù)字化、增量電子化”原則，當前的重點工作是既要做好已存儲歸檔的紙質(zhì)、膠片等實體干部人事檔案數(shù)字化，也要按照“單軌制”原則，做好新增干部人事檔案電子化。其中，實體檔案數(shù)字化過程中面臨著各種安全風險。根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》的規(guī)定，干部人事紙質(zhì)檔案數(shù)字化前需要確定掃描頁、編制頁號和拆除裝訂等，在這些環(huán)節(jié)或步驟推進與實施過程中，需要對原有的干部人事紙質(zhì)檔案進行出庫、拆除裝訂、再裝訂和歸還入庫等，極易造成干部人事紙質(zhì)檔案紙張折疊、破損、裝訂不規(guī)范或者被遺漏等安全風險。

2.2 干部人事檔案數(shù)據(jù)風險

干部人事檔案數(shù)字化就是將紙質(zhì)檔案或者其他載體的檔案利用計算機技術(shù)，將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號，并按照干部人事檔案管理要求進行著錄、數(shù)據(jù)上傳和遷移等，使得干部人事檔案數(shù)據(jù)信息面臨著失泄密、被篡改或非法訪問等安全風險。首先是信息采集不完整。未按照標準掃描、分辨率達不到要求、目錄數(shù)據(jù)庫（數(shù)據(jù)字段內(nèi)容、類型、長度）不符合規(guī)定等，導致采集的數(shù)據(jù)信息不能全面反映干部人事真實狀況。其次是信息數(shù)據(jù)失泄密。干部人事檔案保密性強，數(shù)字化安全保密要求高，但由于參與干部人事檔案數(shù)字化人員多，接觸面大，極易在數(shù)字化過程中發(fā)生失泄密風險事故[3]。再次是信息運行受攻擊。干部人事檔案網(wǎng)絡系統(tǒng)運行條件要求高，斷電、磁場等都會影響網(wǎng)絡運行。

2.3 干部人事檔案場所風險

干部人事檔案數(shù)字化運行、管理場所也是易導致安全風險的重要因素。一方面，檔案館（室）館藏的檔案數(shù)據(jù)應存放于恒溫恒濕的標準庫房，存儲檔案數(shù)據(jù)信息的磁盤、光盤介質(zhì)或者網(wǎng)絡系統(tǒng)對溫濕度、光線磁場、空氣質(zhì)量等有著具體的標準和要求，一旦溫度過高、濕度過大，超過磁場強度限值或空氣污染等，都會影響干部人事檔案數(shù)據(jù)信息的讀取、檢索和利用。另一方面，干部人事檔案實行專門場所管理，對消防、門禁及“八防”的標準和要求較高，一旦達不到“八防”的標準和要求，就會容易造成干部人事檔案數(shù)據(jù)丟失、無法讀取等風險。

2.4 干部人事檔案人員風險

所謂人員風險，主要是指干部人數(shù)檔案數(shù)字化面臨著人為因素的影響，導致干部人事檔案數(shù)據(jù)信息面臨外泄、篡改或丟失的風險。較大規(guī)模的干部人事檔案數(shù)字化工作通常需要委托第三方專業(yè)機構(gòu)輔助完成。第三方服務機構(gòu)的資質(zhì)、能力，尤其是人員的政治素質(zhì)、技術(shù)能力難以有效掌握，在干部人事檔案數(shù)字化過程中極易發(fā)生人為因素導致的安全風險事故。此外，干部人事檔案數(shù)字化周期長，第三方服務機構(gòu)人員流動性大及人員業(yè)務素能、職業(yè)操守參差不齊，在數(shù)字化操作過程中容易導致干部人事檔案數(shù)據(jù)發(fā)生丟失、損毀、泄密或被篡改等[4]，引發(fā)各種安全風險。

2.5 干部人事檔案技術(shù)風險

干部人事檔案數(shù)字化應用到計算機、大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫、信息技術(shù)、局域網(wǎng)和軟件系統(tǒng)等各種技術(shù)，這些技術(shù)在運用過程中也會給干部人事檔案數(shù)字化帶來潛在技術(shù)風險隱患。如檔案數(shù)字化采集，數(shù)據(jù)格式不兼容；信息存儲設(shè)備受強磁、強光或強震影響，影響存儲數(shù)字信息讀取；干部人數(shù)檔案管理系統(tǒng)軟件版本較低，系統(tǒng)未及時升級，影響信息管理系統(tǒng)的正常訪問；計算機病毒、網(wǎng)絡攻擊、非法訪問等，也會給計算機信息技術(shù)帶來損壞。

3 干部人事檔案數(shù)字化安全防范

安全是干部人事檔案數(shù)字化的底線，要始終堅持安全第一、預防為主的原則，綜合分析影響干部人事檔案數(shù)字化安全隱患的具體方面、因素和表現(xiàn)形式，為進一步提升干部人事檔案數(shù)字化安全管理工作指明方向、明確管理重點，切實增強干部人事檔案工作科學化、信息化、規(guī)范化和安全化水平。認真貫徹落實《檔案法》等法律法規(guī)，按照“增量電子化、存量數(shù)字化”“統(tǒng)一標準、分步實施、安全高效”的工作原則，穩(wěn)步推進干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)和管理，同步做好各項安全防范工作，為組織部門加強干部人事管理提供有力支撐[5-6]。

3.1 組織保障，嚴把安全“基礎(chǔ)關(guān)”

根據(jù)干部人事檔案數(shù)字化管理的安全需要，高效統(tǒng)籌抓好安全防范建設(shè)的各項基礎(chǔ)工作。嚴格按照檔案數(shù)字化規(guī)范與標準，堅持高標準推進，在干部人事檔案數(shù)字化人員配備、資金保障和場地安排等方面，嚴格按照安全規(guī)范的標準，持續(xù)發(fā)力，把干部人事檔案數(shù)字化安全防范工作作為檔案數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容，召開檔案數(shù)字化安全建設(shè)與管理會議，做好安排部署。根據(jù)單位實際，研究制定《干部人事檔案數(shù)字化安全防范實施辦法》。將檔案數(shù)字化安全保障所需的資金列入財政預算，加大經(jīng)費支持力度，配置業(yè)務素能精、政治素質(zhì)好的專職人員，負責干部人事檔案數(shù)字化安全防范工作。狠抓檔案數(shù)字化安全各項基礎(chǔ)工作，嚴把檔案數(shù)字化前的各項查缺和材料補充“關(guān)口”，把干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)同干部人事檔案審核結(jié)合起來，不斷提升干部人事檔案的質(zhì)量。按照“增量電子化”原則，為單軌制的實施提供良好條件，加強干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的實時更新，做到數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案歸檔聯(lián)動更新，維護和更新干部檔案管理信息系統(tǒng)，確保干部“三齡兩歷一身份”、職務變動等信息真實、準確和完整[7]。

3.2 全程監(jiān)督，嚴把安全“質(zhì)量關(guān)”

堅持全生命周期理念，嚴把干部人事檔案數(shù)字化安全全過程監(jiān)督。嚴把機構(gòu)資質(zhì)審核關(guān)。需要委托第三方協(xié)助做好干部人事檔案數(shù)字化工作，要從源頭把控，嚴格執(zhí)行政府采購各項程序，確保選擇的第三方機構(gòu)資質(zhì)齊全、經(jīng)驗豐富、質(zhì)量過硬。同時，要嚴格按照《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求，積極采購干部人事檔案數(shù)字化所需的涉密專用軟硬件設(shè)備，嚴格審核數(shù)字化工作人員資質(zhì)、做好背調(diào)，防止出現(xiàn)技術(shù)失誤。嚴把檔案數(shù)字化標準關(guān)[8]。按照《干部人事檔案工作條例》的具體規(guī)定和要求，提前與檔案數(shù)字化實施機構(gòu)的項目經(jīng)理確定整理標準，規(guī)范工作流程，按照檔案出庫、整理、目錄錄入、檔案質(zhì)檢、掃描、原始圖像處理、優(yōu)化圖像處理、掛載裝訂、數(shù)據(jù)審核和數(shù)據(jù)備份等環(huán)節(jié)處理干部人事檔案工作，確保檔案數(shù)字化滿足相關(guān)規(guī)定和要求。嚴把檔案數(shù)字化成果驗收關(guān)。將干部人事檔案數(shù)字化成果與相關(guān)標準要求逐一對照，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，切實增強檔案數(shù)字化質(zhì)量。

3.3 安全保密，嚴把安全“紀律關(guān)”

強化檔案數(shù)字化參與人員、檔案管理人員的安全保密意識。嚴守“安全”底線與紅線，嚴格按照干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)和管理的標準與要求，結(jié)合機關(guān)干部人事檔案管理工作的實際需要，進一步細化完善干部人事檔案數(shù)字化安全保密制度，組織全員學習《干部人事檔案工作條例》和《檔案法》《安全法》《保密法》等法規(guī)，明確干部人事檔案數(shù)字化安全管理工作職責、崗位職責和工作紀律。組織檔案管理人員、檔案數(shù)字化工作人員簽訂《保密承諾書》，增強安全保密意識和責任意識。加強檔案場所監(jiān)管。按照“八防”標準和要求，做好干部人事檔案數(shù)字化運行場所建設(shè)，采取先進的技術(shù)設(shè)備，采取人防、物防和技防相結(jié)合[9]，織密干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的“安全網(wǎng)”。

3.4 服務保障，嚴把安全“應用關(guān)”

干部人事檔案數(shù)字化是手段，加強應用、發(fā)揮干部人事檔案作用是關(guān)鍵。為此，要嚴把干部人事檔案數(shù)字化應用安全關(guān)。出臺嚴格的干部人事檔案查詢、檢索、利用及銷毀安全守則，實行干部人事檔案數(shù)據(jù)雙備份、身份認證和密碼登錄等措施，確保應用環(huán)節(jié)安全。依托干部人事檔案平臺和辦公OA系統(tǒng)平臺實時更新干部人事信息，及時維護更新干部信息系統(tǒng)和公務員管理系統(tǒng)信息，做好分級查閱和保護隱私。

結(jié)語

安全工作無小事。干部人事檔案數(shù)字化安全防范是做好干部人事檔案工作的根本保障。要始終堅持安全第一、預防為主，認真分析影響干部人事檔案安全的風險隱患，綜合施策，從組織保障、全程監(jiān)督、安全保密和服務保障等各方面、全過程、寬領(lǐng)域地做好干部人事檔案數(shù)字化安全防范工作，切實守牢干部人事檔案數(shù)字化安全防范底線，為干部人事工作提供科學保障。

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作者簡介：王茂敏（1981—），大學學歷，濟南工程職業(yè)技術(shù)學院館員，主要從事人事檔案管理、信息化建設(shè)研究。