標準化視角下檔案信息化建設探究

摘 要：新《檔案法》的頒布實施，為檔案信息化建設提供了有力的法律保障。新時代檔案信息化建設需要解決無序、低效和重復加工等難題，達到檔案信息化建設的規范化、系統化和統一化。本文以標準化為視角，分析了檔案信息化建設的現實背景及當前檔案信息化建設領域的國家標準、行業標準和失效標準，進一步討論了檔案信息化建設的標準化需要解決數據兼容、統一建設和高效利用的難題，在此基礎上，提出了標準化視角下檔案信息化建設路徑，對新時代檔案信息化建設進行了有益探索，具有積極的理論意義和現實指導價值。

關鍵詞：檔案信息化；標準化；《檔案法》；建設

新《檔案法》第五章“檔案信息化建設”共有七條，主要涉及地方政府所承擔的檔案信息化建設規劃的主體責任、電子檔案與傳統載體檔案同等效力的標準和要求、電子檔案“四性”內容及電子檔案異地備份和共享服務平臺建設等內容。新《檔案法》第一次以法律的形式明確規定了檔案信息化建設。檔案信息化建設的標準化，就是指在檔案信息化內容、平臺、系統等建設實踐中，就檔案信息化過程中各項重復性的內容及環節，通過制訂、發布和實施達到檔案信息化建設的統一性和標準化，提升檔案信息化建設效率，減少重復活動，推動檔案信息化建設取得最佳效果。新時代，大數據、云計算、區塊鏈和數據備份技術的發展，使檔案工作發展呈現智能化、信息化和網絡化發展態勢，要實現檔案信息資源共享共用，標準化是降低甚至是消除檔案信息化建設及運行過程中無序狀態和重復加工等現象的重要標尺，使檔案信息化建設達到規范化、系統化和統一化，實現檔案信息資源跨區域、跨部門交流共享。

1 檔案信息化建設的現實背景

從612cc55f606a2c1dab71df559980beae法律條文的規定來看，《檔案法》以法律條文的形式規定各級政府、機關、團體、企業事業單位和其他組織在檔案信息化建設過程中所承擔的職責內容，并且以立法形式確立電子檔案與傳統檔案具有同等法律效力，能夠直接以電子形式作為憑證使用及其具體要求；《檔案法實施條例》進一步細化了電子檔案管理信息系統建設的內容、要求及數字檔案館（室）建設等，明確提出“國家檔案主管部門應當制定數據共享標準”。

從政策方面的制定來看，黨的十八大以來，國家制定了一系列推動建設網絡強國、數字中國和智慧城市的戰略部署[1]。國家“十四五”規劃綱要中就數字化建設設置了專門篇章，從頂層做出了政策性規劃。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中有26次提及“信息化”，明確提出要“以數字轉型為主線，深化檔案信息化戰略轉型”，這一規定為“十四五”時期檔案信息化建設指明了發展方向，明確了發展重點，奠定了理論基礎。

從技術應用的發展來看，近年來，大數據、云計算、區塊鏈、機器學習、數據備份、語音識別和物聯網等一大批前沿科技的應用與發展，為新時代檔案信息化建設提供了模式選擇、業務轉型和高效推進的重要技術支撐。在“增量電子化、存量數字化”的規劃要求下及先進信息技術升級迭代周期越來越短，檔案信息化建設及轉型發展進一步加快。

2 檔案信息化建設標準現狀分析

本研究以國家檔案局網站（https：//www.saac.gov.cn）法規標準庫中的國家標準、行業標準和失效標準為藍本。其中：國家標準25項、行業標準98項、失效標準34項；涉及檔案信息化建設的國家標準、行業標準、失效標準分別有13項、40項和12項；黨的十八以來頒布涉及檔案信息化建設的國家標準《信息與文獻 電子辦公環境中文件管理原則與功能要求》行業標準有《電子檔案證據效力維護規范》（DA/T 97-2023）、《電子會計檔案管理規范》（DA/T 94—2022）、《電子檔案移交接收操作規程》（DA/T 93—2022）、《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92—2022）、《實物檔案數字化規范》（DA/T 89—2022）、《檔案數據存儲用LTO磁帶應用規范》（DA/T 83—2019）、《電子檔案存儲用可錄類藍光光盤（BD-R）技術要求和應用規范》（DA/T 74—2019）、《檔案移動服務平臺建設指南》（DA/T 73—2019）和《錄音錄像類電子檔案元數據方案》（DA/T 63-2017）。此外，《政務服務事項電子文件歸檔規范》（DA/T 85—2019）等核定為失效標準。

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確提出了“十四五”時期我國檔案事業發展的指導思想，其中包括“深化檔案信息化戰略專項”的內容，還提出到2025年我國“檔案工作基本實現數字轉型”。并把“完善檔案法規制度和標準規范”作為主要任務之一，提出要在“十四五”時期發布《電子檔案單套制管理一般要求》等行業標準。同時要做好標準解讀和宣傳貫徹，進一步提出要積極“推進檔案信息資源共享平臺建設”。從上述統計的情況來看，黨的十八大以來，檔案信息化建設的國家標準、行業標準發布及實施數量較以前有了較大幅度的增加，涉及檔案信息化建設的領域有電子會計檔案、電子檔案移交、電子檔案證據效力維護、實物檔案數字化、移動服務平臺建設和元數據方案。國家標準中涉及檔案信息化有政務服務事項、黨政機關電子公文歸檔規范、信息與文獻第1、2、3部分及電子檔案管理規范等?？傮w來看，檔案信息化建設標準涉及的領域多、范圍廣及可執行強等特點，這些標準為檔案信息化建設提供了有力保障。

3 檔案信息化建設標準需要解決的問題

檔案工作標準是檔案工作中有關單位和個人應遵守的共同準則和依據[2]。檔案信息化建設也不例外，需要借助各項標準統一檔案信息化建設技術和規范，實現檔案信息高效傳輸和數字資源的共享利用。

首先，數據兼容性。新《檔案法》對電子檔案與傳統載體同等效力進行了法律確權，但前提是“來源可靠、程序規范、要素合規”。《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》明確規定了電子文件歸檔的主要格式。電子文件可選用PDF或者PDF/A格式歸檔；以版式文件格式歸檔主要是電子公文正本及定稿等；電子位圖可以版式文件、RTF、WPS、JPG和TIF等通用格式歸檔；二維矢量文件則以SVG、SWF及WMF等格式進行歸檔；數據庫文件形成的電子文件應轉換為ET、XLS及DBF等格式歸檔；聲像類電子文件元數據以XLS與DBF格式歸檔，等等。國家標準的制定和實施，進一步統一了檔案信息化建設中數據兼容性問題，確保電子檔案信息的可讀性。

其次，建設統一性。隨著檔案信息技術的發展及應用，及時做好標準的立、改、廢工作，旨在讓標準能夠始終保障檔案信息化建設的統一性。例如，檔案行業標準《電子檔案管理基本術語》就是統一了電子文件、電子檔案、電子檔案管理系統、邏輯結構和元數據等一般概念的內涵與外延，以及“四性”的具有要求，進一步明確了檔案信息化建設的統一標準。又如《檔案移動服務平臺建設指南》統一了檔案移動應用系統建設包括App、某信公眾號、應用系統功能、檔案信息資源組織、安全管理和運維保障等。這些標準的詳細規定進一步統一了檔案信息化建設的統一性問題。

最后，利用高效性。不以規矩，無以成方圓。《檔案法》《檔案法實施條例》從法律條例等立法視角對“檔案的利用和公布”做出了明確的規定和要求。檔案具有“存史資政育人”功能，發揮檔案現實價值是信息化建設的落腳點之一，也是認真貫徹落實《檔案法》《檔案法實施條例》的生動實踐。標準的制定，能夠從體制機制等方面統一檔案信息化建設數據類型、內容范圍和平臺功能，能夠顯著提升檔案高效利用。如《電子檔案管理系統通用功能要求》的標準出臺實施，明確規定了電子檔案檢索利用、電子借閱、檔案編研和利用登記等功能性要求。其中檢索利用功能包括了6項必選功能（如電子檔案檢索方式、電子檔案權限控制等）和2項可選功能（如電子檔案選擇性屏蔽和遮蓋、檢索結果收藏功能）。這些標準的制定和實施進一步提升了檔案的利用效率。

4 標準化視角下檔案信息化建設路徑

4.1 加強頂層設計，優化檔案信息化標準內容

依據新《檔案法》和《檔案法實施條例》，國家檔案主管部門應立足檔案信息化建設的現實需要，及時做好行業標準的立、改、廢等工作，不斷優化檔案信息化建設標準內容。例如，《檔案法》明確提出電子檔案應當“來源可靠、程序規范、要素合規”，但具體的來源、可靠的標準、程序規范的標準以及要素合規的標準缺少明確的規定。針對這些新情況、新變化與新要求，以及檔案信息化建設發展的時代需要，及時做好頂層標準的制定，并持續優化完善檔案信息化標準內容，為檔案信息化建設提供切實可行的標準做保障。

4.2 抓好貫徹執行，實化檔案信息化標準的落實

標準的制定在于實施。檔案信息化建設領域相繼出臺了一系列國家標準、行業標準，關鍵是要抓好這些標準的執行。長期以來，檔案信息化建設沒有達到預期效果，究其原因主要是重檔案技術研發、輕標準規范的應用，使標準與檔案信息化建設存在不相適應的現象。一方面，檔案信息化建設沒有完全按照標準的要求落實，導致信息化建設與標準要求存在一定差距，沒有較好地發揮檔案信息資源共建共享效果。另一方面，檔案標準的要求剛性約束不足，多為指導性、引導性和鼓勵性的規定和要求，與《檔案法》《檔案法實施條例》以法律法規的強制性要求相比，還存在剛性約束不足的問題。為此，一方面檔案信息化建設要主動抓好標準的貫徹落實，嚴格按照標準規定的具體要求，不折不扣地貫徹好、落實好。另一方面要做好法律法規與標準的有效銜接，把一些標準中的相關規定及時以立法的形式確定下來，提高標準的剛性約束[3]。

4.3 注重標準體系，細化檔案信息化標準體系

檔案信息化建設是一項復雜的系統性工程，要從技術的角度進一步細化檔案信息化建設的各項標準體系（見圖1）。包括信息資源、軟件應用系統、信息安全和基礎設施等信息技術標準體系。專業標準、通用標準和行業標準等各個層次領域的標準體系；過程記錄與統計分析標準體系、檔案利用及處置標準體系、檔案存儲、保管、整理和歸檔等標準。

信息資源標準主要是針對檔案管理流程及數字信息資源相關的標準，是整個標準體系的核心和主體，與檔案本質屬性密切相關。應用系統標準主要是指建立在檔案信息資源標準基礎上的各種檔案數據庫及應用系統的標準，如《電子檔案歸檔系統功能規范》《電子檔案管理系統文件接口規范》等；信息安全標準主要是指在檔案信息化建設領域的信息安全方面的標準，如《電子簽章使用規范》《電子檔案信息安全管理規范》；網絡基礎設施建設標準主要是檔案信息化建設中涉及計算機、網絡、操作系統和數據庫管理系統等相關的基礎設施建設與配備的標準[5]。

4.4 做好學習宣傳，強化檔案信息化標準認知

檔案信息化建設是一項長期性工作，標準從其制定、落實到修訂完善是一個逐步深入的發展過程。因此，要做好檔案信息化建設過程中各項標準的制定，尤其是要與時俱進，根據《檔案法》《檔案法實施條例》中的最新規定和要求，不斷做好新標準的學習宣傳?？赏ㄟ^拍攝微視頻，利用某信、某博、新聞客戶端等“兩微一端”平臺，持續做好標準知識體系的宣傳普及。此外，還可以圍繞標準的最新內容和要求，通過知識競賽、演講比賽等靈活多樣的形式，加強標準的宣傳普及，達到入腦入心的效果。此外，制作檔案宣傳海報，在宣傳欄和公示欄等張貼檔案信息化建設的相關標準內容。通過邀請專家授課，組織業務骨干赴先進地區開展參觀學習等途徑，持續做好標準的宣傳普及，持續擴大標準社會知曉度和影響力[6]。

結語

檔案信息化建設是適應信息時代發展的現實需要，也是數字中國建設的重要內容。而標準又是檔案信息化建設的重要支持和保障。因此，檔案信息化建設要始終以標準化為遵循，持續做好頂層設計，謀劃檔案信息化建設標準；持續抓好檔案信息化標準的貫徹落實，把標準的各項要求落到實處。要持續做好檔案信息化建設領域的標準體系建設，與時俱進，持續優化。此外，還要注重檔案信息化建設的標準體系的宣傳普及，強化社會認知，增強標準執行的思想自覺和行為自覺。

參考文獻

[1]彭蘭.標準化視角下事業單位檔案信息化建設研究[J].大眾標準化，2024（4）：1-3.

[2]王麗魁.檔案信息化建設的重中之重是標準化[J].蘭臺世界，2013（3）：65-66.

[3]吳明華.檔案信息化標準體系建設研究[J].辦公室業務，2014（8）：153-154.

[4][5]馮建周.關于我國檔案信息化標準體系框架的思考[J].北京檔案，2009（10）：20-22.

[6]曹云秀.淺談檔案信息化建設中的標準規范體系[J].山西檔案，2008（8）：65-66.

作者簡介：王曉彬（1982.8—），研究生學歷，淄博市交通建設發展中心副研究館員，主要從事檔案管理研究。