芻議如何規范疾控中心傳染病檔案信息化管理

摘 要：檔案管理是疾病預防控制中心的一項重點工作，在信息化技術手段的支持下取得了較為理想的成效。而傳染病檔案作為疾控檔案的一個重要分支，雖然也實現了信息化管理，但隨著國家疾控系統績效考核標準的全面實行，給傳染病檔案的信息化管理工作提出更高要求，督促其向著更具規范性的方向發展，更好地保障對傳染病檔案的充分與高效利用。

關鍵詞：傳染病；檔案信息化管理；規范管理

傳染病檔案數據是指個人或團體在開展業務活動過程中所生成的具有保存價值的數字態和數據態信息，是一種連續、特殊、專業的檔案類型。通過對傳染病電子檔案數據的整合和利用，可以實現實時監測、預警和預測，及時發現傳染病并采取有效措施防控，降低傳染病的傳播風險、減輕傳染病對社會經濟的沖擊，保障人民群眾的生命安全和身體健康。

1 規范疾控中心傳染病檔案信息化管理的現實意義

1.1 有助于對重點傳染病的更好控制

疾控中心的主要工作是在面臨突發性公共衛生事件和重大型傳染病的情況下，能夠采取一系列方案及手段實現科學預警和有效控制，確保疾病預防控制功能及優勢的充分發揮，保障社會的和諧與安定。疾控中心在成立之初便設立專門的綜合檔案室，收集保管不同類型、不同載體的檔案資料，包括關于傳染病防控的材料信息和調查報告。臨沂市疾控中心通過利用大數據技術建設傳染病檔案數據資源管理系統，從多源性角度拓寬檔案信息資源整合的研究范圍，在匯聚全市疾控機構、醫療機構和民政機構等傳染病人群檔案數據的基礎上，實現檔案數據跨區域、跨層級、跨部門的集成匯聚，特別是對患者信息、臨床診斷、檢查檢驗等的全程追蹤管理，實現支持多渠道、多途徑監測機構的檔案數據協同與共享，提高了傳染病防控的工作效率和響應速度。同時，可以精準識別疫情高風險地區和人群，有針對性地調配防控資源，使決策者可以更加科學地制定防控策略和政策措施，提高防控效率，可以避免資源的浪費和重復投入。由此來看，通過不斷強化傳染病檔案數據管理，并保證檔案數據在相關人員之間的安全與規范的共享，有效增強傳染病檔案的使用價值，能夠輔助疾控工作人員做出更加專業、合理的防控決策，大大提升傳染病預防控制工作的質量和效率，有利于全方位控制傳染病的擴大與蔓延速度。

1.2 有助于帶動疾控中心的規范化發展

疾控中心的檔案管理部門日常工作任務大致可歸結為三個方面，即收集、整理、匯編，及時儲存、歸檔與疾病預防、控制有關的各類信息，從而給疾控檔案部門的信息化資料管理工作提供堅實的基礎條件。因此，檔案管理是否具備規范性尤為重要，能夠給疾控中心的整體工作質效帶來一定影響，進而影響到整個疾控中心的規范運行。

1.3 有助于傳染病檔案的高效開發及利用

隨著目前數字化、信息化技術的不斷發展，為疾控中心傳染病檔案的高效、靈活運用提供諸多便利條件，也顯著提高了對傳染病檔案實施規范管理的實效性，有利于助力疾控工作人員為檔案利用者提供更為優質、便捷的資源服務。很多疾控中心借助網絡技術搭建完善的數字化檔案管理系統，帶動檔案查閱、利用服務實現進一步創新升級，大幅度提升對傳染病檔案信息實施管理的時效性。臨沂市疾控中心運用大數據技術，實現全市傳染病檔案數據資源的數字化，通過多源檔案資源間的數據交換，形成一個更高效的檔案資源系統，為研究者利用這些資源提供便利條件。加之有既定制度的規范及約束，從而有效提高傳染病檔案的使用率，還為檔案資料深層開發奠定了牢固基礎，促使疾控中心的傳染病防控工作能夠獲得源源不斷的檔案支持。

2 疾控中心傳染病檔案信息化管理的問題

2.1 管理的規范性不足

疾控中心不同類型的傳染病形成的檔案資料也存在諸多類型，而且每一類檔案資料的數量普遍比較多，資料內容也非常廣泛。因此，疾病預防控制中心在管理傳染病檔案方面的工作量比較大，具有明顯的復雜性與煩瑣性。疾控中心檔案管理人員在具體實施對應的管理行為時往往會陷入較大的工作壓力，從而暴露出管理工作不夠規范的問題。比如針對類型不一的傳染病檔案資料，管理人員并未按照規范的檔案分類標準進行歸檔保管，容易造成檔案管理的無序性。使檔案管理呈現出不同程度的混亂局面，極易導致資料內容的丟失或損毀，而且當檔案使用者產生檔案服務需求時，也無法快速、精準地找到所需的信息資料，很難滿足疾控研究人員在傳染病研究過程中的數據參考需求，整體上延緩了疾控中心傳染病檔案管理工作的信息化建設進程。

2.2 檔案信息化程度有待提升

疾控中心通過引入大數據、互聯網等先進技術手段，帶動傳染病檔案工作實現質的提升。同時還在一定程度上提升檔案管理的實際效率，但縱觀疾控中心日益繁重的工作任務及不斷變化的檔案管理需求，可見其在檔案信息化管理領域取得的工作成果還不足以支撐自身后續的健康與長效發展，需要借助大數據的更多功能優勢來進一步提升檔案信息化水平。疾控中心現有的軟件、硬件設備并不齊全，智能化、便捷化服務功能尚未全面開發；現行信息化管理系統還不夠健全，一些管理人員對信息化管理技術手段的應用并不熟練與專業，以致于實際工作環節出現了很多管理漏洞，在很大程度上削弱了傳染病檔案的信息化程度。

2.3 檔案信息化專業人員較為匱乏

對于疾病預防控制中心來說，傳染病檔案信息化管理工作的順利開展與有序實施，不僅需要有先進化信息技術的助力，還需要熟悉檔案業務的信息化管理人才。然而實際情況卻是一些疾控中心檔案信息化管理人才比較欠缺，主要表現為在現有的管理工作人員中，部分人員沒有樹立正確的信息化管理理念，儲備的專業理論知識有待更新，還有些人員運用信息化技術的技能并不熟練，致使疾控傳染病檔案信息化管理工作的落實欠缺足夠的人才支持。

3 疾控中心加強規范傳染病檔案信息化管理的策略

3.1 制定更加規范的傳染病檔案管理制度

建立健全規范性、完善性的規章制度是監督疾控傳染病檔案信息化管理得以規范、有序運行的基礎保障。因此，疾控中心有必要嚴格依照《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》等法律規定，同時全面了解并掌握自身檔案管理的信息化需求和工作特點，將其和對應的法規內容進行有機結合，從而編制一套規范程度更高的制度，其中要涵蓋檔案收集、檔案鑒定、檔案保存、檔案使用、檔案銷毀等管理流程，以確保針對傳染病檔案的各項管理環節的規范、科學監管，有效維護檔案資料內容的完整性、全面性和安全性。除此之外，疾控中心還要重新梳理并優化內部的檔案管理組織架構，根據規范化管理制度，進一步搭建以綜合檔案室為主、其他業務部門為輔，且集專、兼職檔案工作者于一體的信息化檔案管理網絡。

3.2 扎實疾控傳染病檔案業務的建設

第一，檔案管理人員在推進實施傳染病相關工作的過程中，應當時刻堅持系統、完整、準確的工作原則，嚴格遵循檔案法規、規范及標準，切實保障各類檔案案卷的建設質量。而且在落實具體檔案業務時，管理人員必須力求每項業務運行環節的完善性與合理性，從而為檔案管理信息化水平的整體提升奠定扎實的業務基礎。管理人員還要定期整理并復盤不同傳染病檔案業務中形成的文件資料，從中總結分析更具實效性的檔案業務建設經驗，進而整合運用于后續的檔案業務工作中，最大限度地提高對傳染病資料信息的歸檔效率，同時充分保證檔案的完整性。第二，疾病預防控制中心要積極引進兼具科學性、合理性的信息技術，推進技術手段和檔案管理工作的深度融合，促使傳染病檔案業務工作的可持續發展獲得高效的技術支撐。還要積極推動傳統的檔案管理模式向電子檔案管理模式的轉變，促進檔案管理人員對檔案信息資料的深度開發，切實提升檔案利用的效率。及時抓住信息技術手段的價值優勢，帶動檔案管理中的數據統計、信息檢索、數據分析、信息對比等重點環節向更為高效、智能的方向發展，為檔案業務提供精準、可靠的運行依據。第三，疾控中心應統籌梳理并整合自身的檔案服務內容，積極轉變服務觀念，著重推行主動型服務工作，并對關鍵性服務業務做出重點優化，可以促進檔案信息化管理的規范發展，給傳染病檔案管理注入更多活力。

3.3 完善傳染病檔案管理體系

第一，規范化檔案管理工作的實現，離不開健全、完善的檔案管理體系。疾病預防控制中心應充分立足于自身發展實際，及時設立與自身需求發展相協調的檔案管理機構，以此維護傳染病檔案項目的統一落實。在實踐工作進程中，務必尊重并發揮好檔案工作部門的獨立性與職能性，督促其熟練掌握自身的工作內容以及對應的工作流程，并能虛心聽取檔案行政部門的指導和建議，在各管理工作環節始終做到以國家制定的法律規定、業務規范為準繩。此外，不斷督促檔案管理人員深刻踐行既定的體系要求與內容，將中心的真實運行需求作為出發點，在此基礎上明確分類并按時歸檔產生的各類資料，更好地保障傳染病檔案內容的條理性與清晰性。第二，疾控中心在日常運營中必須形成對檔案管理規范性的足夠關注與重視。把傳染病檔案管理納入正常的議事日程中，基于不同發展階段的檔案管理目標，以此為基礎做好對目標的細化與完善。疾控中心可選派專業化、職能化人員負責管理，統籌協調不同科室部門的工作運行情況、監督檔案管理部門的軟硬件設備購置、幫助部門申請所需的運轉經費等，實現有效維護疾控檔案工作的規范運行。各運行部門要積極樹立及時立卷歸檔的意識，通過在部門采取責任制考核的方法，進一步增強部門人員的工作責任心，以促進檔案信息化管理水平的整體提升。第三，檔案管理人員是支撐疾控中心傳染病檔案管理工作得以長效規范實施的重要主體。這就需要疾病預防控制中心積極落實團隊建設工作，著力培養檔案人員的工作素質與能力，帶領他們深入學習《檔案法》的有關內容，不斷鍛煉其正確的檔案管理認知，使其在防控傳染病工作中充分發揮好自身職責，保證全面迎合工作崗位的運行需求，助力對檔案信息化建設的優化管理。

3.4 基于大數據創新管理思路

臨沂市疾控中心在適時引進大數據技術后，其內部現存的各種數據資料和信息資源均能依托技術手段轉換成電子化數據信息。加強云計算技術與智能電子技術的結合，通過大數據、區塊鏈、國密技術、人工智能、群體智能決策、智能數據網關與自然語言處理等核心技術，按照“統一平臺、系統整合、資源共享、業務協同”的理念，建設“1+12+N”傳染病檔案數據資源管理系統。將檔案數據資源進行整合的（下接29頁）

（上接26頁）直接目的就是為了解決“檔案數據資源管理無序與有序、分散與集成、孤立與互通、異構與統一之間的矛盾”。臨沂市傳染病檔案數據資源管理系統將市本級和12個縣區的醫療衛生、民政、教育、市場監管、公安和交通等多個部門數據源的傳染病檔案數據整合到同一個網絡平臺，形成以市級為中心、縣區為節點的臨沂市傳染病檔案數據資源管理系統，打破各部門間的數據壁壘，實現全市傳染病數據檔案互聯互通互用。從而大大提升對海量化檔案內容的匯總與整合效率，以便后續檔案使用者能夠實時調取運用。這種創新性的檔案信息化管理思路能對檔案管理人員的工作能力和專業素質形成很好的鍛煉，使其在開發并挖掘檔案資料方面思考出更多新穎的工作思路，全面保障對傳染病檔案價值的維護與發揮。目前，隨著疾病預防控制工作的不斷運行和發展，傳染病電子檔案數據已然廣泛運用于中心工作的各個方面，這既是一種機遇，也是一項挑戰，所以疾控中心有必要繼續加大對基礎傳染病項目的管理力度，不僅要嚴格、細致地推進監督、檢查及核對等關鍵工作程序，還要積極為大數據技術在檔案信息化管理領域的進一步應用提供充足的實施條件和廣闊的發展空間，同時還要同步提升檔案管理人員的個人技能，鼓勵并引導他們在實踐工作環節不斷鍛煉對大數據的熟練使用。

綜上所述，通過闡述疾控中心規范傳染病檔案信息化管理的現實意義，能夠使檔案管理人員深刻意識到實現檔案管理規范性的重要作用；通過對疾控中心在規范傳染病檔案信息化管理方面存在的問題進行分析，能夠使相關人員充分認識到自身工作的不足之處；通過對疾控中心加強規范傳染病檔案信息化管理的策略進行分析，能夠為疾病預防控制中心傳染病收治工作的妥善實施提供一定參考。

參考文獻

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作者簡介：盧緒菲（1982—），省委黨校研究生學歷，臨沂市疾病預防控制中心副研究館員，研究方向：檔案數字化技術應用，大數據與檔案信息挖掘。