高職院校檔案管理服務數字化轉型的關鍵因素和路徑研究

摘 要：高職院校檔案管理服務質量的提升，需要依托數字化技術整合檔案資源，形成數字檔案庫，搭建檔案利用和服務平臺，實現檔案利用的最大效益。就當前而言，高職院校檔案管理工作面臨轉型升級的關鍵任務，為實現這一目標，須識別影響檔案數字化的關鍵因素，如技術、資源、管理、制度、評價和人員保障等。在此基礎上，增加技術和資源方面的投入，完善與檔案數字化轉型相適應的管理機制和制度規范，發揮評價機制和導向功能，組建高職院校檔案管理人才隊伍。

關鍵詞：高職院校；檔案管理服務；數字化；關鍵因素；路徑研究

項目基金：本文系2023年海南省教育廳高等學校科學研究自籌項目資助，項目編號：Hnkyzc2023-16。課題題目：高職院校轉型升級背景下檔案管理服務創新的路徑研究。

高職院校檔案既是其發展的真實記錄，又是各類資源的重要載體，也是新時期服務教學、科研和學生工作的重要工具。大數據時代應給予高職院校檔案管理服務工作足夠的重視，充分認識到高職院校檔案管理服務的價值和作用。從現實情況來看，一方面，目前部分高職院校在檔案管理服務方面還存在著主觀重視程度不足的問題，高職院校檔案管理服務數字化轉型面臨重重挑戰。另一方面，高職院校應充分認識到數字時代背景下，現代信息技術對高職院校檔案管理服務產生的深刻影響。

1 高職院校檔案管理服務數字化轉型的現實訴求

高職院校管理服務數字化轉型是提升檔案利用價值，優化檔案工作布局，提高檔案管理效率的重要手段。新時期，高職院校在發展過程中形成的檔案類型越來越多樣化，特別是隨著數字信息技術與高職院校管理工作和教學工作的深度融合，產生了大量數字化檔案，這就要求高職院校檔案管理部門要主動順應時代發展趨勢，積極推動高職院校檔案管理服務數字化轉型[1]。

從高職院校檔案管理服務的現實問題看，目前高職院校檔案管理由專門檔案部門負責，在具體工作開展過程中聯系人事部門、財務部門、科研部門、教學部門和學生部門等，定期收集、整理這些部門的檔案。隨著現代信息技術的不斷發展，這些部門產生的檔案既有紙質檔案，又有電子檔案，進一步增加了高職院校檔案管理部門的收集難度[2]。目前高職院校在檔案管理服務過程中對于離校學生的檔案服務手段相對單一，很多時候還需要學生返校借閱或復印相關檔案信息，在一定程度上增加了學生的時間成本和經濟成本。廣大畢業生在檔案服務方面體驗感較差，在一定程度上影響了高職院校在社會的口碑和影響力。在這一背景下，也要求高職院校檔案管理部門在服務方式和手段上大膽創新，通過開設某信公眾號或通過學校網絡平臺等方式為學生提供檔案信息服務。

從高職院校檔案管理服務數字化轉型的未來發展趨勢看，未來數字信息將與高職院校檔案管理與服務各項工作融合得更為緊密，這就要求高職院校在檔案管理和服務過程中要主動與時代發展相結合，順應數字化轉型的實際需要，在管理流程和服務手段方面大膽創新[3]。一方面，要充分認識到數字化轉型對高職院校未來檔案管理服務產生的深刻影響。通過數字化手段能夠更加快速、便捷地對不同類型的數字化檔案進行收集、移交和管理，提升檔案管理效率，同時也能夠減輕檔案管理人員的業務量，使高職院校檔案管理工作向更智能化、科學化和便捷化方向發展，實現高職院校檔案管理服務與時代發展同向而行。另一方面，當前國家也在積極支持檔案信息化和數字化建設。高職院校推進檔案管理與服務數字化轉型符合檔案事業發展的主流趨勢。在檔案數字化轉型過程中有助于解決檔案信息不完整和不系統的問題，通過檔案管理部門系統平臺能夠與外界建立更為順暢的聯系，實現檔案信息的互通有無，解決高職院校檔案“信息孤島”問題。

2 高職院校檔案管理服務數字化轉型的關鍵因素

高職院校檔案管理服務數字化轉型是一項系統工程，在轉型過程中技術因素、資源因素、管理因素、制度因素、人員因素和評價因素都對其產生重要影響。

2.1 技術與資源因素

高職院校在檔案管理服務數字化轉型過程中需要多元化技術作為支撐。但在目前的實際轉型過程中，部分管理人員對于檔案管理服務的數字化信息技術了解不夠全面，難以利用大數據、云計算等技術對檔案信息資源進行深入挖掘，也無法結合教學科研需求整理檔案專題資料。在高職院校檔案管理過程中還存在著不規范與不科學的問題，在一定程度上影響了高職院校檔案管理服務的數字化轉型。在檔案信息收集和標準化建設方面存在著明顯的滯后性，在一定程度上影響了數字檔案信息的整合和共享。高職院校受到經費限制，能夠用于檔案管理服務數字化轉型的經費相對較少。在資源整合過程中，由于數據標準的不統一，難免會出現亂碼和錯誤等問題，在一定程度上影響了高職院校檔案管理的質量。

2.2 管理與制度因素

良好的管理措施和嚴密的制度機制是保障高職院校檔案管理服務數字化轉型的重要前提。但目前部分高職院校在檔案管理服務數字化轉型過程中沒有建立相應的管理措施和制度機制，高職院校檔案管理人員在檔案管理過程中容易出現隨意性問題。相應的制度機制落實不到位，也容易出現檔案管理風險或泄密問題。一方面，部分高職院校對于檔案管理工作重視程度不足，沒有圍繞檔案信息收集、移交、整理、管理、利用和開發等相關環節制定嚴密的制度機制。部分制度在執行過程中存在著不全面問題，無法保障檔案管理工作科學有序地開展。另一方面，高職院校在檔案管理過程中還存在著紙質檔案與數字檔案并存的現象。在信息時代背景下，越來越多的檔案以數字形式出現，相應的，紙質檔案管理制度已經很難適應時代發展需要，高職院校檔案管理系統也需要與時俱進。但目前部分管理制度沒有及時更新，導致部分工作缺少約束力，影響了高職院校檔案管理的質量，也不利于高職院校檔案管理服務數字化轉型的順利推進。

2.3 人員與評價因素

高職院校檔案管理服務數字化轉型既需要引進先進的信息技術，又需要加強人才隊伍建設。馬克思主義指出，人具有鮮明的實踐性特征，在改造客觀世界過程中要不斷地調動主觀能動性。這就要求我們在高職院校檔案管理服務數字化轉型過程中要充分調動檔案管理人員的積極性和主動性[4]。但目前部分高職院校檔案管理人員能力和素質還很難完成檔案管理服務數字化轉型的相關工作。一方面，高職院校的部分檔案管理人員是兼職，并非檔案或相關專業出身，對高職院校檔案管理服務數字化轉型認識的不深不透，在工作過程中存在著得過且過思想，認為自己并不屬于專業人員，在轉型過程中起到的作用十分有限。另一方面，部分高職院校檔案管理人員年齡偏大，在學習能力方面相對欠缺，對于涉及高職院校檔案管理服務數字轉型的大數據、云計算和區塊鏈等技術了解得不深不透，難以駕馭先進的技術設備，也無法勝任新時期高職院校檔案管理服務數字化轉型的相關工作。同時在高職院校檔案管理服務數字化轉型過程中需要完善的評價機制作為支撐，好的評價機制能夠發現高職院校檔案管理服務數字化轉型中存在的問題。但目前部分高職院校在檔案管理服務數字化轉型過程中評價機制不完善，一定程度上影響了高職院校檔案管理服務數字化轉型的成效。

3 高職院校檔案管理服務數字化轉型的實現路徑

新時期，高職院校在檔案管理服務數字化轉型過程中，一方面，要給予時代發展足夠的重視，主動將數字化信息技術與檔案管理服務深度融合，為后續服務提供技術支撐。另一方面，要圍繞高職院校檔案管理服務數字化轉型完善相應的制度機制。同時也要圍繞高職院校檔案管理服務數字化轉型的實際需要，加強人才隊伍建設，對于數字化轉型的流程進行科學評價，結合評價結果指出存在的具體問題，以此作為依據，進一步提高高職院校檔案管理服務數字化水平。

3.1 融入數字化技術，優化檔案管理基礎資源

高職院校在檔案管理服務數字化轉型過程中要充分認識到數字化技術的積極作用，通過數字信息技術應用形成檔案管理服務平臺，打通不同業務系統，實現檔案信息的互聯互通與高度共享。在具體實施過程中，一是高職院校領導要重視檔案管理服務數字化轉型工作，召開專門會議，研究當前高職院校在檔案管理服務數字化轉型過程中存在具體問題，要求相關部門要結合具體問題拿出解決方案，確保高職院校檔案管理服務數字化轉型順利推進。二是要加強硬件環境建設。高職院校檔案管理服務數字化轉型需要依托硬件設施開展相關工作。因此，要安排專項資金引入必要的網絡設備、終端設備和其他輔助設備，通過硬件設施建設，為高職院校檔案管理服務數字化轉型奠定堅實基礎。三是要加強軟件系統建設[5]。在信息時代背景下，檔案管理服務數字化轉型很大程度上依賴先進的操作系統、數據庫系統和其他軟件。因此，在轉型過程中應將軟件系統建設作為重點，不斷提高軟件系統的智能化水平，為優化檔案管理基礎資源創造有利條件。四是要加強高職院校檔案信息資源的整合。要對高職院校當前紙質檔案資源進行數字化處理，存儲到檔案數據庫，并分門別類，形成專題檔案數據庫，為高職院校學生服務、科研和教學等相關工作提供檔案信息支持。

3.2 健全檔案管理服務數字化管理制度

完善的制度機制是高職院校檔案管理服務數字化轉型的重要保障。因此，高職院校有必要將檔案服務數字化管理制度建設作為重點。一是要重視檔案信息化標準建設。要結合高職院校檔案處理數據格式、信息資源標識和信息資源管理等相關要求，形成標準化的制度規范，進而更好地對高職院校檔案管理業務進行指導。二是要明確檔案管理部門和相關部門的業務職能。雖然檔案管理部門作為高職院校檔案管理服務數字化轉型的主力，但是無法單獨完成此項工作的，需要其他部門的協作。在協作過程中一定要明確各自責任，實現部門之間的協同互動，確保重要的檔案信息及時歸檔，為后續檔案信息資源開發利用和服務工作提供豐富的檔案數據資源。三是要圍繞信息技術制定相應制度規范。要結合多媒體技術、數據庫技術、云計算技術和區塊鏈技術形成相應的制度規范，確保這些技術在融入檔案管理過程中能夠真正地為檔案事業所用。并不是為了運用技術而運用技術，進而影響檔案數據的安全。四是要完善檔案管理內部制度。檔案管理部門也要形成相應的內部制度，在檔案管理服務數字化轉型過程中涉及范圍廣，工作復雜，這時就需要完善的內部制度作為依據，確保各項工作開展得井然有序，進一步提升檔案管理工作的效率。

3.3 為檔案管理提供評價機制與人員支撐

高職院校在檔案管理服務數字化轉型過程中既要明確具體問題，又要找到合理化路徑。高職院校檔案管理服務數字化轉型是一項系統工程，在具體工作推進過程中要始終堅持以人為本原則，只有充分調動高職院校檔案管理人員的工作積極性和主動性，才能夠為此項工作的推進提供扎實的人才保障。因此，一方面，高職院校要明確檔案管理服務數字化轉型的重要性。為高職院校檔案管理部門提供必要的場所、編制和人員，確保高職院校檔案管理工作由專人負責，進一步提升高職院校檔案管理服務的專業性，盡量避免因借調或兼職人員影響高職院校檔案管理服務數字化轉型工作推進。另一方面，重視檔案管理人員的技術職稱及加大人才引進力度，隨著信息技術的不斷發展，對高職院校檔案管理服務數字化轉型也提出了新的要求。這就需要一些既精通檔案管理知識又具備專業技術的復合型人才，通過提高本校檔案管理人員技術職稱及對外人才引進的方式，將這些人才充實到高職院校檔案管理隊伍之中，進一步提高高職院校檔案管理隊伍的整體質量，為后續高職院校檔案管理服務數字化轉型提供扎實的人才保障。要注重高職院校檔案管理人員的教育培訓，不斷更新檔案管理人員的知識結構，實現檔案管理人員的能力素質與具體工作相匹配。同時還要完善相應的評價機制。要結合高職院校檔案管理服務數字化轉型的具體要求，對評價手段、評價方式和評價內容進行優化，結合高職院校檔案管理服務轉型的具體環節形成系統的評價標準。對存在問題要提出合理化建議，結合具體建議，對不足之處加以改進，為高職院校檔案管理數字化轉型提供完善的評價保障。

總而言之，高職院校檔案管理服務數字化轉型事關高職院校長遠發展。因此，高職院校主要領導要給予此項工作足夠的重視，主動推進管理服務數字化轉型工作，從人才引進、思想觀念、制度機制和保障措施等層面入手，為高職院校檔案管理服務數字化轉型提供必要的支持和幫助，更好地推進高職院校檔案事業的發展。

參考文獻

[1]葉春岐，呂文華，劉海鳳.信息化條件下高校檔案編研服務創新探討[J]. 濟南大學學報（社會科學版），2020，30（05）：128-132+160.

[2]田偉，韓海濤.基于“四重境界”的“互聯網+檔案”建設策略研究[J].檔案學研究，2019（03）：55-61.

[3]趙珺.大數據時代高職院校檔案信息化建設研究[J].檔案與建設，2016（12）：28-30.

[4]蔣淑瓊.高職院校檔案人才隊伍建設問題及對策[J].山西檔案，2015（03）：46-49.

[5]陳玲.供給側改革視域下高職院校檔案工作存在的問題與對策[J].教育理論與實踐，2020，40（12）：20-22.

作者簡介：卓小柳（1985—），研究生學歷，碩士學位，海南政法職業學院副研究館員，研究方向：檔案學。