管理信息系統在企業資源規劃中的效能分析

摘要：當今時代，信息資源已成為與物質資源、人力資源同等重要的戰略資源。信息資源的獲取、處理、分析和利用能力，決定著企業在市場競爭中的優勢地位。信息資源可輔助企業優化流程、提高工作效率，如自動化的生產管理、銷售管理、財務管理等。而通過對信息資源的深入分析和高效利用，企業可更準確預測市場趨勢、制定決策，從而降低風險、提高收益。另外，信息資源還可幫助企業了解客戶需求、開發新產品、開拓新市場，實現業務增長。但從現狀看，企業面對海量信息資源時，資源規劃和管理方面的現實條件未能與時俱進，尤其是管理信息系統的構建亟待優化、完善。對此，為幫助企業更好規劃、管理、利用信息資源，必須分析管理信息系統的效能和具體優化策略。

關鍵詞：企業資源；規劃；管理；信息化效能；優化

企業信息資源規劃中的管理信息系統指的是用于收集、處理、存儲、分析和傳遞信息的系統，能更好地支持企業管理、決策工作的開展。以往企業對信息資源的規劃缺少有利技術的支撐，所以規劃和管理、利用效果不夠理想。而利用該系統，可自動化處理日常事務，如數據錄入、報表生成、流程審批等，提高管理效率，也能提供各種數據分析工具和報表，幫助管理者了解企業運營情況，做出更明智的決策。另外，該系統還可幫助企業識別資源浪費，優化資源配置，提高資源利用率，也可輔助企業更好地了解市場環境、客戶需求和競爭對手情況，提升企業競爭力。對此，為發揮該系統上述功能作用，必須做好系統的效用分析、實際應用等方面的深入研究工作。

一、企業信息資源規劃管理的意義

隨著信息技術的發展以及數字經濟時代的到來，企業面臨著越來越多的信息化挑戰，如信息孤島、數據冗余、信息安全等問題。為了應對這些挑戰，企業需進行信息資源規劃管理。其意義體現在以下幾個方面：第一，避免信息孤島。信息資源規劃管理可將企業各部門、各系統的信息資源整合起來，實現信息共享，避免信息孤島現象。第二，提高信息質量。信息資源規劃管理可制定統一的信息標準和規范，提高信息質量，確保信息的準確性、完整性和及時性。第三，提升信息安全。信息資源規劃管理中，通過制定信息安全策略，加強信息安全管理，防止信息泄露和丟失。第四，降低信息化成本。信息資源規劃管理可優化企業的信息化建設，避免重復投資，降低信息化成本。

大數據時代，企業信息資源規劃管理開始面臨著新的挑戰和機遇。首先，挑戰。信息技術更新換代速度快，企業需不斷學習和適應新技術，才能有效地利用信息資源；企業數據量不斷增長，如何有效存儲、處理、利用這些數據成為一大挑戰；網絡攻擊、數據泄露等信息安全事件頻發，企業需要加強信息安全防護；缺乏具有信息化管理經驗和技能的人才，制約著企業信息資源規劃管理的實施。其次，機遇。大數據、云計算、人工智能等新技術的應用，給企業信息資源規劃管理帶來了新的工具、方法，能幫助企業更好利用信息資源；而企業通過利用信息資源，更好地了解市場需求，制定更有效的營銷策略，開拓新的市場。為了化以上挑戰為機遇，促使企業在規劃、管理信息資源的基礎上，實現有效、高效利用目標，必須考慮的現實問題就是如何構建并運行管理信息系統。

二、企業資源規劃中管理信息系統的效能

（一）提高工作效率

企業經營發展的過程中，一系列業務的開展和各部門工作的推進中，不僅會涉及復雜的工作流程，同時也會產生諸多的信息，以往的信息規劃管理未能受到應有的重視，所以工作中大多是采取人工方式，如人工進行表格的錄入、制作等，低效化問題相對突出，也無法為信息的質量提供保障。而管理信息系統能自動化處理大量重復性任務，如數據錄入、報表生成、流程審批等。這會直接解放員工的精力，讓員工專注于更具戰略性、創造性的工作。例如，銷售人員可使用 CRM 系統自動記錄客戶信息、管理銷售流程，提高銷售效率。

（二）提升決策質量

企業運行中，為了保證自身的穩定發展，不容忽視的一項工作就是決策的制定。雖然諸多企業進行這項工作時，也會依據一些報表、信息等，但從實際情況看，由于人工模式下的信息錄入和處理并不能完全保證信息的可靠性、全面性，所以無法為決策的制定提供有效的依據，這就會給決策的可行性造成影響。而管理信息系統對決策質量的提升有極大的現實意義，其能收集、整理、分析大量數據，并提供可視化的報表和圖表，為管理者提供數據支持，幫助他們做出更準確、更合理的決策。如財務報表分析系統的搭建與應用，可輔助企業領導層洞悉財務狀況，從而制定更有效的財務策略。

（三）加強內部溝通與協作

這是企業內部各部門、團隊、個人之間進行信息傳遞、意見交流、共同完成目標的活動，及時、有效地溝通與協作，能確保信息準確傳遞，避免重復工作，提高工作效率，還可促進團隊成員之間的相互了解，建立信任，增強團隊凝聚力，共同完成目標，更有助于企業收集全面信息，進行更深入分析，最終做出更合理決策。管理信息系統在企業內部溝通和協作的強化上有重要作用，它能提供統一的平臺，方便員工進行信息共享、協同工作，實時跟蹤項目或業務等的進度，及時溝通解決問題，提高團隊協作效率。

（四）降低運營成本

企業的運營需要依靠大量的成本來維持。從現代企業情況看，即便是中小企業，但仍具有一定的規模，且部門和人員數量大，任意環節工作的開展都需要諸多的成本投入，導致企業需要投入諸多的運營成本。如溝通方面，涉及會議、培訓、電話、郵件等費用；不僅如此，效率低下也會造成一定程度的成本支出，如由于溝通不暢或協作不足導致工作效率低下，也會增加企業的運營成本。在降低運營成本方面，管理信息系統的價值不容小覷，其可以優化業務流程，減少人工操作和紙質文檔的使用，降低企業運營成本。

（五）增強企業競爭力

競爭力是企業面對激烈市場競爭環境保有自身優勢地位的中堅力量，關系著企業的生存和壯大。以往企業的競爭力通常體現在三個層面，即產品層、制度層、核心層。但在數字經濟時代，面對內、外部的海量數據信息，企業若不做出及時的應對，極有可能會影響自身競爭力的不斷提升。目前，越來越多的企業為了增強自身競爭力，開始加快了內部管理系統的建設步伐，其中之一就是管理信息系統，原因是該系統能輔助企業快速應對市場變化，提高企業敏捷性，增強企業競爭力。

三、傳統的企業管理信息系統缺陷分析

（一）數據孤立

數據孤立問題的存在，主要是因企業各部門數據管理方面是以獨立系統為主，且此類系統構建主要是基于功能模塊。因系統間數據共享、交換機制相對缺乏，所以給不同系統中數據的溝通、整合造成了影響，隨之就會引發數據孤島、信息孤島等問題。這種問題的存在也意味著相同或類似數據以多次冗余的方式存儲于不同系統，而在某一部門對某類數據存在使用需求的情況下，通常要立足多個系統進行搜尋，搜尋的復雜性、繁瑣性特征，既浪費資源、又浪費時間。不僅如此，來自各系統的數據均是為了滿足各系統所在部門的實際使用需求，所以數據的形式、格式也會千差萬別，這是導致數據不一致的主要因素。另外，這一問題的存在，還會影響到各部門獲取整體、全面的數據視圖，導致各部門盡可能根據本部門數據規劃、開展工作，難以實現各部門之間信息的高效化流通，最終受信息孤島的影響，即便各部門一再強調協作和協調，但過程中的復雜性、難度會大大增加。上述問題的存在還會制約企業對數據的整體獲得、分析和評估，最終無法更好掌握當前的運用情況、市場變動等。

（二）信息滯后

企業在新時代發展步伐日益加快，越發意識到了內部管理與科學技術整合的重要性，因此，一系列管理系統逐步得到建設，其中就包括管理信息系統。但需要注意，部分企業隨著自身的發展，未能與時俱進地優化、升級管理信息系統，造成了信息滯后。從以往的管理信息系統情況來看，在信息處理方面大多定期以集中的方式更新、處理數據，而這一方式的周期化更新特征相對明顯，且即便數據出現了變動情況，也通常要通過下一批處理時間點來反映，影響了信息的即時更新，最終延誤管理層對業務情況的了解，導致其無法對自身整體運營狀態有一個客觀、精準、整體上的把握，限制企業、管理層對市場動態判定、調整，這造成的一個嚴重后果就是決策效率、靈活性都很難得到保障。另外，受到上述因素的影響，企業應對突發情況時，由于信息存在滯后性，也會危及對應處理方案的第一時間制定和落實。

（三）系統僵化

過去，企業構建管理信息系統時，遵循的原則或者說核心所在就是特定需求。這不僅導致系統結構不具備一定的靈活性，同時，系統的復雜性也會大大增加，加上系統結構有較高耦合度，所以系統各組件需協作、互相依賴。這種情況下，即便微小的改動，都可能會導致系統總體出現一種對應的連鎖反應，而這會增加修改、擴展方面的難度。隨著企業規模的擴大，需求會出現變動，這時極有可能會大幅優化、調整整個系統，導致大量時間、成本隨之耗費。與此同時，受到系統僵化的影響，企業也難以契合時代和自身工作需求及時進行技術的創新。也就是說，若傳統系統的拓展、優化較難時，會影響到企業對新技術的關注、引入，也難以更好開發系統的諸多功能模塊。長此以往，企業在應對一系列變動、競爭時，如市場的頻繁變化、競爭的日漸加劇，會難上加難，且企業的信息化建設也會逐漸呈現出一種落后、較被動的局面。

（四）存在安全風險

第一，數據安全風險。如泄露、篡改、丟失等，風險的誘因主要是傳統系統加密、權限控制機制欠缺，數據未經授權的訪問或篡改問題極容易出現，一些敏感數據也會逐步暴露在外部環境中，進而影響企業業務與聲譽。第二，遭受惡意攻擊、病毒感染概率大，這主要是因為傳統系統存在漏洞、缺陷，即網絡安防不力，繼而頻繁出現了受攻擊、受病毒侵擾等方面的問題。第三，受限于技術水平低，內部員工權限濫用、操作不當風險大，是因傳統系統缺少健全權限管理、審計機制所致，嚴重危害企業經濟利益。第四，傳統系統對安全事件響應、恢復難度大，原因是一些功能模塊的建設相對滯后，如實時監測、預警等，導致面對安全事件時，及時地發現、應對受到了制約。而在系統服務需要較長時間才能恢復的情況下，不僅會中斷業務，同時也會造成一定的經濟損失。

四、企業資源規劃管理信息系統的優化措施

（一）制定數字化轉型戰略規劃

大數據時代，企業構建現代化管理信息系統，必須立足數字轉型戰略規劃。第一，要意識到數字經濟時代自身數字轉型的目標、愿景。第二，評估系統并分析需求，其中的評估主要目的是掌握、了解當下系統現狀，如軟硬件、數據管理等；而對于需求分析來說，強調的是立足業務、用戶，分析需求，將轉型中的關鍵功能、技術支持明確好。第三，在系統開發、選型策略的科學與合理制定上提高關注度，該方面應以評估、需求分析結果為參照，考慮選擇自主研發，或是外部系統的引進。以外部系統的選擇為例，應注意各供應商能力、系統可靠性和適配度等方面的評估，同時結合自身需求進行選擇；而對于自主研發來說，要注意開發周期、成本等諸多要素內容的考量。其中對于開發的策略，可視情況來選擇，如敏捷開發、原型開發、模塊化開發等，實現開發周期的盡可能縮短。第四，現代化管理信息系統的建設并不屬于一次性的工程，后續持久的投入、升級、優化、管理也十分必要。這就需要企業將系統維護方面的職責、程序確定好，通過規范運維、優化、更新機制的構建，加上對新技術發展、市場動態的關注、了解，確保第一時間優化、升級系統，以更好適應市場變動和企業當下業務需求。

（二）深化組織文化轉型與人才培養

為了保證該系統在企業各環節、各部門的貫徹，使其效用得到充分發揮，企業構建現代化管理信息系統也應注重組織轉型、人才培養方面的工作。原因是系統的操作、運行都需要依靠人來進行，若企業內部人員的觀念、行為模式與工作方式等不夠與時俱進，無法適應系統的運行需求，導致系統利用率不高或操作存在不當等情況，不僅難以發揮系統的作用，同時也會使得系統淪為一種空談，造成嚴重資源浪費問題。對于深化組織文化轉型來說，強調的是基于組織內部價值觀、行為模式、工作方式的優化、改變，更好適應時代，尤其是適應大數據、數字經濟等時代的需求。在這方面，需要構建好企業健全的人才培養機制，機制要涉及人才的選拔、培養、激勵、評價等諸多方面，對優秀、專業的信息化、數字化人才等進行吸引、留用。與此同時，也可與高校、專業培訓機構等建立緊密的合作關系，通過有關培訓項目的組織、開展，為企業內部人員提供針對性學習空間、機會。除此之外，也要利用好人才交流、合作等手段，要和其他企業就成功經驗、優秀資源進行積極共享，從而借助跨界合作的模式，開展人才培養工作。

（三）信息系統與業務流程緊密結合

在信息化、大數據時代，企業內部的管理信息系統不僅是支持工具，更是企業競爭力的彰顯。第一，清晰、規范業務流程模型的構建，同時對接到管理信息系統方面。企業要注意對自身當下業務流程的深入了解、分析，確定支持功能模塊，分析如何立足系統體系、落實業務流程。同時，注意對業務流程復雜、靈活等特征的考慮，確保系統運行能滿足不同業務流程需求。第二，在數據統一、整合上提高關注度。由于各部門、各工作環節都會生成海量的數據，且數據格式、標準可能有所不同，所以現代化管理信息系統的運行中，要采取針對性的方式，有效整合不同系統數據，如數據接口、數據轉換等，為數據信息連貫、可靠提供一定保障。第三，在人員培訓、組織變革上提高關注度。對于現代化管理信息系統的運行來說，要使其適應企業業務開展情況，必須重設、優化調整業務流程，如組織結構、崗位職責等。這就需要企業立足有關人員，做好針對性的培訓工作，確保人員對系統和業務流程的掌握程度、熟練程度得到提升，以便對市場變動所帶來的挑戰進行積極適應、良好應對。期間也要變革組織文化、價值觀念，要在企業文化、管理理念方面，有意識地滲透信息化、大數據等理念。

（四）加強信息安全管理與風險控制

在科技迅猛發展且逐步普及的背景下，企業獲益的同時，面臨的信息安全威脅、風險隱患也逐步增多，而諸如數據泄露、網絡攻擊等的威脅隱患，往往會造成異常嚴重的后果。考慮這一情況，必須在信息安全管控上提高關注度并加大力度，為企業重要信息提供保護作用，并確保業務的連續性。首先，健全安全管理體系的構建，涉及信息安全組織、職責的確立，也應將對應的政策、標準明確好，同時要注意有關流程、規范的構建，還要立足內部人員做好針對信息安全方面的培訓、宣傳等工作。這種統一管理框架的構建，能更好且全面監管管理信息系統，為信息機密完整、可靠提供一定保障。其次，基于現代技術措施的應用，在信息安防、監護上加大力度。這方面主要涉及防火墻、入侵檢測、網絡加密等諸多技術手段，上述技術都能夠定期掃描安全漏洞，也可保障補丁更新的即時性。另外，安全事件監測、響應機制的構建也十分必要，有助于各類安全事故的第一時間發現與處理，使風險造成的影響盡可能減少。最后，和有關專家、對應機構進行合作，圍繞信息安全方面的征兆、威脅情報、經驗等進行共享，促進自身安防能力、應對水平的提高。

五、結束語

總而言之，信息資源是企業發展的重要戰略性資源，企業信息資源規劃、管理、利用是企業信息化建設的重要環節。其中管理信息系統作為信息資源規劃、管理、利用的重要組成部分，能為企業發展提供強大的支持。隨著信息技術的不斷發展，該系統也將不斷演化，為企業創造更大的價值。一方面，系統將融合人工智能、大數據等技術，實現智能化分析、預測和決策，幫助企業更準確地了解市場趨勢、預測未來發展。另一方面，系統將成為現代企業數據驅動決策的重要支撐與必要依據，幫助企業利用數據做出更科學、更合理的決策。相信在業內人員共同的努力下，管理信息系統的效用也會最大化發揮，企業得益于該系統的不斷完善與優化升級，也會大大提高自身的競爭實力。

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