預算管理系統的搭建及數智化運用

[摘 要]隨著信息技術的飛速發展，預算管理的信息化和數智化已成為企業提升管理效率、優化資源配置的重要手段。文章介紹了搭建預算管理系統的必要性，梳理了預算管理信息化的幾種模式，探討了預算管理系統信息化的前期準備工作，包括主數據整理與應用、業務維度梳理等內容，詳細敘述了預算管理系統信息化各個模塊的主要落地內容、系統信息化方式及后續的核心功能呈現，分析了數智化在預算管理中的運用，總結了全面預算系統信息化及數智化運用的成效與挑戰，以供參考。

[關鍵詞]預算管理系統；信息化；數智化

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）20-0043-03

一、預算管理系統搭建的必要性

預算管理是企業內部控制的有效工具，涵蓋企業科研生產、經營活動的各個環節，是企業組織各項經營管理活動的基本依據。隨著信息技術的不斷進步，傳統的手工預算管理方式已無法滿足現代企業的管理需求，因此，實現預算管理的信息化和數智化，對于企業提高管理效率、降低經營風險具有重要意義[ 1 ]。

當前，企業面臨的市場競爭日益激烈，市場環境和客戶需求的不確定性持續增加。在這樣的背景下，企業需要及時、準確地獲取和處理大量信息，以便做出快速有效的決策。隨著信息技術的發展，數字化轉型已成為企業提升競爭力的必由之路。預算管理作為企業管理的核心環節，其信息化水平直接影響到企業的整體運營效率和市場響應速度。隨著企業規模的擴大和業務的復雜化，預算管理涉及的數據量急劇增加，傳統的預算管理方式已無法滿足現代企業的管理需求。利用信息化手段，可以實現預算數據的自動化處理和智能分析，提高預算管理的效率和準確性。在快速變化的市場環境中，企業需要不斷提高管理效率和決策質量，以應對市場挑戰。全面預算系統信息化可以通過實時收集、處理和共享預算數據，為企業提供更全面、更準確的決策支持[ 2 ]。

在數據驅動決策的趨勢下，企業越來越重視數據在決策中的作用。全面預算系統信息化不僅是企業當前管理的需要，更是企業長期發展的戰略需要，其可以將企業內外部數據整合到一個平臺上，實現數據的集中管理和共享，為企業提供更全面、更深入的數據支持。通過全面預算系統信息化，企業可以實時跟蹤預算執行情況，及時發現預算偏差和風險點，并采取相應的措施進行控制。這有助于企業優化資源配置，降低經營風險。

二、預算管理信息化工具

Excel是最基本的預算管理信息化工具，具有普及率高、易于上手等優勢，但Excel并非專業的預算軟件，其預算編制過程往往低效且錯誤率高，尤其對于規模大、業務復雜的企業來說，使用Excel進行預算管理可能無法滿足需求。Excel通常適用于規模小且業務單一的小微企業。

在企業預算管理的財務預算階段，ERP中的預算管理模塊基本能夠滿足企業預算管理的要求。ERP系統在企業中的應用很廣泛，預算管理模塊作為ERP財務管理模塊的一部分，能夠實現與其他管理模塊的集成。然而，ERP系統中的預算模塊往往基于財務核算，難以滿足預算管理的“全面、全員、全額”要求，且在管理視角上可能存在局限性。ERP系統適用于預算管理需求相對簡單的企業。

隨著企業對預算管理需求的增大，能夠滿足企業個性化需求并且能夠靈活調整和擴展的專業預算軟件是很多大中型企業的選擇。它們通常具有功能豐富，靈活性、易用性強，支持預算過程管理，支持復雜的運算過程和對數據實施實時控制與分析等特點。但是與ERP系統相比，專業預算軟件可能難以與運營信息系統深度結合。

三、預算管理信息化前期準備

（一）完成主數據整理和應用

主數據是指在企業內部跨部門、跨流程、跨主題、跨系統、跨技術，反映核心業務實體狀態屬性的組織機構基礎信息。這些信息具有高業務價值、權威性、全局性、共享性和擴展性等特點，是參與業務事件的主體或資源，通常變化緩慢，但可能在企業業務開展過程中被反復引用。常見的主數據包括期間、部門、人員、責任中心、科目、產品數據、客戶及供應商等。主數據是信息系統建設和大數據分析的基礎，被認為是企業數字化轉型的基石。它主要用于解決不同異構系統之間的核心數據共享問題，確保數據的一致性、準確性和完整性。對預算管理信息化而言，統一主數據可確保預算管理能夠深入到企業的各項業務和流程中，能避免預算系統成為信息孤島，實現預算管理的全員參與、全面覆蓋和全程跟蹤[ 3 ]。

（二）完成業務維度的梳理

業務維度是核算或管理需要用到的一種分析維度，它涵蓋了企業業務運營中的多個方面，用于實現更精細、更多維的數據分析。企業可以定義各種來源業務系統的任意字段為業務維度，如業務類型、物料、品類、區域、批號信息、倉庫、跟蹤號等，以實現更精準的數據分析和業務管理。從某種意義上說，業務維度可以看作是“控制范圍”的問題，它定義了數據分析和業務管理的邊界和范圍。通過業務維度，企業可以對不同業務領域的數據進行精細化分析，如銷售數據、庫存數據和生產數據等，從而發現業務運營中的問題和機會。同時，業務維度也是業務管理的重要工具，它可幫助企業更好地理解和掌控業務運營過程，如制定銷售策略、優化庫存管理與提高生產效率等。企業預算管理信息化需要參考業務維度，將預算管理通過業務維度深入到各個業務領域，并與企業實際經營管理業務深度結合。預算數據與實際數據均可通過各個業務維度進行預算分析，將數據問題體現到業務實質上，為后續的預算管理應用打下堅實的基礎。

四、預算管理信息化系統的搭建

（一）基礎信息模塊

基礎信息模塊是一個系統的核心組成部分，它負責管理和維護系統所需的基礎數據和信息，這些基礎數據是系統正常運行和進行數據處理不可或缺的基石。

預算版本：用于區分次年預算編制數據與當年預算執行控制數據，也可用于預算編制階段編制多版本預算，供管理層權衡決策。

基礎檔案：主要包括產品檔案、客戶檔案與供應商檔案等，結合企業的預算編制維度，是企業預算編制的重要基礎信息，后續可按照上述信息進行預算分析及統計報表的編制工作。

責任中心：預算系統的重要數據集成維度，各項預算均需要通過責任中心維度進行呈現。責任中心為多層級關系，上下級責任中心之間存在數據匯總關系。通常可將企業組織架構作為初期設置責任中心的重要依據，后期按照預算管理顆粒度和精細度進一步細化責任中心設置。

預算科目：預算系統的另一個重要數據集成維度，各項預算均需要通過預算科目維度進行呈現。預算科目為多層級關系，上下級預算科目之間存在數據匯總關系。通常可將企業核算科目作為初期設置預算科目的重要依據，后期按照預算管理顆粒度和精細度進一步細化預算科目設置。

業務維度：主要用于經營預算過程管理的預算維度。按照不同的業務類別可設置不同的業務維度，如銷售業務可設置產品、客戶維度，采購業務可設置產品、供應商維度等。企業可根據自身實際管理需求，按照不同業務類型設置不同業務維度。

角色：用于定義賬號的系統功能權限。

崗位：用于定義賬號的系統數據權限。

賬號：系統使用者賬號，可來源于企業人員主數據。可組合角色權限加崗位權限，同一個賬號可擁有多維度權限，實施更加靈活的權限控制。

（二）預算編制模塊

預算編制模塊主要用于各項預算的填報工作，由預算填報模塊和預算查詢模塊組成，分別采用不同的預算表單，承擔預算填報功能和預算查詢功能。針對不同的業務類別，企業可根據自身管理需求設置不同的預算表單，如收入預算表、成本預算表、費用預算表、采購預算表、應收預算表、應付預算表、稅金預算表與投資預算表等。各預算表單可結合企業管理維度進行設置，并最終歸集至責任中心+預算科目的數據維度。

（三）預算審批模塊

預算審批模塊用于各項預算的審批工作，主要由各類預算審批流組成。各預算編制責任主體在完成預算編制工作后，按照管理層級逐級審批預算。系統自動將申請流轉至相應的審批人員或部門，審批人員可以在系統中查看預算編制的詳細情況，給出審批意見。審批流程支持多級審批、會簽等復雜場景，確保審批的嚴謹性和高效性。預算完成最終審批后，形成定稿的年度預算數據。

（四）預算執行控制模塊

年度預算在審批定稿后，即進入預算執行控制階段。預算系統按照責任中心+預算科目的組合維度，可形成矩陣式的預算控制。每一個責任中心+預算科目的預算值均可設置預算控制節點。不同的責任中心可根據自身管理需求，設置不同的控制層級。可以分別按照責任中心層級或預算科目層級設置預算強控制或預算弱控制，以符合預算的權變性原則，并能夠滿足各責任中心的個性化控制需求。

（五）預算調整模塊

當預算執行過程中出現各種因素導致需要調整預算時，應通過預算調整模塊進行預算數據的調整更新。預算調整模塊主要由預算調整申請、審批流程控制、調整記錄與追溯等組成。各責任中心通過預算管理系統的界面填寫預算調整申請單，包括調整的原因、調整的金額、調整后的預算目標等信息。系統根據預設的審批權限和流程，將預算調整申請自動流轉至相應的審批人員或部門。審批人員可以在系統中查看調整申請的具體內容，給出審批意見。系統在預算調整過程中自動生成詳細的調整記錄，包括調整的時間、原因、金額與審批人員等信息。用戶可以通過系統查詢功能隨時查看和調整這些記錄，實現預算調整的全程可追溯。

（六）預算報表模塊

預算報表模塊是預算管理系統中的核心部分，它主要用于生成、展示和分析預算相關的報表，幫助組織全面了解預算的執行情況、預測未來的資金需求以及評估預算的績效。預算編制階段，系統可根據各項業務預算、經營預算、投資預算和資金預算等生成財務預算表，用于反映企業年度總體預算指標，規劃和控制企業年度經營活動。預算執行階段，系統可根據預算使用情況出具預算執行情況表和預算對比分析表，用于展示預算實際執行情況的報表，包括各項預算指標的完成情況、預算與實際的差異等。

（七）預算分析模塊

預算分析模塊主要用于對預算編制和執行情況進行深入分析，以評估預算的績效、發現潛在問題并提出整改措施。預算分析模塊通過數據接口或數據倉庫等方式，從預算管理系統的各個模塊中采集預算編制、執行等相關數據。采用多種分析模型和算法，對預算數據進行深入分析。企業可根據自身管理需求自定義看板和圖表儀表盤，系統根據預設的取數規則和指標計算邏輯，自動從數據庫中提取數據并生成相應的指標看板和圖表。通過預算分析模塊的使用，企業可以更加清晰地了解預算的執行情況、評估預算的績效并發現潛在問題，為制定更加科學合理的決策提供有力支持。

五、預算管理系統的數智化運用

預算管理系統的數智化運用在數據集成與共享、自動化與智能化、精細化管控、實時監控與調整以及報表與決策支持等方面發揮著重要作用。在數據集成與共享上，實現業務與財務數據的高度集成，打破數據孤島，確保數據的可靠性和可追溯性。這有助于提升數據的同步效率，實現實時數據傳輸，及時反饋經營結果。在自動化與智能化上，構建多口徑、多版本和多維度的指標數據模型，提高預算編制和分析的自動化率。基于歷史數據和外部環境數據，構建數字模型進行科學合理的財務預測。在精細化管控上，支持按責任中心、項目、預算科目等維度進行預算控制，滿足不同業務場景下的管控需求。同時，系統能夠自動匹配預算資源和考核目標，實現資源的動態平衡和優化配置。在實時監控與調整上，實時監控預算執行情況，對超預算和預算外支出進行預警和控制。這有助于確保預算的剛性約束，降低財務風險，同時，根據市場變化和企業經營實際情況，系統支持對預算方案進行動態調整，通過滾動預測，確保預算方案始終與企業戰略目標保持一致。在報表與決策支持上，生成各種財務報表和分析報告，為管理者提供全面的財務信息和數據支持。這些報表可以自定義格式輸出，滿足不同層級管理者的需求。同時通過多維查詢和數據分析功能，管理者可以根據數據分析結果制定更加科學合理的經營策略。

六、結語

全面預算系統的信息化及數智化運用在提升企業管理效率、優化資源配置、增強決策支持和促進業財融合等方面取得了顯著成效，但同時也面臨技術復雜性、數據質量、人才短缺和安全隱私等挑戰。企業需要根據自身實際情況，合理規劃和管理全面預算系統的信息化及數智化進程，以充分發揮其優勢并應對挑戰。

參考文獻：

[1]陳龍章.全面預算管理信息化案例分析[M].北京：經濟管理出版社，2012.

[2]方世力.集團公司全面預算管理[M].北京：中國宇航出版社，2012.

[3]由寶劍.醫院全面預算管理理論實踐信息化[M].西安：西安電子科技大學出版社，2017.