新時代如何加強人力資源和社會保障系統檔案管理探討

摘要：隨著經濟社會發展的推動，檔案管理迎來全新的發展機遇。但在人力資源和社會保障系統中，隨著工作事務與業務種類的增加，檔案數量也迅猛增長，現有的檔案管理系統已經無法滿足當前的檔案管理工作需求，所以，需要轉變管理理念、創新管理模式、實現檔案管理系統的優化和完善，為用戶提供高質量的服務。因此，本文針對新時代如何加強人力資源和社會保障系統檔案管理進行了研究，首先分析了人力資源和社會保障系統檔案管理的重要性；其次探討了檔案管理存在的問題；最后以信息化技術為依托，提出了一種人力資源和社會保障信息化檔案管理系統，實現了人力資源和社會保障局的業務與檔案一體化管理。

關鍵詞：人力資源；社會保障系統；檔案管理

引言

在人力資源與社會保障系統中，檔案資料涉及大量的民生信息，檔案管理工作不僅決定著系統能否高效運轉，也關乎著人民群眾的整體利益。但在當前檔案管理中，隨著人力資源與社會保障體系的覆蓋面不斷擴大與完善，檔案數量愈發龐大，不僅加大了檔案管理的難度，也影響了為人民服務的效率。因此，應該依靠現代先進信息技術，引入信息化檔案管理系統，在提高檔案管理質量的同時，最大化發揮檔案資料的價值，從而更好地滿足人力資源和社會保障系統對檔案管理的高層次需求。

一、人力資源和社會保障系統檔案管理的重要性

（一）有利于提高社會就業率與社會保障水平

社會主義市場經濟發展的新常態下，隨著改革的不斷深入，市場經濟條件與勞動力之間出現了不平衡的情況，人力資源和社會保障局的工作面臨極大的困難和挑戰。而做好檔案管理，既能夠促進社會就業率的提升，也能夠在面對全球經濟新問題下緩解國內嚴峻的就業形勢，提高社會保障水平[1]。在信息化時代，人力資源與社會保障系統擁有了檔案管理平臺，無論是用人單位還是求職人員，均可以獲得十分便捷的服務通道，確保他們能夠第一時間建立有效的溝通，從而在檔案管理的支撐下獲得雙贏的效果。

（二）有利于人力社保與政府部門科學決策

新經濟時代，市場配置機制在人力資源市場占據主導位置，以信息技術為依托，加強人力資源與社會保障系統檔案管理，可以輔助政府部門第一時間掌握當地人力資源變化趨勢，并以此為基礎制定和落實宏觀調控，實現人力資源的合理分配。另外，在市場配置機制的貫徹落實中，政府相關部門制訂與頒布的各項政策與法規為其提供了積極地引導與科學的管理。比如，下崗人員再就業的調查、市場與勞動力之間關系的論證等，這些都需要政府相關部門來協調，從而編制出行之有效的政策。而人力資源和社會保障系統檔案管理可以為其提供真實有效的人力社保資料，從而提高政府決策水平。

二、新時代人力資源和社會保障系統檔案管理存在的問題

（一）檔案管理缺少統一性

新時代背景下，人力資源與社會保障系統暴露出檔案管理不統一的情況。雖然在國家改革的推進中，很多地區的人力資源和社會保障局已經完成了融合，但仍有小部分地區的這兩個部門還是分離狀態，所以，兩個部門的檔案資料分屬于不同的管理區域，因為部門分支過多，且部門職責、管理與條件存在很大不同，導致檔案統一管理出現了根本性問題，相互之間無法實現信息的共享與利用。如果出現部門脫鉤或者各自為政的情況，那么檔案管理效果就會大大降低，甚至會發生重復建檔、重復利用以及重復管理等方面的問題，從而造成大量的資源浪費，提高人力資源與社會保障系統檔案管理成本費用的投入。

（二）檔案管理模式滯后

在現今人力資源和社會保障系統中，通常情況下，檔案管理工作主要負責個人檔案，這些檔案不僅數量龐大，還要頻繁查閱，故此，就要求檔案管理人員在進行具體工作時，應該選擇與之相適應的管理方法和手段，如此才可以減少工作量，緩解工作壓力，促進檔案管理效果與效率的提升。但從當前整體情況來看，很多地區的人力資源和社會保障系統在檔案管理工作中首選的是以“件”或“卷”為單位的檔案管理模式，盡管此類管理模式均有各自的可取之處，但也存在很大的不足[2]。比如，以“件”為單位的檔案管理模式，因為檔案數量較多，統計難度較大，不僅會耗費大量的時間與精力，還會在檔案歸檔過程中出現歸檔不齊全、漏項、錯項等錯誤，導致檔案資料缺乏真實性、全面性與有效性。而以“卷”為單位的檔案管理模式，盡管方便保管，但具體組卷工作較為繁瑣，會影響檔案的保密性，也不方便利用。

（三）人員綜合素質有待提升

新時代背景下，在人力資源與社會保障系統中，檔案管理屬于專業性較強且又系統的工作，所以對崗位從業人員的要求較高，需要整個工作隊伍具有較強的專業能力與綜合素質。然而從整體來看，人力資源和社會保障系統從事檔案管理崗位的工作人員在綜合素質上依舊存在相應的問題，表現在如下幾個方面：（1）崗位人員頻繁調換，工作精力無法集中，某些地區的人社局在檔案管理上安排的是兼職人員，他們不僅要負責檔案管理，還要負責本職工作，時間與精力都不充足，加之這些人員并非專業出身，無法熟練地應用管理流程，對管理規范也是一知半解，導致檔案管理效果受到影響；（2）崗位人員服務意識薄弱，對檔案管理重視度不足。最突出的表現就是在具體工作中違反紀律，濫用職權獲取調取或利用檔案資料，導致檔案資料內容泄露或丟失等，不僅影響了檔案管理水平的提升，也為人力資源和社會保障局帶來巨大的損失。

（四）檔案信息化管理不足

隨著信息化時代的到來，各種信息技術相繼涌現，為企事業單位帶來全面發展與信息化改革的機會。從人力資源和社會保障局而言，其也應該在內部檔案管理中科學合理地引入信息化技術，并通過信息化技術設計滿足自身管理需求的檔案管理系統，如此，既能夠提高檔案管理質量與效率，也能夠高質量地為人民群眾提供服務[3]。但從整體來看，我國大部分地區的人力資源與社會保障系統檔案管理的信息化水平都比較低，在信息化管理建設上缺少專業、精準的信息系統，信息檢索程序極為繁瑣，極易出現資料誤刪等問題。另外，在實際管理工作中，人力資源相關信息不能第一時間更新、檔案調取與利用缺少信息化管理，甚至一些人社局的檔案資料還在利用書面記錄的方式，如此不僅浪費了工作人員大量的時間，也極大地限制了檔案管理工作效率的提升，不利于人力資源與社會保障系統的信息化發展。

三、人力資源和社會保障業務與檔案一體化管理系統

某人社局結合自身實際情況與檔案管理存在的問題，在既有業務系統與檔案系統的基礎上引入了一種業務系統與檔案管理系統相融合的一體化管理系統。整個系統分為5個部分，由上到下依次為展現層、應用層、服務層、信息引擎以及數據層。在層級系統的輔助下可以實現人力資源和社會保障業務管理與檔案管理的有機融合，提高了檔案管理水平。

（一）業務與檔案一體化管理系統架構

人力資源和社會保障業務與檔案一體化管理系統中，主業務網核心可以貫通人力資源與社會保障系統，形成具有跨平臺功能的綜合網絡系統，可以高質量、高效率地處理人社系統存在的一系列問題，從而推動人社各項工作的開展[4]。在整個人力資源和社會保障電子檔案管理系統中，無論是網絡節點的個數還是訪問量，均在持續增長。在這一系統架構中，為了更好地發揮系統的應用功能，根據人社局及其檔案管理的業務需求，設計了層級架構，在此基礎上系統能夠規范所有任務量，并分析數據訪問是否具有合法性，保證用戶端可以和數據庫互聯互通，從而更好地完成業務變更。在整個過程中不用進行用戶端的更新就可以保證功能的補充。在人力資源和社會保障電子檔案管理系統各種功能以及用戶需求下完成相關請求。

（二）系統應用

1.業務辦理

人民群眾攜帶人社局要求的紙質材料來到辦理大廳，經過辦理人員審核后就可以開始辦理業務。業務辦理完成后，在打印的主表單上會生成條形碼，（如果不是系統打印的主表單，可通過手工方式把條形碼粘貼到特定的區域），然后辦理人員就可以核驗本次業務中所有附件的頁數，并在系統頁面上完成業務資料的歸檔操作，最后就可以把完成歸檔的資料給予分類擺放。

2.資料組卷

在組卷時，辦理人員可結合檔案部門要求確定可以立卷的頁數，通常根據業務情況自行設置。如果材料頁數滿足設置的立卷頁數時，系統會第一時間發出立卷的預警，業務人員就能夠根據要求開始立卷操作。另外，當資料頁數滿足立卷要求時，還能夠再次進行歸檔操作，但是否繼續可結合實際情況來定。在完成立卷后，還要維護立卷后的各種檔案信息，比如，案卷名稱設置、起始時間設置以及文號類別確定等，一些立卷后的檔案在完成參數的配置后還要進行組卷。最后業務人員經由業務系統就可以將組卷后的檔案傳輸給檔案系統，經由檔案管理人員打印即可。

3.領導審核

檔案部門接收到案卷后，就可以通過檔案系統提交給部門負責人審核，待其查驗案卷及其卷內的各項信息，且確定沒有任何錯誤后，根據流程就可以傳送到掃描中心。

4.檔案移交

案卷完成部門領導審批后，檔案管理人員就可以通過檔案系統對備考表進行打印，然后將紙質的材料傳送到掃描部門，由該部門完成影像化處理[5]。人社局早期采用的檔案移交方式，必須在打印的備考表上簽署立卷者姓名以及檢查人姓名，而當前僅需要把檔案管理人員與部門負責人的簽名圖片事先掃描到檔案系統中，并通過系統中根據移交流程參與操作即可，完成操作后二者的簽名會自動出現在備考表上。

5.檔案掃描

在檔案通過確認沒有錯誤之后，就可以辦理交接手續。在實際工作中，掃描工作者根據實體檔案，逐一核對檔案的實體信息以及電子目錄信息，以防電子信息出現錯誤。然后借助高速掃描設備針對生成的圖像依次展開檢查、糾偏等方面的處理，確保掃描的檔案內容清晰且沒有缺項。

6.批量掛接

在完成掃描后，檔案管理人員就可以根據檔案目錄數據，把通過掃描形成的影像以圖像文件的形式進行存儲。然后結合該圖像文件名和系統數據庫內此類文件對應的檔號，構建相互對應的關系，確保檔案資料的完善性與不重復性，達到目錄數據可以批量掛接圖像文件，保證客戶可以快速精準地查詢與調閱檔案資料。

7.檔案查閱

系統中會對不同級別的用戶嚴格設置訪問權限，對應級別的用戶才可以執行相應的操作，比如，查詢操作、錄用操作以及打印操作等。操作權限的控制主要根據人社局各部門人員的角色來確定，即檔案類別對應檔案門類再對應人社局部門，比如，業務檔案對應社會保險管理檔案門類再對應醫保中心支付稽核科等，整體上根據由上到下的級別來設置相應的權限，這樣可以最大化保證檔案信息安全。通常，每個部門或者科室的人員只能查閱各自部門或科室的檔案信息，如果要跨部門調閱檔案信息，務必提前在系統中提交申請。通過審核后才可以查閱需要的信息。

（三）資料歸檔方式

在人力資源與社會保障系統檔案管理中為了更好地查閱與循環利用業務檔案，通過一體化管理系統，根據某些特殊要求，可采用如下幾種資料歸檔方式：

1.一事一件歸檔方式

一事一件歸檔方式在人社局檔案管理工作中比較常見，簡單來說就是一筆業務歸屬一件檔案，積累到若干件檔案就可以進行組卷，各件檔案的主表單上會標有條形碼。比如，參保單位人員增減業務、社保卡信息采集業務等，在案卷目錄內，同樣的文件標題，會有不同的責任人員、不同的文件號[6]。

2.一事一卷歸檔方式

一事一卷歸檔方式在人社局檔案管理工作中，主要用在一案一件相關的業務方面，即一筆業務具有獨自的案卷，且案卷內的目錄統一由該業務的各項附件名稱組成，同樣在主表單上附帶條形碼。比如，人社局工傷部門出具的工傷認定、提供的工傷鑒定業務等。不同的文件標題，無論是責任人員，還是文件號，都可能存在不同。

3.總分歸檔方式

總分歸檔方式在人社局檔案管理工作中，主要用于存在包含關系的相關業務，簡單來說一個案卷包括一個匯總文件以及多個附件。其中，這些附件就是整個匯總文件的所有明細，屬于同類業務。比如，人社局下屬醫保中心以及醫療機構月結檔案等，其中，無論是責任人員，還是文件號，均屬于不相同的范疇。

結語

綜上所述，新時代背景下，在人力資源和社會保障局管理中，檔案管理扮演著重要角色，對人社局業務水平與服務能力的提升具有重要的促進作用。但在信息化發展的推動下，人力資源與社會保障檔案管理系統已經無法滿足內部各項業務需求。所以，人社局應該以現代信息技術為依托，引入先進的檔案管理系統，使其與組織內部業務系統有機結合，實現人力資源與社會保障業務與檔案一體化管理，從整體上深化檔案管理隊伍信息化水平，提高檔案管理效果，推動人力資源與社會保障事業健康發展。

參考文獻：

[1]羅虹.人力資源管理與檔案管理信息系統構建及應用探討[J].黑龍江人力資源和社會保障，2022，（14）：152-154.

[2]梁公.人力資源和社會保障局檔案管理優化策略探析[J].文學少年，2021，（06）：393.

[3]薛克鳳.淺談信息化時代下人力資源和社會保障局檔案管理[J].現代經濟信息，2018，（01）：78.

[4]楊春茂，楊淑紅.人力資源與社會保障電子檔案管理系統的設計與實現[J].電子技術與軟件工程，2021，（23）：138-139.

[5]王齊雨.信息化時代人力資源和社會保障檔案管理工作探析[J].蘭臺內外，2024，（08）：7-9.

[6]劉偉東.信息化時代人力資源和社會保障監察檔案管理[J].中國集體經濟，2015，（31）：113-114.

（作者單位：福鼎市人力資源和社會保障綜合事務中心）

（責任編輯：豆瑞超）