高等職業院校檔案管理信息化的優勢及安全風險評估研究

摘要：隨著信息化的快速發展，檔案管理工作是高職院校發展的基石，在高職院校加強檔案管理，使所有與教學管理、教科研、招生就業及學校發展相關的文件更加適應新時期發展的需求，因此檔案信息化的趨勢愈發明顯。目前，高職院校檔案信息化建設剛剛開始，還面臨著檔案管理人員缺乏信息安全意識、檔案數據安全管理的支持體系不夠完善、檔案管理人員的信息技術水平還有待提高等問題。本文著重論述了在信息化管理的環境下，高職院校的檔案安全管理工作中存在的一些安全風險的問題，對如何建立信息化管理檔案的安全保障措施進行了初步的探討，高職院校要有效地利用檔案資源，進行檔案信息安全管理方式的革新，才能提升學校檔案管理工作的整體水平。

關鍵詞：高職院校檔案管理；信息化；檔案管理；優勢；安全風險

引言

在新的時期，隨著信息化時代的到來，高職院校要想提升檔案管理水平，就要充分發揮自己的信息化優勢，要進行有效的檔案管理工作改革，確保檔案工作都能夠有條不紊地進行下去。在高職院校檔案管理方面，由于過去的檔案管理方式落后，使檔案管理還停留在傳統的紙質管理方式上，這樣的管理方式不僅工作量很大，還會影響到學生的檔案管理、行政部門的檔案管理及相關學校發展中信息資源的獲得。信息化為高職院校的檔案信息安全管理工作，提出了新的思路和方法，因此高職院校的檔案工作必須充分認識到利用信息化來管理檔案的優勢以及檔案信息安全工作所面臨著一些挑戰，并通過實施行之有效的安全管理策略，達到創新的管理工作，為高職院校檔案管理工作的改革提供有力的支撐[1]。

一、高職院校檔案管理信息化的優勢

（一）有利于提高檔案工作的效率與質量

改革開放初期檔案管理工作的流程比較復雜，基本以紙質材料的形式存在，數量多，保存困難，查閱費時費力，工作效率低下[2]。在信息化發展的新趨勢下，高職院校的檔案管理也逐步進入了信息化管理的新階段，電子檔案逐步取代了傳統的紙質文件，利用計算機系統進行掃描或人工錄入，將這些傳統紙質檔案信息化，可以很容易地完成對檔案數據的處理，不僅可以提高工作效率，而且可以節約存儲空間。檢索方式也不再需要耗費大量的人力與時間，信息化系統的數據查詢功能，方便檔案管理工作人員從模糊查詢、組合查詢和分類查詢等不同的查詢方法中，根據既定的步驟進行檢索，能快速地從檔案信息庫中找到所需的檔案信息，大大提高了檔案管理的工作效率，也保證了檔案管理的工作質量，也避免了人為因素帶來的錯誤和遺漏，有助于保障檔案信息的準確性、可靠性和安全性[3]。

（二）有效地保存了傳統的紙質檔案

高職院校的檔案資料，不管是對學生、教職工，還是對學校的發展而言，都極為重要，但隨著學校規模越來越大，招生的學生數量在逐年增加，教職工的人員也在逐年增加，所以檔案材料隨之不斷遞增，因此有些重要的檔案材料，如果靠傳統方式手工來管理，在處理查閱的過程中往往會發生受到損壞問題，極易造成檔案丟失的現象。隨著檔案管理的信息化，對檔案信息進行數據管理，大大減少了檔案信息被破壞、遺失和盜竊的可能性，有效地保護了傳統的紙質檔案，同時也使檔案的調取查找、整理和更新檔案信息，變得更加便捷快速。

（三）切實提高了檔案管理工作的質量

高職院校在日常活動中，檔案信息管理系統的應用大大節省了檔案管理人員的時間和精力。同時會涉及招生的流程、教學、科研、就業等的各個部分，每個部分都涉及大量的信息數據的管理，需要各部門之間的配合和信息的交互。檔案管理信息化的構建，實現了檔案信息的共享和協同工作，各個不同部門的實際需求都能夠被充分滿足，都可以共享和利用檔案信息，提高了信息的共享效率和工作的協同性[4]。

（四）保證充分使用檔案資料

在高職院校發展的過程中，檔案信息記載著高職院校各個時期的發展歷程，它關系到今后的學校發展，通過檔案管理信息化的建設，利用信息技術手段，對檔案信息進行分析和挖掘，須對其內在的原因進行深入的分析，為學校今后發展在決策中提供相應的數據支持。同時學校在教學、科研、管理等方面，通過數字信息化，檔案信息可以輕松地被多個人員同時訪問，信息的共享和流通，來保證檔案資源的有效利用[5]。

二、高職院校檔案信息安全管理的現狀問題

高職院校檔案的安全管理，長期以來未能得到應有的關注，面對日益增多的學生檔案信息和人事檔案信息等資料，高職院校如果不能及時加強檔案信息化安全管理，就會出現檔案信息泄漏或數據丟失、信息失真等危險。

（一）檔案管理員缺乏對信息安全的認識

當前大多數的檔案管理員的安全管理觀念，還處于傳統的檔案管理方式，對信息化環境下的檔案信息化管理工作還不是很了解，未能意識到檔案信息的價值和敏感性，也不善于運用信息化技術，不知如何正確處理和保護敏感信息[6]。隨著信息技術的飛速發展，網絡虛擬環境極易受到外部的攻擊，導致所存儲的數據信息存在泄漏、篡改、病毒、惡意攻擊、破壞等潛在風險，給檔案信息的安全管理系統帶來巨大的風險，但高職院校檔案管理人員存在對信息安全的重要性缺乏認識和不夠重視，沒有對軟件和硬件進行定期的維修和更新，這就造成了檔案信息系統很容易受到黑客攻擊和病毒的攻擊，并不能提前預測到的檔案信息安全隱患，從而導致信息數據的丟失和損壞。同時由于各種硬件設施，長年得不到維護和更新，沒有得到及時的升級和改進，其自身的安全風險導致在使用的過程中很容易發生死機、卡死等情況，使資料遺失和損壞。

（二）沒有完善的安全管理體系

新階段，高職院校還未針對檔案信息化數據，制定出一套完整的檔案管理制度和標準，而一直使用的規章制度，只能適用在傳統的紙質文件管理方式上，反映其檔案管理方式存在著流于形式的現象，無法對信息化建設進行科學的指導和有效的規范。沒有科學的、信息化的安全監管機制，導致學校的檔案安全管理工作，無論是上級檔案管理工作的安排和銜接，還是同級之間的檔案管理工作，都缺少對其有效的監管和約束，所以造成了檔案信息數據的安全性受到了明顯的威脅。在實際操作中，如果人為操作失誤或信息泄漏，不僅會對學校的檔案信息數據安全產生潛在的危害，還會對整個學校的信息安全產生重大影響。

（三）檔案管理員的信息技術水平較低

當前，隨著信息化技術的迅猛發展，檔案資料正逐漸由傳統的紙質方式向數字化方式轉化，但是許多檔案管理人員，并未接受過專門的信息化技術的培訓，在信息化技術方面的知識和技能，相對較弱，導致他們對信息技術工具、方法、系統，無法充分利用。受傳統檔案管理方式的影響，對檔案信息化技術學習的積極性和主動性不高，這些因素導致檔案管理工作人員，不能使用現有的信息化系統來管理檔案信息。因此，學校檔案管理部門應定期對檔案管理工作人員進行系統的信息化技術培訓。

三、高職院校檔案信息化安全管理措施

（一）加強對檔案安全管理工作的認識

隨著信息化時代的到來，高職院校要從技術上、意識形態上對檔案信息的安全性進行高度的關注，定期組織檔案管理人員的安全意識培訓和教育，幫助教師、職工和學生對信息安全風險的認識，增強他們的防范意識和技能，有效預防各類安全事件的發生。要嚴格控制各類人員對移動存儲設備與檔案網絡系統的接觸，還需要對閱檔環節采取嚴肅規范的流程，以筑牢檔案安全管理工作的基礎，確保敏感信息不受泄露和篡改的風險。在實際操作中，確保嚴格的權限管理制度和外部單位的數據交換和共享的防范措施，得到有效貫徹和落實，從而提升檔案安全管理工作的實效性，促進信息化檔案安全管理工作發揮最大的作用。

（二）加強法制教育，加強檔案監管建設

為了保證檔案信息數據的安全性能夠受到法律、有效的監管，檔案資料的安全監管，也就成了一個重要的課題，因此檔案主管部門，應該對此進行深入的研究，要將檔案監管工作的長效機制建立起來，通過制定一套完整的檔案信息監管體系，推動在檔案資源的使用與共享中，并在服務的過程中進行創新，提高檔案信息數據的使用效率。只有用法律的法規框架，明確檔案信息化管理的各項要求、標準、權利和義務，用明確的依據和指引，給檔案信息數據的安全隱患戴上“緊箍咒”，才能及時發現和糾正安全漏洞和問題，并對違規行為進行嚴厲打擊，保障檔案信息數據的安全性和完整性。對相關管理人員的法律意識和規范意識要及時加強，使檔案管理人員嚴格地遵守檔案信息化安全管理規定，防止違規行為和安全風險的發生。

（三）建立完善的信息化安全管理制度和規范

隨著信息化技術的不斷發展，和學校規模的不斷擴大，學校的檔案信息化管理系統中，儲存了大量教師、學生的個人信息和學校發展中的一些關鍵數據，高職院校檔案管理工作也逐步實現了信息化，但同時也帶來了一系列安全隱患和挑戰，如果出現了安全隱患或數據泄漏，就會給學校的信譽帶來無法彌補的損失，這就對網絡信息化管理提出了更加全面、系統化的需求。強化數據管理的信息安全，通過建立完善的信息化安全管理制度和規范，規范和管理檔案信息的收集、存儲、傳輸、處理等各個環節，以保證信息不受泄漏和篡改。制定檔案信息管理系統完備的檔案管理制度，明確檔案的分類、歸檔標準、流程等，確保檔案信息管理的規范化和標準化。建立責任落實制度，將檔案管理工作責任落實到人，避免兼任現象，實現職責明確、效率高的管理。制度的實施也對檔案管理人員在日常管理中提出了更高的要求，檔案管理人員要對各種檔案資料的分類存檔、存放和使用，并對其進行核查，對各種檔案信息數據進行系統的分析，找到其規律性，并對其保存情況進行定期的檢查，以確保其不會出現問題或潛在的危險。建立檔案安全管理制度，加強檔案室的安全防范措施，如設置防火、防水、防盜等安全設施。只有建立完善的信息化安全管理制度和規范，來強化信息化建設管理，才是提高檔案信息安全、可靠度的重要手段。

（四）制定完善的信息安全突發事件預案

在檔案信息安全體系中，檔案數據信息的保密、完整性和可用性，在面對越來越復雜、不斷變化的網絡安全威脅時，僅僅依靠安全制度規范，難以徹底消除這些風險，在此基礎上，編制了相應的安全應急突發事件預案，來及時地發現并應對系統中存在的安全隱患，并定期組織安全演練，提高相關人員應對安全事件和緊急情況的能力。其中保密口令由專門的檔案管理工作人員負責，設定分管密級權限，檔案管理人員按照相應密級權限才能進入，在應用軟件時，應盡量采用正規的操作系統，并及時進行修補，定期備份數據資料庫，并做好檔案信息數據的管理，如有修復需要，聯絡有關的技術支援人員予以協助。在監測的過程中，如發現有不正常的現象，要做好應急準備，并報告上級，遇到嚴重的網絡攻擊，要立即向公安部門報告。

（五） 提供技術支持，以改善信息安全

在網絡信息環境中，檔案信息數據的收集是一個極為重要的環節。構建完善的防火墻及安全監控機制，部署防火墻、入侵監測系統網絡安全設備，及時識別和阻止惡意攻擊和未經授權的訪問。為了防止信息數據在傳輸中被竊取、篡改等危險，通過加密、協議封裝、嵌套等方式，構建安全、可靠的信息信道，保證信息數據收集的安全性，在數據收集過程中，利用保密信息對系統進行認證，并建立一個安全的訪問口令，對訪問用戶進行限制，并保證敏感數據只允許被授權的人使用。對數據的云存儲安全防護，通過對信息數據進行動態加密，保證數據不易被讀取，通過RAID獨立磁盤冗余陣列技術，減少由于磁盤損傷而導致的數據丟失，并通過數據鏡像、快照等方法對數據進行備份，以保證當局部硬件設備出現不可修復的損傷時，可以快速進行恢復。

（六）建設高素質的檔案安全管理隊伍

隨著信息化技術的發展，檔案管理人員不僅要具有傳統的檔案管理工作技巧，而且還要懂得現代信息技術、索引分析技術、拷貝分析技術、大數據技術等先進的檔案保護管理與使用新技術，這樣才能更好地對檔案信息數據資產進行分類與使用。加強檔案管理人員的培訓，提高檔案管理人員的業務素質和工作能力，通過專業培訓使他們掌握檔案管理的基本知識和技能。加強檔案管理人員的職業道德教育，對信息安全意識培養、技能培訓以及應急處理能力提升等方面進行培養，提升檔案管理人員的信息安全整體素養和應對能力，為應對復雜的網絡安全威脅提供有力支持，確保他們嚴格遵守檔案管理規定，保證檔案的安全性和保密性。

結語

綜上所述，信息技術的飛速發展，信息化檔案的收集、整理和歸檔，是信息化時代對傳統檔案工作方式的一次巨大變革。在信息化環境中，在確保檔案信息數據完整的同時，必須確保檔案信息數據的安全，因此學校必須對檔案信息數據的安全性給予足夠的重視，加強對檔案管理的安全工作的重視，加強對檔案管理人員的理論知識和能力的培養，將信息化數字化的安全和信息技術運用到檔案日常安全管理工作中去，讓其更好地在檔案管理工作中發揮其應有的作用。為了適應新形勢發展的需求，只有不斷提升檔案信息數據的安全性，才能保障檔案信息化安全管理工作的持續推進。

參考文獻：

[1]楊雅茹.新時期高職檔案管理信息化建設方法研究[J].云南檔案，2023，（02）：62-63.

[2]夏楠，張麗林.大數據時代高職院校檔案信息安全管理探索[J].九江職業技術學院學報，2022，（04）：84-87.

[3]張雅芳.大數據時代檔案安全的思考[J].南北橋，2023，（05）：100-102.

[4]王維娜.檔案安全保障管理機制的構建[J].蘭臺內外，2024，（02）：28-30.

[5]王婷.新時期高職檔案管理信息化建設方法分析[J].亞太教育，2020，（11）：52-53.

[6]李東紅.大數據背景下高職檔案管理的信息化建設探析[J].遼寧高職學報，2023，25（03）：104-107.

（責任編輯：豆瑞超）