高校檔案信息化建設中的跨部門協同機制研究

[摘 要]高校檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，需要多個部門的緊密協作。本研究深入分析了跨部門協同在高校檔案信息化建設中的重要性，并揭示了當前存在的協同意識缺乏、溝通渠道不暢、協同機制不健全等問題。為解決這些問題，研究提出了優化組織架構和決策機制、完善溝通協調體系、構建利益協調和監管保障的對策建議，為高校建立高效的跨部門協同機制提供了可行的路徑。

[關鍵詞]高校檔案；信息化建設；跨部門協同；協同機制

隨著信息技術的不斷發展，高校檔案信息化建設成為加強高校檔案事業發展的必由之路。然而，高校檔案信息化建設涉及多個職能部門，需要全面地協調配合，因此，構建高效的跨部門協同機制是確保建設順利推進的關鍵。

一、高校檔案信息化建設中跨部門協同的重要性

（一）檔案信息化建設的系統性特征

高校檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，具有明顯的系統性特征，涉及多個職能部門。檔案信息化建設不僅涵蓋了檔案館等專職部門，還需要信息技術中心、網絡中心等信息化建設主體部門的全程參與，也離不開相關職能部門如組織人事部門、財務部門等的支持和配合。多部門的深度介入，使得信息化建設成為一項跨部門的系統工作。由于參與主體多、專業領域交叉，如果缺乏高效的協調機制，將導致職責分工不明確、工作推進緩慢、資源利用效率低下等問題。只有各部門在統一的工作平臺和標準規范下通力合作，精誠協調配合，才能最大限度地整合各方資源優勢，保證建設過程有序高效[1]。

（二）跨部門協同機制的作用

建立高效的跨部門協同機制對高校檔案信息化建設至關重要，其作用主要體現在三個方面。一是跨部門協同可以提高工作效率。信息化建設涉及多個職能部門，如果缺乏順暢的協同機制，將導致決策流程冗長、部門推諉扯皮、工作銜接不暢等低效狀況。有效的協同機制可以明確各方職責，統一工作標準，優化工作流程，使各部門有條不紊順利銜接，從而提升整體工作效率。以浙江大學為例，通過建立檔案信息化專項領導小組來統籌協調，明確館內外各部門在文件數字化、系統運維等環節的分工，使建設任務合理分解、高效推進。二是跨部門協同可以優化資源配置。缺乏協同將導致資源分散利用，加劇部門間的資源孤島效應；有效的協同則能實現信息共享、資源整合，避免重復建設浪費。以云南大學為例，通過校園一體化平臺建設，整合了人力資源、財務、基建等多個系統數據，形成了統一的數據管理和應用模式，提高了資源利用率。三是跨部門協同可以保證檔案信息化建設質量。檔案信息化建設作為系統工程，需要各方精誠合作、協同配合，方能將頂層設計、技術實施、服務應用等各個環節做好，從而確保建設質量。

二、高校檔案信息化建設中跨部門協同存在的問題

高校檔案信息化建設，無疑是一項龐大而精細的系統工程，它需要校內多個職能部門的默契協作與無縫對接。然而，現實的挑戰卻不容樂觀。跨部門協同存在諸多困境和障礙，制約了建設的質量和進度。這些困境，亟待我們共同面對，合力破解，以確保檔案信息化建設的順利推進。

部分相關職能部門對檔案信息化建設的系統性和重要性認識不足，將其等同于單一的技術工程，忽視了本部門在其中所應發揮的重要作用。由于缺少統一的協調平臺和工作機制，各單位大多是獨立運作、互不銜接。這種分散的工作模式不僅增加了溝通成本，還容易導致信息傳遞的滯后和誤差，影響了建設的效率和質量。大多數高校的跨部門協同機制不健全，職責分工不明確，缺乏頂層設計統籌和工作規范。具體表現為：各部門在檔案信息化建設中的角色和職責沒有明確界定，導致工作中推諉扯皮；各部門在實施過程中各自為政，缺乏統一標準和規范，難以形成合力。部門利益分歧、職責邊界交叉混亂、缺乏有效監督等問題，加劇了協同推進的阻力和困難，導致資源整合利用率不高、執行效率低下等弊端。[2]。

三、構建高效的高校檔案信息化建設跨部門協同機制的對策

（一）優化組織架構和決策機制

優化組織架構和決策機制有助于明確各部門在檔案信息化建設中的權責分工，厘清職能邊界，避免職責交叉重疊、相互掣肘，也有利于建立科學高效的決策機制，確保決策周期合理、程序規范，并形成暢通的反饋渠道，促進決策落實。

1.明確各部門在建設中的職能定位

明確各部門在檔案信息化建設中的職能定位是優化組織架構的關鍵環節。需要系統梳理和科學規劃，合理劃分各參與方在建設全流程中的職責范疇和權限邊界，避免出現職能交叉混亂、相互掣肘的狀況。通過細致的工作分析和頂層設計，可以明確各部門的具體職能分工：檔案館作為牽頭單位，負責統籌謀劃整體建設規劃和頂層設計，優化業務流程、制定統一標準；信息技術中心承擔技術架構搭建和系統運維職能；公文辦公室負責文件資料的流程再造和數字化錄入工作；人力資源部門則負責經費保障和績效考核等。在明確職能的同時，還應合理劃分各自的權限邊界，避免出現職責交叉和沖突。例如，雖然信息技術中心和檔案館在系統開發環節存在一定的工作交集，但應明確界定兩者之間的分工，前者負責技術開發和運維，后者負責需求梳理和流程優化，避免扯皮推諉。職能定位清晰，權責分工明確，不僅有利于充分發揮各單位的專業優勢和職能作用，而且有助于形成科學有序的工作流程和制衡機制，確保各方通力合作、相互協調、高效運轉。這是優化組織架構、促進跨部門協同的基礎性工作，必須予以高度重視。

2.建立科學的決策流程和反饋機制

建立科學的決策流程和反饋機制是優化組織架構和決策機制的重中之重。這不僅關乎信息化建設決策的質量和效率，也是促進各部門高效協同的重要保證。

首先，需要成立高校檔案信息化建設領導小組，作為決策和反饋的權威平臺。領導小組應由校領導和各相關職能部門主要負責人組成，集中體現行政權威和專業力量。同時，要明確集體決策的程序和議事規則，確保決策過程民主、科學、高效。其次，應建立常態化的工作例會機制，作為各部門直接對接交流的渠道。可定期召開專題會議，通報進展、分析問題、研究對策，實現信息互通有無。比如，可借鑒蘇州大學的做法，每季度召開一次這樣的多部門聯席會議。會議不僅有各部門負責人出席，還邀請第三方監管專家和技術人員參與，形成全方位的研討交流。最后，還應建立科學有效的反饋評估機制，及時發現問題并加以糾正。可采取定期檢查、實時反饋、責任追究等多種方式，對工作中的失誤和偏差予以反饋評估，并追究相關責任人的責任。同時對工作中的亮點經驗要及時總結并加以推廣，形成良性的反哺循環。

（二）完善溝通協調體系

1.構建信息共享平臺促進數據交互

構建信息共享平臺是促進跨部門數據交互和資源整合的關鍵舉措。需要統一技術架構和標準規范，整合各類信息資源，搭建覆蓋全校的一體化信息平臺，實現跨部門數據的無縫集成和高效共享。以浙江大學為例，該校已構建了集校園網、辦公自動化系統、圖書館系統、教務管理系統等于一體的綜合信息服務平臺，各類信息資源實現了統一入口獲取和高效利用。其中，檔案信息服務系統與其他核心業務系統實現了數據互通共享，避免了重復采集和建設，極大提高了資源利用率。建設這一共享平臺的過程中，要統一規范標準，需要各部門緊密配合，在技術架構、數據格式、接口規范等方面達成共識，促進整合和互聯互通。比如要制定統一的元數據標準、檔案編碼標準、存儲標準等，確保不同系統間的數據融合無障礙。此外，共享平臺的建設還應以用戶為中心，突出數據服務功能，提供個性化定制和數據資源定制服務，真正實現按需獲取和智能應用。例如，人力資源部門可訂閱教師資格檔案數據，并與績效考核相結合；教務部門則可調取學生學籍檔案數據，為管理和決策提供支撐等。通過統一的技術規范和業務標準，實現不同部門數據的順暢集成和智能交互，不僅能最大限度地整合和利用資源，還能促進信息共享和工作協同，提高工作效率，這是跨部門協同的工作基礎。

2.定期召開多部門聯席會議研討協調

定期召開多部門聯席會議是加強溝通協調、促進跨部門協同的重要機制。這種面對面的直接交流方式，不僅有助于信息充分互通、觀點互鑒、達成共識，更能化解分歧、凝聚合力，確保協同工作高效有序開展。可以借鑒蘇州大學的做法，建立常態化的聯席會議制度。每個季度都定期組織涉及檔案信息化建設的各相關部門負責人召開專題會議，通報工作進展、分析存在問題、研究應對策略。與會人員不僅包括檔案館、信息中心、公文辦公室等主要業務部門負責人，還邀請了第三方專家學者和專業技術人員參與。這種多方參與的聯席會議模式，具有幾個突出優勢：一是決策和建議的科學性更強，專家學者能提供獨到見解和專業指導；二是溝通的渠道更為暢通，各部門負責人可以直接對話交流，消除隔閡和分歧；三是監督機制更為堅實，第三方的參與也起到了外部監督的作用。因此，這種聯席會議模式被蘇州大學視為推進檔案信息化建設跨部門協同的“強力引擎”。除了定期召開例行會議外，遇到重大決策、專項討論時，也可隨時臨時召集相關人員開會研討。通過直接溝通交流、達成共識，不僅能統一思想、明確方向，更能將各方的合力整合起來，協同一致，高效推進檔案信息化建設各項工作。可以說，定期的多部門聯席會議機制是保證跨部門協同高效運轉的“黏合劑”。

（三）構建利益協調和監管保障

1.制定合理的績效考核和獎懲機制

制定合理的績效考核和獎懲機制，是推動跨部門協同高效運轉的重要激勵約束手段。這需要結合各部門在檔案信息化建設中的實際分工和貢獻程度，設置科學合理的差異化考核體系。首先，應明確各部門的工作職責和目標任務，并將其分解為一系列具體的考核指標，如工作進度、質量標準、數據應用率等，作為績效評價的依據。在此基礎上，針對不同部門的差異化職能，設置不同的權重分值，并與該部門及其工作人員的薪酬績效、職務晉升等利益直接掛鉤。其次，還需結合考核結果，建立科學的獎懲機制。對于工作成績突出、貢獻卓著的部門和個人，可予以相應的物質獎勵和榮譽表彰，充分體現“重賞厚遇”；而對于工作消極怠慢的，則要加大問責力度，酌情給予一定程度的懲處，起到“疾風勁草”的警示作用。以上獎懲措施的出臺和實施，必須堅持公開、公正、公平的原則，避免私情化和隨意性，確保制度的權威性和約束力。最后，還應將考核結果及時予以反饋，并定期評估和調整考核辦法，與實踐相適應，不斷完善和優化。合理的績效考核和獎懲機制，能充分調動各方的工作積極性和主動性，充分發揮其專業特長，確保各司其職、全力以赴，從而達到優化資源配置、提高工作效率、保證建設質量的目的，對于促進跨部門協同發揮著重要的激勵約束作用。

2.建立動態的經費投入調節機制

建立動態的經費投入調節機制對于合理配置和利用有限的資金至關重要。檔案信息化建設作為一項長期的系統工程，需要持續且大量的經費投入，但由于高校財力有限，如何公平分配和精準調度這一“稀缺資源”，事關建設的效率和質量。具體做法是，根據各部門在不同階段的實際工作任務和進度，建立動態調整的經費撥付機制。在建設的初期階段，可適當向牽頭部門如檔案館等撥付更多啟動經費；到中期的系統開發環節，則可向信息技術中心等部門適當增加投入；后期的系統運維和數據應用階段，則可適當增加公文辦公室等部門的經費比重。此外，還應建立嚴格的經費審核把關機制。定期對各部門的經費使用情況進行評估考核，對那些投入產出不成正比、資金利用效率低下的部門，要及時調減經費投放，避免資金的閑置浪費；對工作成績突出、重點急需的部門，則要適當增加經費支持，做到資金的精準管控和動態調節。經費的分配使用也要堅持公開透明、民主監督的原則，確保程序的公正合理。可定期公布經費分配和使用情況，并設立意見征詢和反饋渠道，接受社會各界和校內各部門的監督，對于出現的違規違紀行為要嚴懲不貸。只有建立起科學合理、動態調節的經費投入機制，并接受有效監督，才能真正實現有限資金的優化配置，為各部門協同參與創造必要的經費保障，確保檔案信息化建設系統工程的高效推進。

結束語

高校檔案信息化建設作為一項復雜的系統工程，需要多個部門密切配合。本研究從優化組織架構和決策機制、完善溝通協調體系、構建利益協調和監管保障三個方面，提出了構建高效跨部門協同機制的對策建議。通過明確各部門職能定位、建立科學決策流程、促進信息共享交互、定期召開協調會議，以及制定合理的績效考核、經費調節和監管措施，可以有效消除部門利益分歧、增進相互理解和信任、形成合力，從而確保檔案信息化建設的高質量推進。

參考文獻

[1]葉敏.信息化時代下高校檔案服務的發展路徑研究[J].辦公自動化，2024，29（7）：72-74.

[2]牟麗娟.高校檔案數字化轉型：信息化管理的挑戰與機遇[J].蘭臺內外，2024（7）：25-27.

作者簡介：范衛杰（1969— ），男，漢族，河南新野人，南陽醫學高等專科學校，中級，碩士。

研究方向：黨建黨務。