農(nóng)業(yè)科技成果檔案管理的優(yōu)化策略

[摘 要]農(nóng)業(yè)科技作為推動(dòng)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)和鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略實(shí)施的關(guān)鍵力量，其重要性不言而喻。農(nóng)業(yè)科技成果檔案作為記錄再現(xiàn)科技創(chuàng)新歷程、保存科研智慧結(jié)晶的重要載體，在促進(jìn)知識(shí)傳承、支撐后續(xù)研究、指導(dǎo)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)實(shí)踐以及衡量科技貢獻(xiàn)等方面發(fā)揮著不可替代的作用。文章對(duì)農(nóng)業(yè)科技成果檔案管理的優(yōu)化策略展開(kāi)研究，希望為農(nóng)業(yè)科研管理機(jī)構(gòu)、涉農(nóng)高校、農(nóng)業(yè)企業(yè)等提供實(shí)踐指導(dǎo)，共同推動(dòng)農(nóng)業(yè)科技進(jìn)步與檔案管理事業(yè)的協(xié)同發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]農(nóng)業(yè)科技成果檔案；檔案管理；檔案信息安全

中圖分類(lèi)號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2024）19-0024-03

一、農(nóng)業(yè)科技成果檔案管理優(yōu)化的重要價(jià)值

（一）提升農(nóng)業(yè)科技成果轉(zhuǎn)化效率

科技成果檔案是連接農(nóng)業(yè)科研創(chuàng)新與實(shí)際應(yīng)用的橋梁，翔實(shí)記錄了科研活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程，包括研究背景、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)路線、成果評(píng)價(jià)、應(yīng)用前景等關(guān)鍵信息。通過(guò)精細(xì)化管理和高效檢索機(jī)制，科研人員、技術(shù)轉(zhuǎn)移機(jī)構(gòu)和農(nóng)業(yè)生產(chǎn)者可以快速準(zhǔn)確地獲取科技信息，減少了信息不對(duì)稱，縮短了從實(shí)驗(yàn)室到田間地頭的成果轉(zhuǎn)化周期。

此外，良好的檔案管理還有助于識(shí)別成果的市場(chǎng)潛力，促進(jìn)產(chǎn)學(xué)研合作，吸引更多社會(huì)資本投入農(nóng)業(yè)科技領(lǐng)域，加速創(chuàng)新鏈與產(chǎn)業(yè)鏈的深度融合[ 1 ]。

（二）滿足現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展的需求

現(xiàn)代農(nóng)業(yè)強(qiáng)調(diào)精準(zhǔn)農(nóng)業(yè)、智慧農(nóng)業(yè)的發(fā)展，這離不開(kāi)大量的科研數(shù)據(jù)和創(chuàng)新技術(shù)的支持。優(yōu)化的檔案管理能夠更好地整合與分析這些數(shù)據(jù)，為智能農(nóng)業(yè)系統(tǒng)的構(gòu)建提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，如通過(guò)分析歷年氣象數(shù)據(jù)、土壤狀況檔案，可指導(dǎo)精準(zhǔn)施肥、灌溉等，提高農(nóng)業(yè)生產(chǎn)效率和資源利用效率。

隨著氣候變化、資源環(huán)境約束加劇，農(nóng)業(yè)面臨前所未有的挑戰(zhàn)，需要依靠科技創(chuàng)新尋找解決方案。完善的科技成果檔案體系，能夠促進(jìn)跨學(xué)科、跨地域的科研合作，借鑒檔案中的歷史案例和成功經(jīng)驗(yàn)，為應(yīng)對(duì)極端氣候條件下的農(nóng)作物種植、病蟲(chóng)害防控等難題提供科學(xué)依據(jù)，推動(dòng)農(nóng)業(yè)朝更加綠色、環(huán)保與可持續(xù)的方向發(fā)展。

二、農(nóng)業(yè)科技成果檔案管理的現(xiàn)狀

（一）信息化程度不足

當(dāng)前，盡管信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，但在農(nóng)業(yè)科技成果檔案管理中，信息化程度仍然相對(duì)較低。部分農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)和涉農(nóng)單位的檔案管理仍停留在傳統(tǒng)模式階段，一些珍貴的科研資料和成果信息以紙質(zhì)形式存儲(chǔ)，缺乏有效的數(shù)字化管理和利用。這種情況下，檔案查詢困難，信息共享受限，科研人員難以快速獲取到所需的歷史數(shù)據(jù)和研究成果，影響了科研工作的連續(xù)性和創(chuàng)新效率[ 2 ]。

同時(shí)，紙質(zhì)檔案的保存也面臨著物理?yè)p壞、丟失等風(fēng)險(xiǎn)，長(zhǎng)期下來(lái)可能導(dǎo)致重要科研成果的遺失。

（二）管理制度不完善

一方面，缺乏統(tǒng)一的檔案分類(lèi)、編碼和歸檔標(biāo)準(zhǔn)，不同機(jī)構(gòu)之間檔案管理的格式、流程不統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案資料的整理和交流存在障礙，增加了管理難度和資源浪費(fèi)。

另一方面，權(quán)責(zé)不明晰，檔案收集、整理、保管和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人和職責(zé)界定不夠明確，影響了檔案管理的系統(tǒng)性和規(guī)范性。

此外，部分農(nóng)業(yè)科技成果檔案管理部門(mén)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)淡薄，對(duì)于科研成果的版權(quán)、專利等知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理缺乏有效的機(jī)制，可能導(dǎo)致科技成果的權(quán)益受損，影響科研人員的創(chuàng)新積極性。

（三）檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

目前，一些農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)的檔案管理人員專業(yè)知識(shí)背景單一，缺乏系統(tǒng)的檔案管理、信息技術(shù)及農(nóng)業(yè)專業(yè)知識(shí)的綜合訓(xùn)練，難以適應(yīng)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技檔案管理的復(fù)雜要求。他們可能不了解最新的檔案管理理念和技術(shù)，無(wú)法有效運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段提升檔案管理的效率和水平；對(duì)于農(nóng)業(yè)科研過(guò)程的不熟悉，使他們?cè)跈n案的收集、整理過(guò)程中難以準(zhǔn)確判斷哪些資料具有保存價(jià)值，容易造成重要信息的遺漏。

三、農(nóng)業(yè)科技成果檔案管理的優(yōu)化策略

（一）引入先進(jìn)的信息化技術(shù)，升級(jí)檔案管理系統(tǒng)

信息技術(shù)作為現(xiàn)代科技發(fā)展的重要分支，主要基于通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)為核心。它通過(guò)將物理世界的信息和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)可處理的二進(jìn)制代碼，實(shí)現(xiàn)信息的電子化、自動(dòng)化和智能化[ 3 ]。因此，農(nóng)業(yè)科技成果檔案管理單位有必要推動(dòng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

一是對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行全面掃描、錄入和歸檔，利用OCR（光學(xué)字符識(shí)別）技術(shù)將圖像文字轉(zhuǎn)換為可編輯和搜索的電子文本，確保歷史數(shù)據(jù)的完整性和可用性。

二是構(gòu)建云端數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的集中存儲(chǔ)與備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和持久性。云端平臺(tái)應(yīng)具備強(qiáng)大的搜索引擎和智能標(biāo)簽功能，使科研人員能夠快速精準(zhǔn)地找到所需信息，提升科研效率。在此基礎(chǔ)上，利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，深度挖掘海量檔案數(shù)據(jù)，揭示科研趨勢(shì)，預(yù)測(cè)行業(yè)發(fā)展方向，為決策提供科學(xué)依據(jù)。

三是建立集成化的信息管理平臺(tái)。該平臺(tái)應(yīng)集成果申報(bào)、審核、存檔、查詢與統(tǒng)計(jì)分析于一體，實(shí)現(xiàn)從成果產(chǎn)生到應(yīng)用的全鏈條管理。通過(guò)API接口與其他科研管理系統(tǒng)（如項(xiàng)目管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理等）無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)流轉(zhuǎn)和同步更新，減少重復(fù)勞動(dòng)，提高管理效率。平臺(tái)還需支持移動(dòng)終端訪問(wèn)，方便科研人員隨時(shí)隨地查閱和提交資料，增強(qiáng)用戶體驗(yàn)。

四是建立開(kāi)放共享機(jī)制，打破“信息孤島”。通過(guò)建立跨機(jī)構(gòu)、跨地區(qū)的網(wǎng)絡(luò)化檔案資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)成果檔案的跨區(qū)域流通，促進(jìn)科研資源的優(yōu)化配置。利用元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和互操作協(xié)議，確保不同來(lái)源的檔案數(shù)據(jù)能夠兼容互通，形成統(tǒng)一的資源網(wǎng)絡(luò)。在保障信息安全和個(gè)人隱私的前提下，向公眾開(kāi)放部分非敏感檔案資源，提升社會(huì)公眾對(duì)農(nóng)業(yè)科技的認(rèn)知與參與度，促進(jìn)科普教育和科技成果的社會(huì)化應(yīng)用。

（二）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，確保檔案信息安全

在技術(shù)層面，首要任務(wù)是構(gòu)建多層次的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系。農(nóng)業(yè)科技成果檔案管理單位可以采用先進(jìn)的加密技術(shù)，對(duì)存儲(chǔ)和傳輸?shù)臋n案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保即使數(shù)據(jù)被非法截取，也無(wú)法解讀其內(nèi)容。應(yīng)部署防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)（IDS）和入侵防御系統(tǒng)（IPS）等硬件設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)流量，有效阻擋惡意攻擊和病毒入侵。應(yīng)實(shí)施訪問(wèn)控制策略，通過(guò)身份認(rèn)證和權(quán)限管理機(jī)制，確保只有授權(quán)用戶才能訪問(wèn)特定的檔案信息，避免信息泄露。

同時(shí)，要建立數(shù)據(jù)備份與災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，采用異地備份和云備份相結(jié)合的方式，確保在遭遇自然災(zāi)害、人為誤操作或黑客攻擊時(shí)，檔案數(shù)據(jù)能夠迅速恢復(fù)，降低損失。某農(nóng)業(yè)科學(xué)院采用區(qū)塊鏈技術(shù)為科研成果檔案加時(shí)間戳并分布式存儲(chǔ)，不僅提高了數(shù)據(jù)的防篡改能力，而且確保了檔案的長(zhǎng)期可追溯性和真實(shí)性。

管理制度與人員培訓(xùn)同樣至關(guān)重要。單位應(yīng)建立健全網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，明確檔案信息的分類(lèi)分級(jí)、安全操作規(guī)程、數(shù)據(jù)泄露應(yīng)急響應(yīng)流程等，形成一套完整的管理體系。定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全審計(jì)和漏洞掃描，及時(shí)修補(bǔ)安全漏洞，確保系統(tǒng)的健壯性。還要加強(qiáng)檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)與技能培訓(xùn)，定期舉辦網(wǎng)絡(luò)安全教育活動(dòng)，提升他們識(shí)別釣魚(yú)郵件、防范社交工程攻擊的能力，確保每位員工都能成為維護(hù)檔案信息安全的第一道防線。

（三）完善檔案管理制度，明確管理職責(zé)與流程

農(nóng)業(yè)科技成果檔案管理單位需要根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，結(jié)合農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)的特點(diǎn)，制定一套科學(xué)、系統(tǒng)、可操作性強(qiáng)的農(nóng)業(yè)科技成果檔案管理制度。這包括檔案的收集、整理、保管、利用、保密與銷(xiāo)毀等全生命周期的管理規(guī)范，以及檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和要求[ 4 ]。例如，明確各類(lèi)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限，確保檔案的完整性和時(shí)效性。

在制度框架下，要清晰界定各級(jí)管理人員的職責(zé)與權(quán)限，形成從上到下的責(zé)任體系。單位可以設(shè)立檔案管理委員會(huì)，負(fù)責(zé)制定和監(jiān)督檔案管理政策的執(zhí)行；指定檔案管理部門(mén)或?qū)T，具體負(fù)責(zé)檔案的日常管理和維護(hù)工作；科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和參與者則需承擔(dān)收集、整理和提交相關(guān)科研檔案的直接責(zé)任。例如，可以建立科研項(xiàng)目結(jié)題與檔案歸檔的同步機(jī)制，即科研項(xiàng)目完成后，必須經(jīng)過(guò)檔案審核無(wú)誤方可正式結(jié)題，保證檔案的及時(shí)性和完整性。

建立檔案借閱、復(fù)制、對(duì)外提供利用的明確流程和審批機(jī)制，確保檔案的合法合規(guī)利用，保護(hù)科研成果的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。單位還可以考慮設(shè)置電子閱覽室或建立在線服務(wù)平臺(tái)，為科研人員、農(nóng)業(yè)技術(shù)人員及社會(huì)公眾提供便利的檔案查詢與下載服務(wù)，促進(jìn)科技成果的傳播與應(yīng)用。

（四）建立檔案分類(lèi)與編碼標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理

農(nóng)業(yè)科技成果檔案管理單位應(yīng)根據(jù)農(nóng)業(yè)科技成果的特性，結(jié)合檔案管理的通用原則，建立多層次、易識(shí)別的分類(lèi)體系。分類(lèi)應(yīng)涵蓋但不限于科研項(xiàng)目類(lèi)別（如作物栽培、病蟲(chóng)害防治、農(nóng)業(yè)機(jī)械研發(fā)等）、成果類(lèi)型（如論文、專利、軟件、實(shí)物模型等）、時(shí)間序列、成果歸屬單位或個(gè)人等維度，確保每一份檔案都能準(zhǔn)確歸類(lèi)[ 5 ]。具體而言，可以將檔案分為基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究、技術(shù)推廣三大類(lèi)別，再依據(jù)具體內(nèi)容細(xì)分二級(jí)、三級(jí)類(lèi)別，形成樹(shù)狀結(jié)構(gòu)的分類(lèi)體系，便于按需查找和管理。

編碼是檔案管理中的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，良好的編碼規(guī)則能有效提升檔案檢索的準(zhǔn)確性和效率。編碼設(shè)計(jì)應(yīng)遵循唯一性、可擴(kuò)展性和簡(jiǎn)潔性原則，通常包括項(xiàng)目代碼、年份代碼、類(lèi)別代碼、流水號(hào)等元素。一個(gè)典型的編碼結(jié)構(gòu)可能是“項(xiàng)目類(lèi)型代碼-年份-項(xiàng)目編號(hào)-成果類(lèi)型代碼-流水號(hào)”，這樣不僅能夠明確反映出檔案的基本信息，還能確保每個(gè)檔案的編碼在全球范圍內(nèi)具有唯一性。同時(shí)，編碼規(guī)則應(yīng)留有足夠的擴(kuò)展空間，以適應(yīng)未來(lái)可能出現(xiàn)的新類(lèi)型檔案或分類(lèi)調(diào)整需要。

標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施要將分類(lèi)與編碼體系落地，需要重新整理現(xiàn)有檔案，按照新的分類(lèi)體系和編碼規(guī)則進(jìn)行歸檔和標(biāo)簽，對(duì)新增檔案則直接按新標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。這一過(guò)程需要投入足夠的人力和時(shí)間，可以借助自動(dòng)化工具進(jìn)行輔助，如利用條形碼或RFID技術(shù)，提高歸檔效率和準(zhǔn)確性。

在此基礎(chǔ)上，應(yīng)建立檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的長(zhǎng)效工作機(jī)制，包括定期的檔案審核、編碼校驗(yàn)，以及對(duì)分類(lèi)體系和編碼規(guī)則的定期評(píng)估與修訂，確保檔案管理的持續(xù)優(yōu)化。

（五）提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)

提高檔案管理人員的專業(yè)門(mén)檻，確保招聘的人員具備一定的農(nóng)業(yè)科學(xué)背景或是經(jīng)過(guò)專業(yè)檔案管理培訓(xùn)。在選拔過(guò)程中，除了考察應(yīng)聘者的檔案管理專業(yè)技能，還應(yīng)關(guān)注其對(duì)農(nóng)業(yè)科研流程的了解程度和持續(xù)學(xué)習(xí)的能力。可以設(shè)置專業(yè)考核與面試環(huán)節(jié)，考核內(nèi)容既包括檔案管理的理論知識(shí)，也涵蓋農(nóng)業(yè)科技成果檔案的實(shí)際操作案例分析，確保新入職人員能夠迅速適應(yīng)崗位要求，理解農(nóng)業(yè)科研成果的價(jià)值與管理的特殊性。

實(shí)施分層次、多形式的在職培訓(xùn)。在職培訓(xùn)是提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的關(guān)鍵途徑。單位應(yīng)根據(jù)人員的不同經(jīng)驗(yàn)和能力水平，設(shè)計(jì)分層次的培訓(xùn)課程體系，既有面向新手的基礎(chǔ)理論與實(shí)操技能培訓(xùn)，也有針對(duì)資深人員的高級(jí)管理策略、信息技術(shù)應(yīng)用等進(jìn)階課程培訓(xùn)。培訓(xùn)形式應(yīng)多樣化，包括線上課程、線下工作坊、專家講座、實(shí)地考察學(xué)習(xí)等，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，如網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺(tái)、虛擬仿真系統(tǒng)等，提升培訓(xùn)的靈活性和實(shí)效性。例如，組織檔案管理人員參觀先進(jìn)的農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)，使其了解最新科研動(dòng)態(tài)，學(xué)習(xí)同行的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。

為促進(jìn)檔案管理人員的長(zhǎng)期發(fā)展，使其保持工作熱情，應(yīng)建立清晰的職業(yè)晉升路徑和相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制。這包括為表現(xiàn)優(yōu)異的人員提供職務(wù)晉升、薪酬增長(zhǎng)的機(jī)會(huì)，以及使其參與國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)交流、為其提供專業(yè)認(rèn)證考試資助等。同時(shí)，鼓勵(lì)和支持檔案管理人員參與科研項(xiàng)目，如擔(dān)任科研成果管理顧問(wèn)，加深他們對(duì)科研過(guò)程的理解，促進(jìn)檔案管理與科研實(shí)踐的緊密結(jié)合。

四、結(jié)語(yǔ)

農(nóng)業(yè)科技成果檔案管理的優(yōu)化，不僅直接提高了農(nóng)業(yè)科技成果轉(zhuǎn)化的效率，而且響應(yīng)了現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展對(duì)于科技創(chuàng)新、可持續(xù)發(fā)展和知識(shí)普及的多元化需求，是支撐農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)不可或缺的一環(huán)。因此，要采取一系列措施加強(qiáng)和完善農(nóng)業(yè)科技成果檔案管理，推動(dòng)農(nóng)業(yè)科技進(jìn)步，提升農(nóng)業(yè)綜合生產(chǎn)能力，保障國(guó)家糧食安全和促進(jìn)農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

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