精細化管理模式在事業單位人事檔案管理中的應用研究

摘 要：精細化管理模式是一種以提高管理效率、降低管理成本、提升管理質量為目標的管理模式。隨著我國社會經濟的快速發展，事業單位人事檔案管理在維護人才資源、促進人才流動和激勵人才等方面發揮著越來越重要的作用。文章基于精細化管理模式，對在事業單位人事檔案管理中的優勢展開分析，從人事檔案管理流程、人事檔案信息管理、人事檔案安全保護以及人事檔案服務質量四個方面提出了應用路徑，并對精細化管理模式在事業單位人事檔案管理中的應用效果實施了評估，以期提高事業單位人事檔案管理效率。

關鍵詞：精細化管理；事業單位；人事檔案；檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著社會的發展和科技的進步，事業單位人事檔案管理工作也在不斷改革和創新。人事檔案是記錄和反映事業單位工作人員工作業績、能力和素質的重要依據，對事業單位的人力資源管理、人員選拔任用以及人力資源市場的招聘和配置具有重要意義。精細化管理模式作為一種現代化的管理理念和方法，是一種以提高管理效率、降低管理成本、提升管理質量為目標的管理模式，在事業單位人事檔案管理中的應用也越來越廣泛。然而，當前事業單位人事檔案管理現狀并不樂觀，存在較多的問題，如管理效率低下、檔案信息不準確、檔案材料缺失以及檔案安全性無法得到保障等。因此，文章基于精細化管理模式，為提高事業單位人事檔案管理的效率，保障人事檔案的安全，提升人事檔案服務質量提供有益的借鑒。

一、精細化管理模式在事業單位人事檔案管理中的優勢

1.進一步提高人事檔案管理的效率

首先，精細化管理模式能夠提高人事檔案管理的效率。在傳統的管理模式下，人事檔案管理往往需要耗費大量的人力和物力，且在管理過程中容易出現漏洞和失誤。而精細化管理模式則可以通過建立科學的管理體系，明確分工和職責，優化管理流程，提高工作效率，從而提高人事檔案管理的效率。例如，可以采用數字化、網絡化的管理方式，實現人事檔案的電子化管理，提高人事檔案的查詢、統計、分析等工作的效率；其次，精細化管理模式能夠降低人事檔案管理成本。在傳統的管理模式下，人事檔案管理需要耗費大量的人力和物力，且在管理過程中還會產生大量的廢品和冗余信息，導致管理成本不斷上升。而精細化管理模式則可以通過優化管理流程，減少不必要的環節和步驟，降低管理成本。例如，可以采用標準化、規范化的管理方式，減少人工操作的錯誤和失誤；最后，精細化管理模式能夠提高人事檔案管理的質量。在傳統的管理模式下，人事檔案管理往往存在信息不準確、不完整以及不及時等問題，導致人事檔案管理的質量不高。而精細化管理模式則可以通過建立科學的管理體系，明確分工和職責，規范管理流程，提高管理質量。例如，可以采用定期檢查、審計、評估等方式，對人事檔案實施及時、準確、全面的檢查和評估，提升人事檔案管理的質量。

2.進一步保障人事檔案的安全

精細化管理模式是指通過制定詳細的工作流程、標準化的操作規范和嚴格的責任制度，實現對每個環節的精細化管理。首先，在人事檔案的收集環節，精細化管理模式要求對檔案來源開展嚴格審核，確保檔案的真實性和完整性。從次時，對檔案的收集過程實施監控，防止檔案遺失或被惡意篡改；其次，在人事檔案的整理環節，精細化管理模式要求對檔案實施分類、編碼、編號等管理，確保檔案的有序存放。同時，對檔案的查閱、借閱等權限實施嚴格控制，防止檔案被非法泄露；再次，在人事檔案的歸檔環節，精細化管理模式要求對檔案的存放位置、環境條件等實施嚴格控制，確保檔案的安全。同時，建立檔案的定期檢查、盤點等制度，確保檔案的完整性和準確性；最后，在人事檔案的使用環節，精細化管理模式要求對檔案的使用權限實施嚴格控制，防止檔案被泄露。同時，對檔案的查閱、借閱等行為實施監控，確保檔案的保密性。

3.進一步提升人事檔案服務質量

精細化管理模式在人事檔案管理中可以提升服務質量。首先，建立完善的人事檔案管理制度，包含檔案的分類、歸檔、查閱、保管以及銷毀等方面的內容，確保檔案管理工作的規范性和有序性；其次，加強人事檔案信息的數字化建設，包含人事檔案信息的采集、存儲、管理以及查詢等方面的內容，確保人事檔案信息的準確性和完整性；再次，加強人事檔案工作人員的培訓和管理，包含業務培訓、職業道德以及工作規范等方面的內容，確保工作人員能夠提供高效、優質的人事檔案服務；最后，建立完善的人事檔案服務質量評估機制，包含評估的標準、方法、程序等方面的內容，確保評估結果的客觀性和公正性。

二、精細化管理模式在事業單位人事檔案管理中的具體應用

1.在優化人事檔案管理流程中的應用

優化人事檔案管理流程是精細化管理模式在事業單位人事檔案管理中的重要體現。主要從以下三個方面開展：一是梳理人事檔案管理流程。明確各個環節的責任和流程，為優化流程提供基礎。簡化流程，減少重復工作、優化工作流程、簡化審批流程等。優化人事檔案管理系統，簡化操作流程、提高數據錄入速度、提高數據查詢效率等；二是明確責任。明確人事檔案管理人員的職責，確保能夠按照職責要求完成工作。建立人事檔案管理制度，規范人事檔案管理流程和操作規范，確保人事檔案管理工作的規范性和一致性。加強人事檔案管理人員的培訓，提高工作能力和素質，確保能夠勝任工作；三是提高效率。采用信息化管理，提高人事檔案管理效率和準確性。建立人事檔案信息共享平臺，實現人事檔案信息共享，提高人事檔案管理效率和準確性。優化審批流程，提高人事檔案管理效率和準確性。

2.在加強人事檔案信息管理中的應用

人事檔案信息管理是精細化管理模式在事業單位人事檔案管理中的重要環節。加強人事檔案信息管理，一是建立完善的人事檔案管理制度，人事檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、使用以及銷毀等各個環節，確保人事檔案管理的規范性和科學性。提高人事檔案信息的準確性和完整性，加強對人事檔案信息的更新和維護，及時更新人事檔案信息。建立人事檔案信息管理系統，具備人事檔案信息的采集、存儲、處理、分析和輸出等功能，確保人事檔案信息的有效利用和管理；二是完善信息管理系統。加強信息管理系統的智能化和自動化水平，實現人事檔案信息的自動采集、處理和分析，提高人事檔案信息管理的效率和準確性。加強信息管理系統的安全性和可靠性，確保人事檔案信息的安全和可靠；三是提高信息管理水平。加強對信息管理人員的培訓和考核，提高信息管理人員的專業水平和業務能力。建立完善的信息管理制度，包括信息采集、處理、存儲、使用、銷毀等各個環節，確保信息管理的規范性和科學性。加強對信息管理系統的監控和評估，及時發現和解決信息管理中存在的問題，提高信息管理水平；四是確保信息安全。加強人事檔案信息系統的安全防護，包括網絡防護、數據防護以及訪問控制等，確保人事檔案信息的安全。建立完善的信息安全管理制度，包括信息采集、處理、存儲、使用、銷毀等各個環節，確保信息安全的規范性和科學性。

3.在強化人事檔案安全保護中的應用

人事檔案安全保護是人事檔案管理中最為重要的一環。一是加強人事檔案的安全管理。加強人事檔案的存儲、傳輸、使用等環節的安全管理，規范人事檔案的使用流程，避免發生人事檔案被泄露、篡改、丟失等問題。還需要采用先進的安全技術，如數據加密、網絡安全、身份認證等技術，提高人事檔案的安全防護能力。建立完善的安全管理制度，明確人事檔案的安全責任、安全措施、安全流程等，確保人事檔案的安全管理有章可循；二是增強安全意識。加強人事檔案安全知識的宣傳和培訓，增強員工的檔案安全意識，使其能夠更好地保護人事檔案的安全。建立人事檔案安全責任制，明確各級領導和工作人員在人事檔案安全方面的責任，加強人事檔案安全管理的執行力度以及人事檔案安全考核，對人事檔案安全管理制度執行情況開展考核，提高人事檔案安全管理的執行效果。

4.在提升人事檔案服務質量中的應用

一是提升人事檔案服務質量。提升服務質量是事業單位人事檔案管理的核心。首先，要明確服務質量的標準和要求，在精細化管理模式下，事業單位人事檔案管理應遵循國家相關法律法規和政策，以規范、準確、真實、完整、安全為基本要求，確保人事檔案的質量和可靠性；其次，要優化服務流程，簡化服務環節，提高服務效率。例如，可以采用電子化管理、網絡化查詢等方式，提高人事檔案查詢的便捷性和準確性；最后，要注重服務質量的持續改進，定期對服務質量實施評估和反饋，以不斷提高服務質量。

二是完善服務質量體系。完善服務質量體系是提高人事檔案服務質量的關鍵。在精細化管理模式下，事業單位人事檔案管理應建立完善的服務質量體系，包括服務標準、服務流程、服務評價等。服務標準應明確人事檔案管理的基本要求、服務內容和質量要求等，為服務質量的提高提供基礎。服務流程應優化服務環節，簡化服務流程，提高服務效率。服務評價應建立科學的評價體系，定期對服務質量實施評估和反饋，以提升服務質量。

三是保障服務質量。保障服務質量是實現人事檔案管理高效和穩定的重要保障。在精細化管理模式下，事業單位人事檔案管理應采取多種措施，保障服務質量。首先，要加強人員培訓和管理，增強人員素質和服務意識。其次，要建立健全安全管理制度，確保人事檔案的安全和保密。再次，要建立完善的應急預案，應對突發情況，保證人事檔案管理的連續性和穩定性。最后，要加強對服務質量的監督和檢查，及時發現和解決服務質量問題，以提升服務質量。

三、精細化管理模式在事業單位人事檔案管理中的應用效果評估

1.應用效果的評估指標體系

一是管理效率。管理效率是衡量精細化管理模式在事業單位人事檔案管理中應用效果的重要指標。管理效率包括檔案整理速度、檔案查詢速度以及檔案更新速度等方面。通過提高檔案整理速度和查詢速度，可以縮短人事檔案管理時間，提高人事檔案管理效率；二是管理質量。管理質量是衡量精細化管理模式在事業單位人事檔案管理中應用效果的另一個重要指標。管理質量包括檔案的完整性、準確性、及時性等方面；三是管理安全性。管理安全性是衡量精細化管理模式在事業單位人事檔案管理中應用效果的另一個重要指標。管理安全性包括檔案的保密性、完整性以及安全性等方面；四是服務質量。服務質量包括服務態度、服務質量、服務效率等方面。通過建立完善的服務流程和服務標準，可以提高服務態度和服務質量，縮短服務時間，提高服務效率。

2.應用效果的定量分析

首先，精細化管理模式在事業單位人事檔案管理中的應用，可以有效提高管理效率。在傳統的管理模式下，人事檔案管理工作往往需要耗費大量的人力和物力，而且容易出現管理漏洞，而精細化管理模式則注重細節管理，通過制定詳細的管理流程和標準，對人事檔案實施精細化管理，從而大幅提高了管理效率；其次，精細化管理模式在事業單位人事檔案管理中的應用，可以有效提升管理質量。傳統的管理模式往往存在信息不準確、不完整等問題，影響了人事檔案的利用價值。精細化管理模式則注重信息的準確性和完整性，通過制定詳細的信息記錄和查詢制度，確保人事檔案信息的準確性和完整性。此外，精細化管理模式還注重對人事檔案的定期檢查和更新，確保人事檔案信息的實時性和時效性；再次，精細化管理模式在事業單位人事檔案管理中的應用，可以有效提高管理水平。傳統的管理模式往往存在管理混亂、責任不明確等問題，影響了人事檔案管理的規范性和科學性。精細化管理模式則注重規范管理，通過制定詳細的管理制度和流程，對人事檔案管理實施規范化管理，從而提高了管理水平。

3.應用效果的定性分析

本次調研以河南省R事業單位為例，對其人事檔案管理實施精細化管理模式。該事業單位在實施精細化管理模式之前其人事檔案管理存在一些問題，如檔案資料混亂、管理效率低下等。在實施精細化管理模式后，人事檔案管理工作得到了明顯改善，具體體現在以下幾個方面：

（1）檔案資料的管理更加規范。精細化管理模式的應用使得該事業單位的人事檔案資料得到了規范化管理，使得檔案資料更加清晰、完整、準確。通過實施精細化管理模式，檔案管理更加注重細節，檔案資料的分類、整理、歸檔等工作更加精細化，從而提高了檔案管理的效率和質量。

（2）管理效率得到明顯提升。精細化管理模式使事業單位的人事檔案管理工作更加高效，更加注重流程的優化和細節的處理，使檔案管理工作的流程更加簡潔、高效，從而提高了管理效率。

（3）管理效果得到較好提升。精細化管理模式的應用使人事檔案管理效果得到了明顯提升。通過實施精細化管理模式，R事業單位的人事檔案管理工作更加注重細節的處理，使得檔案資料更加準確、完整、清晰，從而提升了管理效果。

四、結語

精細化管理模式在事業單位人事檔案管理中具有重要的應用價值，它能夠有效提高管理效率、質量、安全性和服務質量，為事業單位人事檔案管理提供了一種新的、更加科學的管理模式。相較于傳統的管理模式，如何更好地適應事業單位人事檔案管理的特點和要求，如何提高管理人員的素質和能力值得深入研究。只有不斷探索和實踐，才能更好地實現精細化管理的目標。

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作者單位：河南省科學技術館

作者簡介：張欣（1987—），女，漢族，河南鄭州人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。