檔案搬遷中的保護策略與管理方法探討

摘 要：在信息技術高速發展的新時期，單位在開展檔案管理工作期間，對信息技術應用愈發廣泛，傳統檔案管理方式發生較大變化。借助信息技術，檔案工作效率和水平不僅能夠提高，還可以為檔案保存、查詢與應用提供便利。但是，在檔案搬遷期間，由于搬遷方式等因素影響，導致部分陳舊檔案出現丟失、遺漏等問題，影響檔案的利用。基于此，文章以福建省某三甲醫院綜合檔案室搬遷工作情況為例，對檔案搬遷中的保護策略與管理方法展開深入分析。

關鍵詞：檔案搬遷；保護策略；管理方法

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

截至2022年12月，某醫院綜合檔案室外包數字化整理文書檔案865卷，共28493件，財務檔案18218件，基建檔案62盒，實物檔案558件。因為沒有配套的閱覽室和整理室，且房屋空間較小，年代久遠，無法滿足現代醫院檔案管理要求，所以醫院決定新建檔案室，竣工后將檔案資料從原來的檔案室搬遷到新檔案室。由于舊檔案室中存放的資料較多，是醫院建院以來的智慧成果，是醫院精神面貌和相關管理工作的直觀反映。因此，檔案管理人員需要認識檔案搬遷的重要性，做好檔案搬遷中的保護和管理工作。

一、檔案搬遷前的保護與管理

檔案搬遷是一項系統工程，需要以搬遷時間順序為基礎，將前期準備、具體搬遷以及搬遷后續三個階段工作做到位。其中，檔案搬遷的前期準備是實施搬遷的前提和基礎，只有做好準備工作，檔案搬遷效果才能達到最佳。在檔案搬遷前期，需要制定合理的保護和管理措施。

1.成立檔案搬遷工作領導小組

圖1 檔案搬遷工作領導小組

在檔案搬遷工作推進期間，應加強組織領導，成立檔案搬遷工作領導小組，根據檔案搬遷工作的要求，下設不同小組，包括檔案出庫組、進庫組、安全保衛組等，具體如圖1所示。各小組要明確工作內容，做好責任分工，制定切實可行的工作目標，并嚴格依照時間開展工作，提升檔案搬遷的有序性、合理性和規范性。

2.檔案搬遷方案與應急預案的制定

為確保檔案搬遷工作順利推進，還應科學制定檔案搬遷方案，對檔案搬遷之前的準備工作與搬遷過程中的人員、任務合理分配，明確搬遷過程中的注意事項，科學安排時間。在檔案搬遷方案制定過程中，需要周密安排檔案的清點統計、編號以及出庫等多個環節，明確責任分工。同時，檔案搬遷期間可能有天氣突變、汽車故障等情況發生，需要制定切實可行的應急預案。若有特殊情況發生，需要立即啟動應急預案，保證搬遷期間不會出現污染、損壞以及被泄密等情況出現。

3.保證新館設備設施平穩運轉

檔案室新館建成后，內部的設備設施應該保持在平穩運轉狀態，這是檔案搬遷的前提。在對檔案搬遷前，應該加強與基建部門、施工方之間的協調，積極溝通館內區域功能布局、確定電源插座、網線接口的位置與數量，加快推進新館設備設施的安裝調試工作，包括各功能用房空調、智能化設備等。同時，邀請專家參與智能設備的現場驗收工作，如新館除濕、滅火設備設施等，經過專家組評審并通過驗收后，組織開展后續工作。

4.科學規劃新檔案室材料保存配置

在檔案搬遷方案確定后，結合新檔案室的建筑結構特點，在庫房面積縮小的情況下，科學規劃辦公用房、數字化用房、閱覽室以及整理室。因考慮到舊檔案密集架的磨損老舊問題，且滿足不了現代化數字檔案的需求，綜合評估后，醫院決定利用此次搬遷契機，采取了重新招標采購密集架的方案，經過與中標方的討論，決定采用可適應不同規模和需求的智能密集架控制系統，實現了對密集架的監測、管理和遠程控制。通過密集架上的液晶界面，可以直觀地了解檔案存放的位置與狀態。由于施工工人在鋪設軌道時，時間緊、圖方便而采用了地面鋪設軌道的方式，忽略了庫房空間狹小，密集架陣列間通道窄的問題，地面鋪設法不利于推擋車的行進及使用，為不影響后期的使用，經過協調后采用了埋入式開槽的鋪設方式，滿足了新檔案室材料科學配置的要求。

二、檔案搬遷過程中的保護和管理措施

1.合理應用檔案搬遷方法

醫院在開展檔案搬遷工作過程中，由于涉及的檔案種類多、數量多，所以為保證搬遷工作順利推進，需要采取合理且科學的方式方法。在檔案搬遷期間，采用的是循環利用紙箱的方式，檔案搬遷階段要反復利用紙箱，完成檔案裝箱、裝車、入庫等多個環節，且搬遷要嚴格按照順序要求，倘若步驟出錯，會給搬遷工作帶來較大麻煩。因此，出于對檔案安全性等因素的考慮，在具體搬遷期間，應該確定檔案的搬遷程序。首先，搬運醫院的重要檔案，如科技檔案等，之后依照全宗順序對醫院的文書檔案進行搬運。其次，對利用頻率較高的財務檔案等進行搬運。最后，搬運基建工程檔案、信息招標檔案等其他類目檔案。

2.檔案搬遷線路的選擇

在新檔案室搬遷過程中，應用的搬遷方式主要由新舊檔案室的間隔距離決定。醫院新檔案室位于東面的科教樓，而舊檔案室則位于門診樓地下一層，新舊之間間隔相對較近，在600m左右，搬遷工作小組在開展檔案搬遷工作期間可以借助專業搬運平板車，將檔案按照全宗、分類依次搬運到所在位置。但由于醫院門診樓是一個公開場所，人員相對擁擠、復雜，所以在檔案搬遷前期與搬運公司協商，選擇了專門的廂貨車等，在確保安全的前提下，再由醫院內部員工與搬運工通力合作，有條不紊地對檔案進行搬遷。

3.檔案搬遷人員的選擇

在檔案搬遷期間，搬遷人員是關鍵，關系到搬遷工作的開展順利與否。因而，醫院在組織開展此項工作過程前，專門召開了協調會，抽調了財務、科研等相關部門人員幫助綜合檔案室一起完成檔案搬遷工作。同時，為促進搬遷效率和質量的提高，應該對搬遷人員嚴格要求，除了要有足夠的力量之外，還要具備良好的責任意識。在工作開展前，檔案搬遷工作組需要對搬遷人員開展系統的培訓和教育，結合梳理出的表格及相關物資，讓搬遷人員做到全方位了解檔案搬遷線路。在白天工作完成后，及時總結與分析，認真分析檔案搬遷過程中可能出現的問題，真正做到未雨綢繆。對于搬遷中出現的各類問題，需要深層次分析原因，有針對性地制定應對辦法，保證將所造成的影響降到最小。搬遷小組管理人員應該合理分配搬遷人員的任務，將每個人員的優勢和作用發揮到最大，確保搬遷人員可以將個人的長處充分發揮出來，切實做到人盡其用。此外，周密安排各項工作，科學分工，以便檔案搬遷工作能有序推進。

4.增強檔案搬遷過程中的安全性與保密性

檔案搬遷工作在推進期間，檔案的安全性和保密性尤為重要。對此，醫院應該加強對檔案搬遷過程的管理和控制。對于醫院而言，科研檔案、財務會計檔案、文書檔案是重要內容，在搬遷期間需要做好保護保密工作，保證檔案不會出現泄密問題。在搬遷期間，需要與搬遷公司簽訂保密協議責任書，保證全體搬遷人員的責任與保密意識。同時，重視安全保護工作，如每一輛廂貨車由3個人負責，其中一人為醫院內部員工，最好是具有檔案專業知識的人員，并在兩樓之間配備一定數量的保安，尤其是在門診樓人員、車輛擁擠的地方。醫院舊檔案室內的監控設施也要保持在正常運行狀態。

5.組織試搬運

檔案搬遷工作在準備階段結束后，需要安排專門人員開展此項工作。為保證搬遷能順利推進，可以先試搬運，之后再開展正式搬運。對于舊檔案室內準備銷毀的材料，可以利用試搬運的辦法，提前預測搬遷期間可能發生的問題或者突發情況，有針對性地制定應對辦法，保證檔案在正式搬遷時能有效規避各類問題，提高檔案搬遷效率。同時，在檔案搬運過程中，準確計算時間，確保在正式搬運時，每個環節都能無縫銜接，有序進行。

6.正式實施搬遷

檔案搬遷工作正式開始后，搬遷人員需要以搬遷流程為基準，有步驟、規范化開展搬遷工作。檔案運輸車在工作過程中，應簽車輛運輸交接單，其中涵蓋的內容有人員驗單組簽名、類別以及檔案數量等，檔案在運輸過程中，在搬遷出庫、運輸、入庫等多個環節，應該由出庫發單組、安全押運組等對搬遷檔案的類別、數量清單統計逐一核對，以便檔案搬遷整個流程能順利推進，不會有任何差錯出現。在正式搬運時，出庫組要將已經下架的檔案依照出庫、裝車等，繼續開展下架裝箱工作。入庫組則要將搬運當天沒有上架的檔案上架，同時完成清點登記工作，做好周轉箱的收集整理工作，以便后續檔案搬遷能夠更為便利。每隔一天集中搬運一天檔案。搬運前一天需要做好準備工作，搬遷期間的各個環節應該有序展開，倘若某一環節需要應用大量人員搬遷，領導小組應該根據實際情況靈活分配與安排，以保證搬遷工作在順利開展的同時，檔案可以始終處在安全狀態。

7.做好檔案保護和搶救工作

在檔案搬遷期間，大多會采取清理和消毒紙質檔案的方式，從舊檔案室搬運的檔案，應該提前消毒才可以上架。可以采用物理消毒方式和化學消毒方式兩種。若采用化學消毒方式，需要借助有毒的化學藥劑直接將蟲體殺死。但此種方式要保證應用的合理性，以免對人體造成傷害。如果采用物理消毒方式，需要將害蟲的生理機能破壞，將害蟲殺死或保證蟲害不會再次繁殖，以便害蟲能有效消除。此方法沒有任何毒素，不會對環境造成污染。現階段，應用較為廣泛的物理消毒方法有低溫冷凍、氮氣殺蟲等。某醫院在檔案保護與消毒期間，主要借助低溫冷凍方式，對搬遷后的紙質檔案全方位消毒。相比之下，此方法相對便利，適合對大批量的檔案進行消毒，且不會對檔案造成二次污染，也不會危害人體健康，消毒成本不大，不需要投入太大勞動力。此外，檔案在搬遷過程中，會出現很多模糊不清或者損壞的檔案，針對此類檔案，需要將搶救性保護工作落實好。檔案工作人員可以采取抄寫文件、復印文件備查等方式，也可以將原件錄入電腦后進行保存。尤其是醫院比較珍貴的檔案，需要做到原文輸入，以保證檔案能得到完整保存。對于撤出夾雜在文書檔案中的各類照片，可以采取單獨組卷的方式。如果照片出現變質情況，應該做好清洗、翻拍等工作，以便原始照片的檔案信息盡可能保留下來。對于特殊載體的檔案，安排人員做好清理工作。如果是影像檔案，應該全方位檢查和鑒定，做好復制等，以便延長檔案的利用時間。檔案在保管過程中還要做好除塵及清潔工作，讓檔案能完整入庫。

三、檔案搬遷后的保護和管理

檔案搬遷工作順利完成后，還要將排架檔案的清點統計工作落實到位，調試新檔案室的空調、除濕機等各類設備設施，舊檔案室的密集架、柜子、桌椅、復印機等固定資產集中拆卸和造冊登記報廢。

1.排架檔案的清點統計

醫院檔案全部搬遷到新檔案室且入庫上架后，相關人員需要第一時間對檔案進行統計和清點。因為時間有限，檔案搬遷過程中不可避免地會出現誤差，所以在檔案搬遷工作正式完成后，應該對所有排架檔案進行全方位的清點、統計，并對舊檔案室的檔案情況逐一、認真核對。針對存在的亂序情況，應該及時將順序整理好。如果在清點過程中出現缺陷問題，應該找出原因并完整記錄好缺卷情況，結合新檔案室的排架變動情況，逐一調整檔案排架標識，為后續檔案的查找提供便利。

2.檔案室智能設備設施的調試

為保證檔案室內的檔案能完整且安全保存，針對新檔案室的各類設備設施還需要做好調試工作，滿足檔案的存儲要求。醫院在新檔案室建設過程中，對先進技術的應用較為廣泛，大多采用智能化的設備設施。因此，在新檔案室運行前，需要做好智能化設備設施的驗收、調試工作，以提高檔案管理的有效性。例如，對智能設備進行防水、防火等運行調試，定期檢查庫房的溫度、濕度、殺毒等各類設備設施運行情況。結合溫度、濕度等數據記錄，結合設備的具體運行狀態以及運行期間出現的各類問題，及時調試和維修，確保檔案安全存儲。

3.檔案室空間的確定

在檔案搬遷后，檔案管理人員需要充分把握現代化檔案管理的特點和要求，精準預測后續檔案歸納的空間布局。在新檔案室區域的規劃過程中，應該保證布局的合理性、規范性和科學性，準確計算儲藏架的密度，不僅要滿足當下的館藏要求，還應將之后醫院檔案存放問題考慮在內，確保現有檔案做到排序合理。同時，在醫院綜合檔案數量不斷增長的情況下，還需要結合醫院的發展情況與需求，預留未來發展的空間，以保證規劃的有效性。部分檔案工作人員在檔案管理期間，通常會將檔案放在密集架上，未預留足夠的空間為后續檔案提供存儲位置，這種方式不能滿足檔案管理的連貫性和長遠發展需求，使得檔案之間的關聯性受到影響，不利于檔案管理工作的深入開展。因此，檔案室的空間要科學、合理安排。

四、結束語

檔案搬遷是一項系統、細致且復雜的工作，需要把控好每一個細節，整體規劃與部署，科學安排與協調，唯有如此，檔案在搬遷時才能得到有效保護。因此，為保證檔案搬遷工作順利推進，相關人員應該結合具體工作要求，從搬遷前、搬遷中、搬遷后三個角度出發，制定切實可行的檔案保護和管理對策，避免檔案出現損壞等問題，提升檔案管理有效性。

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作者單位：福建醫科大學附屬第一醫院

作者簡介：劉麗琴（1985—），女，漢族，福建莆田人，本科，助理館員，研究方向：綜合檔案管理。